Ekspor impor melibatkan serangkaian prosedur dan dokumen yang kompleks supaya tercapai kelancaran, kepatuhan, dan keamanan dalam perdagangan internasional. Penting bagi perusahaan logistik untuk mempersiapkan dan mengelola dokumen ekspor impor agar pengiriman barang berjalan lancar tanpa adanya penundaan, biaya tambahan, bahkan adanya kegagalan dalam proses transaksi.
Dari sini kita pahami bahwa dokumen logistik menjadi peran penting bagi kelancaran proses ekspor impor dan ketepatan administrasi pengiriman barang yang sesuai dengan aturan serta regulasi yang berlaku di setiap negara. Di sini akan dibahas secara lengkap contoh dokumen pengiriman barang yang harus dipersiapkan untuk pengiriman barang. Simak selengkapnya di sini!
Pentingnya Dokumen Ekspor Impor dalam Proses Logistik
Dokumen ekspor impor adalah surat yang diperlukan untuk mengurus pengiriman logistik dari lokasi asal ke lokasi tujuan akhir. Apabila dokumen logistik tidak lengkap, proses ekspor impor akan terhambat karena ada penundaan di pelabuhan, denda, bahkan penolakan barang oleh pihak bea dan cukai.
Dengan menggunakan document management system, proses pengelolaan dan penyimpanan dokumen ekspor impor dapat dilakukan secara lebih terstruktur dan efisien, mengurangi risiko kesalahan, serta memastikan kepatuhan terhadap peraturan yang berlaku di setiap tahapan pengiriman.
Dokumen impor barang dan ekspor menjadi hal penting yang harus dipersiapkan dan dikelola sebelum pengiriman dilakukan, untuk memastikan adanya transparansi transaksi, memberikan perlindungan hukum, sekaligus memudahkan komunikasi antara eksportir, importir, freight forwarder, dan vendor transportasi logistik. Ini menjadi dasar pengertian ekspor dan impor di mana proses ini menjadi kegiagan yang penting dioptimalkan untuk memenuhi kebutuhan pasar.
Proses ekspor dan impor yang kompleks, di mana pengelolaan dokumen yang sesuai regulasi menjadi hal terpenting membuat perusahaan harus memahami terlebih dulu apa saja jenis dan fungsi dokumen logistik yang harus dipersiapkan. Ini akan mendukung kelancaran aktivitas logistik ekspor impor di perusahaan secara menyeluruh.
Baca Juga: ScaleOcean, Aplikasi Ekspor Impor Terlengkap Anda
Jenis-jenis Dokumen Ekspor Impor
Dalam proses ekspor impor, ada beberapa jenis dokumen logistik yang harus disiapkan untuk memastikan kelancaran pengiriman serta mematuhi regulasi yang berlaku. Setelah memahami pengertian ekspor dan impor dan pentingnya, ini jenis jenis dan contoh dokumen pengiriman barang logistik, diantaranya:
1. Shipping Instruction
Shipping instruction (SI) adalah dokumen ekspor impor yang dikeluarkan oleh eksportir atau pengirim kepada pihak 3PL. Isi dokumen impor barang dan ekspor berupa instruksi detail pengirim dan penerima barang, deskripsi lengkap barang yang dikirim, jumlah muatan, jenis kemasan, dan destinasi akhir. SI digunakan sebagai panduan oleh 3PL untuk memproses dokumen pengiriman barang, termasuk bill of lading (B/L).
Pastikan untuk menulis shipping instruction dengan jelas. Adanya kesalahan pengisian SI dapat menyebabkan keterlambatan pengiriman, kesalahan dokumen B/L, dan potensi biaya tambahan. SI juga berperan penting dalam proses kliring barang di pelabuhan tujuan, karena informasi yang terdapat di dalamnya digunakan oleh pihak bea cukai untuk verifikasi barang dan pemrosesan dokumen impor. Berikut ini contoh dokumen pengiriman barang shipping instruction:
2. Manifest Cargo
Dokumen impor ekspor berikutnya adalah manifest cargo, yaitu dokumen resmi yang merinci semua muatan kargo yang diangkut oleh sebuah kapal. Dokumen impor barang ini mencakup informasi penting seperti jumlah, deskripsi, dan tujuan dari setiap barang, serta identitas pengirim dan penerima. Tujuannya untuk memudahkan bea cukai tahu apa saja isi kapal, memudahkan proses inspeksi, dan menjamin proses pengiriman barang sesuai dengan regulasi perdagangan internasional.
Dokumen logistik jenis ini disusun dan diserahkan oleh pihak 3PL kepada otoritas pelabuhan dan bea cukai sebelum kedatangan atau keberangkatan sarana pengangkut. Dengan ini, proses penilaian risiko dan inspeksi menjadi lebih mudah, serta kliring untuk barang juga lebih mudah. Manifest yang kurang akurat dan lengkap dapat mengakibatkan penundaan, denda, atau bahkan penyitaan barang. Ini dia contoh dokumen ekspor dan impor manifest cargo:
3. Bill of Lading
Bill of lading (B/L) adalah dokumen ekspor impor yang berfungsi sebagai kontrak pengangkutan antara pemilik barang dan bisnis logistik. Dokumen impor barang dan ekspor ini juga menjadi tanda terima bahwa barang telah siap untuk dikirim. Informasi yang dituliskan umumnya seperti deskripsi barang, jumlah, dan tujuan pengiriman, serta kondisi dan persyaratan pengangkutan. B/L berperan ganda sebagai dokumen kepemilikan atas barang yang dikirim, sehingga penerima yang sah dari B/L berhak untuk mengklaim barang di pelabuhan tujuan.
Pada perdagangan global, B/L juga berperan dalam transaksi letter of credit (L/C), di mana bank-bank terlibat pembayaran antar eksportir dan importir. B/L digunakan oleh bank sebagai salah satu dokumen untuk memproses pembayaran kepada eksportir, setelah memverifikasi bahwa barang telah dikirim sesuai dengan persyaratan L/C. Dengan demikian, B/L tidak hanya memudahkan pengiriman barang lintas negara tetapi juga mendukung sistem pembayaran dan pembiayaan dalam perdagangan internasional. Berikut contoh dokumen ekspor bill of lading:
4. Invoice
Dokumen impor ekspor selanjutnya adalah invoice yang berfungsi sebagai tagihan penjualan dari bisnis logistik kepada consignee. Memuat detail transaksi seperti deskripsi barang, jumlah, harga per unit, dan total nilai transaksi. Dokumen impor barang dan ekspor ini tidak hanya diperlukan dalam pembayaran barang yang akan dikirim, tetapi juga sebagai bukti penjualan yang mungkin diperlukan untuk tujuan akuntansi, pengenaan pajak, dan verifikasi bea cukai.
Lebih lanjut, invoice juga diperlukan dalam proses pembayaran internasional. Dengan dokumen logistik jenis ini, importir dapat memverifikasi bahwa barang yang dipesan sesuai dengan yang difakturkan sebelum melakukan pembayaran. Sering kali juga diperlukan oleh bank untuk pembiayaan atau pembayaran melalui letter of credit (L/C). Adapun contoh dokumen ekspor (pengiriman) barang invoice:
5. Certificate of Origin
Berikutnya, certificate of origin (CoO) adalah dokumen ekspor impor yang menunjukkan asal barang yang diekspor. Dikeluarkan oleh otoritas atau organisasi berwenang di negara pengirim, dan berfungsi untuk memverifikasi bahwa barang yang dikirim memenuhi kriteria asal sesuai dengan peraturan perdagangan internasional. CoO juga digunakan untuk menentukan tarif bea masuk yang akan dikenakan pada barang tersebut, karena banyak negara memiliki tarif preferensial atau pengurangan tarif untuk barang impor yang berasal dari negara tertentu.
Selain itu, CoO diperlukan untuk memastikan kepatuhan terhadap berbagai pembatasan impor atau kuota yang diterapkan oleh negara tujuan. Misalnya, beberapa negara menerapkan larangan atau pembatasan terhadap distribusi logistik dari negara-negara tertentu karena alasan politik, keamanan, atau kesehatan. Nah, dalam kondisi seperti ini, CoO menjadi bukti untuk memastikan bahwa barang tersebut tidak melanggar ketentuan. Ini contoh dokumen ekspor impor certificate of origin:
6. Insurance Certificate
Dokumen ini dikeluarkan oleh perusahaan asuransi dan memuat cakupan asuransi pengiriman, mulai dari jenis risiko yang ditanggung, nilai barang yang diasuransikan, hingga periode asuransi. Selain itu, juga memuat berbagai jenis kerugian atau kerusakan, mulai dari kecelakaan pengangkutan, pencurian, sampai kerusakan akibat kondisi alam. Insurance certificate penting bagi eksportir dan importir karena memberikan perlindungan finansial terhadap kemungkinan kerugian selama proses pengiriman.
Lebih lanjut, bank yang terlibat dalam L/C juga dapat meminta bukti asuransi sebagai salah satu dokumen yang harus diserahkan oleh eksportir sebelum pembayaran dapat dilakukan. Tujuannya untuk menjamin bahwa importir tidak akan mengalami kerugian besar jika terjadi kerusakan atau kehilangan barang selama pengangkutan. Ini dia contoh dokumen impor barang dan ekspor insurance certificate:
7. Export/Import Certificate
Dokumen ini berfungsi sebagai bukti bahwa barang yang dikirim telah memenuhi persyaratan regulasi baik dalam cakupan lokal maupun internasional. Termasuk standar kesehatan, keamanan, dan perlindungan lingkungan. Untuk beberapa jenis barang tertentu, seperti produk makanan, obat-obatan, dan bahan kimia, dokumen ekspor impor satu ini juga menjadi bukti sah bahwa produk telah lulus inspeksi kualitas dan keamanan.
Selain itu, export/import certificate juga penting untuk memperlancar proses kliring bea cukai dan pengiriman barang. Dengan memiliki dokumen logistik ini, eksportir dan importir dapat membuktikan kepada otoritas bahwa semua tugas dan kewajiban untuk pengiriman barang telah dipenuhi. Jadi, kemungkinan penundaan dapat diminimalisir. Ini contoh dokumen ekspor impor terkait sertifikat:
8. Customs Declaration
Customs declaration adalah dokumen resmi yang harus diisi oleh eksportir atau importir saat mengirimkan barang lintas negara. Dokumen ini diserahkan kepada pihak bea cukai dan berisi informasi deskripsi barang, jumlah, nilai barang, dan negara asal atau tujuan. Dengan dokumen ini, bea cukai bisa menilai kewajiban pajak dan bea masuk yang berlaku serta memastikan kepatuhan terhadap semua regulasi perdagangan, keamanan, dan kesehatan yang berlaku.
Dokumen ini sangat berguna untuk memudahkan proses customs clearance, memungkinkan barang-barang untuk diinspeksi, dikenakan tarif yang sesuai, dan akhirnya diberikan izin untuk masuk atau keluar dari suatu negara. Jangan sampai ada kesalahan dalam mengisi dokumen ini yang justru dapat mengakibatkan denda, penundaan pengiriman, atau penyitaan barang. Ini contoh dokumen pengiriman barang custom declaration:
Baca Juga: Freight Forwarding Software untuk FCL, LCL, FTL, & LTL
Manfaat Dokumen Ekspor Impor dalam Proses Logistik
Persiapan dan pengelolaan dokumen pengiriman barang penting dilakukan perusahaan untuk melancarkan aktivitas ekspor impor secara efektif dan optimal. Tanpa dokumentasi lengkap dan tepat, proses logistik bisa terhambat, dan mengalami masalah hukum atau finansial yang serius. Ini manfaat utamanya:
1. Memastikan Kepatuhan Terhadap Regulasi
Adanya dokumen impor barang dan ekspor barang sangat diperlukan untuk memastikan barang yang dikirim atau diterima sesuai dengan regulasi negara tujuan. Kepatuhan bea cukai, izin impor, serta standar lainnya penting untuk diperhatikan agar menghindari masalah hukum, denda, atau penahanan barang.
Contoh dokumen ekspor impor juga akan mempermudah pihak berwenang dalam melakukan pemeriksaan barang yang masuk atau keluar dari suatu negara. Anda bisa menggunakan jasa customs broker untuk memudahkan pengelolaan administratif dan dokumentasi impor ekspor secara lengkap dan tepat.
2. Menjamin Kelancaran Proses Transportasi
Pengelolaan dokumen logistik seperti bill of lading dan lainnya akan membantu dalam melancarkan alur pengiriman barang antarnegara. Dokumen impor barang dan ekspor barang akan memberikan bukti sah atas pengiriman barang serta informasi yang diperlukan oleh pihak pengirim, penerima, dan penyedia transportasi. Tanpa dokumen yang tepat, proses pengiriman bisa tertunda atau bahkan terhenti karena ketidaksesuaian data atau kehilangan barang.
3. Membantu Proses Pembayaran dan Klaim Asuransi
Dokumen ekspor impor juga berfungsi sebagai dasar transaksi keuangan antara eksportir dan importir, juga dalam proses klaim asuransi jika terjadi kerusakan atau kehilangan barang selama pengiriman. Contoh dokumen pengiriman barang seperti invoice, export/import certificate, dan insurance certificate penting untuk menyelesaikan pembayaran yang tepat waktu dan untuk memberikan perlindungan terhadap risiko yang terjadi pada barang yang dikirimkan.
4. Memfasilitasi Manajemen Inventaris dan Pengendalian Barang
Manfaat berikutnya adalah untuk membantu perusahaan dalam mengelola inventory dan memastikan barang yang dikirim sesuai dengan pesanan yang dibuat. Contoh dokumen ekspor impor seperti CoO atau packing list akan memudahkan pengendalian logistik dengan menyediakan informasi terperinci tentang jumlah, jenis, dan kondisi barang yang dikirim. Hal ini juga membantu dalam perencanaan dan pengelolaan stok barang secara lebih efisien.
5. Mempercepat Proses Pabean dan Bea Cukai
Dokumen ekspor impor penting dipersiapkan untuk dalam memproses barang di perbatasan dan pelabuhan. Dengan dokumen logistik yang lengkap dan akurat, barang dapat diproses lebih cepat di bea cukai tanpa penundaan. Proses ini dapat mempercepat pengiriman barang hingga sampai ke tujuan, sehingga akan mendukung kelancaran pengiriman barang, operasi bisnis dan memenuhi kebutuhan pelanggan tepat waktu.
Dasar Hukum Dokumen Ekspor Impor
Kegiatan ekspor dan impor menjadi proses yang harus diperhatikan setiap tahapannya, terutama dalam pengiriman barang dan dokumen yang harus disiapkan. Terdapat dasar hukum yang berlaku di Indonesia terkait dokumen ekspor impor yang penting untuk Anda dipahami secara mendalam, yaitu sebagai berikut:
1. UU No. 17 Tahun 2008 tentang Perubahan atas UU No. 10 Tahun 1995 tentang Kepabeanan
Dalam UU ini, memberikan regulasi hukum terkait pengawasan dan pengaturan atas barang yang masuk dan keluar dari wilayah Indonesia (ekspor/impor), juga proses administrasi terkait kegiatan tersebut. Di sini diatur dokumentasi dan proses barang ekspor-impor di bea cukai, serta kewajiban pemilik barang untuk memberikan informasi yang akurat.
Undang-undang ini juga mencakup penetapan penggunaan dokumen seperti PIB, PEB, dan dokumen bea cukai lainnya untuk memenuhi kewajiban perpajakan dan tarif bea cukai. Serta terdapat pengawasan dan penegakan hukum untuk memastikan kepatuhan terhadap aturan ekspor-impor untuk mencegah penyelundupan dan memastikan penerimaan pajak dan bea cukai yang tepat.
2. Peraturan Menteri Perdagangan No. 94 Tahun 2018 tentang Ketentuan Penggunaan
Berikutnya ada peraturan menteri perdagangan yang mengatur penggunaan Letter of Credit (L/C) untuk ekspor barang tertentu. L/C adalah metode pembayaran yang sering digunakan dalam transaksi internasional, di mana bank memberikan jaminan pembayaran kepada eksportir setelah memenuhi syarat-syarat tertentu. Adanya aturan ini akan mengurangi risiko transaksi internasional, baik bagi eksportir maupun importir, dengan memberikan jaminan bahwa pembayaran akan dilakukan setelah syarat-syarat dalam L/C dipenuhi.
3. UU No. 7 Tahun 2014 tentang Perdagangan
Adanya juga undang-undang yang khusus mengatur perdagangan di Indonesia, termasuk perdagangan internasional. UU ini mengatur berbagai aspek perdagangan dalam negeri dan internasional, baik yang melibatkan barang maupun jasa. Selain itu, di sini juga diatur kebijakan, prosedur, dan fasilitas yang diberikan pemerintah untuk meningkatkan daya saing produk Indonesia. Juga mengatur standar kualitas barang, sertifikasi, dan dokumen logistik yang diperlukan dalam transaksi internasional.
Efisiensikan Pengelolaan Dokumen Ekspor Impor dengan ScaleOcean
Proses persiapan dan pengelolaan banyaknya dokumen ekspor impor yang terkadang sulit, membuat proses pengiriman barang bisa terhambat dan bisa mengakibatkan keterlambatan dalam pengiriman. Untuk mengoptimalkan prosesnya, ScaleOcean freight forwarding software dapat menjadi solusi yang dapat mengotomatisasi pembuatan dokumen secara lengkap dan akurat.
Kemampuan integrasinya yang canggih juga akan membantu menyederhanakan dan mempercepat proses custom clearance dalam pengelolaan ekspor impor dengan maksimal. ScaleOcean terintegrasi dengan aplikasi bea cukai pemerintah CEISA 4.0, di mana semua dokumen yang diperlukan seperti manifest, bill of lading, dan deklarasi ekspor/impor dapat diajukan dan dilacak secara elektronik melalui platform CEISA 4.0 yang digunakan oleh bea cukai.
Software freight forwarding ScaleOcean juga akan memvalidasi data secara otomatis dan memastikan bahwa barang yang dikirim sesuai dengan regulasi pabean yang berlaku. Selain itu, software ini juga memudahkan pelacakan status dokumen secara real-time, meningkatkan komunikasi antar pihak terkait, dan menyediakan laporan yang membantu memantau efisiensi dan kepatuhan. Dengan demikian, proses 3PL logistik dapat menghemat waktu, biaya, dan mengurangi risiko kesalahan dalam pengelolaan dokumen. Anda bisa lakukan demo gratis dengan tim profesional ScaleOcean untuk lebih dalam memahami sistem bekerja dengan optimal.
Baca Juga: 3PL Logistics Solutions Terbaik dari Software ERP
Kesimpulan
Dari pengertian ekspor dan impor dan pentingn dokumennya, terdapat banyak dokumen ekspor impor yang perlu disiapkan freight forwarder untuk memastikan pengiriman barang lintas negara berjalan lancar dan sesuai dengan peraturan dari negara asal atau yang dituju. Masing-masing dokumen impor ekspor punya peran yang berbeda, ada yang dibutuhkan untuk memberikan instruksi secara jelas dan detail pengiriman barang antara pihak eksportir ke pihak 3PL, ada pula yang diperlukan untuk memastikan proses bongkar muat barang berjalan efektif, dan yang pasti ada juga yang digunakan untuk mempermudah kliring bea cukai.
Oleh karena itu, diperlukan ketelitian dalam menyusun dokumen-dokumen tersebut. Namun Anda bisa lebih mudah dalam mempersiapkan dokumen dokumen impor barang dan ekspor barang secara lebih mudah dan efisien dengan software freight forwarding ScaleOcean. Penerapannya akan membantu Anda dalam memantau pengiriman secara real-time, dan memastikan kelancaran proses ekspor dan impor. Lakukan demo dan konsultasi secara gratis dengan ScaleOcean untuk dapatkan rekomendasi modul terbaik untuk bisnis Anda. Hubungi tim kami untuk informasi selanjutnya!
Klik untuk Mulai Chat
