Pengertian Cloud ERP dan Berbagai Jenisnya

Cloud ERP adalah penemuan terbaru dari beragam jenis software ERP. Pada awalnya, sistem ini hanya diterapkan di server tempat klien atau biasa disebut on-premise. Dimana perusahaan memiliki kendali penuh atas pengelolaan pusat data mereka sendiri. 

Namun, tidak semua bisnis merasa cocok dengan tipe sistem on-premise ini. Ada yang merasa penerapannya terlalu lama, menghabiskan banyak tempat, tingkat keamanan kurang maksimal, hingga harga software yang terlampau mahal. Maka dari itu, hadirlah penemuan terbaru ERP berbasis cloud pada tahun 2000.

Software ERP cloud-based sudah banyak tersedia di Indonesia. Mayoritas perusahaan menggunakan model sistem ini karena menawarkan lebih banyak kelebihan dengan harga yang lebih terjangkau. Nah, mari kita bahas cloud ERP secara lengkap mulai dari pengertian hingga macam-macam jenisnya.

1. Pengertian Cloud ERP

Cloud ERP adalah sistem perencanaan sumber daya perusahaan terpusat yang berjalan dengan menggunakan server cloud. Sistem ini sangat berbanding terbalik dengan penggunaan jaringan server lokal. Software ERP berbasis cloud dapat memudahkan perusahaan Anda dalam mengakses data melalui koneksi internet secara online. 

Aplikasi ERP ini mengintegrasikan dan mengotomatiskan seluruh fungsi bisnis di satu sistem terpusat. Anda bisa melancarkan proses operasional perusahaan melalui berbagai solusi ERP mulai dari manajemen inventaris, purchase management, rantai pasokan, CRM, point of sale, dan masih banyak lagi lainnya.

Software ERP cloud-based mendukung fungsionalitas yang sama bahkan lebih baik daripada sistem on-premise. Jika tertarik untuk mengaplikasikannya, Anda tidak bisa membeli software ERP ini. Anda harus mengetahui bahwa ERP ini bersistem sewa. Jadi, Anda bisa berlangganan tahunan atau bulanan. 

Cloud ERP dihosting dan dikelola oleh pihak vendor secara langsung mulai dari proses implementasi, pemeliharaan dan pembaruan aplikasi, hingga keamanan data itu sendiri. Sehingga, perusahaan Anda bisa mengurangi beban pekerjaan IT dan tidak perlu tambahan tim di bidang teknologi. 

Seiring berjalannya waktu, permintaan untuk sistem ERP berbasis cloud terus tumbuh karena banyak menawarkan kelebihan. Pertama, semua bisnis mulai dari yang masih baru hingga yang sudah berkembang bisa menggunakan sistem cloud ERP ini. Lalu, kemampuannya untuk mengakses dan analisis data dalam jumlah besar secara real-time tidak perlu diragukan lagi. Dengan informasi tersebut Anda bisa membuat keputusan yang lebih tepat.

2. Jenis Cloud Based ERP Software

Sistem ERP berbasis cloud memiliki beragam jenisnya yang dibedakan dari infrastruktur, jumlah klien, dan faktor lainnya. Untuk lebih jelasnya, mari kita bahas satu per satu secara detail beserta fitur-fiturnya. 

2.1 Multi-Tenant Software as a Service

Jenis cloud ERP yang pertama ini merupakan software dan infrastruktur yang melayani banyak perusahaan sekaligus. Seluruh bisnis tersebut menggunakan sistem yang sama untuk menyimpan dan mencadangkan data. Jadi, setiap klien akan berbagi database dan aplikasi yang sama. 

Walaupun, software ERP cloud-based ini menggunakan perangkat dan dihosting di server yang sama, data suatu perusahaan tetap tidak dapat diakses oleh orang lain. Banyak bisnis menyukai sistem cloud ERP multi-tenant karena harganya terjangkau dan mumpuni. 

Vendor ERP bisa mendapatkan keuntungan yang besar karena hanya membuat dan memelihara satu versi perangkat lunak ERP. Sehingga, mereka bisa mengurangi biaya produksi dan distribusi sekaligus. Kelebihan yang ditawarkan oleh software ERP cloud-based ini untuk menjalankan operasional bisnis adalah:

● Shared Resources

Semua sumber daya digunakan bersama karena menggunakan database dan software yang sama. Namun, penyedia ERP bisa melakukan konfigurasi dan personalisasi sistem bersama agar sesuai dengan data dan kebutuhan masing-masing perusahaan. 

Klien tidak dapat mengintip dan mengakses data penting bisnis lain, karena setiap pengguna memiliki ruang server tersendiri untuk menempatkan data dan properti pribadi mereka. Software ERP cloud multi-tenant sangat terukur dan memiliki kapasitas untuk mengelola banyak bisnis bahkan akan terus meningkat.

● Berbasis Software as a Service

Multi-tenant menggunakan platform Software as a Service (SaaS). Dimana software ini menggunakan metode langganan. Jadi, sistem pembayarannya adalah sewa bulanan atau tahunan. Perusahaan SaaS membuat model biaya yang lebih fleksibel. Dimana mereka membuat solusi cloud yang dapat disesuaikan untuk mengakomodasi sebanyak mungkin pengguna. Hal tersebut pun ternyata sangat memudahkan para pengusaha dalam mengontrol pengeluaran mereka.

2.2 Single-Tenant Software as a Service

Dalam SaaS single-tenant, setiap perusahaan mendapatkan masing-masing software dan database. Tidak seperti klien multi-tenant yang harus berbagi segalanya dengan bisnis lain, disini Anda akan mendapatkan pelayanan khusus. Pertama, data perusahaan akan dihosting di server pribadi. Beberapa vendor ERP cloud mungkin akan memberikan pilihan kepada Anda, mau mengelolanya sendiri atau dikelola pihak provider.

Lalu, software ERP cloud-based jenis ini juga bisa dimodifikasi dan dibuat kustom sesuai dengan kebutuhan khusus perusahaan. Anda bisa menentukan solusi ERP apa saja yang sekiranya dibutuhkan oleh bisnis. Dengan sistem penyewa tunggal, setiap data penting di bisnis sudah pasti lebih aman dan tidak ada perusahaan lain yang bisa mengaksesnya. Hal inilah yang membuat sistem ERP single-tenant sangat mahal. Mari kita ketahui apa saja kegunaan dari software ERP jenis ini:

● Specific Resources

Masing-masing perusahaan menggunakan software ERP berbasis cloud dan database yang berbeda. Sehingga, bisnis Anda bisa memiliki kontrol penuh, fleksibilitas yang besar, keandalan, dan keamanan maksimal. 

● Personalisasi

Cloud ERP tipe ini mendukung Anda untuk dapat modifikasi software sesuai dengan kebutuhan khusus perusahaan. Selain itu, Anda pun juga bisa melakukan update sistem ERP kapanpun Anda mau. Jadi tidak mempengaruhi alur kerja di bisnis Anda. Hal ini berbeda dengan multi-tenant, dimana klien harus menunggu provider untuk merilis versi terbaru secara universal.

● Backup

Mencadangkan seluruh data perusahaan terasa lebih mudah jika menggunakan jenis sistem ERP berbasis cloud satu ini. Anda bisa mendapatkan cadangan dokumen secara otomatis. Sehingga, Anda bisa meminimalisir bahkan menghilangkan kemungkinan kehilangan data secara tiba-tiba.

2.3 Public Cloud

Cloud ERP tipe publik adalah model layanan berbasis internet di mana pemasok menyediakan sumber daya bersama untuk user lainnya. Sehingga, masyarakat umum dapat mengakses aplikasi, server, dan solusi penyimpanan secara mudah. Sistem pembayarannya didasarkan pada solusi apa saja yang Anda pakai. Jadi, harganya lebih terjangkau. 

Maka dari itu, banyak perusahaan yang turut menggunakan software ERP cloud-based ini karena bisa menghemat biaya pengeluaran. Contoh provider public cloud adalah Microsoft Azure dan Google Cloud Platform. Mari kita ketahui manfaat apa saja yang akan bisnis Anda dapatkan ketika menggunakan cloud publik:

● Skalabilitas Tinggi

Sistem public cloud menawarkan skalabilitas teknis yang tinggi. Anda bisa memiliki kapasitas penyimpanan yang besar dan mengerjakan seluruh pekerjaan bahkan yang berat sekaligus. Lalu, Anda juga hanya perlu waktu implementasi beberapa jam untuk bisa menggunakan solusi cloud publik ini. Provider ERP juga akan memastikan Anda tidak mengalami masalah ketika sedang mengelola data.

● Harga Terjangkau

Untuk bisa menggunakan sistem berbasis cloud, tipe ini terbilang sangat terjangkau. Anda tidak perlu melakukan investasi di awal dan biayanya berdasarkan layanan apa saja yang dipakai. Selain itu, Anda juga tidak mengeluarkan dana untuk pemeliharaan infrastruktur karena pihak provider yang akan melakukan pemutakhiran dan pemeliharaan. Selain hemat biaya, Anda juga bisa menghemat tenaga tim IT.

2.4 Private Cloud

Tipe private cloud ERP adalah sistem yang hanya digunakan untuk satu perusahaan. Jadi, Anda tidak bisa berbagi software dan sumber daya dengan pihak lain. Hal ini memungkinkan Anda untuk memiliki kendali penuh atas sistem. Software ERP jenis ini bisa dibuat kustom sesuai dengan kebutuhan khusus perusahaan. Dengan begitu, sistem akan terasa lebih personal dan keamanannya pun jauh lebih baik. Kelebihan lain dari menggunakan private cloud adalah:

● Sumber Daya Khusus

Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, setiap perusahaan akan memiliki sistem yang berbeda-beda. Jadi, satu software hanya untuk satu pengguna. Maka, Anda tidak akan berbagi sumber daya dan bahkan dapat menambahkannya sesuka hati.

● Skalabilitas Tinggi

Dengan private cloud ERP, tidak perlu menambah software lain jika bisnis Anda terus bertambah besar. Seiring pertumbuhan perusahaan, Anda cukup meningkatkan kapasitasnya saja. Jadi, sistem ERP ini sangat mudah untuk bisa beradaptasi dengan perkembangan bisnis Anda. 

2.5 Hybrid ERP

ERP hybrid adalah infrastruktur yang terdiri dari karakteristik on-premise dan cloud. Ini adalah sistem dua tingkat yang memungkinkan perusahaan untuk menggunakan ERP on-premise dan cloud ERP. Solusi ERP hybrid tidak sepopuler solusi cloud publik atau pribadi. Sama seperti kedengarannya, pendekatan ERP hybrid menggabungkan penggunaan server ditempat dan server terpusat. Sehingga, software jenis ini memiliki banyak kegunaan, diantaranya:

● Fleksibilitas Tinggi

Perusahaan Anda bisa menyesuaikan penggunaan server sesuai dengan kebutuhan saat itu. Ketika Anda memiliki jaringan internet yang kuat, menggunakan server cloud ERP bisa menjadi solusi yang tepat. Namun, Anda juga bisa menggunakan ERP on-premise untuk menangani berbagai fungsi bisnis lainnya.

● Tingkatkan Efisiensi

Jika Anda menggunakan ERP on-premise, pekerja Anda tidak dapat mengaksesnya di luar kantor. Namun ketika Anda menambahkan cloud ERP, seluruh operasional bisnis bisa diakses darimana saja dan kapan saja. Bahkan, Anda juga bisa mengaksesnya melalui jenis perangkat apapun. Selain itu, ERP hybrid dapat menyederhanakan sistem operasional. Anda bisa memilih solusi ERP apa saja yang dibutuhkan oleh perusahaan seperti CRM, manajemen pembelian, HRM, dan masih banyak lagi.

3. Kesimpulan

Dari penjelasan tentang 5 jenis software ERP cloud-based, dapat disimpulkan bahwa Anda harus menyesuaikan kebutuhan perusahaan dengan tipe cloud ERP yang tepat. Supaya, bisnis Anda bisa memaksimalkan manfaat dari penerapan software ERP. Nah, Anda bisa percayakan sistem operasi bisnis ke ScaleOcean, software ERP yang menyediakan solusi terlengkap dan spesifik untuk masing-masing industri.