Setelah memahami pengertian sistem ERP dan manfaat yang bisa bisnis Anda dapatkan. Sekarang saatnya untuk mengidentifikasi kebutuhan perusahaan dan memilih vendor ERP yang tepat. Sebenarnya, memilih perusahaan ERP yang cocok sama pentingnya dengan memilih software ERP yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Dengan memiliki mitra yang tepat untuk mengimplementasikan sistem ERP, dapat sangat membantu Anda untuk mengelola dan memastikan keberhasilan bisnis.
Namun, proses seleksi vendor ERP yang tepat bukanlah pekerjaan yang mudah, karena setiap bisnis memiliki kebutuhan uniknya sendiri. Sehingga, dibutuhkan usaha ekstra untuk menemukannya. Bagaimana cara menemukan ERP terbaik yang sesuai? Berikut langkah-langkah untuk memilih vendor ERP yang tepat untuk perusahaan Anda.
Baca juga: 3 Jenis Software ERP untuk Perusahaan Anda
1. Tentukan Kebutuhan Bisnis Anda
Pertama dan terpenting, sebelum memulai proses pemilihan, Anda perlu mengevaluasi cara kerja bisnis saat ini. Dengan melakukan hal ini, dapat membantu Anda dalam mencari tahu apa modul-modul ERP yang cocok dan urgensi fungsionalitas apa yang diperlukan untuk menjalankan operasional bisnis sehari-hari. Pentingnya tahapan ini adalah untuk membangun gambaran yang jelas tentang bagaimana bisnis Anda beroperasi saat ini dan bagaimana operasi tersebut dapat ditingkatkan.
2. Menetapkan Kriteria Vendor ERP
Pikirkan kembali tujuan perusahaan yang telah ditetapkan sebelumnya. Terkadang, beberapa fitur ERP menjadi lebih penting seiring dengan pertumbuhan bisnis Anda. Tentukan modul mana yang akan memiliki dampak terbesar pada perusahaan, dan kriteria vendor ERP mana yang menawarkan solusi paling sesuai dan tepat untuk bisnis Anda.
Dengan membuat sistem peringkat berdasarkan seluruh persyaratan ini, Anda jadi tahu kelebihan dan kekurangan masing-masing perusahaan penyedia tersebut. Hal itulah yang akan membantu Anda dalam memprioritaskan vendor mana yang paling cocok untuk bisnis Anda.
3. Rencanakan Anggaran secara Detail
Saat menyusun anggaran biaya untuk membangun sistem ERP yang baru, ingatlah potensi biaya diluar pembelian sistem itu sendiri. Selain itu, Anda juga perlu mengetahui harga sistem di pasaran. Ketika mempertimbangkan jenis software ERP on-premise, Anda perlu memikirkan biaya lainnya untuk hardware dan pemeliharaan berkelanjutan, yang diperlukan untuk dapat menjalankan sistem tersebut secara internal.
Hal berbeda akan Anda rasakan jika hendak menggunakan cloud ERP, karena faktor-faktor pengeluaran di atas akan ditiadakan. Dalam menggunakan sistem ERP jenis ini Anda perlu lebih memperhatikan koneksi jaringan internet. Apakah jaringan Anda memiliki bandwidth yang cukup untuk mengakomodasi banyak pengguna.
4. Buat Daftar Vendor ERP
Pada tahapan selanjutnya, Anda harus mencari informasi tentang beberapa vendor sistem ERP dan buat ke dalam bentuk list. Setelah menghubunginya, provider-provider tersebut akan menyusun proposal yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda atau mengirim perwakilan untuk memberikan demo internal.
Manfaatkan tawaran yang mereka berikan sepenuhnya untuk melihat bagaimana sistem berjalan, ajukan pertanyaan sebanyak mungkin untuk mengetahui manfaat apa saja yang bisa didapatkan perusahaan. Untuk memudahkan Anda, berikut kami berikan daftar pertanyaan yang bisa diajukan kepada pihak provider.
- Berapa lama perusahaan vendor sudah berjalan?
- Pengalaman apa yang mereka miliki di industri Anda?
- Apakah mereka pengembang produk atau pendistribusi?
- Bagaimana cara penetapan harga dan penagihan mereka?
- Opsi penyebaran dan hosting apa yang mereka sediakan?
- Apa saja layanan pendukung ERP yang mereka tawarkan?
- Apakah mereka menyediakan pelatihan untuk pengguna baru? Jika ya, berapa lama waktu pelatihannya?
- Apakah pelayanan dan komunikasi mereka selama ini baik?
- Apa rencana yang mereka miliki untuk masa depan produk?
- Seberapa sering produk mereka diperbarui?
- Apakah solusinya terukur?
- Berapa lama waktu implementasi?
- Bisakah mereka memberikan referensi?
- Apa yang membedakan software ERP mereka dari yang lain?
Pertimbangkan apakah sistem ERP yang mereka tawarkan akan selalu diperbarui agar tetap terdepan dalam perkembangan teknologi terkini. Lalu juga yang paling penting, apakah software ERP tersebut akan bisa meningkatkan efisiensi bisnis dan menyesuaikan perkembangan perusahaan Anda.
5. Lakukan Perbandingan
Setelah mencermati semua vendor ERP terpilih, Anda dapatkan menyisihkan yang tidak sesuai dengan analisis kebutuhan perusahaan. Bandingkan dua atau tiga vendor yang tersisa dan lihat mana yang paling sesuai dengan budget dan kebutuhan perusahaan Anda. Saat membandingkannya, buatlah sistem penilaian yang terukur untuk melihat seberapa baik mereka.
6. Carilah Saran dan Rekomendasi
Penting untuk mencari masukan yang tidak memihak, baik dari pihak yang berkepentingan, manajemen, ataupun mitra terakhir provider sebelum memutuskan pilihan. Validasi klaim yang disampaikan vendor apapun dengan penelitian yang tepat dan ulasan pihak ketiga. Jika tidak terbiasa menggunakan sistem ERP, Anda dapat menyewa konsultan yang dapat membantu dalam mengajukan pertanyaan yang tepat dan mengarahkan Anda ke solusi yang tepat.
7. Pilih Vendor yang Berpengalaman
Saat memilih perusahaan penyedia ERP, carilah yang memiliki track record bagus selama bertahun-tahun dan telah terbukti. Pastikan Anda memahami siapa yang bertanggung jawab untuk setiap bagian dari proses implementasi. Ketahui apakah vendor akan menerapkannya sendiri atau menggunakan pihak ketiga untuk mengimplementasikan semuanya.
8. Saatnya Keputusan
Setelah membandingkan seluruh segi vendor ERP baik dari fungsionalitas, harga, dan referensinya akan memudahkan Anda dalam membuat keputusan. Fungsionalitas dan dukungan harus menjadi pertimbangan utama dalam keputusan Anda. Lalu, dapatkan vendor ERP terbaik untuk bisnis Anda.
9. Kesimpulan
Ikuti tips-tips diatas dan temukan vendor ERP terbaik yang cocok untuk bisnis Anda. Ingatlah, untuk selalu menentukan tujuan bisnis terlebih dahulu sehingga dapat mempertimbangkan modul-modul ERP apa saja yang dibutuhkan nantinya.
Pilih beberapa vendor dan beri penilaian menyeluruh seperti yang disebutkan diatas. Lalu, buat keputusan berdasarkan hasil pengamatan Anda. Mudah bukan? Hubungi kami kapan saja, sampaikan kebutuhan Anda dan dapatkan solusi terbaik untuk perusahaan.
