Dalam era digital saat ini, industri logistik menghadapi tantangan yang semakin kompleks, mulai dari permintaan pengiriman yang cepat hingga ekspektasi tinggi dari pelanggan untuk adanya transparansi dan efisiensi. Sehingga perusahaan harus mencari cara untuk mengoptimalkan operasional agar tetap kompetitif. Melalui penerapan teknologi yang canggih seperti TMS system, Anda bisa mengatasi masalah tersebut.
Dengan memanfaatkan data dan algoritma canggih, sistem ERP logistik satu ini mampu membantu mengidentifikasi rute pengiriman terbaik, memilih moda transportasi yang paling efisien, dan menyediakan tracking pengiriman yang akurat. Bagaimana cara kerja sistem ini sehingga bisa memberikan seluruh manfaat tersebut? Cari tahu selengkapnya pada pembahasan berikut.
1. Mengenal Arti TMS
Pada bidang logistik, salah satu permasalahan yang sering dihadapi oleh perusahaan adalah kompleksitas dalam mengelola pengiriman barang karena melibatkan banyak pihak, seperti supplier, pengirim, dan penerima. Bahkan industri ini juga menghadapi sejumlah tantangan untuk memastikan efisiensi biaya dan waktu pengiriman.
Nah, masalah ini bisa diselesaikan dengan transportation management system (TMS). Arti TMS adalah teknologi yang dirancang untuk mengoptimalkan proses pengiriman logistik. Sistem ini diperlukan dalam merencanakan, melaksanakan, dan mengoptimalkan pergerakan barang. Baik itu pengiriman inbound, yaitu dari supplier ke gudang maupun outbound, dari gudang ke pelanggan. Sistem ini juga diperlukan untuk memastikan proses pengiriman dilakukan dengan cara paling efisien dan ekonomis.
TMS ERP system dilengkapi berbagai fitur agar memudahkan perencanaan rute pengiriman, pemilihan mode transportasi, dan pengelolaan tarif pengiriman. Sistem ini menggunakan algoritma tertentu untuk menentukan mana rute pengiriman tercepat dan termurah, dengan mempertimbangkan faktor seperti jarak, tarif pengiriman, dan waktu pengiriman.
TMS juga bisa dimanfaatkan untuk melakukan negosiasi tarif secara lebih efektif dengan penyedia layanan pengiriman. Bahkan, TMS system dapat mengintegrasikan informasi dari berbagai sumber agar Anda punya informasi yang lengkap untuk memantau kinerja seluruh rantai pasok. Dengan ini, perusahaan bisa membuat keputusan strategis terkait pengelolaan persediaan dan pengiriman.
Baca juga: SOP dan Prosedur Pengiriman Barang Logistik
2. Manfaat TMS ERP System
TMS system menjadi teknologi canggih yang sangat berguna bagi bisnis logistik untuk memastikan kelancaran proses pengiriman barang. Dengan mengimplementasikannya, perusahaan akan mendapatkan sejumlah manfaat yang secara keseluruhan menguntungkan operasional. Beberapa manfaat tersebut yaitu:
a. Optimasi Rute Pengiriman
Dengan memanfaatkan data historis dan algoritma canggih, software ERP logistik satu ini mampu menentukan rute pengiriman paling efisien untuk mengurangi jarak tempuh dan waktu pengiriman. Hal ini tentunya tidak hanya menghemat bahan bakar dan mengurangi emisi karbon, tapi juga membuat barang dapat tiba lebih cepat ke tujuan. Secara keseluruhan tentu optimasi rute ini dapat meningkatkan produktivitas armada pengiriman dan mengurangi adanya kebutuhan pada sumber daya tambahan.
b. Pemilihan Moda Transportasi
TMS ERP system juga memudahkan perusahaan dalam proses memilih moda transportasi logistik yang paling sesuai untuk setiap pengiriman. Pemilihannya didasarkan pada faktor-faktor seperti biaya, waktu, dan jenis barang. Caranya dengan secara otomatis membandingkan tarif dari berbagai penyedia layanan transportasi dan memilih opsi yang menguntungkan baik dari biaya ataupun efisiensi pengiriman. Jadi, biaya pengiriman tidak hanya hemat tapi juga secara ekspektasi waktu pengiriman sesuai.
c. Tracking Pengiriman dengan Akurat
Sistem ERP logistik juga bisa melakukan pembaruan status pengiriman secara langsung, sehingga meningkatkan transparansi dalam proses pengiriman baik bagi perusahaan maupun pelanggan. Cara ini tidak hanya membantu perusahaan untuk mengidentifikasi masalah pengiriman tapi juga meningkatkan kepercayaan pelanggan karena menyediakan informasi pengiriman yang akurat dan real-time.
d. Mengurangi Biaya Pengiriman
Salah satu manfaat terbesar dari penerapan TMS system adalah adanya pengurangan dalam biaya pengiriman. Melalui optimasi rute, pemilihan penyedia ekspedisi yang lebih efisien, dan negosiasi tarif yang lebih baik, perusahaan bisa memangkas biaya yang dibutuhkan untuk proses pengiriman. Bahkan, dengan mengurangi kelebihan kapasitas dan menerapkan proses pengiriman konsolidasi, perusahaan juga mampu menghemat biaya operasional dan meningkatkan margin keuntungan secara maksimal.
e. Meningkatkan Kepuasan Pelanggan
Dari keseluruhan penjelasan di atas, maka penerapan TMS ERP system dapat meningkatkan kepuasan pelanggan. Kepuasan ini tidak hanya membantu mempertahankan pelanggan agar tetap loyal, tapi juga bisa menarik pelanggan baru melalui rekomendasi positif yang diberikan. Jadi bisa disimpulkan, implementasi ERP logistik tersebut memberikan dampak positif untuk mempertahankan reputasi perusahaan.
3. Cara Kerja TMS System di Logistik
Setelah memahami arti TMS dan manfaatnya bagi bisnis logistik, Anda juga perlu tahu bagaimana cara kerjanya. Perhatikan skenario berikut ini agar lebih mudah dipahami. Misalkan sebuah perusahaan manufaktur harus mengirimkan produk ke pengecer di berbagai wilayah Indonesia. Namun, perusahaan kesulitan untuk mengelola jadwal pengiriman dan memastikan pengiriman dilakukan tepat waktu dengan biaya yang efisien.
Nah, di sinilah peran TMS ERP system. Pertama, sistem akan menganalisis berbagai opsi pengiriman berdasarkan biaya, jarak, dan waktu pengirimannya. Dengan mempertimbangkan semua variabel ini, software ERP logistik selanjutnya menentukan kombinasi rute dan mode transportasi terbaik. Misalnya diperoleh rekomendasi truk untuk jarak dekat dan kereta api untuk jarak jauh. Tujuannya agar pengiriman dilakukan tepat waktu dengan biaya yang paling minimal.
Kemudian secara otomatis TMS system mengalokasikan pengiriman ke penyedia layanan logistik yang paling sesuai, mengirimkan instruksi pengiriman, dan mengatur jadwal pengambilan barang. Selama proses pengiriman pun, sistem akan terus memantau status secara real-time. Jadi, dengan ini staff logistik bisa melacak barang di setiap tahap perjalanan. Jika terjadi keterlambatan atau masalah, TMS ERP system akan segera memberikan notifikasi agar perusahaan bisa segera menanganinya.
Di akhir proses, sistem bisa digunakan untuk membuat laporan tentang kinerja pengiriman, termasuk analisis biaya, waktu pengiriman, dan tingkat kepuasan pelanggan. Ini bisa menjadi bahan perusahaan untuk mengevaluasi dan mengoptimalkan layanan logistik di masa depan, berdasarkan data dan insight yang lebih akurat.
4. Kesimpulan
Dari pembahasan arti TMS di atas, bisa disimpulkan sistem ini membantu perusahaan untuk merencanakan, melaksanakan, dan mengoptimalkan proses pengiriman dengan cara yang lebih efisien dan ekonomis. Dari optimasi rute pengiriman hingga pemilihan moda transportasi, sistem ERP logistik ini memastikan bahwa setiap aspek pengiriman dikelola dengan optimal.
Skenario cara kerja TMS system yang telah dijelaskan sebelumnya menunjukkan bahwa teknologi ini dapat secara signifikan mengubah strategi perusahaan dalam mengelola logistik. Melalui optimasi berkelanjutan dan inovasi dalam manajemen transportasi, TMS ERP system membantu logistik operasional yang lebih efisien dan ekonomis untuk meningkatkan kepuasan pelanggan.
