e-Purchasing adalah merupakan sebuah proses pengadaan barang atau jasa yang dilakukan secara digital. Banyak perusahaan yang beralih ke sistem satu ini karena menawarkan banyak sekali kelebihan, mulai dari pencatatan otomatis, kemudahan memilih supplier, hingga keakuratan jumlah pengadaan.
Nah, setiap vendor menawarkan fitur dan solusi yang berbeda-beda. Maka dari itu, Anda perlu memilih sistem yang bisa memenuhi seluruh kebutuhan perusahaan. Sudah tahukah Anda fitur apa saja yang wajib ada di software e-purchasing? Yuk simak penjelasan lengkapnya di artikel ini.
1. Fitur Utama e-Purchasing Software
Aplikasi e-purchasing berbasis ERP adalah sebuah software yang menjalankan proses pengadaan secara otomatis. Ada beberapa fitur penting dalam software ini yang dapat membantu Anda dalam meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam pelaksanaan pengadaan. Berikut adalah enam fitur utama di e-purchasing software untuk mendukung pembelian Anda:
a. Pencatatan Otomatis
Fitur pertama adalah pencatatan segala hal yang terkait pembelian barang jasa secara otomatis. Seperti yang kita tahu, terdapat berbagai dokumen penting dalam proses procurement seperti RFP (Request for Proposal), RFQ (Request for Quotation), PO (Purchase Order), dan invoice. Bayangkan jika Anda masih mencatat semua file tersebut secara manual, pasti banyak sekali ketidakakuratan data. Sehingga, fitur ini dapat membantu Anda dalam melacak status pengadaan dan meminimalkan terjadinya kesalahan manusia.
b. Supplier Portal
Keunggulan dari software pembelian berbasis ERP adalah dapat terhubung langsung dengan penyedia barang jasa secara mudah, karena adanya supplier portal. Dalam hal ini, pihak vendor dapat memasukkan penawaran harga langsung ke sistem, sehingga pengguna dapat mengevaluasi dan memilih mana supplier yang tepat. Selain itu, fitur ini juga memungkinkan pengguna untuk memantau status pengiriman barang dan memastikannya tepat waktu. Sehingga, proses pengadaan menjadi lebih mudah dan efisien.
Jika sudah menemukan supplier yang tepat, Anda juga bisa mengelola perjanjian kontrak secara otomatis. Sehingga, dapat menghindari kesalahan pencatatan dan memudahkan Anda dalam melacak status kontrak. Anda pun juga dapat memantau batas waktu kontrak dan melakukan perpanjangan atau pemutusan kontrak jika diperlukan.
c. Manajemen Inventaris
Fitur lainnya yang ada dalam e-purchasing software adalah inventory management. Dengan fitur ini, Anda dapat melacak persediaan di berbagai lokasi gudang secara real-time. Sehingga, dapat menghilangkan risiko kekurangan atau kelebihan stok. Selain itu, Anda juga bisa membuat rencana pembelian lebih tepat berdasarkan data yang akurat. Pengeluaran di perusahaan dapat diminimalisir dan keuntungan pun meningkat.
d. Katalog Elektronik
Adanya fitur satu ini memudahkan Anda untuk menghitung besarnya budget yang dibutuhkan dalam pengadaan secara lebih akurat. Bagaimana tidak? Anda bisa melihat harga, keterangan barang, hingga spesifikasi teknis dalam pengirimannya hanya dari satu dashboard saja. Bahkan, tidak hanya produk dalam negeri saja yang ditawarkan, produk impor pun juga ada. Wah, sekarang memastikan kualitas barang jadi lebih mudah untuk dilakukan.
e. Laporan Real-Time
e-Purchasing software dapat membantu Anda dalam menganalisis data pengadaan secara akurat. Dalam hal ini, Anda dapat melihat data secara terperinci, mulai dari jumlah pembelian hingga besarnya biaya pengeluaran. Sehingga, ketika pejabat pengadaan meminta laporan sewaktu-waktu, Anda pun tinggal membuatnya secara mudah tanpa perlu mencari data dari aplikasi yang berbeda.
f. Pemantauan Kinerja
Memantau kinerja supplier sangatlah perlu untuk Anda lakukan. Nah, Anda bisa melakukannya secara mudah dengan sistem procurement ini. Dimana Anda bisa melacaknya dari ketepatan waktu pengiriman, kualitas barang, dan harga barang yang ditawarkan. Data ini dapat membantu Anda dalam mengambil keputusan jika diperlukan, seperti pemutusan kontrak atau penilaian ulang kebutuhan.
Dalam kesimpulan, e-Purchasing software berbasis ERP adalah sebuah solusi yang dapat membantu dalam meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam proses pengadaan. Dengan menggunakan fitur-fitur yang ada, pengguna dapat memantau status pengadaan secara real-time, mengelola persediaan, menganalisis pengadaan, dan memantau kinerja supplier.
2. Kegunaan Sistem e-Purchasing
Sebelumnya, sudah sering disebutkan kelebihan aplikasi e-purchasing bagi perusahaan. Salah satunya adalah meningkatkan kinerja dalam proses pengadaan barang dan jasa. Dengan teknologi terbaru, seluruh tahapan pembelian Anda dapat menjadi lebih cepat, mudah, akurat, dan terukur.
Selain itu, dibandingkan dengan menggunakan metode manual, sistem e purchasing membantu mengurangi biaya administrasi. Anda tidak perlu lagi mengeluarkan biaya-biaya seperti pengiriman surat, cetak dokumen, dan kegiatan administrasi lainnya. Dengan sistem, semua dokumen dan informasi tersimpan dalam satu platform saja. Bahkan dapat diakses oleh semua pihak yang berwenang dengan lebih mudah.
Kegunaan lainnya adalah mengurangi kesalahan yang disebabkan oleh manusia. Proses manual rentan sekali menimbulkan terjadinya human error, seperti kesalahan dalam input data, alamat, atau informasi penting lainnya. Melalui aplikasi, Anda tidak perlu memasukkan data satu per satu. Semua informasi akan tercatat secara otomatis.
Adopsi teknologi menjadi salah satu kunci sukses dalam menjaga persaingan bisnis. Oleh karena itu, penggunaan aplikasi pengadaan berbasis ERP dapat membantu perusahaan untuk memperbesar keuntungan yang didapatkan. Bila semua proses pembelian berjalan lancar, tentu saja akan berpengaruh pada meningkatnya penjualan dan permintaan pelanggan. Selain itu juga akan menghemat waktu, mengurangi biaya, dan meningkatkan efisiensi dalam pengadaan barang dan jasa.
3. Tips Memilih Aplikasi e-Purchasing Terbaik
Sebelum memilih aplikasi yang hendak digunakan, pastikan untuk mengevaluasi kebutuhan bisnis Anda terlebih dahulu. Sehingga, software yang dipilih nantinya dapat digunakan untuk membantu perusahaan dalam menyederhanakan proses pembelian. Berikut beberapa hal yang perlu Anda pertimbangkan, antara lain:
a. Kebutuhan Bisnis
Pastikan Anda mengetahui apa saja kebutuhan perusahaan. Apakah bisnis Anda membutuhkan tambahan fitur-fitur tertentu atau tidak, misalnya integrasi dengan sistem keuangan atau manajemen gudang.
b. Kompatibilitas
Pastikan bahwa e-purchasing software yang Anda pilih kompatibel dengan sistem yang sudah Anda gunakan di perusahaan. Contohnyan, ketika Anda sudah menggunakan software gudang, pastikan aplikasi pembelian yang Anda pilih bisa terintegrasi dengan software tersebut.
c. Biaya
Tentukan budget dan pastikan bahwa biaya software yang dipilih sesuai dengan anggaran perusahaan. Perlu diingat bahwa biaya yang harus dikeluarkan tidak hanya dari lisensi, tetapi juga implementasi, dukungan teknis, dan pelatihan. Jadi, Anda juga perlu menyiapkan budget tambahan untuk meminimalisir kejadian yang tidak diinginkan.
d. Keamanan
Memiliki sistem keamanan yang kuat adalah pertimbangan utama dalam memilih aplikasi yang tepat. Dalam proses pengadaan, terdapat data-data yang sensitif seperti harga dan data supplier. Oleh karena itu, pastikan bahwa software procurement yang dipilih memiliki fitur keamanan yang memadai.
4. Kesimpulan
Memilih e-purchasing software yang tepat adalah keputusan yang berat karena banyak hal yang harus dipertimbangkan. Mulai dari kebutuhan perusahaan, fitur dan solusi yang ditawarkan, hingga kemampuan sistem itu sendiri. Sekarang, tidak perlu repot lagi. Anda bisa percayakan seluruh proses pengadaan Anda ke aplikasi purchasing ScaleOcean. Kami menghadirkan solusi yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda. Yuk lancarkan pembelian dan tingkatkan keuntungan bersama ScaleOcean!
