Aplikasi ERP untuk perusahaan memanglah dirancang untuk bisa memenuhi seluruh kebutuhan bisnis. Salah satunya adalah kebutuhan akan kolaborasi sistem, terutama bagi perusahaan yang sebelumnya sudah menggunakan aplikasi lain sebelum menggunakan software ERP. Dengan menerapkan sistem ERP, tentu saja Anda bisa melakukannya dengan mudah karena sistem ini memiliki fleksibilitas dan skalabilitas yang tinggi.
Lalu, apa saja jenis aplikasi yang bisa terintegrasi dengan ERP? Sebelum ke pembahasan selanjutnya, penting untuk Anda mengetahui pengertiannya terlebih dahulu. Dengan begitu, Anda tidak akan mengalami misinformasi di tengah pembahasan. Tentunya hal ini juga akan mempermudah pemahaman Anda mengenai aplikasi terintegrasi tersebut. Maka dari itu, langsung saja pada pembahasan berikut!
1. Pengertian Aplikasi ERP Terintegrasi
Enterprise Resource Planning atau ERP adalah salah satu perangkat lunak yang digunakan oleh perusahaan untuk menyederhanakan pekerjaan. Bahkan, aplikasi juga dapat dipakai untuk mengotomatiskan seluruh tugas berulang agar jadi lebih efisien dan efektif. Sedangkan integrasi adalah proses yang menghubungkan aplikasi ERP dengan aplikasi lainnya yang sudah ada di perusahaan. Bayangkan betapa cepatnya proses bisnis Anda ketika bisa mengkolaborasikan seluruh sistem yang ada.
Dalam proses integrasi ini, umumnya pengguna akan login melalui perangkat lunak ERP untuk mengakses aplikasi lainnya. Tujuan dari sistem ERP terintegrasi adalah memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan, melacak dan menganalisis data, bahkan berkolaborasi hanya dari satu software terpusat. Misal, Anda ingin mengakses pelacakan pengiriman produk, maka Anda akan langsung diarahkan ke sistem tracking.
Selain aplikasi lain milik perusahaan, Anda juga bisa mengkolaborasikan berbagai modul di sistem ERP terintegrasi yang sesuai dengan kebutuhan bisnis. Sehingga, perusahaan Anda bisa berjalan dengan semestinya tanpa perlu melakukan penyesuaian lagi. Proses bisnis jadi lebih lancar dan produktivitas pun bisa meningkat.
2. Manfaat Integrasi Software ERP
Integrasi seluruh aplikasi yang ada dengan sistem ERP dapat mengoptimalkan pertukaran informasi yang akan memudahkan tim manajemen untuk membuat keputusan berdasarkan data yang sudah ada. Dengan begitu, tim Anda bisa menyusun strategi yang tepat untuk menjalankan program ekspansi. Adapun mengintegrasikan aplikasi ERP memiliki banyak manfaat, diantaranya adalah sebagai berikut:
Basis Data Terpusat
Integrasi akan menghubungkan ERP dengan beberapa sistem sekaligus dan menyimpan semua data dalam satu database terpusat. Data akan diperbarui secara real-time setiap kali ada proses yang dijalankan oleh pengguna. Sistem pun akan memiliki interface terpusat dengan desain modern, yang tentunya sudah disesuaikan dengan kebutuhan bisnis.
Semua karyawan dapat mengakses seluruh aplikasi perusahaan melalui satu pintu. Hal ini akan meringankan alur kerja lantaran tidak perlu mengakses banyak aplikasi dalam satu waktu. Pengguna pun tidak perlu memahami banyak data dari berbagai aplikasi yang berbeda, jadi sangatlah praktis.
Akurasi Operasional
Aplikasi ERP memastikan jika informasi dari semua sistem yang terhubung sudah real-time dan akurat. Pasalnya, data yang akurat akan memudahkan manajer proyek dalam mengambil keputusan penting. Tanpa adanya sistem ERP terintegrasi, Anda akan kesulitan dalam memantau jalannya perusahaan.
Contohnya, manajer proyek yang kesusahan untuk mengetahui jumlah stok, dapat mengakibatkan keterlambatan pengadaan dan kelebihan persediaan. Dimana jika terus menerus dilakukan, perusahaan bisa mengalami kerugian karena biaya inventaris yang membengkak.
Namun semua itu tidak akan Anda rasakan ketika sudah menerapkan software ERP yang terintegrasi. Dimana sistem ini menghasilkan data akurat dan pelaporan real-time yang bisa mendukung operasional bisnis Anda berjalan dengan lancar. Sehingga, kesalahan dan human error yang merugikan dapat dihindari.
Hemat Waktu dan Biaya
Sistem terintegrasi akan memudahkan Anda dalam mencari data yang dibutuhkan secara cepat. Sekarang Anda tidak perlu repot-repot mencarinya dari berbagai aplikasi yang berbeda yang tentu saja menghabiskan banyak waktu dan tenaga. Sehingga, Anda bisa menggunakannya untuk mengerjakan tugas lainnya yang lebih penting.
Nah, ternyata mengintegrasikan berbagai software perusahaan dengan aplikasi ERP juga dapat menghemat biaya. Anda tidak perlu mengeluarkan banyak biaya untuk internet karena semuanya bisa diakses dari satu pintu. Selain itu, Anda juga tidak butuh membeli sistem baru ketika kebutuhan perusahaan bertambah, pasalnya semuanya sudah bisa terpenuhi dengan satu sistem ERP.
3. Aplikasi yang Bisa Terintegrasi dengan ERP
Saat ini, ada banyak sistem yang dapat terintegrasi dengan ERP untuk meningkatkan proses bisnis. Di antaranya yakni CRM, intelijen bisnis, platform e-commerce. aplikasi otomasi AP, sumber daya manusia, dan manajemen proyek. Penjelasan selengkapnya mengenai masing-masing aplikasi tersebut dapat diketahui melalui poin-poin berikut ini:
a. Omnichannel
Aplikasi pertama yang bisa terintegrasi dengan ERP adalah omnichannel. Dengan mengintegrasikannya, Anda dapat memberikan belanja yang menarik kepada pelanggan. Dimana semua proses yang dilalui oleh customer jadi saling terhubung tanpa adanya hambatan, mulai dari tahapan melihat produk hingga proses pembayaran. Sehingga, pelayanan dan penjualan di bisnis Anda pun meningkat pesat.
Dari integrasi ini, Anda juga dapat memanfaatkan data pelanggan untuk membuat program pemasaran personal yang sesuai dengan karakteristik mereka, agar lebih tepat sasaran. Dengan begitu, kesempatan untuk kembali melakukan pembelian jadi semakin besar. Selain itu, mengetahui dengan pasti produk apa saja yang tengah diminati pelanggan juga sangat mungkin Anda lakukan. Jadi, procurement di perusahaan Anda pun bisa dilakukan dengan tepat.
b. Business Intelligence
Mengintegrasikan business intelligence dengan software ERP akan semakin memudahkan bisnis Anda dalam melakukan analisis, guna memberikan informasi prediksi yang dapat ditindaklanjuti. Dengan begitu, manajemen dapat menyusun rencana yang tepat untuk meningkatkan fungsi internal kedepannya. Bisa dikatakan ini semacam rekomendasi fitur baru yang menunjang proses kerja.
c. Artificial Intelligence
Artificial Intelligence tidak pernah berhenti membuat penemuan baru. Seperti baru-baru ini sedang ramai dibicarakan chat GPT, sebuah chatbot AI terbaru yang bisa membantu Anda dalam menemukan segala solusi. Maka dari itu, tidak heran jika AI adalah salah satu aplikasi yang bisa terintegrasi dengan ERP karena dapat menjangkau seluruh aspek di perusahaan Anda, mulai dari marketing, penjualan, dan masih banyak lagi.
d. Platform E-commerce
Perusahaan pasti ingin meningkatkan penjualan dan keuntungan agar bisa mengembangkan bisnisnya. Nah, aplikasi ERP dapat membantu Anda untuk melakukannya dengan terintegrasi ke platform e-commerce yang sudah perusahaan miliki. Sistem ini akan menampilkan halaman untuk display produk yang memudahkan para pelanggan untuk mengaksesnya, sehingga pengalaman belanja mereka pun berkesan.
Terintegrasi dengan e-commerce, berarti ERP akan memiliki data transaksi penjualan para pelanggan, pelacakan proses pengiriman, serta chat messaging yang menjadi jembatan komunikasi dengan konsumen. Ada beberapa plugin e-commerce yang bisa Anda implementasikan ke ERP contohnya seperti Magento, WooCommerce, atau Shopify.
Banyak manfaat yang bisa Anda dapatkan dari integrasi kedua aplikasi ini yaitu memudahkan dalam mencatat setiap transaksi, memantau stok produk, melancarkan alur penjualan, meningkatkan kepuasan pelanggan, menghemat pengeluaran, hingga memaksimalkan keuntungan perusahaan.
e. Marketplace
Mengkolaborasikan marketplace dengan sistem ERP sangatlah bermanfaat untuk bisnis retail. Bagaimana tidak? Anda bisa mengelola data customer, sales pipelines, proses jual beli, dan masih banyak lagi hanya dari satu sistem terpusat. Tentu saja hal ini bisa meningkatkan penjualan dan keuntungan di bisnis Anda.
4. Kesimpulan
Integrasi aplikasi ERP dengan sistem lain akan merampingkan proses bisnis perusahaan dan memudahkan antar divisi untuk berkolaborasi. Dimana hal ini menyelamatkan perusahaan dari rumitnya pekerjaan ketika dilakukan secara manual. Integrasi juga dapat membantu Anda untuk menghemat biaya maupun waktu seluruh pegawai lantaran banyak pekerjaan yang sudah diotomatisasi.
Dalam implementasinya, tidak hanya lima jenis aplikasi yang bisa terintegrasi dengan ERP. Namun, masih ada banyak aplikasi lainnya yang juga dapat dikolaborasikan untuk menunjang proses bisnis jadi lebih efisien. Misal, website yang memudahkan para pelanggan untuk mengetahui identitas dan portofolio perusahaan. Setelah mengetahui pembahasan ini, apakah Anda tertarik untuk mengintegrasikan aplikasi perusahaan dengan ERP?
