Dalam perdagangan internasional, 3PL memiliki tanggung jawab yang besar untuk memastikan kelancaran ekspor dan impor barang. Namun, untuk mencapai kesuksesan tersebut, terdapat sejumlah tantangan yang perlu dihadapi agar operasional tetap efektif dan memuaskan klien. Dari kompleksitas dokumen hingga memastikan kepatuhan peraturan bea cukai yang ketat, setiap aspek dari proses ekspor impor membawa risiko tersendiri. Oleh karena itu, penting bagi 3PL untuk mengadopsi solusi yang cerdas dan terintegrasi untuk mengatasi tantangan ini.
Penggunaan freight forwarding software ScaleOcean adalah langkah cerdas bagi 3PL untuk mendukung pengelolaan impor dan ekspor yang lebih efisien dan efektif. Dilengkapi fitur-fitur yang canggih, sistem ini memastikan setiap aktivitas ekspor impor berjalan lancar. Dalam pembahasan berikut, akan dijelaskan secara detail bagaimana penggunaan software ScaleOcean dapat menjadi solusi yang tepat dalam mengatasi tantangan-tantangan ekspor impor.
1. Tantangan 3PL dalam Ekspor dan Impor
Bagi pihak 3PL, proses pengelolaan impor dan ekspor menuntut pemahaman dan kemampuan adaptasi terhadap berbagai tantangan selama kegiatan ini berlangsung. Tidak hanya fokus pada logistik fisik barang dari satu titik ke titik lain saja, tetapi juga mampu mengelola dokumen, dan mengatasi fluktuasi biaya yang cukup dinamis. Berikut beberapa tantangan-tantangan umum yang dihadapi 3PL dalam mengelola kegiatan ekspor dan impor.
a. Kompleksitas Dokumen
Dalam kegiatan ekspor dan impor, penyedia jasa logistik atau 3PL harus mengurus berbagai jenis dokumen yang dibutuhkan. Misalnya air waybill untuk pengiriman udara, bill of lading untuk pengiriman laut, atau commercial invoice dan packing list yang merupakan dokumen dasar untuk semua jenis pengiriman. Dokumen-dokumen tersebut punya ketentuan sendiri yang harus dipenuhi. Kesalahan kecil dalam pengisian dokumen akan berdampak besar pada pengiriman. Mulai dari adanya penundaan, biaya tambahan, atau bahkan penolakan barang di pelabuhan atau bandara tujuan.
Terlebih setiap negara punya peraturan yang berbeda, sehingga menambah kompleksitas pengelolaan dokumen. Seperti persyaratan untuk etiket produk, standar kemasan, atau sertifikasi khusus untuk barang tertentu pasti berbeda antar negara. Oleh karena itu, pihak 3PL harus selalu update dengan peraturan impor dan ekspor yang sering berubah-ubah ini. Mengingat volume transaksi yang besar dan beragamnya jenis barang yang dikirim, sebaiknya 3PL menggunakan teknologi yang mendukung manajemen dokumen secara efisien.
b. Fluktuasi Biaya Pengiriman
Biaya pengiriman bisa berubah-ubah karena berbagai faktor. Mulai dari perubahan harga bahan bakar, tarif pelayaran atau penerbangan, biaya tenaga kerja, dan biaya terminal. Perubahan ini tentunya akan mempengaruhi perencanaan biaya bagi pihak 3PL, terutama dalam menetapkan harga jasa yang kompetitif tapi juga tetap menguntungkan. Dengan kondisi tersebut, Anda harus secara berkala memantau pasar untuk mengantisipasi perubahan dan menyesuaikan strategi sesuai dengan kondisi terbaru.
Untuk mengatasi tantangan ini, banyak 3PL yang mengadopsi strategi hedging biaya atau membuat kontrak jangka panjang dengan vendor layanan pengiriman untuk mengamankan tarif yang lebih stabil. Namun, sayangnya pendekatan ini juga memiliki risiko sendiri, termasuk adanya kondisi terkunci dalam tarif yang tidak kompetitif jika suatu saat pasar berubah dan lebih menguntungkan.
c. Pemilihan Vendor Logistik
Memilih vendor yang salah dapat mengakibatkan berbagai masalah dalam kegiatan ekspor dan impor. Mulai dari keterlambatan pengiriman, kerusakan barang, masalah kepabeanan, hingga kerugian finansial. Selain itu, reputasi 3PL sangat bergantung pada kinerja vendor, sehingga pemilihannya menjadi proses yang perlu pertimbangan yang sangat hati-hati dan analisis yang mendalam.
Dalam proses pemilihan ini, 3PL harus mempertimbangkan berbagai faktor termasuk cakupan geografis vendor, keahliannya mengelola jenis barang logistik bahkan yang khusus dan berisiko rusak, dan bagaimana reputasinya selama ini. Mengingat kompleksitas tersebut, 3PL seringkali mengandalkan jaringan yang dimiliki, referensi dari industri, dan melakukan audit secara teratur terhadap vendor untuk memastikan mereka memenuhi standar kualitas.
d. Peraturan Bea Cukai yang Ketat
Regulasi ini meliputi tarif dan pajak, pembatasan impor dan ekspor, serta persyaratan dokumen yang harus dipenuhi untuk custom clearance agar barang dapat masuk atau keluar dari suatu negara. Oleh karena itu, 3PL harus berinvestasi ke sumber daya yang signifikan untuk pelatihan tim mereka dan pengembangan sistem manajemen yang dapat mengelola dan memperbarui persyaratan regulasi secara efisien.
2. ScaleOcean Permudah 3PL Kelola Ekspor Impor
Masalah-masalah yang dihadapi di atas bisa ditangani dengan mengimplementasikan freight forwarding software. ScaleOcean, sebagai salah satu sistem logistik terdepan, menawarkan berbagai fitur yang dirancang untuk membantu 3PL dalam mengelola kegiatan ekspor dan impor. Apa saja fitur-fitur tersebut? Yuk, simak di pembahasan berikut.
a. Document Management
ScaleOcean menyederhanakan proses manajemen dokumen dalam kegiatan ekspor dan impor melalui fitur document management. Dengan ini, 3PL bisa menyimpan, mengelola, dan mengakses semua dokumen dalam satu platform terpusat. Misalnya untuk kebutuhan ekspor barang elektronik dari Indonesia ke Australia, Anda perlu dokumen seperti faktur, sertifikat asal, cargo manifest, dan mungkin lisensi ekspor khusus sesuai dengan regulasi kedua negara. Tidak harus membuat dengan cara manual, ScaleOcean akan membantu pihak 3PL mengotomatisasi pembuatan dokumen-dokumen ini berdasarkan data yang telah diinput.
Proses manajemen dokumen ini tidak hanya dilakukan di awal, tapi juga selama proses impor dan ekspor berlangsung. Bisa jadi saat barang transit di pelabuhan tertentu, diperlukan sejumlah dokumen tambahan. Nah, di sini ScaleOcean freight forwarding software dengan mudah mengakomodasi kebutuhan dokumen sesuai syarat dan ketentuan yang berlaku di wilayah transit tersebut.
b. Carrier & Freight Booking
Fitur carrier and freight yang ditawarkan oleh freight forwarding software ScaleOcean memudahkan 3PL menemukan dan membandingkan penawaran dari berbagai vendor layanan logistik. Anda bisa secara cepat melakukan pemesanan pengiriman, mengelola jadwal, dan menegosiasikan biayanya agar menguntungkan kedua pihak, hanya dalam hitungan detik. Langkah ini tidak hanya mempercepat proses pencarian dan pemesanan pengiriman tetapi juga membantu mengoptimalkan biaya pengiriman dengan memilih opsi yang paling ekonomis dan efisien berdasarkan kebutuhan.
c. Shipment Tracking
Dengan adanya fitur ini, 3PL dapat menawarkan kepada klien kemampuan untuk melacak status pengiriman barang secara real-time, dari saat barang meninggalkan gudang hingga tiba di tujuan. Langkah ini tidak hanya meningkatkan kepercayaan dan kepuasan pelanggan, tetapi juga memungkinkan 3PL untuk mengidentifikasi dan mengatasi masalah rantai pasok dengan lebih cepat.
Mampu memonitor pergerakan barang secara langsung dan menerima notifikasi tentang perubahan status atau adanya keterlambatan pengiriman, juga membantu 3PL untuk segera mengambil tindakan solutif sehingga mengurangi waktu tunggu dan meminimalkan dampaknya terhadap operasional klien atau pelanggan. Selain membantu pihak pelanggan, fitur ini juga bermanfaat bagi internal 3PL sendiri. Data real-time dan analitik yang disediakan, bisa digunakan untuk mengoptimalkan rute, mengelola sumber daya dengan lebih efektif, dan membuat keputusan yang lebih tepat mengenai alokasi dan penggunaan moda transportasi.
d. Compliance Management
Compliance management merupakan fitur penting untuk impor dan ekspor. Dengan fitur ini, ScaleOcean menyediakan solusi yang membantu 3PL memenuhi peraturan perdagangan dan bea cukai yang berlaku. Software ini menyederhanakan kompleksitas pemenuhan regulasi dengan menyediakan update terkini dan secara otomatis menghasilkan laporan dan dokumen yang diperlukan untuk proses bea cukai. Dengan demikian, implementasi software logistik ScaleOcean membantu mengurangi risiko hukum, denda, atau keterlambatan pengiriman.
e. Margin Profit Analysis
Dengan menggunakan data rinci tentang biaya operasional, biaya pengiriman, dan pendapatan yang dihasilkan dari layanan logistik, 3PL dapat mengidentifikasi mana saja kegiatan impor dan ekspor yang memberikan keuntungan maksimal. Fitur ini sangat penting karena margin yang kecil dapat berdampak besar untuk keberhasilan bisnis jangka panjang. Dengan memahami margin keuntungan secara spesifik, Anda dapat membuat keputusan yang lebih tepat dalam penetapan harga, negosiasi kontrak bersama vendor, dan penyusunan strategi layanan.
Margin profit analysis pada freight forwarding software ScaleOcean juga membantu 3PL merespons perubahan kondisi pasar. Misalnya, saat terjadi fluktuasi biaya pengiriman, Anda dapat menyesuaikan strategi harga untuk mempertahankan atau meningkatkan margin keuntungan. Fitur ini akan menganalisis keuntungan berdasarkan rute, jenis layanan, dan segmen pelanggan. Dengan demikian, fitur tersebut tidak hanya berfungsi sebagai tools untuk mengontrol kondisi finansial tetapi juga sebagai sumber informasi strategis yang membantu 3PL mengoptimalkan operasional dan memperkuat posisi kompetitif di pasar.
3. Alur Kerja Freight Forwarding Software ScaleOcean
Freight forwarding software ScaleOcean mendukung 3PL mengelola ekspor dan impor barang dengan lebih efisien, mulai dari penerimaan shipping instruction hingga barang mencapai tujuan. Ketika Anda menerima detail pengiriman dari klien, Anda bisa membuat quotation yang sesuai dengan informasi ini. Fitur document management, akan otomatis membuat semua dokumen yang diperlukan, seperti manifest dan bill of lading.
Kemudian, dengan menggunakan fitur perbandingan tarif, Anda bisa mengevaluasi dan memilih opsi pengiriman yang paling efektif, efisien, dan menguntungkan berdasarkan biaya, reputasi, dan estimasi waktu pengiriman. Setelah keputusan dibuat, sistem secara otomatis melakukan pemesanan untuk penyedia layanan pengiriman, mengonfirmasi jadwal, dan memastikan semua pihak memiliki informasi yang sama, baik klien, Anda, dan vendor logistik.
Selama barang dalam perjalanan, fitur shipment tracking ScaleOcean membantu 3PL memberikan update secara real-time kepada klien tentang status dan lokasi barang. Setiap barang yang sudah berubah status dan bergerak dari titik satu ke titik lainnya akan diupdate sehingga saat itu juga klien mendapatkan notifikasi pembaruan dari pengiriman barang logistik, sehingga meningkatkan kepercayaan dan kepuasan mereka.
Pada akhir alur pengiriman, freight forwarding software ScaleOcean secara otomatis akan memperbarui status ke 'Tiba di Tujuan' dan membantu proses audit dan rekonsiliasi finansial. Sistem memastikan bahwa semua tagihan dan pembayaran telah dilakukan sesuai dengan kesepakatan. Fitur margin profit analysis juga memungkinkan 3PL untuk mengevaluasi keuntungan yang diperoleh dari setiap pengiriman yang dilakukan.
4. Kesimpulan
Bagi 3PL, tantangan pengelolaan kegiatan ekspor dan impor tidak dapat dihindari. Mulai dari kompleksitas dokumen, fluktuasi biaya pengiriman, pemilihan vendor logistik yang tepat, hingga memastikan kepatuhan pada regulasi bea cukai. Setiap langkah perlu perhatian detail dan manajemen yang efisien untuk menghindari keterlambatan sehingga tercapai kepuasan klien yang menggunakan jasa Anda.
Freight forwarding software ScaleOcean hadir sebagai solusi canggih yang dirancang untuk mengatasi tantangan-tantangan ini, menjadi platform terintegrasi yang mempermudah Anda sebagai 3PL dalam mengelola impor dan ekspor dari awal hingga akhir. Mulai dari pembuatan dokumen, memilih vendor logistik, hingga memantau proses pengiriman secara real-time, ScaleOcean adalah solusi terbaik untuk bisnis logistik Anda. Tertarik mengimplementasikan sistem ini? Segera hubungi tim kami dan dapatkan demo gratisnya!
