Proses ekspor dan impor barang sering mengalami kendala karena beberapa masalah, salah satunya adalah custom clearance bea cukai yang cukup kompleks. Baik dari segi persiapan dokumen administratifnya hingga perhitungan pajak dan bea masuk. Integrasi freight forwarding software dengan sistem kepabeanan CEISA 4.0 sangat dibutuhkan untuk memperlancar proses clearance.
Nah, ScaleOcean adalah salah satu freight forwarding software yang telah terintegrasi dengan portal bea cukai CEISA 4.0. Dengan dilengkapi fitur-fitur unggulan, sistem ini membantu pihak 3PL tidak hanya untuk membuat dokumen pengiriman secara otomatis, tapi juga meningkatkan efisiensi dari proses custom clearance bea cukai. Bagaimana cara kerja sistem tersebut? Cari tahu lebih lanjut pada artikel berikut ini.
1. Otomatisasi Proses Pembuatan Dokumen Pengiriman
Pengajuan perencanaan pengiriman menjadi langkah awal lancarnya proses ekspedisi barang bahkan dalam cakupan internasional. Freight forwarding software ScaleOcean dirancang untuk memudahkan 3PL dalam menginput informasi penting terkait pengiriman termasuk identitas barang, jumlahnya, destinasi pengiriman, jenis pengiriman baik FCL dan LCL, atau FTL dan LTLL, serta jadwal yang diinginkan klien.Â
Setelah dilakukan pengajuan pengiriman, software secara otomatis akan memproses dokumen bea cukai yang dibutuhkan sesuai dengan informasi yang telah diinput. Dari shipping instructions yang diterima, sistem akan membantu 3PL membuat manifest, bill of lading, faktur komersial, dan dokumen kepabeanan yang diperlukan oleh negara asal dan tujuan. Freight forwarding software akan memastikan semua persyaratan regulasi terpenuhi sebelum barang dikirim.
2. Meningkatkan Akurasi Perhitungan Bea Cukai
Setelah proses perencanaan dilakukan melalui freight forwarding software, langkah berikutnya adalah pengajuan dokumen kepabeanan. Software freight forwarding ScaleOcean di sini secara otomatis akan mengirimkan semua dokumen yang diperlukan ke portal bea cukai CEISA 4.0. Dengan adanya integrasi kedua sistem ini, maka 3PL tidak perlu mengulang untuk input data yang sama ke dalam portal bea cukai, sehingga human error dapat diminimalisir dan dipastikan dokumen yang dibutuhkan telah akurat dan lengkap.
Selanjutnya sistem CEISA 4.0 melakukan serangkaian validasi data yang ketat dan perhitungan tarif bea masuk atau pajak. Perhitungan ini didasarkan pada informasi seperti jenis barang, nilainya, berat dan volume, asal negara, serta klasifikasi tarif yang berlaku. Informasi tersebut sangat penting karena setiap jenis barang punya aturan dan tarif pajak yang berbeda, regulasi lokal, dan kriteria khusus lain yang ditetapkan.
3. Mempercepat Proses Validasi Dokumen Bea Cukai
Validasi data juga dilakukan dengan double check semua informasi yang ada dalam dokumen. Misalnya, dalam dokumen sebuah barang diklasifikasikan sebagai alat elektronik, CEISA 4.0 portal bea cukai akan memeriksa apakah klasifikasi tersebut benar berdasarkan deskripsi dan kode tarifnya. Jika ada ketidaksesuaian, sistem langsung memberikan notifikasi agar bisa segera diperbaiki.
Portal bea cukai CEISA 4.0 juga digunakan untuk cek apakah proses pengiriman barang telah memenuhi regulasi yang berlaku, termasuk peraturan tentang larangan dan pembatasan barang impor atau ekspor. Sistem ini dirancang untuk secara otomatis mengidentifikasi masalah-masalah tersebut yang dapat mempengaruhi custom clearance bea cukai.
Jadi, integrasi freight forwarding software dan CEISA 4.0 membantu petugas perpajakan dalam membuat keputusan terkait apakah barang dapat langsung dilanjutkan ke proses berikutnya, perlu pemeriksaan fisik, atau bahkan perlu ditahan karena alasan pelanggaran. Sehingga pengiriman barang dijamin telah memenuhi semua persyaratan hukum dan regulasi yang diizinkan untuk memasuki atau meninggalkan negara.
4. Pelacakan Pengiriman Real-Time
Setelah dilakukan tahap validasi dan persetujuan dokumen dari CEISA 4.0, informasi tersebut akan dilanjutkan ke freight forwarding software yang digunakan oleh pihak 3PL. Software ini secara otomatis update status pengiriman berdasarkan feedback dari portal bea cukai, memberikan notifikasi adanya persetujuan dokumen dan barang siap untuk proses selanjutnya. Dengan demikian, 3PL bisa segera melakukan pengiriman sesuai permintaan klien.
Fitur automated tracking yang ada dalam sistem freight forwarding ScaleOcean juga dapat dimanfaatkan untuk memantau lokasi barang secara real-time, memeriksa perkiraan waktu kedatangan, dan bahkan mendapatkan informasi jika ada kemungkinan keterlambatan pengiriman. Pelacakan yang dilakukan secara real-time ini tidak hanya meningkatkan kepercayaan klien tetapi juga membantu perencanaan logistik yang lebih akurat dan efisien.
5. Meningkatkan Efisiensi Custom Clearance Bea Cukai
Ketika barang tiba di tujuan, langkah berikutnya adalah custom clearance bea cukai untuk memastikan barang dapat secara resmi masuk ke wilayah negara tujuan. Di sinilah portal bea cukai CEISA 4.0 bekerja. Petugas bea cukai akan menggunakan sistem ini untuk mengakses semua dokumen yang telah diajukan sebelumnya. Jika ada kekurangan dokumen atau ketidaksesuaian, notifikasi secara langsung diterima pada freight forwarding software ScaleOcean. Dengan ini, 3PL bisa langsung menyiapkan dokumen-dokumen yang dibutuhkan.
Sebagai contoh, setelah diperiksa ternyata dokumen faktur atau daftar isi barang perlu detail penjelasan yang lebih lanjut. Dalam kasus ini, petugas bea cukai akan menandai masalah tersebut pada sistem CEISA 4.0. Notifikasi kemudian secara otomatis diteruskan ke freight forwarding software ScaleOcean agar pihak 3PL bisa segera menyiapkan dan mengirimkan dokumen yang diperbaiki dalam bentuk elektronik.
6. Kesimpulan
Proses custom clearance bea cukai memang cukup sulit dan kompleks karena perlu beragam dokumen serta harus memenuhi syarat pajak yang diberlakukan di negara asal dan tujuan. Freight forwarding software ScaleOcean yang terintegrasi portal CEISA 4.0, menawarkan solusi efisien untuk otomatisasi pembuatan dokumen bea cukai, meningkatkan akurasi perhitungan pajak pengiriman, hingga memberikan notifikasi dan pelacakan pengiriman secara real-time.
Memilih freight forwarding software ScaleOcean yang telah terintegrasi dengan CEISA 4.0 adalah langkah strategis bagi 3PL yang ingin meningkatkan kualitas layanan logistik global. Dengan fitur-fitur canggihnya, Anda dapat memastikan pengiriman barang tidak hanya cepat namun juga memenuhi semua persyaratan hukum dan regulasi yang berlaku. Dapatkan segera sistem canggih ini dengan menghubungi tim kami sekarang juga!
