Jika Anda sekarang ini menjalankan bisnis UMKM, manajemen inventory menjadi salah satu hal penting yang harus diperhatikan. Di dalam bisnis, software inventaris atau manajemen persediaan merupakan pilar utama dari operasi industri. Hal ini disebabkan karena manajemen ini berperan dalam pengelolaan seluruh barang perusahaan.
Dimana mencakup laporan real-time inventaris, memastikan pebisnis menyediakan barang dagangan sesuai dengan yang diinginkan oleh pembeli, proses pembelian bahan baku, dan masih banyak lagi. Nantinya, sistem inventaris akan mempengaruhi banyaknya besarnya jumlah produksi hingga forecasting penjualan.
Baca juga: 6 Fungsi Manajemen Inventory dalam Kelola Gudang
1. Mengapa Manajemen Inventory Sangat Penting?
Manajemen inventory yang tepat tentu saja memberikan dampak yang cukup besar bagi bisnis. Ada berbagai macam alasan pentingnya manajemen inventory ini diterapkan dalam bisnis. Bahkan, untuk bisnis berskala kecil sekalipun. Berikut berbagai alasan pentingnya menerapkan sistem inventaris , antara lain:
a. Terhindari dari Dead Stock
Salah satu alasan mengapa manajemen inventory penting untuk dilakukan adalah terhindari dari masalah dead stock. Ketika Anda lakukan inventory manajemen dengan tepat, bisnis dapat terhindarkan dari jumlah produk yang sudah tidak digunakan dan tidak laku dipasaran. Ketika tidak melakukan sistem inventaris, Anda akan langsung membeli barang dengan sembarangan, padahal barang tersebut bisa jadi sudah tidak diminati lagi oleh pembeli.
b. Terhindar dari Produk Kadaluarsa
Jika Anda menjual produk makanan yang dapat kedaluwarsa, melakukan manajemen inventory juga dapat menghindarkan Anda dari produk yang rusak atau kedaluwarsa. Pasalnya, produk yang hampir kedaluwarsa nantinya akan dikeluarkan terlebih dahulu. Sehingga, tidak akan ada produk yang terbuang sia-sia. Karena, seperti yang kita ketahui, produk yang sudah melewati tenggat waktu dapat memberikan kerugian yang besar bagi bisnis.
c. Memudahkan Pengelolaan Inventaris
Jika mempergunakan sistem manajemen inventory untuk perusahaan, Anda bisa dengan mudah mengontrol seluruh perpindahan stok barang dengan mudah. Bahkan, tidak sedikit aplikasi inventaris yang dapat mendeteksi mana saja produk yang laku serta tidak laku di pasaran. Dengan fitur ini, proses produksi bisa berjalan lancar serta minim hambatan. Bahkan, perusahaan juga bisa dengan lebih mudah merencanakan apa strategi yang akan dikembangkan untuk menjual produk-produk tertentu.
d. Bisa Mengamankan Data yang Disimpan
Ketika sudah menggunakan manajemen inventory yang berbasis ERP, seluruh data perusahaan akan terjamin aman. Umumnya, software inventory manajemen memiliki tingkat keamanan yang baik untuk mendukung sistemnya.
Seperti yang kita ketahui, data adalah hal penting untuk perusahaan. Oleh sebab itu, penyimpanan data harus diperhatikan dengan baik. Dibandingkan dengan menyimpan data inventory di kertas, jauh lebih baik menyimpan data tersebut di software yang dapat kita akses kapan saja.
e. Mempermudah Seluruh Koneksi Divisi
Sistem manajemen inventory ini juga dapat membantu Anda untuk menghubungkan seluruh divisi yang ada di perusahaan. Sehingga, memudahkan dalam melakukan kerjasama. Contohnya, nantinya laporan inventory dapat memperlihatkan barang yang kurang laku di perusahaan.
Laporan ini nantinya akan sangat berguna untuk tim marketing agar lebih memperhatikan barang yang kurang diminati. Sedangkan, untuk tim akuntansi, laporan ini digunakan untuk menyelaraskan pengeluaran yang sudah dilakukan.
f. Mempermudah Pengaturan Jadwal Produksi
Setiap perusahaan tentu memiliki jadwal produksi yang berbeda-beda. Menyeimbangkan jumlah produksi serta stok barang yang berada di pasaran tentu bukan menjadi hal yang mudah. Lebih-lebih semenjak pandemik, stok barang tidak bisa diperkirakan dengan mudah.
Uniknya, manajemen inventory dapat memudahkan kita mengatur jadwal produksi. Dengan laporan yang diperoleh dari sini, Anda dapat menentukan kapan waktu produksi dengan lebih tepat. Sehingga, Anda tidak perlu menyimpan barang berlama-lama.
g. Laporan Menjadi Semakin Akurat
Di dalam bisnis, laporan menjadi hal penting yang harus dibuat. Bahkan, untuk bisnis yang masih berskala kecil, pembuatan laporan tidak boleh diabaikan begitu saja. Umumnya, laporan dibuat di akhir periode baik setiap minggu atau setiap bulan. Jika pembuatan laporan barang dilakukan secara manual, pasti akan membuat Anda bingung karena banyak hal yang harus masuk dalam perhitungan. Tetapi saat menggunakan manajemen inventory, laporan dapat dilakukan dengan lebih mudah, efektif, efisien serta akurat.
h. Mengantisipasi Keterlambatan Barang
Bagi perusahaan, keterlambatan barang tentu menjadi hal yang sangat merugikan. Bahkan, keterlambatan barang ini nantinya dapat menghambat proses produksi. Namun, sebenarnya kita dapat melakukan antisipasi masalah keterlambatan barang ini dengan menggunakan manajemen inventory. Dengan menggunakan sistem ini, ketika persediaan sudah hampir menipis, pemesanan dapat langsung dilakukan. Sehingga, memperkecil kemungkinan keterlambatan barang.
i. Meningkatkan Layanan Pelanggan
Sebuah bisnis bisa terus berkembang dan mempertahankan loyalitas pelanggan bisa disebabkan karena stok barang yang terus tersedia. Nah, 70% pelanggan akan berpindah pada kompetitor jika barang yang Anda jual tidak tersedia dibandingkan dengan menunggu waktu agar barang bisa dipesan kembali. Tentu Anda tidak ingin hal ini terjadi bukan? Oleh sebab itu manajemen inventory dapat mengatasinya karena stok barang dapat dikelola dengan tepat.
Baca juga: 7 Tips Memilih Manajemen Inventory Terbaik
2. Tantangan dalam Manajemen Inventory
Ketika menerapkan manajemen inventory, sejumlah tantangan tentu saja muncul. Bahkan, jika tidak ditangani dengan baik, dapat menimbulkan masalah baru untuk bisnis. Terdapat sejumlah tantangan yang sering dihadapi dalam penerapan software inventaris ini. berikut beberapa diantaranya:
a. Kepastian Ketersediaan Stok
Tantangan yang pertama adalah kepastian ketersediaan stok. Meskipun menggunakan manajemen inventory, tetapi tidak tidak terdapat kepastian ketersediaan stok, potensi penjualan tetap bisa hilang. Contohnya, jika Anda memiliki sejumlah cabang dan mempunyai jumlah produk yang banyak. Tantangan yang biasanya dihadapi seperti penentuan tempat yang dijadikan sebagai gudang, penyusunan SOP barang, hingga memberi kode barang.
b. Pengelolaan Proses Order
Selain kepastian ketersediaan barang, pengelolaan proses order juga menjadi tantangan yang harus dihadapi. Contohnya saja, barang dari supplier yang ternyata berada di lokasi yang jauh. Tentu ini menjadi tantangan tersendiri dalam manajemen inventory. Jika tidak ada data serta informasi ketersediaan secara real-time, pemesanan barang tidak bisa dilakukan dengan baik walaupun stok sudah menipis.
c. Cashflow
Salah satu alasan mengapa bisnis bisa mengalami kebangkrutan adalah manajemen inventory yang buruk. Contohnya seperti memesan produk bahan baku dengan jumlah yang berlebihan, dan akhirnya malah merusak barang, atau jumlahnya melebihi permintaan pelanggan. Akhirnya terjadi stok mati, dan tidak ada perputaran modal. Jika tidak ada informasi persediaan real time, tentu order tidak dapat dilakukan.
Berbagai tantangan di atas akan sulit dihadapi jika Anda melakukan manajemen inventory dengan cara tradisional. Sebagai tips, Anda dapat menggunakan aplikasi inventaris yang lebih modern seperti menggunakan software atau aplikasi. Sehingga seluruh stok barang akan dikelola secara real time. Ketika barang habis, pemesanan juga bisa langsung dilakukan.
Baca juga: 10 Modul ERP yang Wajib Anda Ketahui
3. Kesimpulan
Manajemen inventory menjadi hal yang sangat penting untuk diperhatikan. Seperti yang sudah disinggung sebelumnya, agar aplikasi inventaris ini bisa dilakukan dengan mudah, pastikan memilih aplikasi terbaik yang dapat dijadikan pilihan. Jika masih bingung memilih sistem yang bisa dijadikan pilihan, ScaleOcean dapat menjadi solusi Anda! Sistem Inventaris kami merupakan software yang dapat diakses dari perangkat apapun serta dapat menjangkau, mendukung, dan mengintegrasi seluruh area bisnis dengan mudah.
