Istilah ERP sudah umum dikenal oleh sebagian besar orang sebagai sistem yang digunakan untuk mengelola bisnis, serta meningkatkan efisiensi di setiap aktivitas perusahaan. Pada saat ini, banyak vendor ERP software menawarkan perangkat lunak ERP yang dapat diadaptasi sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Hal tersebut dikenal dengan konfigurasi sistem ERP. Konfigurasi software ERP diperlukan perusahaan untuk membantu implementasi agar bisa menyesuaikan dengan workflow dan regulasi perusahaan. Artikel ini membahas lebih lanjut mengenai konfigurasi sistem ERP dan manfaatnya.
Baca juga: Apa Saja Penentu Harga ERP di Indonesia?
1. Apa itu Konfigurasi Sistem
Konfigurasi sistem adalah serangkaian pengaturan dan penyesuaian yang dilakukan pada sistem komputer atau perangkat lunak untuk memastikan bahwa sistem tersebut bekerja sesuai dengan kebutuhan atau spesifikasi yang diinginkan. Salah satu sistem yang dapat dikonfigurasikan adalah sistem ERP. Konfigurasi sistem ERP meliputi penyesuaian modul, pengaturan proses bisnis, pengelolaan akses pengguna, pengaturan database, dan integrasi sistem. Berikut detail pembahasan masing-masing aspek tersebut.
a. Penyesuaian Modul
Penyesuaian modul ERP adalah proses menyesuaikan atau mengkonfigurasi modul-modul yang terdapat dalam sistem Enterprise Resource Planning (ERP) agar sesuai dengan kebutuhan khusus perusahaan. Vendor ERP software bisa melakukan ini sesuai kebutuhan dan spesifikasi bisnis Anda. Misalnya, bisnis manufaktur cenderung memerlukan modul manajemen produksi, pengelolaan inventaris, atau kontrol kualitas. Sedangkan bisnis konstruksi lebih membutuhkan modul manajemen proyek dan procurement.
b. Penyesuaian Workflow
Vendor ERP software juga bisa Anda minta untuk melakukan penyesuaian workflow dalam sistem agar sesuai dengan proses bisnis yang ada. Pertama, Anda perlu mengidentifikasi bagaimana berbagai departemen dan unit bisnis beroperasi dan berinteraksi satu sama lain. Selanjutnya mendesain alur kerja yang ingin diterapkan dalam sistem. Baru kemudian alur tersebut dipetakan dan dikonfigurasikan ke sistem ERP. Pemetaan ini harus akurat untuk memastikan bahwa alur kerja berjalan sesuai dengan yang diharapkan.
c. Pengaturan Parameter
Konfigurasi sistem ERP khususnya pada pengaturan parameter ditujukan untuk mempermudah perusahaan dalam mengontrol setiap aspek fungsionalitas ERP. Pengaturan ini diperlukan agar sistem dapat beradaptasi dengan aturan, regulasi, dan kebijakan khusus perusahaan tanpa memerlukan perubahan dalam code yang kompleks. Misalnya untuk kebutuhan keuangan, Anda bisa menentukan parameter spesifik yang perlu dikonfigurasi, seperti batas kredit, tarif pajak, atau aturan penggajian.
d. Pengaturan Database
Bentuk lain konfigurasi sistem adalah pengaturan database ERP, yaitu pengaturan, desain, dan manajemen basis data yang digunakan dalam sistem Enterprise Resource Planning (ERP). Ini mencakup konfigurasi basis data yang mendukung penyimpanan, pengolahan, dan pengelolaan informasi dari berbagai modul dan fungsi dalam ERP. Pengaturan database ERP penting untuk memastikan sistem dapat berjalan dengan baik, menyediakan informasi yang akurat, dan mendukung proses bisnis perusahaan dengan optimal.
e. Integrasi Sistem
Vendor ERP software juga bisa melakukan konfigurasi khususnya pada integrasi sistem ERP. Proses ini adalah penggabungan dan penyatuan sistem ERP dengan sistem lain yang ada dalam perusahaan. Tujuannya agar seluruh sistem dapat berinteraksi dan berbagi informasi. Integrasi sistem ERP penting karena dapat membantu untuk membagikan informasi ke berbagai bagian perusahaan, mengoptimalkan efisiensi, meningkatkan visibilitas data, dan mendukung pengambilan keputusan yang lebih baik.
Konfigurasi sistem ERP memungkinkan perusahaan untuk memaksimalkan manfaat dari perangkat lunak tersebut dengan mempersiapkannya sesuai dengan kebutuhan spesifik mereka, memungkinkan penggunaan yang optimal untuk mendukung operasi sehari-hari dan pengambilan keputusan yang lebih baik.
2. Manfaat Konfigurasi Sistem ERP
Konfigurasi sistem adalah kebutuhan penting bagi bisnis dan juga ketika Anda ingin mengimplementasikan ERP. Langkah ini memberikan beberapa keuntungan diantaranya yaitu:
a. Mengurangi Biaya Operasional
Sistem ERP yang terkonfigurasi dengan baik bisa menghemat pengeluaran dengan meningkatkan pemantauan terhadap faktor-faktor yang mempengaruhi jumlah biaya operasional Anda. Dengan memanfaatkan konfigurasi sistem ERP, Anda tidak perlu membeli berbagai sistem untuk menjalankan setiap fungsi bisnis. Anda hanya perlu mengkonfigurasi software ERP sedemikian rupa agar sistem operasional perusahaan dilakukan menggunakan satu sistem terpusat.
b. Menjamin Keamanan Data
Keamanan data bisnis Anda adalah hal yang harus diperhatikan. Peningkatan hubungan pelanggan bergantung pada kemampuan Anda untuk menjaga privasi informasi yang mereka bagikan kepada Anda. Sistem ERP dapat menyimpan semua data bisnis ini di satu tempat. Data tersebut diamankan oleh sistem yang terbukti menjaga kerahasiaannya. Oleh karena itu, mengimplementasikan sistem ERP yang terkonfigurasi adalah langkah yang baik untuk mempertahankan standar keamanan yang tinggi.
c. Peningkatan Efisiensi Bisnis
Manfaat utama dari konfigurasi sistem ERP mencakup kemampuan untuk mengidentifikasi hambatan dalam proses bisnis Anda. Selain itu, konfigurasi dapat mengidentifikasi aspek yang paling menguntungkan dari peningkatan efisiensi. Solusi ERP yang baik membantu bisnis Anda menghilangkan tugas-tugas manual yang berulang, sehingga menghemat waktu operasional.
d. Pelaporan yang Lebih Baik
Salah satu manfaat yang dirasakan sebagian besar bisnis ketika menerapkan sistem ERP yang terkonfigurasi adalah pelaporan yang lebih akurat. Hal ini dapat mencakup penentuan metrik laporan per divisi di perusahaan, contohnya untuk manajemen gudang membutuhkan tolak ukur total inventaris yang akurat hingga alur keluar masuk barang.
Lalu HRM, pasti membutuhkan metrik absensi seluruh sumber daya manusia, lalu penggajian, dan masih banyak lagi. Untuk sales, data yang dibutuhkan pasti berhubungan dengan volume penjualan untuk berbagai produk atau wilayah. Sistem ERP memberi Anda visibilitas yang lebih baik ke semua fungsi bisnis Anda.
Sangat penting untuk diketahui bahwa penerapan ERP tidak hanya bergantung pada konfigurasi, tetapi juga pada perencanaan dan pengelolaan perubahan organisasi yang efektif. Untuk keberhasilan implementasi ERP, semua pemangku kepentingan harus aktif berpartisipasi dan memahami kebutuhan bisnis.
3. Kesimpulan
Penggunaan sistem ERP adalah sebuah langkah strategis yang banyak dilakukan perusahaan untuk mengelola operasional dan bisnis, memberikan sejumlah keuntungan bagi perusahaan. Salah satu kelebih dari sistem ini adalah dapat dikonfigurasikan. Konfigurasi sistem ERP mencakup modul, parameter, database, dan integrasi sistem.
Konfigurasi sistem adalah opsi yang memberikan sejumlah manfaat seperti pengurangan biaya, kemampuan adaptasi, visibilitas data yang komprehensif, transparansi, serta kolaborasi departemen yang efisien. Tertarik untuk mengimplementasikan konfigurasi sistem? ScaleOcean adalah vendor ERP software yang bisa Anda percaya! Cari tahu lebih lanjut dengan hubungi tim kami sekarang juga.
