Dalam bisnis logistik, pengelolaan kontainer sebagai pengangkut pengiriman barang sangat diperlukan agar memperlancar proses distribusi terutama bagi perdagangan internasional. Pengelolaan ini juga bisa dalam bentuk dokumen administratif seperti container release order atau CRO. Dengan menerbitkan dokumen ini, maka kontainer bisa dilepas untuk pengiriman berikutnya.
Mengingat peran pentingnya tersebut, maka penting bagi seluruh pihak yang terlibat dalam bisnis logistik untuk paham secara mendalam tentang dokumen release order. Nah, artikel kali ini akan menjelaskan dengan detail konsep, fungsi, dan cara menerbitkannya hingga bisa menjadi dokumen sah. Yuk, pelajari langsung di pembahasan berikut ini!
1. Release Order Adalah
Container release order (CRO) adalah dokumen bagi bisnis logistik yang berfungsi sebagai bukti adanya izin untuk melepaskan kontainer dari gudang penyimpanan atau terminal pelabuhan. Release order adalah dokumen yang dikeluarkan oleh vendor pelayaran setelah semua prosedur administratif diselesaikan oleh pihak 3PL logistik, termasuk pembayaran biaya pengiriman. Dengan dokumen ini, maka kontainer bisa diambil oleh penerima atau vendor logistik yang ditunjuk agar selanjutnya diangkut ke tujuan berikutnya.
Untuk tahu lebih lanjut konsep dari dokumen ini, perhatikan ilustrasi berikut. Misalkan sebuah perusahaan manufaktur mainan dari Indonesia ingin mengirim produknya ke Amerika Serikat. Perusahaan pun menyewa kontainer untuk mengangkut produk tersebut. Kontainer ini kemudian diangkut ke pelabuhan terdekat untuk dikirim ke Amerika Serikat.
Setelah kontainer sampai di pelabuhan tujuan di Amerika Serikat, vendor pelayaran yang mengurus pengiriman mengeluarkan CRO sebagai bukti semua biaya pengiriman dan administrasi terkait telah dilunasi. Dengan CRO ini, agen dapat menunjukkan dokumen tersebut kepada pihak pelabuhan sebagai izin untuk mengambil kontainer. Setelah diberikan akses, vendor logistik kemudian dapat mengangkut kontainer untuk selanjutnya didistribusikan ke berbagai toko dan akhirnya sampai ke konsumen.
2. Fungsi Container Release Order
Release order adalah dokumen dalam bisnis logistik yang berperan penting untuk kelancaran proses distribusi barang. CRO ini tidak hanya berfungsi sebagai bentuk izin pengambilan kontainer dari pelabuhan atau gudang, tetapi juga mempengaruhi proses bea cukai dan efisiensi distribusi barang. Berikut detail pembahasan fungsi utama dari dokumen tersebut.
a. Dokumen Izin Pengambilan Kontainer
Container release order berperan sebagai dokumen resmi yang memberikan izin untuk mengambil kontainer dari fasilitas penyimpanan atau pelabuhan. CRO diterbitkan setelah semua kebutuhan administrasi dan biaya pengiriman terpenuhi. Dengan kata lain, semua pihak harus dipastikan terlebih dahulu telah memenuhi kewajiban dan tanggung jawabnya sebelum barang bisa berpindah tangan, sehingga meminimalisir potensi konflik atau klaim yang tidak sah.
b. Memperlancar Proses Bea Cukai
Selain itu, CRO juga memudahkan proses custom clearance. Dengan adanya dokumen ini, proses pemeriksaan dan pembebasan barang oleh bea cukai menjadi lebih cepat dan terstruktur. CRO dijadikan bukti sah bahwa semua proses administratif dan keuangan terkait pengiriman barang sudah selesai, termasuk pembayaran pajak. Dengan ini, dapat dipastikan barang yang diimpor atau diekspor mematuhi semua regulasi yang berlaku.
c. Efisiensi Jadwal Distribusi Barang
Dengan adanya kepastian dan kejelasan izin pengambilan kontainer, bisnis logistik atau distributor dapat merencanakan dan mengatur jadwal pengiriman barang dengan lebih efektif. Perusahaan bisa menyesuaikan jadwal pengangkutan lanjutan dari pelabuhan ke gudang atau ke lokasi pelanggan akhir. Jadi, penggunaan sumber daya transportasi dan tenaga kerja bisa lebih optimal, dan barang sampai dengan tepat waktu.
3. Perbedaannya dengan EIR Container
Dalam bisnis logistik, container release order (CRO) dan equipment interchange receipt (EIR) adalah dua dokumen penting yang memiliki fungsi dan tujuan yang berbeda, meskipun keduanya berhubungan dengan pengelolaan kontainer. Kedua dokumen ini sangat penting untuk memastikan kelancaran operasional pengiriman dan penerimaan barang.
Release order adalah dokumen yang dikeluarkan oleh agen pelayaran yang memberikan izin untuk melepaskan kontainer dari terminal atau gudang. CRO diterbitkan setelah semua pembayaran dan proses administratif dilakukan. Fungsi utamanya sebagai bukti bahwa semua kewajiban finansial telah dipenuhi, dan kontainer sudah siap untuk diambil oleh agen logistik atau pemilik barang untuk proses distribusi selanjutnya.
Sedangkan equipment interchange receipt (EIR) adalah dokumen yang dicatat saat terjadi pergantian kepemilikan kontainer. EIR digunakan baik saat pengambilan kontainer dari terminal maupun saat pengembalian kontainer ke terminal. Dokumen ini mencatat kondisi fisik kontainer pada waktu pergantian, termasuk semua kerusakan atau adanya perbedaan kondisi. EIR diperlukan untuk mengelola tanggung jawab atas kerusakan atau kehilangan yang terjadi selama kontainer digunakan.
Jadi, apa perbedaan antara CRO dan EIR dalam bisnis logistik? Terletak pada fungsi dan aplikasinya. CRO lebih fokus pada aspek administrasi dan finansial pengiriman barang, memastikan semua syarat telah dipenuhi sebelum kontainer dapat dilepas dari terminal. Sedangkan EIR lebih fokus pada pengelolaan fisik dan kondisi kontainer itu sendiri. Dijadikan sebagai bukti serah terima yang mencatat setiap detail kondisi kontainer. Kedua dokumen ini memang saling melengkapi agar layanan logistik berjalan dengan lancar dan efisien, baik dari segi administratif maupun operasional.
4. Proses Penerbitan Container Release Order
Proses penerbitan CRO adalah tahapan penting bagi bisnis logistik agar kontainer dapat diambil secara sah setelah semua persyaratan yang diperlukan terpenuhi. Proses ini melibatkan beberapa langkah mulai dari pembayaran hingga pengambilan kontainer, yang semuanya harus dilakukan dengan teliti. Berikut penjelasan dari masing-masing langkah tersebut.
a. Pembayaran & Penyelesaian Administrasi
Di tahap ini, eksportir atau importir harus melunasi semua tagihan yang berkaitan dengan pengiriman, termasuk biaya pengangkutan, biaya terminal, dan biaya lain yang mungkin dikenakan selama proses kirim. Selain itu, semua dokumen administratif yang diperlukan, seperti bill of lading, packing list, dan dokumen keuangan yang berkaitan harus diserahkan oleh pihak 3PL ke vendor logistik. Ini semua menjadi syarat wajib agar proses penerbitan CRO dapat dilanjutkan.
b. Verifikasi Dokumen Administrasi
Langkah berikutnya adalah verifikasi dokumen. Pada tahap ini, vendor logistik terkait akan memeriksa kelengkapan dan dokumen-dokumen yang diserahkan. Proses verifikasi ini diperlukan agar semua informasi yang diberikan terjamin akurat dan memenuhi persyaratan yang ditetapkan oleh hukum dan peraturan pengiriman internasional. Kesalahan atau ketidaklengkapan dalam dokumen bisa menghambat penerbitan CRO dan bahkan bisa menyebabkan penahanan kontainer di pelabuhan.
c. Penerbitan Container Release Order
Setelah dokumen terverifikasi dan semua persyaratan terpenuhi, pihak agen akan menerbitkan CRO. Ini menjadi dokumen resmi yang memberikan izin kepada penerima untuk mengambil kontainer di pelabuhan atau terminal. Dokumen ini biasanya memuat detail penting seperti nomor kontainer, segel, dan instruksi pengambilan khusus untuk barang-barang tertentu. Dengan adanya penerbitan CRO, maka kontainer siap untuk diambil dan dikirim sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan dan tidak terjadi keterlambatan pengiriman.
d. Pengambilan Kontainer
Dalam mengambil kontainer, vendor logistik perlu menunjukkan CRO sebagai bukti bahwa mereka adalah pihak yang berhak untuk mengambil kontainer tersebut. Proses pengambilan ini mungkin juga melibatkan pemeriksaan fisik kontainer dan verifikasi segel dan nomor kontainer yang tercantum dalam CRO. Setelah semua verifikasi selesai, kontainer bisa diangkut dari pelabuhan menuju ke destinasi berikutnya.
e. Tracking dan Konfirmasi
Langkah terakhir yaitu tracking dan konfirmasi pengambilan kontainer. Setelah kontainer diambil, pihak penerima biasanya harus mengkonfirmasi penerimaan kontainer kepada agen pelayaran. Selain itu, penggunaan sistem tracking juga akan membantu eksportir atau importir untuk memantau status pengiriman kontainer secara real-time. Sistem ini membantu untuk memastikan kontainer telah sampai ke tujuan akhir dengan aman dan sesuai dengan jadwal yang direncanakan, meminimalisir risiko kehilangan atau kesalahan selama proses distribusi.
5. Kesimpulan
Dari pembahasan di atas bisa disimpulkan, container release order adalah dokumen sah bisnis logistik sebagai bentuk adanya izin untuk melepaskan kontainer dari gudang penyimpanan atau terminal pelabuhan. Dokumen ini dikeluarkan oleh vendor pelayaran setelah semua prosedur administratif, termasuk pembayaran biaya pengiriman, telah diselesaikan oleh pihak 3PL logistik.
Proses penerbitan CRO juga perlu melewati beberapa tahapan penting. Dimulai dari pembayaran dan penyelesaian administrasi, verifikasi dokumen terkait, hingga pemantauan status penggunaan kontainer. Penggunaan sistem tracking sangat membantu pihak eksportir dan importir dalam memantau pengiriman kontainer secara real-time, memastikan kontainer sampai ke tujuan akhir dengan aman dan tepat waktu.
