6 Fungsi Manajemen Inventory dalam Kelola Gudang

Manajemen inventory gudang menjadi sistem pengelolaan usaha yang krusial dalam kelangsungan bisnis Anda. Sebab, hal ini menyangkut aktivitas logistik pada perusahaan. Inventaris tak hanya berwujud barang fisik saja, namun juga barang yang tak berwujud. 

Sederhananya, jika bisnis Anda menjual bahan-bahan (raw material), maka bahan tersebut adalah aset. Sementara pada perusahaan dagang, stok produk yang akan dijual pada konsumen adalah aktiva, jika perusahaan Anda menjual perangkat lunak itu pun disebut aset. 

Memiliki manajemen inventory yang mumpuni berarti mempermudah sistem produksi hingga distribusi produk perusahaan hingga sampai ke konsumen. Apalagi jika perusahaan Anda sudah memiliki tingkat penjualan yang tinggi, dengan menggunakan sistem inventaris, seluruh proses akan jauh lebih praktis dan efisien. Mari kita bahas peran sistem ini terhadap pengelolaan gudang serta berbagai manfaatnya.

1. Peran Manajemen Inventory terhadap Perusahaan 

Seringkali, banyak perusahaan yang abai pada pencatatan di gudang dan berfokus pada laporan keuangan saja. Tak jarang malah terjadi overselling, yang mana penjualan lebih tinggi dibanding ketersediaan barang. Untuk meminimalisir dan menghindari kejadian riskan pengelolaan stok perusahaan, Anda bisa mulai menerapkan manajemen inventory dari sekarang. 

Karena saat ini, sistem inventaris sudah dilengkapi berbagai macam fitur dan modul ERP untuk mendukung kemudahan proses bisnis. Anda bisa mengintegrasikan software ini dengan solusi lainnya, seperti pencatatan keuangan, POS, automasi pembelian, dan masih banyak lagi. Sehingga, Anda bisa mengontrol setiap tahapan terkait stok di seluruh lokasi gudang dengan jauh lebih mudah. 

2. Fungsi Manajemen Inventory dalam Pengelolaan Gudang

Dengan memiliki manajemen inventaris yang baik dan tepat pengelolaannya, akan memudahkan Anda dalam mengendalikan perusahaan. Perangkat pengelolaan stok ini akan memberikan keuntungan dan manfaat yang begitu besar untuk perusahaan Anda. Sistem ini akan menyederhanakan proses yang kompleks. 

Sehingga, perusahaan Anda dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi. Jika Anda masih ragu untuk berinvestasi di sistem ini. Maka, dibawah ini adalah beberapa fungsi dari memiliki software manajemen inventory untuk perusahaan Anda. Sebagai bahan pertimbangan apakah perusahaan Anda sudah membutuhkannya saat ini atau belum.

a. Mengontrol Stok di Gudang

Manajemen inventory digunakan sebagai sistem kontrol jumlah stok produk di gudang. Hal ini dilakukan guna memenuhi permintaan konsumen pada produk. Jika memiliki sistem inventaris kontrol, Anda dapat mengawasi keluar masuknya stok, tak perlu menunggu sampai kehabisan. Anda bisa melakukan restok secara otomatis begitu sistem memberi notifikasi ketika jumlah produk Anda telah menipis. 

Hal ini dapat mengantisipasi kekurangan persediaan. Jika perusahaan Anda menjual bahan-bahan untuk memproduksi barang, maka perlu waspada terhadap stok. Jika lalai sedikit, bisnis Anda bisa mengalami keterlambatan produksi. Menggunakan sistem ini dapat mencegah hal-hal tersebut terjadi. Anda juga dapat memantau stok produk yang paling diminati konsumen (fast moving) dan mana yang slow moving.

b. Meningkatkan Pelayanan Pelanggan

Anda dapat meningkatkan pelayanan untuk pelanggan dengan menyediakan stok yang mampu menyuplai kebutuhan mereka. Tingkatkan loyalitas pelanggan Anda dengan memberikan pelayanan yang cepat, tepat dan terpercaya. Sistem manajemen inventory dapat menghubungkan pengelolaan stok di gudang dengan penjualan Anda. Semua proses dapat di lacak dalam satu sistem saja.

Ini akan mempercepat proses transaksi dengan konsumen, sehingga dapat dipastikan barang tiba di waktu serta tempat yang tepat. Bayangkan jika pelanggan tak mendapatkan produk yang diinginkan, jelas ia akan kecewa. Hal ini akan menurunkan kualitas pelayanan perusahaan Anda. Memiliki stok yang cukup dan melimpah serta terorganisasi dengan baik juga memberikan kesan profesional pada calon pelanggan Anda.

c. Kemudahan Dalam Mengambil Keputusan

Manajemen inventory memiliki semua database stok keluar ataupun stok masuk di gudang Anda. Bahkan terintegrasi ke website atau sistem keuangan. Jika bisnis Anda memiliki lebih dari satu gudang, maka setiap gudang dapat terintegrasi dan dikontrol oleh sistem ini. Ketika Anda hendak membuat keputusan atau menyusun strategi penjualan, Anda pun dapat mengacu kepada data yang ditampilkan sistem ini. 

Pengelolaan oleh sistem pergudangan ini dapat mempermudah Anda dalam mengambil keputusan yang tepat. Anda juga bisa melakukan proyeksi untuk memesan produk. Sehingga tak terjadi kekurangan atau kelebihan stok. Segala keputusan yang dibuat akan menjadi lebih akurat. Sebab segala keputusan yang Anda buat menentukan masa depan perusahaan.

d. Memperlancar Pemasaran

Pemasaran yang baik dan gencar dilakukan akan lebih lancar jika didukung pula oleh sistem manajemen inventory yang baik. Kasus yang banyak terjadi di perusahaan yang sedang berkembang adalah strategi marketing luar biasa yang tak diimbangi dengan sistem pengelolaan stok yang mumpuni. Banyak kasus seperti ketersediaan produk yang masih belum sesuai dengan permintaan dari pelanggan. 

Anda bisa membuat strategi pemasaran terbaru untuk stok di gudang yang masih melimpah dan perlu dikeluarkan. Karena sudah menggunakan sistem yang terotomasi, hal-hal mulai dari proses purchase order, penerimaan barang, transfer, hingga return dapat diproses lebih sigap dan akurasi tinggi. Sehingga dapat meningkatkan rate service dan repeat order di perusahaan Anda.

e. Penghematan Biaya

Menggunakan software manajemen inventory juga dapat menghemat biaya perusahaan Anda. Jika terjadi human error dalam pengelolaan stok produk, maka Anda harus bersiap dengan kerugiannya. Apalagi ketika terjadi pembelian barang yang tak begitu diperlukan, pengadaan berlebihan atau missed lainnya. Maka dari itu, Anda bisa menghemat biaya operasional hanya dengan satu sistem. Selain meminimalisir kesalahan, Anda juga tidak memerlukan banyak karyawan khusus untuk menjalankan sistem ini. 

Bayangkan berapa banyak cost untuk menggaji beberapa orang apabila dibanding dengan berinvestasi ke satu sistem. Dengan menyeimbangkan supply dan demand maka bisa meminimalisir adanya pengeluaran berlebih yang tak berguna. Tak hanya itu, dengan sistem barcode scanning Anda bisa melacak serial number dalam jumlah yang sangat banyak mulai dari produk diterima sampai dikeluarkan. Sehingga, Anda bisa fokus untuk mengalokasikan energi karyawan ke hal-hal lainnya. 

f. Laporan Real-time

Sistem manajemen inventory yang komplit dapat memberikan laporan inventaris yang cukup mendetail. Dengan sistem pengelolaan dan penyimpanan data terpusat. Software ini dapat menunjukkan seluruh informasi seperti stock moving, slow-moving stock, valuasi, jumlah, turnover dan masih banyak lagi. 

Informasi tersebut dapat disesuaikan dengan data apa saja yang Anda butuhkan. Apabila tersistem dan terpusat seperti ini tentu akan memudahkan Anda dalam mengontrol semuanya. Anda juga bisa mendapatkan forecasting kebutuhan produk di masa mendatang dengan laporan inventaris yang lengkap. Selain itu, Anda juga dapat meminimalisir potensi kehilangan data atau human error lainnya sehingga efektivitas dalam perusahaan pun dapat terwujud.

3. Kesimpulan

Perusahaan bisa menghabiskan banyak dana atau pengeluaran yang tak terduga jika tak memiliki sistem manajemen inventory yang baik. Jika perusahaan Anda mulai berkembang dan harus menyuplai banyak produk dengan banyak catatan transaksi. Mulai menginvestasikan dana Anda ke sistem manajemen inventory untuk pengelolaan gudang adalah pilihan yang tepat.

Bagi Anda para pelaku usaha yang ingin sepenuhnya mengelola inventaris usaha Anda dengan satu sistem terpusat, segera ganti sistem manual Anda ke Sistem Inventory ScaleOcean. Salah satu software yang dapat menyesuaikan kebutuhan perusahaan Anda dan memaksimalkan fungsi manajemen gudang di perusahaan Anda.