Sistem ERP atau enterprise resource planning tidak hanya bisa digunakan oleh industri yang menjual produk saja, melainkan juga sektor jasa, contohnya adalah dunia pendidikan. Setiap industri pasti memiliki permasalahan yang berbeda-beda, maka dari itu dibutuhkan sebuah sistem mumpuni yang bisa membantu masing-masing sektor untuk mengatasi masalahnya.
Nah, menerapkan ERP dalam pendidikan adalah solusi yang tepat untuk seluruh institusi di Indonesia. Modul-modul yang hadir dalam sistem ini mendukung lembaga Anda dalam melancarkan pengelolaan aktivitas pendidikan dan menyederhanakan proses administrasi. Untuk lebih jelasnya, mari kita bahas apa saja permasalahan utama yang dihadapi oleh industri pendidikan dan fungsi dari menerapkan sistem ERP pada institusi Anda.
Baca juga: Peran Sistem ERP untuk Retail di Indonesia
1. Permasalahan Lembaga Pendidikan di Indonesia
Negara kita memiliki lembaga pendidikan yang beragam, ada yang formal dan non formal. Untuk institusi formal terdiri dari sekolah dan universitas. Sedangkan non formal terdiri dari lembaga kursus atau biasa disebut bimbel. Saat ini, tantangan utama yang sedang mereka hadapi adalah meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam menjalankan operasional.
Seperti yang kita tahu, institusi pendidikan terlibat dalam banyak proses administrasi mulai dari pendaftaran murid baru, pengelolaan karyawan dan pengajar, keuangan, dan masih banyak lagi. Selain itu, lembaga pendidikan tentu saja juga mengelola seluruh proses pembelajaran yang meliputi manajemen kelas, jadwal belajar mengajar, pembagian tugas guru, dan hal terkait lainnya.
Permasalahan utama lembaga pendidikan adalah tidak memiliki sistem yang memadai untuk mengelola keseluruhan administrasi dan pembelajaran. Mayoritas sekolah-sekolah masih menggunakan cara manual. Dimana hal tersebut menyulitkan para lembaga untuk berkembang dan memajukan pendidikan di Indonesia.
Terutama di era sekarang ini, dimana kegiatan belajar mengajar sudah mulai bergeser ke metode online, begitu pula proses penerimaan peserta didik baru. Jadi, sangat penting untuk sekolah Anda mengadopsi kemajuan teknologi terbaru, salah satunya dengan menggunakan sistem ERP dalam Pendidikan. Mari kita bahas perannya dalam membantu kelancaran operasional institusi Anda di part selanjutnya.
2. Peran Sistem ERP dalam Pendidikan
Menerapkan sistem ERP dalam lembaga pendidikan sangatlah penting dan sudah tidak bisa ditunda lagi. Perkembangan teknologi yang pesat sekarang ini, membuat sekolah Anda harus bisa menyesuaikannya. Sudah banyak institusi-institusi yang merasakan dampak positif dari sistem ini.
Dengan penggunaan ERP, Anda bisa mengotomatiskan perencanaan kegiatan belajar mengajar, penentuan jadwal dan pembagian tugas, pencatatan keuangan, PPDB online, dan masih banyak lagi. Selain itu, Anda juga akan mendapatkan visibilitas yang besar terhadap seluruh operasional sekolah. Dengan mengetahui data secara real-time, Anda bisa membuat keputusan yang tepat untuk menyelesaikan permasalahan yang ada.
Sistem ERP dalam Pendidikan memiliki fleksibilitas dan skalabilitas yang tinggi. Setiap lembaga pastilah memiliki kebutuhan yang berbeda-beda. Nah, sistem informasi ini bisa dibuat kustom sesuai permintaan khusus sekolah. Selain itu, aplikasi ini juga bisa mengikuti perkembangan institusi Anda. Maka tidak heran jika software ERP adalah solusi yang tepat untuk segala permasalahan bisnis.
Baca juga: Pengertian Human Resource Information System
3. Fungsi Sistem ERP dalam Pendidikan
Kemampuan sistem ERP untuk mengotomatiskan dan meningkatkan integrasi operasional sekolah tidak perlu diragukan lagi. Anda tidak perlu menggunakan beberapa sistem yang berbeda untuk mengelola seluruh aktivitas lembaga. Dengan satu sistem ERP, Anda bisa mengelola keuangan, karyawan, murid, dan aktivitas lainnya secara mudah. Yuk ketahui fungsi lain dari penerapan software ERP dalam pendidikan:
a. Kemudahan Pemantauan Akademik
Sistem ERP memudahkan semua pihak yang terlibat dalam memantau akademik murid melalui learning management system (LMS). Jadi, tidak hanya guru saja yang memiliki akses ke sistem. Melainkan orang tua dan siswanya sendiri pun juga bisa mengaksesnya. Dengan parent portal, para wali murid bisa melihat hasil belajar anak mereka secara mudah.
Hal ini tentu sangatlah menguntungkan pihak sekolah dan orang tua, terutama di era pembelajaran jarak jauh. Tim pengajar tidak akan kesulitan dalam memberikan materi, tugas, hingga ujian kepada siswa. Aktivitas pembelajaran dan pemantauan laporan akademik pun bisa berjalan dengan efektif dan efisien, karena bisa dilakukan kapan saja dan dimana saja.
b. Meningkatkan Efisiensi Administrasi
Menggunakan sistem ERP terintegrasi, memungkinkan sekolah Anda untuk mengelola proses administrasi jadi jauh lebih mudah. Dengan satu sistem terpusat, Anda tidak perlu lagi mencatat data secara manual dan mencari dokumen terpisah-pisah. Ketika ada pemasukan ataupun pengeluaran dana, fitur akuntansi di software pendidikan berbasis ERP Anda akan langsung mencatatnya secara otomatis.
Seperti yang kita tahu, sekolah memiliki proses administrasi yang sangat beragam, mulai dari pembayaran SPP atau UKT, gaji guru dan karyawan, pembelian aset, dan masih banyak lagi. Mengotomatiskan seluruh aktivitas tersebut bisa menghemat tenaga dan waktu, meningkatkan efisiensi, serta bisa meningkatkan pelayanan di institut pendidikan Anda.
c. Acuan dalam Membuat Keputusan
Masih kesulitan dalam mendapatkan data terkini? Hal tersebut tidak akan lagi Anda rasakan ketika menerapkan sistem ERP dalam Pendidikan. Software terintegrasi ini mendukung transparansi operasional. Jadi, Anda bisa dengan mudah mendapatkan seluruh informasi yang dibutuhkan secara real-time. Hal ini pun juga akan memudahkan sekolah Anda dalam mengambil keputusan dan memiliki audit trail yang tepat.
d. Mengoptimalkan Sumber Daya
Kelebihan yang dirasakan oleh lembaga pendidikan dalam menerapkan sistem ERP adalah dapat meningkatkan produktivitas karyawan. Bagaimana tidak, software informasi ini dapat mengotomatiskan semua tugas berulang yang ada di sekolah. Dengan begitu, guru dan pegawai pun bisa fokus melakukan pekerjaan penting lainnya. Sehingga, kinerja mereka meningkat pesat dan tujuan lembaga bisa tercapai dengan cepat.
e. Menghemat Biaya
Siapa sangka, masih melakukan aktivitas operasional secara manual ternyata lebih banyak menghabiskan biaya. Hal itu dikarenakan cara manual masih menggunakan banyak kertas, ruang penyimpanan yang besar, hingga membutuhkan banyak pegawai untuk mengurus administrasi.
Maka dari itu, beralih ke sistem automasi adalah keputusan yang tepat untuk menghemat biaya. Dengan sistem ERP terpusat dan berbasis cloud, Anda tidak perlu lagi mengeluarkan biaya berlebih. Untuk menjalankan sistemnya pun tidak dibutuhkan banyak pegawai. Sehingga, Anda bisa menghemat pengeluaran dengan mengurangi biaya gaji karyawan yang cukup besar.
4. Kesimpulan
Dari penjelasan lengkap tentang manfaat menggunakan sistem ERP dalam pendidikan, bisa disimpulkan bahwa kemajuan teknologi memiliki peranan yang besar dalam meningkatkan kemudahan. Tidak heran jika banyak lembaga pendidikan yang mulai menerapkan software ERP.
Ingin meningkatkan kualitas dan kredibilitas sekolah Anda? Sistem ERP adalah solusi yang tepat untuk Anda. Dengan aplikasi ini, Anda bisa melancarkan proses administrasi dan mengoptimalkan akademik murid dengan mudah. Jadi tunggu apalagi, segera otomatiskan operasional Anda dengan Sistem Manajemen Sekolah ScaleOcean berbasis ERP. Yuk sampaikan seluruh kebutuhan lembaga pendidikan Anda dan dapatkan solusi terbaik dari kami!
