Bagi bisnis logistik, pemahaman mendalam tentang pembuatan dan fungsi shipping instruction (SI) diperlukan untuk memastikan proses pengiriman barang berjalan efisien. Dokumen ini harus dibuat dengan hati-hati untuk menjamin semua pihak yang terlibat, dari pengirim hingga penerima, memiliki informasi lengkap dan terperinci terkait isi, jadwal, dan persyaratan pengiriman.
Dari penjelasan tersebut bisa dikatakan, dokumen SI tidak hanya memperlancar koordinasi antara berbagai pihak, tetapi juga bertujuan untuk meminimalisir risiko kerusakan barang selama proses pengiriman. Dalam artikel ini akan kita ulas bersama cara membuat shipping instruction yang tepat dan terstruktur.
1. Fungsi Shipping Instruction
Shipping instruction adalah dokumen penting bagi bisnis logistik karena berfungsi sebagai panduan 3PL logistik untuk membuat bill of lading serta untuk memastikan efisiensi dan keamanan selama pengiriman barang. Berikut penjelasan lebih detail dari fungsi dokumen tersebut.
a. Menyediakan Informasi Detail Pengiriman
Shipping instruction menyediakan semua informasi terkait dengan detail pengiriman barang. Mulai dari jenis barang yang dikirim, jumlahnya, tujuan pengiriman, dan spesifikasi pengemasan yang diperlukan. Informasi ini diperlukan oleh eksportir, importir, dan perusahaan pengangkutan untuk punya pemahaman yang tepat terkait apa yang ditangani. Melalui dokumen ini, semua pihak dapat memastikan bahwa barang dikirim dengan benar sesuai dengan peraturan perdagangan dan keamanan yang berlaku.
b. Mendukung Penjadwalan & Perencanaan Logistik
Fungsi shipping instruction lainnya adalah mendukung penjadwalan dan perencanaan proses pengiriman barang. Dengan adanya informasi yang jelas terutama pada waktu pengiriman dan rute yang akan dilalui, pihak 3PL dapat menyusun rencana transportasi yang lebih akurat dan efisien. Jadi, Anda bisa meminimalisir adanya keterlambatan pengiriman di pelabuhan atau terminal.
c. Memudahkan Koordinasi antar Pihak
Shipping instruction juga berfungsi sebagai instrumen komunikasi yang efektif antar berbagai pihak dalam bisnis logistik. Dokumen ini memuat instruksi, mulai dari menyiapkan barang, syarat pengangkutan, hingga penjelasan siapa yang menerima di tujuan. Koordinasi yang baik antar pihak ini sangat penting untuk memastikan proses pengiriman berjalan lancar tanpa adanya hambatan, yang bisa mengakibatkan kerugian finansial atau penundaan pengiriman.
d. Meminimalisir Risiko Kerusakan Barang
Fungsi shipping instruction lainnya adalah membantu meminimalisir risiko kerusakan barang selama proses pengiriman. Biasanya dokumen ini juga memuat instruksi khusus yang berkaitan dengan cara penanganan dan penyimpanan barang yang sensitif atau mudah rusak. Dengan mengikuti instruksi ini, pihak 3PL logistik dan pekerja di lapangan dapat mengambil langkah pencegahan untuk melindungi barang dari kerusakan akibat benturan, kelembaban, atau faktor risiko lainnya selama proses transit.
2. Cara Membuat Shipping Instruction
Menyadari fungsinya yang cukup penting, maka Anda harus tahu cara membuat shipping instruction secara lengkap dan terstruktur. Tujuannya supaya bisnis logistik bisa menghindari berbagai kesalahan yang mengakibatkan kerugian atau keterlambatan. Berikut langkah-langkah sistematis yang bisa Anda ikuti.
a. Kumpulkan Informasi Dasar Pengiriman
Langkah pertama adalah mengumpulkan semua informasi dasar yang berkaitan dengan pengiriman. Informasi ini meliputi nama pengirim dan penerima, alamat lengkap kedua pihak, tanggal pengiriman, serta rute yang akan ditempuh. Selain itu, perlu juga mencatat informasi kontak dari semua pihak yang terlibat, seperti nomor telepon atau email. Informasi ini selanjutnya akan menjadi dasar dalam penyusunan dokumen SI.
b. Tuliskan Detail Barang
Setelah informasi dasar terkumpul, langkah berikutnya adalah menuliskan detail barang yang akan dikirim. Termasuk jenis barang, jumlah, berat, dan dimensinya. Penting juga untuk mencatat informasi terkait bahan dari barang yang dikirim jika ini dibutuhkan dalam regulasi pengiriman internasional atau jika ada persyaratan khusus untuk penanganannya. Detail seperti ini membantu bisnis logistik dan pihak consignee untuk mempersiapkan segala kebutuhan yang diperlukan, baik dari aspek penanganan maupun penyimpanan.
c. Sertakan Syarat & Ketentuan Pengiriman
Cara membuat shipping instruction yang baik juga dengan mempertimbangkan syarat dan ketentuan pengiriman. Syarat ini bisa mencakup metode pengiriman, asuransi barang, dan protokol penting lainnya jika terjadi kerusakan atau kehilangan. Tujuan ditambahkannya informasi ini untuk melindungi hak dan kewajiban kedua pihak dan meminimalisir risiko yang mungkin terjadi selama barang berada dalam proses pengiriman.
d. Tinjau Ulang Dokumen
Sebelum dokumen ini difinalisasi, penting untuk meninjau ulang isi seluruh dokumen. Langkah ini diperlukan untuk memastikan semua informasi yang dicantumkan sudah akurat dan lengkap. Kesalahan kecil saja dalam dokumen ini bisa berakibat pada kesalahan pengiriman atau bahkan masalah hukum yang tidak diinginkan. Proses review biasanya juga melibatkan beberapa pihak, termasuk tim logistik, hukum, dan keuangan.
e. Pengesahan Dokumen
Cara membuat shipping instruction yang terakhir adalah pengesahan dokumen. Tanda tangan dan cap resmi perusahaan menjadi bukti validitas dokumen yang telah disetujui bersama. Setelah disahkan, dokumen ini siap dikirimkan kepada pihak penerima dan freight forwarder sebagai bukti sah perjanjian pengiriman.
3. Dampak dari Kesalahan Shipping Instruction
Kesalahan dalam dokumen shipping instruction dapat berdampak negatif bagi bisnis logistik, terutama dalam proses ekspor impor. Kesalahan seperti informasi alamat yang tidak akurat, jumlah atau spesifikasi barang yang tidak sesuai, dan syarat pengiriman yang kurang jelas akan mempersulit proses pengiriman. Mulai dari salah alamat hingga pengiriman barang yang tidak sesuai pesanan. Situasi seperti ini tidak hanya memperlambat proses logistik tetapi juga mengakibatkan biaya pengiriman yang membengkak karena perlu melakukan retur atau pengiriman ulang barang.
Dampak lebih luas adalah terjadi penundaan di bea cukai. Ketika dokumen tidak sesuai dengan fisik barang yang dikirim, tentu akan memicu inspeksi tambahan dari staff bea cukai. Inspeksi ini tidak hanya memakan waktu tetapi juga menyebabkan penahanan barang. Nah, penahanan ini bisa berlangsung selama beberapa hari hingga minggu, tergantung pada kebijakan lokal. Selama periode ini, perusahaan bisa jadi mengalami kerugian karena kehilangan peluang bisnis dan rusaknya reputasi karena keterlambatan pengiriman.
Adanya kesalahan dalam cara membuat shipping instruction juga dapat menimbulkan konflik antara pihak-pihak yang terlibat, sehingga secara langsung juga mempengaruhi negosiasi kontrak di masa depan. Hal ini juga berpotensi menimbulkan klaim asuransi pengiriman yang berlebihan dan tuntutan hukum yang tidak hanya merugikan secara finansial tetapi juga merusak reputasi perusahaan di pasar global.
4. Kesimpulan
Shipping instruction adalah dokumen bagi bisnis logistik yang memastikan pengiriman barang berjalan dengan lancar dan efisien karena berisi panduan rinci dari informasi barang, penjadwalan, hingga pihak yang terlibat. Oleh karena itu, mengetahui cara membuat shipping instruction yang tepat dan terstruktur adalah kebutuhan mutlak bagi perusahaan.
Kesalahan dalam pembuatan dokumen ini dapat mengakibatkan penundaan pengiriman hingga kerugian finansial karena proses retur atau pengiriman ulang. Oleh karena itu, sangat penting untuk mengumpulkan informasi dengan cermat, menuliskan detail secara akurat, dan mengesahkan dokumen secara formal sebelum disebarkan ke pihak yang berkepentingan.
