Aplikasi ERP sangat berguna untuk proses pembelian di perusahaan. Sebagai pelaku usaha, mungkin sudah tidak asing dengan istilah ‘purchasing’. Benar, purchasing adalah salah satu aktivitas bisnis untuk membeli bahan-bahan tertentu sesuai kebutuhan. Proses pengadaan ini berpengaruh terhadap persediaan stok di perusahaan. Bila tahapan ini mengalami masalah, bukan tidak mungkin proses bisnis Anda pun menjadi terkendala. Oleh sebab itu, dibutuhkan ERP atau Enterprise Resource Planning untuk membantu perusahaan Anda dalam tahapan ini.
Aplikasi ERP untuk purchasing sangatlah berguna. Lebih tepatnya, aplikasi satu ini hadir agar dapat membantu sumber daya manusia dalam melaksanakan proses procurement itu sendiri. Itulah mengapa, ERP menjadi salah satu software yang penting untuk bisnis Anda. Ulasan selengkapnya mengenai ERP purchasing bisa Anda baca dalam artikel ini!
1. Apa itu Aplikasi ERP untuk Purchasing?
Seperti yang kita tahu, sistem ERP adalah sebuah software automasi yang membantu Anda dalam menyederhanakan operasional bisnis agar jadi lebih efisien dan efektif. Nah, sistem satu ini bisa menjangkau seluruh aspek di perusahaan mulai dari tim HR, akuntan, sales, hingga divisi purchasing.
Sesuai namanya, aplikasi ERP untuk purchasing akan memudahkan karyawan Anda dalam melakukan pengadaan. Seperti yang kita tahu, proses pembelian sangatlah kompleks dan butuh ketelitian. Jika bisnis Anda masih menggunakan cara manual, maka peluang terjadinya kesalahan tidak dapat dihindari. Maka dari itu, Anda membutuhkan e-purchasing atau procurement management.
Pentingnya sistem ERP pada procurement tidak hanya berimbas positif pada karyawan, tetapi juga ke bisnis itu sendiri. Pertama, Anda bisa meminimalisir biaya pengeluaran yang tidak diperlukan. Dengan software ini, perusahaan dapat lebih memperkirakan besarnya jumlah pembelian secara tepat sesuai permintaan customer. Jadi, tidak ada kelebihan pembelian barang. Lalu, hal tersebut pun akan berakibat juga ke meningkatnya keuntungan perusahaan. Untuk mengetahui manfaat lainnya, mari simak pembahasan selanjutnya.
2. Manfaat Aplikasi ERP di Procurement
Sebelumnya Anda sudah mengetahui apa itu aplikasi ERP untuk purchasing yang hadir untuk membuat proses pembelian Anda menjadi lebih mudah. Namun, apakah Anda tahu bagaimana cara kerja sistem ERP tersebut dalam perusahaan? Jika belum, lebih baik ikuti penjelasannya di bawah ini!
a. Dilakukan Secara Otomatis
Sebelumnya telah disinggung bahwa aplikasi ERP dapat melakukan berbagai aktivitas secara otomatis, termasuk untuk purchasing. Dengan software yang berjalan otomatis ini, Anda bisa membeli berbagai bahan baku ke pemasok dengan tepat waktu. Bahkan sebelum stok barang habis. Tentu hal ini dapat membantu jalannya proses bisnis agar tidak terhambat, akibat kehabisan persediaan.
Selain itu, proses yang berjalan otomatis ini juga dapat dilakukan berkali-kali. Dengan begitu, user tak perlu mengetik atau merencanakan pembelian mulai dari awal terutama untuk barang yang memang rutin dibeli. Pada akhirnya, berbagai pekerjaan yang berkaitan dengan purchasing pun menjadi lebih mudah dilaksanakan.
b. Memangkas Waktu
Karena aplikasi ERP untuk purchasing bisa berjalan dengan otomatis, waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan tahap-tahap pembelian pun dapat dipangkas. Hal ini disebabkan oleh kemudahan yang diperoleh pengguna, seperti tidak perlu memasukkan data mulai awal lagi. User pun hanya perlu melakukan beberapa langkah saja dengan waktu yang jauh lebih singkat.
Akibat dari cepatnya penggunaan ERP ini, proses purchasing pun dapat berjalan dengan cepat pula. Karyawan juga bisa segera beralih untuk menjalankan pembelian barang lainnya. Pada akhirnya, tingkat produktivitas tim maupun perusahaan semakin meningkat, sehingga dapat memproduksi lebih banyak barang dengan lebih cepat.
c. Meminimalisir Kesalahan
Masih banyak kelebihan dari penerapan e-purchasing ERP. Salah satunya adalah dapat meminimalisir kesalahan pembelian. Seperti yang Anda tahu, proses purchasing akan memerlukan pengisian data secara akurat, agar pesanan yang datang bisa tepat dan sesuai kebutuhan. Maka dari itu, ERP akan membantu sumber daya manusia dalam memastikan jumlah pembelian sebelum melakukan pemesanan. Tak hanya itu, sistem ini juga bisa digunakan untuk mengecek kualitas dan jumlahnya ketika barang datang.
Bila Anda melakukan pembelian secara manual, maka bisa jadi Anda akan kesulitan dalam pengecekan karena dokumen yang hilang dan lain sebagainya. Peluang karyawan tidak mengetahui bahwa ada kesalahan dari pemasok pun semakin tinggi. Hal tersebut tentu akan membawa dampak buruk untuk bisnis perusahaan Anda, seperti terhambatnya proses produksi hingga kerugian secara waktu dan finansial.
d. Mempermudah Pengelolaan Data
Aplikasi ERP juga hadir untuk mengelola data, termasuk data purchasing. Caranya dengan menyimpan berbagai informasi penting, khususnya mengenai proses pembelian secara otomatis. Dengan begitu, Anda tak perlu takut data apapun termasuk informasi stok barang akan tercecer, hilang, atau dicuri oleh pihak yang tak bertanggung jawab. Anda pun dapat mencari riwayat pemesanan dengan mudah ketika ingin memakainya lagi untuk memesan bahan baru.
Di samping itu, kini banyak tersedia ERP berbasis cloud. Dalam sistem ini, data Anda akan dicadangkan secara berkala sehingga Anda tidak perlu khawatir kehilangan data sekalipun hardware yang digunakan mengalami kerusakan. Selain itu, cloud sudah dilindungi oleh firewall yang berfungsi untuk mencegah kebocoran data akibat diretas. Sehingga, Anda pun tak perlu khawatir data bocor secara online.
e. Membantu dalam Pembuatan Laporan
Setiap proses pembelian pasti akan memerlukan laporan sebagai bukti bahwa suatu kegiatan resmi telah dilakukan. Maka dari itu, aplikasi ERP untuk purchasing biasanya akan mempunyai fitur untuk membantu dalam pembuatan laporan secara akurat. Bahkan, laporan itu bisa dibuat secara otomatis. Dengan demikian, para karyawan tidak perlu mengeluarkan usaha ekstra untuk membuatnya secara rinci.
Adanya laporan yang rinci tersebut bisa membantu para stakeholders untuk menganalisis bisnis dan membuat keputusan. Tak hanya itu, berbagai informasi seperti laporan pun dapat diperoleh secara real-time. Jadi, Anda tak perlu membuang waktu untuk dapatkan data yang akurat mengenai proses purchasing di perusahaan Anda.
f. Dapat Digunakan oleh Banyak Pengguna
Saat ini, berbagai aplikasi ERP telah hadir agar bisa digunakan oleh multi user. Maka dari itu, para pengguna tak perlu saling menunggu untuk menggunakan sistem tersebut. Dampaknya, proses pembelian terhadap berbagai barang yang dilakukan oleh beberapa karyawan pun bisa terlaksana dengan semakin cepat.
Sebagian besar sistem Enterprise Resource Planning menerapkan batas jumlah user. Jika Anda ingin menambah jumlah tersebut, maka perlu mengeluarkan sejumlah biaya lagi. Namun, ada juga aplikasi ERP yang memiliki jumlah pengguna yang tak terbatas. Sehingga, perusahaan tak perlu repot-repot lagi untuk menyiapkan dana lebih. Kembali lagi, semua tergantung kebutuhan bisnis Anda.
g. Bisa Diakses di Berbagai Lokasi Cabang
Tak jarang suatu bisnis memiliki beberapa cabang apalagi jika usaha tersebut sedang berkembang. Anda tak perlu khawatir karena aplikasi ERP untuk purchasing dapat diakses di berbagai lokasi perusahaan, selama terhubung pada sistem yang sama. Dengan begitu, semua data pun dapat terintegrasi secara terpusat.
Hal tersebut tentu dapat meningkatkan efektivitas, karena Anda tidak perlu lagi membeli sistem yang baru. Selain itu, adanya perangkat yang terintegrasi juga dapat memudahkan purchasing management. Sebagai contoh, para karyawan pengadaan dari cabang yang berbeda bisa saling bekerjasama untuk melakukan pembelian. Selain itu, Anda juga dapat memantau proses pemesanan dari masing-masing lokasi dengan mudah. Tentunya tanpa perlu pergi ke tempat tersebut.
Baca juga: Apa itu Software ERP CRM beserta Manfaatnya?
3. Kesimpulan
Sebelumnya, Anda sudah mengetahui berbagai manfaat dari aplikasi ERP dalam memudahkan purchasing untuk memenuhi kebutuhan bisnis. Namun, apakah Anda sudah tahu sistem ERP apa yang tepat untuk diterapkan pada perusahaan? Tidak usah bingung, percayakan saja semuanya kepada ScaleOcean!
Sebagai aplikasi purchasing nomor satu di Indonesia, ScaleOcean menawarkan berbagai kelebihan kepada konsumen. Salah satunya adalah unlimited user, sehingga bisa diakses oleh banyak pengguna sekaligus. Aplikasi ERP untuk purchasing kami juga bisa dikustomisasi untuk mengikuti kebutuhan Anda. Otomatiskan pengadaan dan tingkatkan keuntungan bersama kami!
