Di era digital yang terus berkembang, perusahaan dihadapkan pada tantangan yang semakin kompleks dalam mengelola operasional bisnis. Agar tetap unggul dalam persaingan pasar, perusahaan harus mampu mengintegrasikan proses bisnis, mengelola data secara efisien, dan membuat keputusan strategis secara cepat. Oleh karena itu, enterprise information system adalah solusi terbaik untuk mengatasi tantangan tersebut.
Dikenal juga dengan istilah software ERP, sistem ini menjadi platform terintegrasi yang memungkinkan perusahaan untuk menyederhanakan proses bisnis, meningkatkan efisiensi operasional, dan memaksimalkan kinerja secara menyeluruh. Untuk lebih mengenal sistem ini, artikel ini akan menjelaskan lebih lanjut pengertian, karakteristik, keunggulan, serta contoh penggunaan dari enterprise system.
1. Enterprise Information System Adalah
Enterprise information system adalah sebuah sistem informasi yang dirancang untuk mengintegrasikan dan mengelola semua proses bisnis, data, laporan, dan kebutuhan operasional dalam perusahaan. Sistem ini juga dikenal dengan istilah software ERP. Lalu, apa dampak implementasinya? Agar aliran informasi bagi berbagai departemen dan level manajemen berjalan lancar. Enterprise system adalah sistem yang memiliki komponen perangkat lunak yang komprehensif dan dapat diakses melalui web atau aplikasi mobile, sehingga integrasi lintas fungsi dan departemen lebih efisien.
Meskipun fokus utama enterprise system adalah integrasi dan pengelolaan data internal perusahaan, tapi sistem ini juga bisa dihubungkan dengan sistem eksternal, seperti pemasok, pelanggan, atau sistem manajemen keuangan. Jika Anda memutuskan mengimplementasikan software ERP, ingat kalau sistem ini memerlukan investasi yang cukup besar dalam sumber daya dan waktu, serta komitmen dari seluruh tingkatan perusahaan agar manfaat yang diperoleh maksimal.
Baca juga: Langkah Evaluasi dan Pemeliharaan Sistem ERP
2. Karakteristik Enterprise System
Enterprise information system adalah sistem yang memiliki karakteristik khusus sehingga membedakannya dengan sistem lainnya. Setiap karakteristik ini membantu meningkatkan efektivitas dan efisiensi sistem dalam mendukung operasional bisnis. Karakteristik utama dari software ERP ini meliputi:
a. Modular Approach
Sistem ini dibangun dengan menggunakan serangkaian modul yang dapat dikustomisasi dan diintegrasikan sesuai dengan kebutuhan spesifik bisnis. Artinya, perusahaan bisa memilih dan mengimplementasikan fungsi-fungsi tertentu yang paling relevan dengan operasional. Hal ini tidak hanya meningkatkan fleksibilitas dan skalabilitas sistem tetapi juga memudahkan dalam pengelolaan dan pemeliharaan, karena setiap modul ERP dapat diperbarui atau diganti secara independen tanpa mengganggu operasional keseluruhan sistem.
b. Central Database
Karakteristik software ERP satu ini membantu perusahaan melakukan integrasi data lintas departemen dengan lebih mudah. Sehingga informasi yang diakses oleh semua pengguna akurat dan paling update. Selain itu, dengan adanya basis data terpusat, perusahaan juga dapat menghindari duplikasi data dan kesalahan yang sering terjadi dalam pengelolaan data secara manual. Ini juga akan mempermudah proses analisis data dan pengambilan keputusan, karena semua informasi yang dibutuhkan dapat diakses dari satu tempat.
c. Self-Transactional
Enterprise information system adalah sistem yang bisa secara otomatis menjalankan transaksi dan pemrosesan data menurut aktivitas bisnis yang sedang berlangsung. Seperti penjualan, pembelian, atau produksi, langsung dicatat dan diproses tanpa memerlukan intervensi manual. Cara ini tentunya meningkatkan kecepatan dan akurasi dalam pengelolaan transaksi bisnis, mengurangi human error, dan memastikan data yang tersedia selalu mencerminkan kondisi bisnis saat ini.
d. Real-Time Operation
Karakteristik ini sangat penting dalam bisnis yang bersifat dinamis dan cepat berubah, di mana keputusan harus dibuat dalam waktu singkat berdasarkan informasi terkini. Dengan implementasi software ERP, manajer dan pengambil keputusan dapat mengakses laporan, analisis, dan indikator kinerja utama (KPI) secara langsung, sehingga perusahaan tetap adaptif terhadap perubahan kondisi pasar atau masalah internal.
e. Flexible & Scalable
Sistem yang fleksibel akan membantu perusahaan untuk menambah, mengubah, atau menghapus modul dan fungsi tanpa mengganggu operasional keseluruhan. Selain itu, skalabilitas menjamin sistem dapat menangani pertumbuhan volume data, transaksi, dan pengguna seiring dengan berkembangnya bisnis. Karakteristik software ERP yang demikian tentunya diperlukan agar investasi dalam teknologi informasi dapat terus memberikan ROI secara maksimal seiring dengan pertumbuhan perusahaan.
3. Keunggulan Enterprise System
Dengan karakteristik yang dijelaskan di atas, tentu tidak heran jika enterprise system adalah sistem yang memberikan sejumlah keunggulan bagi bisnis. Beberapa manfaat yang akan dirasakan antara lain:
a. Peningkatan Efisiensi Operasional
Dengan mengeliminasi tugas manual yang memakan waktu dan rentan kesalahan, software ERP akan membantu alur kerja pada perusahaan menjadi lebih lancar. Efisiensi pada operasional ini tidak hanya mengurangi beban kerja karyawan tetapi juga mempercepat pengiriman produk atau layanan kepada pelanggan, yang tentu nantinya dapat meningkatkan kepuasan pelanggan dan keunggulan kompetitif perusahaan.
b. Standarisasi Proses Bisnis
Sistem ini memfasilitasi implementasi praktik terbaik dan prosedur standar di seluruh departemen. Jadi, setiap unit bisnis dipastikan bekerja secara konsisten sesuai dengan pedoman. Standarisasi ini tidak hanya membantu mempertahankan kualitas dan konsistensi output, tetapi juga memudahkan integrasi operasional baru dan pelatihan karyawan.
c. Mendukung Mobilitas Perusahaan
Dalam era digital saat ini, masyarakat ingin mengakses informasi dan melakukan transaksi bisnis dari lokasi mana pun dan kapan pun. Enterprise information system adalah solusi yang menawarkan versi mobile dan cloud-based sehingga memungkinkan karyawan untuk tetap produktif bahkan ketika berada di luar kantor. Langkah ini tidak hanya meningkatkan fleksibilitas kerja tetapi juga memastikan keputusan bisnis dapat dibuat dengan cepat, tidak peduli dimana lokasi para stakeholder.
d. Mendukung Pertumbuhan & Perubahan Bisnis
Software ERP bersifat scalable dan fleksibel sehingga mampu menyesuaikan dengan perubahan kebutuhan dan pertumbuhan bisnis tanpa memerlukan update sistem secara keseluruhan. Artinya, dengan ini perusahaan bisa menambah modul baru, memperluas pasar baru, atau menyesuaikan proses bisnis dengan meminimalkan gangguan pada operasional sehari-hari.
4. Contoh Penggunaan Enterprise System
Penggunaan enterprise system bisa ditemukan di berbagai sektor bisnis. Namun, untuk memudahkan Anda memahami cara kerjanya, akan diberikan contoh skenario di bisnis manufaktur. Misalkan suatu perusahaan menghadapi tantangan dalam mengkoordinasi proses produksi, manajemen inventori, dan operasional penjualan di berbagai lokasi.
Perusahaan memutuskan mengimplementasikan software ERP untuk mengintegrasikan seluruh operasional. Sistem ini diatur agar aliran informasi berjalan lancar antara departemen produksi, gudang, dan penjualan. Dengan ini semua unit bisnis juga bisa mengakses data secara real-time mengenai ketersediaan stok, permintaan produk, dan status pengiriman.
Lalu bagaimana penggunaannya? Ketika pesanan penjualan diterima, sistem secara otomatis akan memperbarui inventori dan memberikan informasi ini ke departemen produksi. Departemen produksi kemudian segera menyesuaikan jadwal produksi berdasarkan informasi tersebut, agar bisa dipastikan produk diproduksi dan disiapkan sesuai dengan permintaan.
Selain itu, sistem juga bisa menyajikan laporan real-time kepada manajemen terkait kinerja operasional, termasuk analisis penjualan, tren produksi, dan kebutuhan inventori. Dengan akses ke data ini, para stakeholder dapat membuat keputusan strategis tentang perluasan pasar, pengembangan produk baru, atau penyesuaian kapasitas produksi. Integrasi dan otomatisasi proses bisnis melalui enterprise information system adalah langkah efektif bagi perusahaan tidak hanya untuk meningkatkan efisiensi operasional tetapi juga dalam mendukung pertumbuhan jangka panjang dan adaptasi terhadap perubahan pasar.
5. Kesimpulan
Enterprise information system adalah teknologi informasi yang canggih dan dirancang untuk mengintegrasikan serta mengelola semua aspek proses bisnis, data, laporan, dan kebutuhan operasional dalam suatu perusahaan. Sistem ini juga sering disebut dengan software ERP karena mampu merencanakan dan mengelola sumber daya perusahaan secara efektif.
Walau membutuhkan investasi besar pada sumber daya dan waktu, serta komitmen dari seluruh tingkatan perusahaan, manfaat yang diperoleh dari implementasi sistem ini sangat signifikan, termasuk peningkatan integrasi lintas fungsi dan departemen yang lebih efisien. Jadi, bisa disimpulkan implementasi dan penggunaan enterprise system secara strategis dapat membantu perusahaan mengatasi tantangan operasional dan mendukung pertumbuhan jangka panjang.
