Dalam bisnis logistik, diperlukan efisiensi dan akurasi selama proses pengiriman barang. Untuk mencapai hal ini, perusahaan bisa menggunakan dokumen delivery order (DO). Dokumen tersebut berperan sebagai instrumen yang memudahkan komunikasi antara pengirim, pihak 3PL, dan penerima, agar semua barang yang dikirim sesuai dengan ketentuan yang telah disepakati.
Selain itu, dokumen DO juga membantu meminimalisir adanya kesalahan pengiriman yang dapat berakibat pada biaya tambahan dan mempengaruhi kepuasan pelanggan. Oleh karena itu, penting bagi pihak yang terlibat di bisnis logistik untuk tahu cara membuat dan contoh surat delivery order yang benar, agar dapat mengoptimalkan proses pengiriman. Simak selengkapnya pada artikel berikut ini!
1. Mengapa Delivery Order Penting?
Misalkan sebuah perusahaan manufaktur perlu mengirimkan partai besar komponen elektronik ke pabrik perakitan yang berlokasi di kota lain. Untuk memastikan komponen tiba tepat waktu dan dalam kondisi baik, perusahaan ini memilih menggunakan jasa 3PL yang mengatur semua aspek pengiriman.
Nah, dokumen delivery order di sini berperan sebagai dokumen resmi yang mengatur detail pengiriman, termasuk informasi penerima, pengirim, dan spesifikasi khusus barang. Tanpa dokumen DO yang jelas, proses pengiriman bisa terhambat akibat tidak jelasnya tujuan akhir, persyaratan khusus, dan jadwal pengiriman yang secara langsung juga mempengaruhi keseluruhan proses produksi di pabrik perakitan nantinya.
Contoh masalahnya, ada kesalahan pengiriman barang yang harusnya dikirim ke kota A malah terkirim ke kota B karena kurang detailnya tujuan akhir. Hal ini tidak hanya menyebabkan keterlambatan pengiriman tetapi juga menambah biaya logistik yang justru tidak perlu. Dokumen DO yang lengkap dan akurat menjadi sangat penting untuk menghindari kesalahan tersebut.
Selanjutnya dokumen delivery order membantu memastikan komunikasi antara pihak 3PL dan penerima barang terjalin dengan baik. Pelanggan dapat memantau status pengiriman secara real-time jika dokumen diintegrasikan dengan sistem logistik. Hal ini meningkatkan transparansi dan kepercayaan pelanggan terhadap layanan logistik yang digunakan. Dari skenario di atas dapat dilihat bahwa dokumen DO memiliki peran yang cukup krusial bagi bisnis logistik karena membantu adanya komunikasi yang jelas dan akurat antara semua pihak yang terlibat, menjamin akurasi dalam pengiriman, dan meningkatkan kepuasan pelanggan.
2. Cara Membuat Dokumen Delivery Order
Dalam bisnis logistik, pembuatan dokumen delivery order yang baik akan mendukung kelancaran proses pengiriman barang. Sebagai instrumen komunikasi antara pengirim, pihak 3PL, dan penerima, serta menjamin semua barang dikirim dengan benar sesuai dengan perjanjian, pembuatannya pun harus dilakukan dengan teliti. Berikut pembahasan lebih detail tentang cara membuat dokumen DO.
a. Penerimaan Order dari Klien
Pembuatan dokumen DO dimulai dengan penerimaan order dari klien. Klien dan pihak 3PL harus saling berkomunikasi untuk memastikan keperluan pengiriman dipahami dengan baik. Pihak 3PL harus paham terkait jenis barang, jumlahnya, destinasi pengiriman, dan waktu pengiriman yang diinginkan. Proses penerimaan order ini bisa melalui email, telepon, atau sistem pemesanan online.
b. Verifikasi dan Penjadwalan
Setelah menerima order, langkah selanjutnya adalah verifikasi dan penjadwalan. Pihak 3PL akan memeriksa kembali detail order untuk memastikan tidak ada kesalahan informasi. Selanjutnya, dilakukan penjadwalan dengan menentukan tanggal dan waktu pengiriman yang paling efisien. Biasanya pihak 3PL akan mempertimbangkan faktor-faktor seperti jarak, kondisi lalu lintas, dan kapasitas pengiriman yang tersedia.
c. Pengisian Dokumen Delivery Order
Dokumen ini kemudian diisi dengan informasi yang telah diverifikasi. Mencakup nama dan alamat pengirim serta penerima, deskripsi lengkap barang, jumlah barang, rincian kendaraan pengirim, tanggal dan waktu pengiriman, serta estimasi waktu kedatangan barang. Pastikan semua data ini ditulis dengan akurat sehingga meminimalisir kesalahan yang berdampak pada keterlambatan pengiriman.
d. Persiapan Barang dan Dokumen
Sebelum barang dikirim, pastikan pengemasan telah sesuai standar. Siapkan juga dokumen yang diperlukan seperti bill of lading, surat jalan, dan lain-lain, tergantung pada jenis barang dan persyaratan yang berlaku. Pengemasan harus membuat barang aman selama transit dan semua dokumen harus lengkap untuk memudahkan proses pemeriksaan di checkpoint atau tujuan pengiriman.
e. Penerimaan Barang oleh Penerima
Setelah barang dikirim dan tiba di tujuan, penerima harus memeriksa kondisi dan jumlah barang. Dokumen delivery order yang baik akan mencakup instruksi terkait cara memeriksa barang yang datang dan menyediakan formulir bukti penerimaan untuk ditandatangani. Dengan menandatanganinya, artinya barang telah diterima sesuai dengan yang tercatat dalam dokumen DO.
3. Contoh Surat Delivery Order
Setelah memahami peran dan cara membuatnya, selanjutnya perhatikan contoh surat delivery order di bawah ini. Contoh tersebut bisa Anda gunakan sebagai referensi untuk membuat sendiri surat yang sesuai dengan ketentuan bisnis logistik Anda. Meski dapat bervariasi bentuknya, setidaknya ada beberapa komponen yang harus termuat.
Dari contoh delivery order di atas, ada beberapa informasi penting yang akan berdampak bagi keputusan bisnis logistik Anda. Pertama, dengan melihat informasi tentang jenis dan jumlah barang yang dikirim, membantu dalam pengelolaan stok di gudang. Dari sini diperlukan sistem inventaris yang baik untuk memastikan ketersediaan barang yang cukup tanpa overstock, yang bisa membebani cash flow perusahaan.
Selanjutnya, dengan adanya informasi total nilai barang, sangat penting untuk memiliki asuransi pengiriman dan keamanan yang memadai untuk menghindari kerugian finansial akibat kehilangan atau kerusakan barang. Terlebih jika barang yang dikirim cukup sensitif dengan suhu, kelembapan, atau faktor eksternal lainnya.
Berdasarkan contoh surat delivery order di atas, dengan menganalisis beragam insight yang didapatkan, bisnis logistik dapat mengambil keputusan strategis untuk meningkatkan efisiensi operasional, kepuasan pelanggan, dan pengelolaan risiko keterlambatan pengiriman, yang pada mendukung pertumbuhan dan keberlanjutan bisnis.
4. Kesimpulan
Bisa disimpulkan, delivery order adalah dokumen yang tidak hanya berguna untuk memastikan barang dikirim ke lokasi yang benar tetapi juga untuk menghindari kesalahan yang dapat menimbulkan biaya logistik membengkak dan terjadi keterlambatan pengiriman yang tidak diinginkan. Untuk memaksimalkan manfaat tersebut, proses pembuatan dokumen delivery order harus dikelola dengan cermat.
Contoh delivery order yang dibuat di atas juga menunjukkan bahwa informasi dalam dokumen ini sangat membantu proses pengiriman. Mulai dari estimasi kedatangan barang yang membuat pihak penerima bisa mempersiapkan sumber daya secara optimal, hingga informasi barang yang dikirim sangat membantu agar perusahaan bisa mempersiapkan asuransi yang sesuai.
