Procurement merupakan sebuah proses pengadaan barang yang terjadi di perusahaan. Namun sayangnya, hal ini bisa merepotkan bagi karyawan atau pemilik perusahaan, apalagi jika barang tersebut memiliki jumlah yang banyak. Itulah mengapa, Anda sebagai pebisnis perlu menerapkan sistem ERP (enterprise resource plan). Software ini dirancang untuk mempermudah sumber daya manusia dalam melakukan pekerjaan, termasuk procurement.
Pengertian sistem ERP adalah sebuah perangkat yang mampu mengerjakan pekerjaan-pekerjaan dalam bisnis secara terintegrasi dan terpusat pada satu sistem. ERP system pun dapat menjangkau seluruh bagian perusahaan, termasuk proses procurement. Ada banyak manfaat yang bisa Anda dapatkan dari menerapkan software ERP dalam menjalankan proses pengadaan.
Penggunaan ERP pada sistem procurement mampu meningkatkan keakuratan pada berbagai data. Hal ini disebabkan oleh aplikasi ERP yang mendukung proses automasi dalam mengolah data. Tak hanya itu, berbagai pekerjaan pun dapat berjalan dengan lebih efisien dalam waktu yang lebih singkat. Berikut kami berikan daftar manfaat lainnya untuk Anda.
1. Mempermudah Proses Administrasi
Ketika Anda memutuskan untuk menggunakan sistem ERP, Anda akan memperoleh berbagai keuntungan seperti proses administrasi yang otomatis. Dengan sistem automasi ini, Anda bisa melakukan semua pekerjaan yang berkaitan dengan administrasi. Contohnya seperti tahap persetujuan, perhitungan akuntansi biaya, dan lain sebagainya dengan lebih cepat. Jadi, aplikasi ini memungkinkan perusahaan untuk melakukan pengadaan barang tanpa menunggu proses administrasi yang berbelit-belit dan memakan waktu yang lama.
Tak hanya itu, semua proses yang terjadi akan tercatat otomatis dalam software. Dengan begitu, Anda bisa mengetahui semua riwayat administrasi procurement. Anda pun dapat lebih mudah menemukan sumber masalah jika ada kekeliruan di dalam proses administrasi tersebut menggunakan sistem ERP.
2. Membantu Pemantauan
ERP pada sistem procurement juga dapat membantu Anda untuk mengecek apakah semua proses pengadaan barang sudah sesuai dengan peraturan perusahaan atau belum. Jadi, Anda bisa meminimalisir kecurangan dan kesalahan karyawan. Selain itu, Anda juga dapat memantau apakah pengadaan barang yang dilakukan melebihi anggaran dana atau tidak.
Aplikasi ini juga hadir untuk memberikan kemudahan bagi Anda dalam memperoleh laporan procurement. Bahkan laporan-laporan tersebut secara real-time, sehingga Anda mampu mengetahui kondisi perusahaan terkini tanpa menunggu waktu yang lama. Anda juga dapat mengambil keputusan mengenai pengadaan barang dengan lebih tepat dan cepat dengan memanfaatkan keunggulan ini.
Jangan khawatir bila Anda memiliki lebih dari satu gudang, karena sistem ERP dapat digunakan untuk kelola gudang di berbagai lokasi dari satu sistem yang sama. Dengan begitu, berbagai informasi mengenai stok barang di berbagai cabang dengan lebih cepat didapatkan. Sistem ini juga bisa diakses kapan saja dan di mana saja tanpa perlu mendatangi cabang tersebut terlebih dahulu.
3. Memudahkan Pembelian
Pembelian barang merupakan aspek terpenting dalam procurement. Oleh sebab itu, sistem ERP hadir untuk menjalankan aspek tersebut dengan lebih mudah dan cepat. Caranya dengan membuat permintaan barang menjadi pemesanan secara otomatis, sehingga pengguna hanya perlu melakukannya dalam satu klik saja. Dengan begitu, proses pembelian pun jadi lebih cepat dan efisien.
Sebelum membuat pemesanan barang, Anda perlu merencanakan pembelian terlebih dahulu. Hal ini diperlukan agar perusahaan tidak menghabiskan biaya hanya untuk barang yang tidak perlu. Anda pun bisa menggunakan sistem ERP untuk memperkirakan apa saja barang yang dibutuhkan oleh perusahaan secara akurat. Bahkan, Anda juga bisa menentukan kapan waktu yang tepat untuk membeli barang-barang tersebut dan mengetahui langkah yang tidak efektif dalam proses pembelian.
Di samping itu, fitur pembelian pada sistem ERP juga memiliki portal supplier. Melalui portal tersebut, karyawan bisa mengajukan permintaan pembelian barang dengan mudah. Nantinya, Anda selaku stakeholder bisa menyetujui atau menolak permintaan pembelian tersebut melalui portal yang sama tanpa perlu berganti aplikasi lagi.
Sistem ERP juga dilengkapi oleh blanket order. Dengan formulir tersebut, karyawan bisa membuat pesanan barang ke pemasok dengan harga serta jumlah yang sudah ditentukan sebelumnya. Namun, akan lebih baik lagi jika Anda memilih pemasok yang sama untuk memesan barang yang sama pula, agar memudahkan proses bisnis di perusahaan.
4. Membandingkan Pemasok
Manfaat menerapkan ERP pada sistem procurement juga mampu membantu Anda untuk meningkatkan keuntungan bagi perusahaan. Jadi, aplikasi ini mampu memperlihatkan kepada Anda mengenai berbagai penawaran yang dilakukan oleh pemasok. Dengan melihat penawaran-penawaran tersebut, Anda bisa membandingkan harga dan kualitas yang terbaik bagi perusahaan Anda.
Tak hanya meningkatkan keuntungan saja, sistem ERP juga bisa memangkas anggaran biaya dengan cukup signifikan. Dengan demikian, anggaran bisa dialokasikan ke keperluan atau pembelian barang lainnya. Fitur ini pun akan semakin optimal dengan adanya software akuntansi yang akan dijelaskan lebih detail di bawah ini.
5. Dapat Dihubungkan dengan Aplikasi Lain
Anda bisa menghubungkan sistem ERP untuk procurement dengan aplikasi-aplikasi lain seperti software akuntansi. Dengan demikian, Anda bisa membuat perencanaan anggaran pembelian secara otomatis. Anda pun bisa meminimalisir kekeliruan dalam perencanaan anggaran ini karena aplikasi ERP bisa membantu Anda untuk membuatnya dengan lebih akurat.
Selain aplikasi akuntansi, perangkat ERP untuk procurement juga bisa dihubungkan dengan aplikasi dokumen. Dengan begitu, Anda bisa mengelola berbagai dokumen yang berkaitan dengan proses pengadaan secara mudah. Anda pun bisa membuat perjanjian kontrak di mana saja dan kapan saja selama Anda terhubung dengan sistem ERP.
6. Meningkatkan Produktivitas
Perangkat ERP pada sistem procurement mudah untuk dioperasikan, sehingga dapat meringankan beban kerja karyawan. ERP yang bekerja secara otomatis dapat membantu karyawan perusahaan dalam mengolah data tanpa membutuhkan waktu yang lama. Jadi, mereka pun bisa segera menyelesaikan pekerjaan lainnya. Proses bisnis pun dapat berjalan dengan lebih cepat.
Perangkat ERP juga bisa digunakan oleh berbagai divisi. Hal ini dapat meningkatkan kerjasama dan komunikasi antar karyawan meskipun mereka berasal dari bagian yang berbeda. Dengan begitu, waktu yang dibutuhkan untuk bertukar informasi pun menjadi lebih singkat. Selain itu, kesenjangan antar divisi juga bisa diminimalisir, sehingga suasana di perusahaan pun dapat menjadi lebih nyaman.
7. Kesimpulan
Itulah berbagai alasan di balik pentingnya sistem ERP untuk procurement. Anda pun bisa memperoleh berbagai kemudahan di atas bila menggunakan perangkat ERP yang tepat. Selain itu, Anda pun perlu untuk memilih provider yang tepat pula. Yuk percayakan seluruh proses pengadaan Anda ke ScaleOcean.
ScaleOcean menghadirkan aplikasi procurement berbasis ERP terbaik di Indonesia. Hal ini dibuktikan oleh banyaknya perusahaan ternama yang telah memilih ScaleOcean untuk membantu operasional mereka. Lancarkan proses pembelian di bisnis Anda dan dapatkan keuntungan yang lebih besar bersama ScaleOcean.
