Dalam proses pengiriman barang, terutama di bisnis logistik dan distribusi, diperlukan dokumentasi yang jelas agar ada transparansi baik bagi pihak penerima atau pengirim. Surat jalan barang adalah salah satu dokumen penting yang bisa Anda manfaatkan untuk tujuan tersebut. Tidak hanya terbatas pada pencatatan dan pelacakan barang, surat ini membantu dalam verifikasi dan manajemen inventaris saat barang diterima.
Dokumen ini memastikan semua pihak yang terlibat dalam proses pengiriman memiliki informasi yang jelas dan akurat mengenai barang yang dikirim, kondisi barang, serta tujuan pengirimannya. Jadi, risiko kesalahan pengiriman bisa diminimalisir. Lalu bagaimana format surat jalan barang yang benar? Simak contohnya di bawah ini!
1. Apa Fungsi Surat Jalan Barang?
Surat jalan barang adalah dokumen dalam bisnis logistik yang digunakan untuk memudahkan proses pengiriman dan distribusi barang. Dokumen ini memastikan bahwa barang yang dikirim tercatat secara akurat dan sampai ke tujuan yang dimaksud. Surat ini juga menjadi bukti fisik adanya pengiriman. Jadi, ketika barang sampai, penerima atau pihak 3PL logistik lebih mudah memverifikasi jumlah serta kondisi barang. Selain itu, juga mempermudah proses pemeriksaan dan pengelolaan inventaris di gudang penerima.
Perhatikan skenario pengiriman barang dari sebuah pabrik ke beberapa distributor, untuk tahu lebih lanjut fungsi surat jalan. Misalnya, sebuah pabrik kosmetik mengirimkan beberapa jenis produknya ke berbagai toko ritel. Surat jalan yang disertakan dalam setiap pengiriman mencantumkan detail jumlah setiap jenis kosmetik, deskripsi produk, dan informasi pengiriman. Dokumen ini digunakan oleh sopir pengiriman dan staf toko ritel untuk memverifikasi dan mencocokkan barang yang diterima dengan pesanan yang dibuat.
2. Alur Penggunaan Surat Jalan Barang
Alur penggunaan surat perintah muat dimulai dari tahap pengemasan dan penyusunan barang di gudang pengirim. Setelah pesanan disiapkan, staff gudang atau logistik mengisi surat dengan menulis detail setiap item yang akan dikirim. Ini meliputi deskripsi barang, jumlahnya, dan, jika diperlukan, kode barang untuk memudahkan pelacakan. Selain itu, juga dilengkapi dengan data pengirim dan penerima, termasuk alamat lengkap dan kontak yang bisa dihubungi. Surat ini harus disiapkan dengan teliti agar dapat dipastikan informasi di dalamnya akurat dan lengkap.
Setelah surat perintah muat diisi, dokumen ini kemudian diserahkan ke pihak yang bertanggung jawab dengan pengiriman, misalnya sopir atau mitra bisnis logistik lainnya. Sopir atau kurir menggunakan surat jalan sebagai checklist selama bongkar muat barang, serta untuk keperluan verifikasi setiap item apakah sudah sesuai dengan daftar yang tertera. Dengan ini, bisa dipastikan tidak ada barang yang tertinggal atau bahkan salah angkut.
Ketika barang tiba di lokasi tujuan, surat jalan diperiksa oleh penerima. Staf terkait akan menggunakan surat ini untuk mencocokkan setiap item dengan pesanan. Selain itu, juga diperlukan untuk memudahkan pengaturan dan penyimpanan barang-barang baru di gudang, karena mereka sudah memiliki referensi lengkap barang apa saja yang harus diterima dan harus disimpan di bagian yang mana.
Pada akhir proses, surat perintah muat biasanya ditandatangani oleh penerima sebagai bukti barang telah diterima sesuai detail yang tercatat. Tanda tangan ini bersifat legal dan bisa dijadikan bukti jika nantinya terjadi perselisihan atau klaim asuransi pengiriman. Setelah ditandatangani, surat jalan dikembalikan ke pengirim sebagai bukti pengiriman telah berhasil dilaksanakan. Dokumen ini kemudian disimpan oleh kedua pihak untuk mendukung proses audit, pelacakan, dan referensi di periode pengiriman berikutnya.
3. Format Surat Jalan Barang
Dengan fungsinya yang cukup krusial dalam proses pengiriman barang, maka penting untuk memastikan format surat jalan barang ditulis dengan cara terstruktur dan memuat informasi selengkap mungkin. Beberapa komponen penting yang harus diperhatikan adalah:
a. Nomor Surat Jalan
Nomor surat jalan adalah kode unik untuk identifikasi setiap pengiriman. Nomor ini diperlukan karena memudahkan dan mempercepat proses pelacakan dan referensi ke dokumentasi terkait lainnya. Dengan nomor surat jalan, perusahaan dapat dengan mudah menelusuri riwayat pengiriman, menangani klaim asuransi, dan melakukan audit internal.
b. Tanggal Pengiriman
Tanggal pengiriman berisi informasi kapan barang fisik dikirim dari gudang pengirim. Dengan mengetahui informasi tersebut, pihak penerima dapat mengatur jadwal loading barang dan memastikan tenaga kerja serta gudang yang diperlukan sudah siap dan mencukupi. Tanggal ini juga membantu kedua pihak dalam menilai kinerja layanan logistik dan memastikan bahwa barang dikirim sesuai dengan rencana waktu yang telah ditetapkan.
c. Informasi Pengirim dan Penerima
Informasi pengirim dan penerima termasuk nama, alamat, dan detail kontak lainnya harus tercatat dengan jelas. Ini tidak hanya diperlukan untuk memastikan barang dikirim ke lokasi yang benar, tetapi juga mendukung adanya komunikasi yang cepat dan jelas antara pengirim dan penerima jika terjadi masalah selama proses pengiriman.
d. Detail Informasi Barang
Format surat jalan harus memuat komponen ini, yang mencakup daftar lengkap semua item yang dikirim, termasuk deskripsi, jumlah, dan kode barang. Informasi ini digunakan oleh penerima untuk memverifikasi bahwa semua barang telah diterima sesuai dengan kondisi yang baik. Detail ini juga penting untuk manajemen inventaris dan membantu dalam proses audit.
e. Instruksi Khusus
Instruksi khusus dalam format surat jalan barang mencakup panduan penanganan barang, kondisi khusus pengiriman, atau informasi lain yang perlu diperhatikan oleh freight forwarder atau penerima. Misalnya, barang obat-obatan harus disimpan dalam suhu tertentu agar tetap baik atau barang pecah-belah harus dimuat dan diangkut secara hati-hati. Dengan adanya instruksi ini, juga membantu mengurangi risiko kerusakan barang, serta memastikan keamanan dan kepuasan penerima.
f. Tanda Tangan
Biasanya, surat jalan harus ditandatangani oleh pihak pengirim saat barang dikirim dan oleh penerima saat barang tiba. Tanda tangan berfungsi sebagai bukti resmi bahwa barang telah diserahkan dan diterima sesuai dengan kondisi yang disepakati, serta menjadi dasar yang kuat untuk keperluan hukum jika terjadi perselisihan.
4. Contoh Surat Jalan Barang
Misalkan PT Maju Jaya adalah sebuah perusahaan manufaktur yang memproduksi alat-alat elektronik. Perusahaan ini menerima pesanan dari Toko Elektronik Sejahtera yang berlokasi di Bandung. Pesanan tersebut meliputi 50 unit kipas angin dan 30 unit blender. Kipas angin dan blender tersebut harus dikirim dari gudang pusat PT Maju Jaya yang berada di Jakarta menuju ke Toko Elektronik Sejahtera di Bandung. Dari skenario tersebut, dibuatlah surat perintah muat seperti berikut ini.
Dari contoh ini, bisa dilihat bahwa format surat jalan akan mencakup detail seperti daftar barang yang dikirim, informasi pengirim dan penerima, serta tanda tangan kedua pihak yang menjadi bukti bahwa transaksi telah dilakukan sesuai dengan ketentuan dan kesepakatan yang ada. Surat perintah muat ini menjadi dokumen penting bisnis logistik yang membantu kedua pihak untuk memastikan aktivitas logistik berjalan lancar serta semua barang dikirim dan diterima dengan benar.
5. Kesimpulan
Surat jalan barang punya fungsi penting dalam bisnis logistik terutama selama proses pengiriman dan distribusi. Dokumen ini diperlukan untuk memastikan seluruh barang yang dikirim tercatat dengan akurat dan tiba di tujuan yang sesuai. Selain itu, surat ini juga mempermudah pemeriksaan dan pengelolaan inventaris di gudang penerima. Oleh karena itu, format surat jalan barang perlu diperhatikan agar informasi yang dicantumkan dapat dipertanggungjawabkan.
Dalam praktiknya, alur penggunaan surat perintah muat dimulai dari tahap pengemasan dan penyusunan barang di gudang pengirim. Setelah barang disiapkan dan surat jalan diisi dengan informasi yang lengkap, dokumen ini kemudian diserahkan ke pihak yang bertanggung jawab untuk pengiriman. Saat barang tiba di tujuan, surat kemudian digunakan untuk memverifikasi dan mengatur barang sesuai pesanan. Penandatanganan surat jalan oleh penerima juga menjadi bukti legal bahwa barang telah diterima sesuai dengan yang diharapkan.
