Software ERP bisa jadi solusi untuk manajemen hotel Anda. Aplikasi ini akan memudahkan Anda dalam mengelola pemesanan kamar, penjadwalan jam kerja karyawan, memantau arus kas keuangan, dan bahkan pelaporan dan analisis kunjungan. Selain itu, hotel ERP software juga bisa mempercepat proses pelayanan yang mana ini bisa menaikkan tingkat kepuasan konsumen. Semakin puas tamu Anda, semakin tinggi pula royalitas mereka. Pada akhirnya, hotel akan memperoleh keuntungan berlipat. Mari kita bahas lebih lengkap sistem hotel ERP ini mulai dari pengertian, manfaat, hingga modul yang ada di dalamnya.
Baca juga: Kegunaan Sistem ERP untuk Hotel di Indonesia
1. Pengertian Hotel ERP Software
Software ERP untuk manajemen hotel adalah sebuah perangkat lunak yang dirancang untuk memudahkan pelaku bisnis dalam mengelola operasional hotel dengan cara seefektif mungkin. Melalui aplikasi ini, Anda bisa mengelola sistem reservasi baik online maupun offline dengan lebih baik, mengetahui status seluruh kamar, mengatur shift karyawan, serta mengelola menu makanan dan minuman yang akan disajikan ke tamu.
Sebagai industri yang memprioritaskan kepuasan tamu, sistem ini dapat membantu mereka untuk melakukan pemesanan dengan lebih mudah. Bahkan sistem ini juga dilengkapi dengan fitur CRM yang dapat Anda manfaatkan untuk merencanakan program loyalitas pelanggan. Dengan demikian, strategi pemasaran yang dilakukan lebih terpusat dan tepat sasaran.
Bagi industri hotel, pengaturan shift kerja juga perlu diperhatikan. Tanpa sistem yang baik, manajemen karyawan akan sulit dilakukan dan berdampak pada proses layanan pelanggan yang kurang maksimal. Dengan adanya modul human resource management di ERP hotel, Anda dapat menentukan jadwal shift staf dengan lebih cepat dan terorganisir.
Anda juga bisa melakukan pengelolaan fasilitas menggunakan software tersebut. Caranya, sistem ERP akan menjadwalkan pemeriksaan dan pemeliharaan aset hotel secara otomatis. Bahkan bagi Anda yang memiliki berbagai cabang hotel. Dengan langkah ini, Anda bisa mengoptimalkan dan mempertahankan kualitas fasilitas dengan lebih mudah.
Dengan satu sistem ERP hotel, Anda bisa memastikan seluruh proses bisnis berjalan dengan baik. Bahkan, sistem ini juga dapat membantu Anda dalam menjaga hubungan baik dengan para tamu yang datang. Tanpa ada aplikasi ini, pasti pekerjaan tim manajemen akan kacau, misal masalah pembayaran gaji karyawan karena tidak menggunakan fitur payroll.
2. Alasan Hotel Perlu Software ERP
Nah, untuk Anda yang suka menginap di hotel, pasti bukan hanya eksterior dan interiornya saja yang dicari, tetapi juga pelayanan para karyawannya. Hal-hal yang mendukung pelayanan baik adalah ketika pelanggan bisa melakukan reservasi secara online, kualitas fasilitas yang baik, dan bahkan kemudahan pembayaran. Semua itu bisa dilakukan ketika Anda memiliki sistem manajemen hotel. Alasan lain perlu menerapkan software ERP pada hotel Anda adalah:
a. Sistem Terpusat
Bisnis hotel pasti memiliki cabang yang berbeda lokasi bahkan sampai ke luar negeri. Nah, software ERP hadir dengan menggunakan konsep satu sistem terpusat. Jadi, Anda bisa memantau aktivitas di seluruh cabang secara real-time hanya dari satu aplikasi. Maka, permasalahan dapat dikenali lebih awal dan kecurangan dapat diminimalisir.
b. Menyederhanakan Pekerjaan
Sebelum adanya software ERP manajemen hotel, Anda masih harus mencatat setiap reservasi dan transaksi secara manual. Proses pembayaran pun hanya bisa dilakukan secara tunai. Namun, dengan software hotel, kini semua lebih mudah. Aplikasi ini dapat diandalkan untuk menangani reservasi dan mencatat seluruh transaksi secara otomatis, alih-alih menulis manual di pembukuan. Sehingga, masalah pesanan ganda pun bisa dihindari dan tidak ada tagihan yang terlewat.
c. Meningkatkan Kenyamanan
Dengan adanya fitur reservasi online, masyarakat dapat dengan mudah mengetahui ketersediaan kamar di hotel Anda. Status kamar akan selalu update secara otomatis begitu ada kamar yang kosong maupun terisi. Hal ini menghindari konsumen yang kecewa lantaran sudah datang jauh-jauh, tetapi tidak ada kamar yang tersisa.
Aplikasi ini juga memudahkan konsumen untuk memilih kamar mana yang mereka inginkan. Mereka sudah mengetahui fasilitas apa yang akan diperoleh dan harganya di awal, jadi tidak ada biaya tersembunyi yang akan ditagihkan begitu sampai hotel nanti. Tamu pun akan merasa nyaman dengan adanya software ERP hotel.
Baca juga: 3 Jenis Software ERP untuk Perusahaan Anda
3. Modul Wajib di Aplikasi ERP Hotel
Fitur dan solusi adalah bahan pertimbangan utama dalam menentukan softaware hotel yang tepat. Seperti yang kita tahu, kedua hal tersebut dipilih berdasarkan kebutuhan bisnis Anda. Nah, Anda wajib tahu apa saja modul yang harus ada di hotel ERP software beserta manfaatnya. Agar Anda bisa menggunakan fiturnya secara maksimal.
a. Customer Relationship Management
Penting bagi manajemen hotel untuk mengelola dan mengumpulkan data tamu supaya bisa tetap terhubung, baik selama mereka menginap maupun setelah check-out. Modul CRM pada software ERP hotel mengintegrasikan data antara bagian customer service dengan bagian reservasi. Sehingga, manajemen dapat mengetahui pelanggan mana yang bisa diprospek lebih lanjut untuk menerima tawaran promo khusus dari hotel.
Selain itu, fitur di CRM juga membantu Anda untuk mengukur pengalaman pelanggan yang menginap hingga membuat personalisasi program membership dan promo setiap tamu. Sehingga, Anda bisa dengan mudah meningkatkan loyalitas pelanggan menggunakan CRM ini.
b. Accounting & Finance Management
Keuangan adalah bagian terpenting dari seluruh jenis perusahaan, termasuk perhotelan. Maka, akuntansi pada ERP hotel adalah solusi yang wajib ada di software Anda. Modul ini menyediakan visibilitas data yang memudahkan Anda untuk memahami kondisi keuangan perusahaan. Anda juga dapat mengetahui laba rugi perusahaan secara berkala, mengontrol arus kas, mencatat transaksi utang piutang tanpa ada yang terlewat satu pun, serta menghitung jumlah pajak yang harus dikeluarkan.
Modul accounting & finance pada software ERP hotel memiliki fitur yang memudahkan Anda dalam melakukan proses pembayaran dan penagihan ke konsumen maupun vendor yang bekerjasama. Pastikan modul satu ini terintegrasi dengan modul manajemen pengadaan, modul reservasi, dan modul inventaris.
c. Reservation Management
Sekarang, pemesanan tidak perlu lagi dilakukan secara manual jika Anda menggunakan software ERP. Tamu juga tidak perlu harus datang ke lokasi hotel untuk bisa mengetahui jumlah kamar yang masih tersedia. Sebab, kini sudah dikerjakan secara otomatis oleh modul reservation management, yang mana terdapat fitur pemesanan online atau offline. Melalui modul ini, konsumen bisa memesan dari mana saja dan kapan saja.
Bahkan, calon tamu Anda juga bisa mengetahui fasilitas apa saja yang tersedia dan kamar tipe apa saja yang ada di hotel. Jadi, mereka cukup datang dan menunjukkan bukti reservasi. Sebab, pembayaran sudah dilakukan secara online. Modul reservasi software ERP tidak hanya untuk reservasi kamar, tetapi juga dapat mengatur reservasi ruang meeting, restoran, atau fasilitas lain yang ada di lingkungan hotel.
d. Operational Management
Modul operasional pada aplikasi hotel memfasilitasi tim untuk mengatur manajemen di bagian back office maupun front office. Fungsi yang ada di modul software ERP ini antara lain:
- Mengatur reservasi untuk acara tertentu misal seminar, resepsi pernikahan, konferensi, atau bahkan meeting.
- Mengelola fasilitas hotel seperti persewaan dan pemakaian area spa maupun gym.
- Melacak dan menganalisis biaya pengeluaran hotel.
- Melakukan pengadaan berdasarkan laporan inventaris.
e. Inventory Management
Modul inventory management yang ada di software ERP hotel membantu Anda untuk mengatur inventaris hotel secara mudah dan cepat. Anda bisa menjadwalkan kapan waktu pemeliharaan dan pengecekan semua aset secara berkala. Dengan begitu, kualitas aset pun akan tetap terjaga sekalipun hotel sudah beroperasi dalam jangka waktu yang lama.
Modul ini juga memberikan informasi inventaris mana saja yang sudah tidak layak pakai dan perlu diganti, inventaris mana yang harus diperbaiki beserta analisis harga perbaikannya. Di masa mendatang, data ini bisa dijadikan panduan ketika ingin melakukan pengadaan inventaris baru.
f. Human Resource Management
Software ERP manajemen hotel juga memerlukan modul human resource management yang berfungsi untuk mengatur dan mengelola data-data karyawan. Mulai dari informasi profil setiap staf yang bekerja di hotel pusat maupun cabang, penjadwalan jam kerja, presensi masuk, perizinan, hingga ke masalah penggajian.
4. Kesimpulan
Keenam modul tersebut sudah ada di software ERP hotel ScaleOcean. Bahkan, Anda juga bisa meminta tambahan modul lain sesuai kebutuhan alur kerja perusahaan. Kami siap membantu Anda dalam meningkatkan pelayanan ke konsumen. ScaleOCean menghadirkan software ERP dengan harga yang cost-efficient untuk semua bisnis. Kembangkan bisnis Anda dengan mudah bersama ScaleOcean!
