Anda mungkin sudah mendengar dari banyak orang jika sistem ERP memberikan banyak manfaat dalam perkembangan bisnis. Tapi, ketika Anda ingin mengimplementasikannya, masih ada keraguan dan bertanya-tanya, kira-kira bagaimana aplikasi ini dapat membantu bisnis Anda nantinya? Apa saja keuntungan yang bisa Anda peroleh.
Sistem ERP dirancang untuk mengintegrasikan seluruh proses bisnis, sehingga Anda tidak perlu lagi menerapkan banyak aplikasi. Selain itu, software ini juga bisa meningkatkan produktivitas bisnis Anda. Dua hal tersebut adalah sedikit gambaran tentang keuntungan menggunakan sistem ERP. Ada banyak manfaat-manfaat lainnya yang bisa Anda rasakan. Jadi, masih ragu untuk beralih ke software ERP? Untuk memantapkan keputusan Anda, mari simak lebih jauh tentang kelebihan lain yang akan bisnis Anda dapatkan dari menggunakan sistem ERP.
1. Apa itu Sistem ERP?
Sebelum ke pembahasan utama tentang manfaatnya, ada baiknya untuk mengetahui pengertian sistem ERP. Enterprise Resource Planning atau biasa disingkat ERP adalah aplikasi yang mengintegrasikan semua fitur-fitur atau kebutuhan masing-masing divisi ke dalam satu sistem, yang mana datanya disimpan secara terpusat dalam satu database, sehingga setiap orang dapat mengaksesnya secara bersamaan menggunakan jaringan internet atau lokal.
2. Keuntungan Memakai Sistem ERP
Konsep di balik sistem ERP begitu mudah, yaitu menyatukan semua kebutuhan dan informasi dari masing-masing divisi ke dalam satu buah sistem yang akan memberikan laporan secara real-time dan akurat. Manfaat ini saja sudah terlihat besar. Akan tetapi, masih ada banyak keuntungan menggunakan sistem ERP yang lainnya yaitu:
a. Keamanan Data
Saat ini, data sudah jadi sesuatu yang amat berharga dan sensitif, terutama untuk perusahaan besar. Data dapat dijadikan sebagai acuan dalam mengambil keputusan terbaik ketika ada krisis atau masalah. Dengan memakai sistem ERP, keamanan data terjamin lantaran semuanya berada di satu database yang sama dan tidak tersebar di beberapa aplikasi. Anda juga tidak perlu mendistribusikan file menggunakan email lagi. Sebab, semua karyawan dapat mengakses melalui aplikasi ini dalam satu waktu.
Penggunaan ERP juga dapat mengurangi redudansi data atau kesalahan dalam proses menginput. Anda juga dapat menjamin keamanan data pelanggan yang sensitif, serta memastikan masing-masing karyawan hanya akan mengakses fitur atau informasi yang mereka perlukan saja. Sehingga, peluang untuk terjadinya penipuan maupun aktivitas jahat lainnya dapat terhindari.
b. Data Jadi Terpusat
ERP dirancang untuk memudahkan Anda dalam memperoleh informasi dari semua departemen, lantaran data-datanya sudah tersimpan di penyimpanan terpusat. Tanpa sistem ERP, data akan tersebar ke mana-mana dan sulit untuk mendapatkan informasi dengan cepat.
Hal ini juga pasti akan menyulitkan karyawan dalam melacak apa saja yang mereka butuhkan. Tanpa sistem terpusat, data bisa saja mengalami redudansi atau duplikat dengan format yang tidak standar atau tidak konsisten, sehingga membutuhkan proses lebih lama untuk menyatukannya.
Namun, dengan adanya aplikasi ERP, data sudah pasti sesuai standar dan formatnya konsisten, karena tersimpan dalam satu database yang sama. Tidak akan ada lagi masalah duplikasi data. Laporan akan lebih akurat dan analitik dapat dijalankan dengan lebih mudah jika menggunakan sistem ERP. Semua sistem informasi yang tersimpan, dapat digunakan untuk pengambilan keputusan yang tepat, sertabmenghemat uang dan waktu sebanyak mungkin.
c. Meningkatkan Produktivitas
Siapa sangka, sistem ERP ternya juga bisa meningkatkan produktivitas kerja loh. Pasalnya, sistem ini memberikan kemudahan dalam mengotomatiskan tugas-tugas yang dilakukan secara berulang oleh karyawan, sehingga mereka bisa menggunakan waktu yang ada untuk meningkatkan kemampuan atau mengerjakan tugas lain yang menghasilkan nilai lebih bagi perusahaan.
ERP juga membantu karyawan untuk bisa menyelesaikan tugas mereka dengan lebih cepat dan menghemat waktu yang digunakan untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan. Produktivitas karyawan juga memberikan keuntungan lebih untuk bisnis. Perusahaan tidak perlu menambah tenaga kerja lantaran tugas-tugas tertentu sudah dapat di automasi menggunakan sistem ERP. Karyawan yang ada juga dapat mengerjakan hal lain yang sesuai keahlian mereka.
d. Visibilitas
Transparansi dibutuhkan oleh perusahaan untuk memudahkan dalam mengambil keputusan terbaik. Dengan sistem ERP, visibilitas fitur dapat diatur dan dikontrol. Masing-masing divisi hanya akan mengakses fitur yang mereka butuhkan. Sedangkan, top manajemen dapat melihat semua data dari masing-masing divisi.
Hal ini memungkinkan mereka untuk dapat mengambil keputusan lebih cepat dan tepat, sebab semua data yang diperlukan sudah ada dalam satu platform. Misal, top manajemen ingin mengetahui data produk yang keluar dan masuk tiap bulannya. Mereka cukup melihat di halaman laporan dan sudah muncul dengan detail rincian stok yang masuk dan keluar.
Visibilitas yang besar akan membantu semua karyawan dalam melakukan pekerjaan mereka dengan baik, efektif, dan cepat. Sehingga, tugas yang dilakukan bisa selesai lebih cepat. Waktu dan tenaga mereka pun bisa digunakan untuk hal lain yang lebih bermanfaat dalam pengembangan perusahaan.
e. Skalabilitas
Keunggulan menggunakan sistem ERP yang utama adalah fungsionalitasnya yang dapat mengikuti kebutuhan perusahaan. Anda dapat mengatur fitur mana yang akan diaktifkan dan membiarkan fitur lainnya tetap ada, sebab di masa mendatang bisa jadi fitur itu akan diperlukan. Jadi, ketika bisnis mulai berkembang dan banyak karyawan baru, Anda tidak perlu menambah aplikasi lainnya. Sebab, sistem ERP sudah bisa mengatasinya.
Ketika perusahaan sudah berkembang semakin besar dengan cabang yang lebih dari satu, Anda bisa mengimplementasikan sistem ERP berbasis cloud. Karena software tersebut memberikan jaminan skalabilitas terbaik. Sistem ini dapat berjalan secara fleksibel dimanapun dan kapanpun, mudah untuk mengelola sumber daya yang dibutuhkan, baik dalam hal mengurangi atau menambahkannya. Sistem cloud akan memudahkan semua cabang untuk mengakses aplikasi ini di waktu yang bersamaan dan data akan langsung terkirim ke kantor pusat.
f. Lebih Hemat Budget
Alasan utama mengapa banyak perusahaan berskala besar lebih memilih menggunakan sistem ERP daripada sistem lainnya adalah aplikasi ini membantu menurunkan biaya secara keseluruhan. Otomatisasi tugas berulang dengan menggunakan software ERP terbukti dapat mengurangi banyak pengeluaran operasional maupun administrasi.
Bila biasanya laporan harus dicetak untuk bisa ditunjukkan ke atasan. Dengan ERP, penggunaan kertas dapat dikurangi. Atasan akan langsung bisa melihat laporan melalui dashboard ERP. Data yang ditampilkan lebih detail dengan filter yang dapat diubah-ubah sesuai kebutuhan.
Contohnya, Anda dapat mengidentifikasi dan menentukan dana apa saja yang dibutuhkan untuk menjalankan proses bisnis dengan lebih mudah menggunakan software akuntansi berbasis ERP. Sistem ini akan menyimpan seluruh data keuangan perusahaan Anda. Dengan begitu, perencanaan keuangan di bulan-bulan berikutnya pun jadi lebih akurat.
Baca juga: Pentingnya ERP pada Sistem Procurement
3. Kesimpulan
Sistem ERP terbaik yang tepat untuk perusahaan Anda minimal harus bisa memenuhi kebutuhan masing-masing divisi dan sesuai dengan keuntungan yang sudah diulas. Ketika Anda akan memilih beberapa vendor, pastikan untuk melakukan riset. Lakukan diskusi yang mendalam untuk mengetahui manfaat apa saja yang ditawarkan secara khusus untuk perusahaan Anda.
Dengan begitu, Anda bisa memperoleh semua keuntungan menggunakan sistem ERP yang sudah disebutkan sebelumnya. Dari keamanan data hingga pengurangan biaya dalam hal administrasi, semua bisa Anda dapatkan. Maka dari itu, gunakan saja sistem ini tanpa harus melakukan semuanya secara manual.
