Dalam era digital saat ini, e procurement telah menjadi alat yang penting bagi organisasi untuk mengoptimalkan dan mengotomasi proses pengadaan. Pengadaan berbasis elektronik ini melakukan proses membeli barang atau jasa melalui platform online. Implementasinya tidak hanya mempercepat proses pengadaan, tetapi juga meningkatkan transparansi, mengurangi kesalahan, dan memungkinkan pemantauan yang lebih baik atas belanja pengadaan.
Dengan banyaknya solusi yang tersedia di pasar, memilih yang terbaik untuk kebutuhan bisnis Anda menjadi tugas yang perlu dipikir dengan bijak. Dalam artikel ini, akan dibahas lima contoh e procurement terbaik dan juga tips tentang bagaimana memilih platform yang paling sesuai dengan kebutuhan dan tujuan bisnis.
1. Software E Procurement ScaleOcean
Software e procurement ScaleOcean dapat membantu Anda dalam meningkatkan efektivitas proses pengadaan. Dengan otomatisasi alur pembelian, maka Anda dengan mudah dapat melakukan pemantauan secara real-time. Mulai dari proses administrasi seperti perhitungan biaya, tahap persetujuan, hingga monitoring tenggat waktu.
Tidak hanya itu, pengelolaan proses pengadaan juga bisa dilakukan secara fleksibel, kapanpun dan di mana saja. Sistem ini juga dilengkapi dengan enam fitur utama yang memaksimalkan manfaat penggunaannya. Fitur-fitur tersebut yaitu:
Order otomatis: Berfungsi untuk meningkatkan efisiensi proses pembelian dengan otomatisasi tahap permintaan barang menjadi pemesanan dalam satu klik.
Pengajuan pembelian: Anda dapat mengajukan permintaan pembelian melalui vendor management. Pihak yang dituju dapat menyetujui atau menolak permintaan tersebut.
Blanket order: Buat perjanjian pemesanan barang dengan harga dan jumlah yang sudah ditentukan ke supplier. Dengan ini, Anda bisa melakukan pembelian ke supplier yang sama dalam jangka panjang.
Manajemen approval: Digitalisasikan proses persetujuan pembelian di bisnis Anda. Analisis apakah sesuai dengan standarisasi perusahaan, lalu setujui atau tolak permintaan tersebut dengan sekali klik saja.
Portal supplier: Melalui fitur ini, Anda bisa melihat dan membandingkan penawaran dari masing-masing pemasok untuk menentukan supplier mana yang paling tepat bagi perusahaan.
Smart reporting: Analisis seluruh informasi procurement dengan mudah dan buat pelaporan dari seluruh aspek pengadaan secara otomatis dan real-time. Ambil keputusan terbaik berdasarkan laporan tersebut.
Bahkan, Anda bisa meningkatkan efisiensi alur kerja perusahaan dengan mengintegrasikan sistem ini ke berbagai solusi lain dari ScaleOcean. Misalnya, integrasi dengan sistem inventaris akan memudahkan pemantauan jumlah stok barang secara akurat di seluruh cabang gudang yang dimiliki.
Bisa juga integrasikan dengan software akuntansi untuk mengotomatisasi perkiraan anggaran pembelian dan menghitung pendapatan perusahaan. Tidak hanya itu, aplikasi dokumen digital juga bisa Anda manfaatkan untuk memaksimalkan fleksibilitas dalam pembuatan perjanjian untuk melakukan negosiasi kontrak dan harga.
2. Procurify
Software satu ini memiliki keunggulan dalam kemudahan penggunaannya. Anda dapat mengelola seluruh proses pembelian dan pengadaan barang dengan alur yang sederhana. Sehingga tidak menyulitkan karyawan untuk mempelajari sistem. Anda juga bisa membandingkan harga barang dari berbagai vendor melalui sistem ini. Dilengkapi dengan fitur pemantauan anggaran, Procurify juga bisa membantu Anda untuk memberikan laporan rutin kondisi keuangan perusahaan.
3. Coupa
Software procurement berbasis cloud ini dilengkapi dengan fitur-fitur manajemen pengadaan, pembelian, pengeluaran, dan analisis laporan keuangan. Selain kelengkapan fiturnya, Anda juga dimudahkan dengan jenis aplikasinya yang bisa diakses dengan mobile. Sehingga Anda bisa memantau proses pengadaan dari mana saja.
4. SAP Ariba
Selanjutnya SAP Ariba sebagai platform e procurement memiliki keunggulan dalam mengotomatisasi proses pengadaan dari awal seleksi supplier hingga proses pembayaran. Fitur yang dimiliki di antaranya adalah manajemen kontrak, manajemen anggaran, dan integrasi dengan sistem akuntansi. Dengan kelebihannya tersebut, Anda bisa meningkatkan efisiensi proses pengadaan dan mengalokasikan waktu lainnya untuk proses bisnis yang lebih strategis.
5. Oracle Procurement Cloud
Software satu ini telah dipercaya oleh perusahaan-perusahaan karena kemampuannya untuk diintegrasikan dengan sistem lainnya. Sehingga proses pengadaan dapat diefisienkan secara maksimal. Tidak hanya itu, Anda juga bisa mengidentifikasi pola dan tren pembelian dengan melihat hasil analisa yang disertakan. Tampilan yang menarik dan ringkas, memudahkan Anda untuk melakukan pengambilan keputusan dalam waktu yang singkat.
6. Tips Memilih E Procurement
Setelah dijelaskan di atas beberapa contoh e procurement terbaik, saatnya Anda untuk memilih sesuai kebutuhan. Sebelum itu, ada baiknya untuk memperhatikan beberapa hal berikut agar software yang dipilih tepat guna dan memberikan manfaat maksimal.
a. Perhatikan Reputasi Vendor
Memilih vendor yang tepat membantu Anda mendapatkan software yang berkualitas. Untuk mengevaluasi reputasi, Anda bisa melihat ulasan dan testimoni dari pengguna lain serta referensi yang diberikan vendor. Jangan ragu untuk menghubungi beberapa referensi tersebut dan menanyakan pengalamannya bekerja dengan vendor.
Selain itu, carilah informasi tentang latar belakang vendor. Misalnya berapa lama telah beroperasi, siapa saja perusahaan yang sudah menggunakan jasanya, dan bagaimana track record dalam menangani masalah atau tantangan. Sebuah reputasi yang baik seringkali menjadi indikator bahwa vendor dapat dipercaya dan mampu memenuhi kebutuhan perusahaan Anda.
b. Kemampuan Kustomisasi
Setiap perusahaan memiliki kebutuhan dan proses bisnis yang berbeda. Oleh karena itu, solusi yang dipilih harus mampu disesuaikan agar sesuai dengan kebutuhan spesifik tersebut. Anda harus mengevaluasi contoh e procurement yang ada. Seperti apakah memungkinkan perubahan pada interface pengguna, alur kerja, atau fitur-fitur sudah sesuai dengan preferensi dan kebutuhan bisnis.
Selain itu, cek juga apakah platform tersebut memungkinkan penambahan fitur-fitur e purchasing baru di masa depan jika dibutuhkan. Vendor yang menawarkan tingkat kustomisasi tinggi biasanya lebih disukai, karena dapat membantu memastikan bahwa sistem yang digunakan dapat berkembang dan beradaptasi seiring dengan perubahan dalam bisnis.
c. Harga yang Diberikan
Biaya yang terlibat dalam penggunaan aplikasi ini tidak hanya melibatkan biaya awal pembelian atau pengaturan, tetapi juga dapat mencakup biaya berkelanjutan seperti biaya lisensi, biaya pemeliharaan, biaya pelatihan, dan biaya untuk penambahan fitur atau layanan. Oleh karena itu, sangat penting untuk meminta rincian lengkap tentang struktur biaya dari vendor.
Selain itu, memahami model biaya total yang mencakup semua biaya langsung dan tidak langsung juga akan membantu dalam membuat perbandingan antara berbagai opsi. Pastikan untuk mempertimbangkan nilai jangka panjang yang ditawarkan oleh solusi tersebut, bukan hanya biaya awalnya saja. Pilihan yang paling murah di depan mungkin tidak selalu menjadi opsi yang paling ekonomis di jangka panjang.
d. Dukungan dan Layanan
Ketika menghadapi masalah atau hambatan, Anda perlu mengetahui bahwa ada tim dukungan yang siap dan mampu untuk membantu. Oleh karena itu, periksa apakah vendor menawarkan dukungan teknis yang cepat dan efisien, serta bagaimana cara menghubunginya. Misalnya, melalui telepon, email, atau live chat.
Selain itu, pertimbangkan apakah vendor menawarkan pelatihan dan sumber daya pendidikan lainnya untuk membantu tim Anda memahami penggunaan platform dengan efektif. Ini bisa berupa manual pengguna, video tutorial, webinar, atau sesi pelatihan langsung. Jangan ragu untuk meminta informasi tentang waktu respons dan kebijakan dukungan sebelum membuat keputusan.
e. Demo dan Percobaan
Demo dan percobaan memungkinkan Anda untuk melihat bagaimana sistem e procurement tersebut bekerja. Anda dapat mengevaluasi fitur-fitur utama, dan kemudahan penggunaan sistem. Selama periode demo atau percobaan, cobalah untuk melibatkan berbagai pihak di perusahaan untuk mendapatkan feedback dari berbagai perspektif.
Jangan ragu untuk mencoba dalam kondisi bervariasi untuk memastikan bagaimana sistem tersebut menangani situasi tersebut. Pastikan juga bahwa Anda memanfaatkan layanan dukungan vendor selama periode percobaan untuk melihat responsivitas dan efektivitasnya. Dengan demikian, Anda akan mendapatkan gambaran yang lebih baik tentang apakah sistem tersebut cocok dengan kebutuhan perusahaan.
7. Kesimpulan
Pemilihan e procurement yang tepat adalah kunci keberhasilan dalam digitalisasi proses pengadaan di perusahaan. Telah dibahas lima contoh e procurement terbaik di pasar saat ini, dengan kelebihan dan fitur masing-masing. Dijelaskan pula beberapa tips yang bisa digunakan untuk memastikan pilihan Anda paling memberikan manfaat dengan optimal.
Tanpa diragukan lagi, Software E Procurement ScaleOcean adalah pilihan terbaik yang bisa mengoptimalkan seluruh proses pengadaan barang di perusahaan Anda. Dengan fitur paling lengkap, dan fleksibilitasnya dalam mengikuti pertumbuhan bisnis, produk kami akan membantu Anda mencapai efektivitas alur pengadaan secara maksimal. Tunggu apalagi, segera hubungi kami dan otomatisasikan proses pengadaan Anda sekarang juga!
