Dalam era globalisasi, bisnis logistik pihak ketiga (3PL) menghadapi tantangan yang dinamis, terutama dalam menghadapi proses ekspor dan impor yang semakin kompleks. Di sinilah peran penting dari sistem Enterprise Resource Planning (ERP), dimana bukan lagi sekedar pilihan, melainkan sebuah kebutuhan strategis untuk mengoptimalkan efisiensi operasional bisnis logistik.
Dengan mengadopsi sistem ERP untuk logistik, perusahaan 3PL Anda dapat mengintegrasikan seluruh operasional, mengelola dokumen kepabean, mengurangi kesalahan manual, dan bahkan bisa berdampak peningkatan transaksi secara signifikan. Simak pembahasan lebih lanjutnya di artikel berikut!
1. Pentingnya Implementasi ERP pada Bisnis Logistik
Tidak perlu diragukan lagi kemampuan sistem ERP dalam membantu bisnis 3PL logistik mengelola proses ekspor dan impor. ERP mengintegrasikan berbagai fungsi bisnis dalam satu platform, memungkinkan perusahaan 3PL untuk mengelola seluruh proses shipment dengan lebih efisien dan akurat.
Seperti yang kita tahu, operasional bisnis satu ini sangatlah kompeks, dimana berhubungan dengan administrasi, dokumen, dan koordinasi dengan banyak pihak, mulai dari shipper, vendor transportasi, hingga otoritas bea cukai. Nah, ERP untuk logistik hadir dengan menawarkan otomatisasi dan memastikan bahwa semua informasi penting tersedia dan dapat diakses dengan mudah. Ini mengurangi risiko kesalahan manual dan mempercepat proses administrasi.
Selain itu, ERP juga memberikan visibilitas penuh terhadap status pengiriman, memungkinkan perusahaan dan juga customer Anda untuk memantau proses shipment secara real-time. Hasilnya, bisnis logistik Anda pun dapat meningkatkan layanan pelanggan dan meningkatkan kecepatan serta keandalan pengiriman.
2. Fitur Wajib di Sistem ERP untuk Logistik
ERP logistik atau lebih dikenal dengan freight forwarding software menghadirkan fitur-fitur yang dibuat khusus untuk mengatasi tantangan logistik yang semakin kompleks. Perangkat lunak ini dirancang untuk mengotomatisasi dan mengintegrasikan berbagai fungsi logistik, memungkinkan perusahaan 3PL untuk meningkatkan efisiensi operasional, mengurangi biaya, dan memberikan layanan yang lebih baik kepada pelanggan. Solusi ERP utama dalam perangkat lunak freight 3PL memainkan peran krusial dalam mencapai tujuan tersebut, simak pembahasan lengkapnya berikut ini!
a. Booking Management
Fitur booking di sistem ERP untuk logistik berperan penting untuk merampingkan proses pembuatan shipping instruction maupun booking confirmation. Fitur ini memungkinkan bisnis 3PL Anda untuk mengelola berbagai pesanan pengiriman dengan efisien, selain itu juga memastikan kemudahan online booking bagi customer. Dengan fitur ini, pelanggan dapat dengan mudah memasukkan detail pengiriman, memilih jenis layanan (udara, laut, atau darat) hingga jenis shipment (ekspor ataupun impor). Data yang terkumpul pun akan segera disetujui dan diproses oleh fitur freigh shipment.
Salah satu manfaat utama dari salah satu ERP logistik modul ini adalah kemampuannya untuk memberikan visibilitas real-time ke dalam status pemesanan. Transparansi ini membantu Anda untuk merespon perubahan dan update informasi pengiriman terbaru dengan cepat. Hal ini tidak hanya akan berdampak pada bisnis Anda, tetapi juga mengarah pada peningkatan kepuasan pelanggan secara maksimal.
b. Tracking Shipment
Tracking pengiriman adalah fitur penting dalam sistem ERP untuk logistik yang memberikan informasi real-time terhadap status dan lokasi pengiriman. Fitur ini memungkinkan 3PL logistik dan pelanggan untuk memantau pergerakan barang dari titik asal hingga tujuan akhir, memastikan bahwa semua pihak terinformasi tentang perkembangan status pengiriman. Anda bisa mengaksesnya secara langsung melalui dasbor software ERP untuk logistik. Jadi, bisa meningkatkan transparansi dan kepercayaan antara penyedia logistik dan pelanggan.
c. LCL, FCL, LTL, and FTL Management
Software freight forwarding mendukung seluruh jenis shipment di bisnis 3PL, mulai dari LCL, FCL, FTL, hingga LTL. Memudahkan bisnis Anda untuk mengakomodasi berbagai jenis kargo, yang akan berdampak pada meningkatnya transaksi dan keuntungan. Cara kerja ERP logistik modul satu ini adalah mengintegrasikan komunikasi dengan berbagai vendor pengiriman, memastikan bahwa semua pihak yang terlibat dalam shipment berkoordinasi dengan baik.
Setelah shipper melakukan booking, informasi shipping instruction yang masuk akan langsung diproses dengan jadwal kirim otomatis dan alokasi kendaraan yang sesuai. Canggihnya fitur ini adalah dapat menghitung biaya pengiriman secara tepat berdasarkan jenis shipment yang dipilih oleh masing-masing pengirim. Jadi, Anda tidak perlu lagi melakukannya secara manual.
d. Import and Export Management
Fitur di 3pl freight software satu ini bisa mengotomatiskan seluruh proses yang berkaitan dengan ekspor dan impor, mulai dari pengelolaan administrasi, dokumen yang diperlukan, hingga koordinasi dengan bea cukai dan mitra logistik. Fitur ini memastikan bahwa semua dokumen, seperti faktur komersial, bill of lading, hingga packing list, dihasilkan secara otomatis dan sesuai dengan regulasi internasional yang berlaku. Dengan otomatisasi ini, risiko kesalahan manual dapat dikurangi secara signifikan, dan waktu yang diperlukan untuk memprosesnya dapat berkurang secara signifikan.
Fitur manajemen impor dan ekspor juga melibatkan koordinasi dengan berbagai pihak yang terlibat dalam rantai pasokan internasional, seperti bea cukai, agen pengiriman, dan pemasok. Dengan integrasi ini, software logistik dapat memastikan bahwa semua proses berjalan lancar dan efisien, mengurangi risiko penundaan pengiriman dan biaya yang tidak perlu. Selain itu, sistem ini juga terintegrasi dengan pelacakan shipment yang akan memberikan visibilitas penuh terhadap status pengiriman.
e. Custom Clearance
Custom clearance adalah proses penting dalam logistik yang memastikan barang-barang yang diimpor atau diekspor mematuhi semua peraturan dan persyaratan yang ditetapkan oleh otoritas bea cukai. Nah, fitur satu ini membantu perusahaan mengelola proses tersebut dengan lebih efisien dan akurat, mengurangi risiko penundaan dan denda.
Fitur ini mencakup otomatisasi pengajuan dokumen kepabeanan, seperti deklarasi impor dan ekspor, manifest, house bill of lading, dan masih banyak lainnya. Sistem logistik ini sering kali terintegrasi dengan sistem bea cukai elektronik, contohnya software freight forwarding ScaleOcean yang terintegrasi dengan Ceisa 4.0 untuk mudahkan pengiriman dan penerimaan dokumen secara langsung dengan otoritas terkait. Hal ini tentu saja akan berdampak pada minimalisir kesalahan manual dan proses pengajuan dapat dilakukan dengan lebih cepat.
f. Margin Calculation
Fitur perhitungan margin dalam software logistik menghitung keuntungan bersih dari setiap pengiriman dengan mempertimbangkan semua biaya terkait, seperti invoice pengiriman, bill vendor, dan biaya tambahan lainnya. Dengan perhitungan margin yang akurat, perusahaan dapat menentukan harga yang tepat untuk layanan logistik mereka, memastikan tetap kompetitif sambil tetap menguntungkan. Selain itu, sistem ini juga memberikan visibilitas penuh terhadap semua komponen biaya, memungkinkan perusahaan untuk mengidentifikasi peluang keuntungan yang didapat.
3. Manfaat Sistem ERP untuk Logistik di Indonesia
Di tengah dinamika ini, penerapan sistem ERP menjadi solusi yang sangat relevan. Sistem Enterprise Resource Planning tidak hanya menawarkan integrasi yang menyeluruh dari berbagai fungsi bisnis, tetapi juga menyediakan alat yang canggih untuk mengoptimalkan operasi logistik. Bagi perusahaan 3PL di Indonesia, manfaat penerapan sistem ERP sangat luas, terutama dalam hal kemudahan mengelola proses ekspor dan impor. Berikut ini adalah beberapa manfaat utama dari penerapan sistem ERP yang menjelaskan bagaimana teknologi ini dapat membantu bisnis logistik Anda dalam menghadapi tantangan di era globalisasi ini.
a. Otomatisasi Dokumen Kepabean
ERP mengotomatisasi pembuatan dan pengelolaan dokumen kepabeanan, yang sangat penting dalam proses ekspor dan impor. Automatisasi ini mengurangi kesalahan manual dan mempercepat proses administrasi, sehingga mempercepat waktu pengiriman dan memastikan kepatuhan terhadap regulasi bea cukai. Selain itu, software ERP untuk logistik juga memastikan bahwa semua dokumen seperti invoice, BoL, dan dokumen lainnya tersedia dan sinkron di seluruh jaringan logistik, mengurangi risiko kesalahan dan duplikasi data.
b. Optimalisasi Proses Logistik
ERP mengoptimalkan proses logistik dengan penjadwalan dan alokasi sumber daya yang efisien. Dalam konteks ekspor dan impor, ini berarti penanganan yang lebih baik terhadap jadwal pengiriman, penggunaan kontainer, dan manajemen armada transportasi, yang semuanya berkontribusi pada pengurangan biaya dan peningkatan efisiensi operasional.
ERP juga mengotomatiskan banyak tugas administratif yang terkait dengan proses logistik, seperti pengisian dokumen dan pelaporan kepabeanan. Ini tidak hanya mengurangi beban kerja manual tetapi juga memastikan bahwa semua dokumen yang diperlukan diproses dengan cepat dan akurat, mengurangi risiko keterlambatan dan penalti.
c. Koordinasi Multinasional
ERP memungkinkan koordinasi yang lebih baik antara berbagai pihak yang terlibat dalam shipment internasional, termasuk vendor transportasi, pengirim, agen bea cukai, hingga pelanggan. Dengan informasi yang tersedia di satu platform, komunikasi dan koordinasi menjadi lebih mudah dan efektif, mengurangi kesalahan komunikasi dan mempercepat proses pengiriman.
Koordinasi multinasional yang efektif sangat penting dalam mengelola logistik. ERP menyediakan platform terpusat untuk semua data, memungkinkan berbagai pihak yang terlibat untuk mengakses informasi yang sama secara real-time. Misalnya, ERP memungkinkan bisnis 3PL di Indonesia untuk berkoordinasi langsung dengan vendor pengirim di Cina dan agen bea cukai di Amerika Serikat, memastikan bahwa semua langkah proses pengiriman berjalan lancar dan tepat waktu.
d. Pelacakan Shipment Real-Time
ERP menyediakan fitur pelacakan real-time untuk memantau pergerakan barang dari titik asal hingga tujuan akhir. Ini memberikan visibilitas penuh terhadap status pengiriman, memungkinkan perusahaan untuk mengidentifikasi dan mengatasi potensi masalah sebelum mereka menjadi masalah besar, serta meningkatkan keandalan dan ketepatan waktu pengiriman.
Bagi perusahaan 3PL, Anda bisa mengakses informasi dan update terkini dari berbagai freight shipment di satu tampilan dashboard. Sedangkan bagi customer, cukup masukkan nomor ID yang diberikan dan informasi pengiriman yang terbaru akan muncul secara otomatis. Ini memungkinkan perusahaan untuk memberikan update yang tepat kepada pelanggan dan mengelola ekspektasi dengan lebih baik.
e. Peningkatan Layanan Pelanggan
Dengan visibilitas yang lebih baik dan kemampuan untuk memberikan informasi real-time kepada pelanggan, ERP meningkatkan kualitas layanan pelanggan. Pelanggan dapat memantau status pengiriman mereka, menerima update otomatis, dan mendapatkan respon yang lebih cepat terhadap pertanyaan atau masalah mereka, meningkatkan kepuasan dan kepercayaan pelanggan.
ERP menyediakan platform yang memungkinkan pelanggan untuk mengakses informasi pengiriman mereka secara real-time melalui portal atau aplikasi. Ini memberikan transparansi penuh dan memungkinkan pelanggan untuk melihat status pengiriman, estimasi waktu kedatangan, dan detail lainnya. Dengan visibilitas ini, pelanggan merasa lebih tenang dan percaya bahwa pengiriman mereka dikelola dengan baik.
f. Maksimalkan Transaksi dan Keuntungan Bisnis
ERP memungkinkan perusahaan untuk meningkatkan jumlah transaksi yang dapat ditangani sekaligus meningkatkan efisiensi operasional. Dengan proses yang lebih cepat dan akurat, perusahaan dapat menangani lebih banyak pesanan dalam waktu yang lebih singkat, meningkatkan kapasitas dan potensi pendapatan, tanpa perlu menambah sumber daya secara signifikan. Selain itu, dengan pengurangan biaya operasional dan peningkatan efisiensi, margin keuntungan juga meningkat, memberikan dampak positif langsung pada profitabilitas perusahaan.
Selain itu, software freight forwarding juga menyediakan fitur perhitungan margin otomatis yang sangat membantu dalam mengelola profitabilitas setiap pengiriman. Sistem ini secara otomatis menghitung biaya total yang terkait dengan pengiriman dan membandingkannya dengan pendapatan yang dihasilkan.
Dengan fitur ini, perusahaan dapat dengan mudah mengidentifikasi pengiriman mana yang paling menguntungkan dan mana yang perlu dioptimalkan. Perhitungan margin otomatis juga memungkinkan perusahaan untuk menyesuaikan harga layanan secara dinamis, berdasarkan biaya dan margin yang diinginkan, memastikan bahwa setiap transaksi tetap menguntungkan.
3. Kesimpulan
Jangan biarkan tantangan logistik menghambat pertumbuhan bisnis Anda. Tingkatkan efisiensi operasional dan keuntungan perusahaan Anda dengan ScaleOcean, solusi ERP terdepan untuk freight forwarding. Implementasi ScaleOcean adalah investasi strategis yang akan membantu perusahaan 3PL di Indonesia untuk tumbuh dan berkembang di pasar global yang semakin menantang.
Pelajari lebih lanjut tentang bagaimana ScaleOcean dapat membantu mengoptimalkan proses logistik Anda. Hubungi tim kami hari ini untuk mendapatkan demo gratis dan lihat sendiri bagaimana ScaleOcean dapat membawa bisnis 3PL Anda ke level berikutnya. Jadilah bagian dari perusahaan logistik terdepan dengan solusi inovatif dari ScaleOcean!
