Perusahaan sangat perlu untuk menerapkan aplikasi e-purchasing berbasis ERP di era sekarang ini. Semua berlomba-lomba untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas di seluruh bagian perusahaan, termasuk pengadaan, agar tidak kalah dalam persaingan bisnis. Pasalnya, pengadaan barang dan jasa menjadi salah satu faktor penting yang mempengaruhi kelancaran operasional. Maka dari itu, sangat penting bagi perusahaan untuk memiliki proses pembelian yang efektif.
e-Purchasing dalam pengadaan memungkinkan perusahaan untuk melakukan pembelian barang atau jasa secara otomatis. Selain itu, aplikasi ini pun juga bisa terintegrasi dengan sistem lainnya untuk semakin melancarkan seluruh proses bisnis Anda. Lalu, apa saja keunggulan lainnya dari menerapkan software procurement ERP ini? Simak pembahasan selengkapnya di artikel ini.
Baca juga: Pentingnya ERP pada Sistem Procurement
1. Efisiensi Waktu & Biaya
Dalam pengadaan, waktu menjadi faktor penting yang perlu diperhatikan. Proses yang memakan waktu lama, tentu saja dapat menghambat proses bisnis lainnya. Namun, Anda bisa meningkatkan efisiensi waktu dengan menerapkan software purchasing berbasis ERP. Dengan satu sistem, Anda dapat mengelola purchase request, purchase order, pengiriman barang, dan tahapan lainnya secara mudah. Selain itu, semua data penting pun dapat diakses dalam satu aplikasi. Sehingga, mempercepat Anda dalam mencari informasi yang dibutuhkan.
Selain efisiensi waktu, penggunaan e-purchasing juga dapat menghemat biaya pengadaan. Dengan adanya fitur katalog digital pada sistem ini, Anda dapat memantau harga dan jumlah barang yang dipesan dengan lebih efisien. Melakukan negosiasi dengan vendor pun jadi lebih mudah untuk mendapatkan harga yang paling kompetitif. Jadi, biaya pengeluaran yang diperlukan bisa berkurang.
Alasan lain mengapa menggunakan e-purchasing dalam pengadaan bisa menghemat biaya adalah Anda tidak perlu lagi mengeluarkan dana banyak seperti ketika masih melakukannya secara manual. Anda tidak butuh biaya administrasi, penyimpanan, transportasi, dan lainnya karena semua data dan proses pembelian bisa dikelola di sistem.
2. Kemudahan Mengendalikan Pembelian
Aplikasi e-purchasing memiliki fitur forecasting yang akan membantu Anda dalam menentukan besarnya batch pembelian berdasarkan permintaan customer dan riwayat data dari bulan-bulan sebelumnya. Selain itu, Anda juga dapat menetapkan batas anggaran pengeluaran untuk masing-masing departemen. Pantau seluruh aktivitas procurement lebih mudah dan pastikan tidak melebihi budget yang telah ditentukan.
3. Mengamankan Data Pengadaan
Di dalam proses pengadaan terdapat banyak sekali data penting, mulai dari data vendor, riwayat pembelian, kontrak perjanjian, blanket order, dan lainnya. Maka dari itu, penting untuk memiliki sistem yang bisa menjamin keamanan data. Tidak semua karyawan bisa mengakses data penting pada sistem.
Hanya orang-orang yang terlibat dan memiliki akseslah yang bisa melihat dokumen ini. Anda pun dapat menentukan peran dari masing-masing pegawai, apakah dia hanya bisa melihat atau juga bisa mengedit. Dimana seluruh aktivitas pengguna akan tercatat otomatis di sistem untuk menghindari pengguna yang tidak bertanggung jawab.
4. Analisis Data Mudah
Anda dapat memperoleh akses ke data real-time terkait pengadaan yang dapat digunakan untuk melakukan analisis yang lebih mendalam mengenai tren pasar, barang yang paling laku, kinerja vendor, besarnya pembelian, hingga biaya pengeluaran dengan akurat. Dengan demikian, perusahaan dapat mengambil keputusan yang lebih cerdas dan tepat berdasarkan data.
Selain itu, e-purchasing dalam pengadaan juga membantu Anda dalam melakukan monitoring risiko secara berkala. Sehingga, memudahkan untuk melakukan identifikasi risiko yang mungkin terjadi dan mengambil langkah-langkah pencegahan yang tepat sebelum terjadi.
5. Pelaporan Pembelian Akurat
Kelebihan aplikasi e-purchasing berbasis ERP juga dapat membantu perusahaan dalam melakukan pelaporan yang akurat. Dengan sistem ini, Anda bisa memperoleh data pembelian secara real-time yang tentu saja akan memudahkan dalam melakukan analisis. Sehingga, hasil laporan pun tepat dan bisa dijadikan sebagai acuan dalam mengambil keputusan pengadaan.
6. Kelola Vendor Terpusat
Penyedia barang jasa adalah bagian yang tidak bisa dipisahkan dari proses pengadaan. Sangat perlu untuk memilih supplier yang tepat, agar bisa mendapatkan barang dengan kualitas bagus. Nah, aplikasi e-purchasing memudahkan Anda dalam mendapatkan informasi komprehensif tentang masing-masing vendor melalui portal online. Selain itu, Anda juga bisa memantau kinerja supplier dan melakukan evaluasi secara teratur dari sistem ini. Kerjasama dan komunikasi dengan mereka pun jadi lebih lancar dan mudah.
7. Transparansi Pengadaan
Menggunakan e-purchasing dalam pengadaan akan memberikan Anda visibilitas yang besar terhadap seluruh prosesnya dan informasi yang real-time. Jadi, ketika ada kendala mendadak bisa langsung diatasi agar tidak berlarut-larut dan berpengaruh ke proses bisnis kedepannya.
8. Mengoptimalkan Kepuasan Pelanggan
Semakin cepat proses pengadaan, semakin meningkat pula kepuasan pelanggan. Dengan menerapkan e-purchasing, Anda bisa melakukan pembelian tepat waktu dan memperoleh barang dengan kualitas terbaik. Sehingga, seluruh permintaan customer dapat terpenuhi dengan cepat, dimana akan mempengaruhi kepuasan dan loyalitas mereka.
Untuk hasil yang lebih maksimal, Anda bisa mengintegrasikan sistem ini dengan CRM. Menggunakan kedua sistem ini dapat memudahkan bisnis Anda dalam mengetahui barang apa yang paling diminati pelanggan dan mana yang tidak. Sehingga, Anda bisa merencanakan pembelian dengan lebih spesifik.
9. Meningkatkan Kepatuhan Peraturan
Melakukan pengadaan tidak bisa dilakukan sembarangan, ada peraturan baku yang harus diikuti oleh perusahaan. Selain itu, masing-masing bisnis pun pasti juga punya aturan yang berbeda. Tenang saja, aplikasi e-purchasing dirancang fleksibel untuk bisa menyesuaikan segala regulasi yang ada. Jadi, perusahaan bisa melakukan purchasing otomatis tetap sekaligus meningkatkan kepaturan.
10. Kemudahan Integrasi & Kolaborasi
e-purchasing berbasis ERP dapat terintegrasi dengan sistem lain yang ada di perusahaan, seperti software akuntansi, sistem POS, dan lainnya. Manfaat dari kemudahan integrasi ini dapat memudahkan Anda untuk melakukan kolaborasi dengan divisi lain dan bisa mempercepat seluruh operasional.
11. Kesimpulan
Perusahaan perlu terus mengikuti perkembangan teknologi dan memanfaatkannya untuk meningkatkan efektivitas operasional, salah satunya adalah dengan menerapkan e-purchasing. Dengan software ini, Anda bisa melancarkan seluruh tahapan pengadaan di perusahaan.
ScaleOcean menghadirkan software e-purchasing dalam pengadaan terbaik untuk bisnis Anda. Dengan satu sistem kami, Anda bisa kelola semua proses procurement dengan jauh lebih mudah. Bahkan Anda juga dapat melakukan kustomisasi fitur untuk memenuhi seluruh kebutuhan pengadaan. Yuk lakukan purchasing lebih cerdas bersama ScaleOcean!
