Pernahkah Anda mencari dokumen penting untuk dibahas saat rapat di hari yang sama, namun setelah menghabiskan waktu berjam-jam mencarinya di folder yang tak terorganisir dengan baik, hasilnya nihil. Dokumen tersebut mungkin hilang, terselip, atau lebih parahnya, tidak pernah di-backup.

Situasi seperti ini terlalu sering terjadi di banyak bisnis yang masih mengandalkan sistem manajemen dokumen manual. Selain itu, risiko keamanan data yang rendah, kolaborasi yang lambat, hingga versi dokumen yang tidak konsisten kerap kali menjadi penghambat operasional. Di sinilah Document Management System (DMS) memainkan peran penting.

Melalui aplikasi DMS, perusahaan dapat mengelola, menyimpan, dan mengakses dokumen secara digital dengan lebih efisien dan aman. Lebih dari itu, DMS adalah solusi yang membantu meningkatkan efisiensi bisnis, menjaga kepatuhan regulasi, serta memungkinkan kolaborasi tim yang lebih baik dalam satu platform yang terpadu.

Dalam artikel ini, kita akan mengenal lebih jauh apa itu Document Management System (DMS), fungsi pentingnya bagi bisnis, serta bagaimana DMS telah diterapkan dalam berbagai sektor industri. Jadi, jika Anda ingin mengelola dokumen perusahaan dengan lebih cerdas dan efisien, mari kita bahas lebih lanjut!

Apa itu Document Management System (DMS)?

Document Management System (DMS) adalah sistem digital untuk mengelola, menyimpan, melacak, dan mengatur dokumen perusahaan secara efisien. Sistem ini menggantikan metode manual seperti penggunaan lemari arsip dan tumpukan kertas dengan solusi digital yang lebih terstruktur dan mudah diakses.

Melalui DMS, perusahaan bisa menghemat waktu dalam pencarian dokumen, meningkatkan keamanan data, dan mempermudah kolaborasi antar tim.

Latar belakang kebutuhan akan aplikasi DMS semakin kuat seiring perkembangan teknologi dan peningkatan volume data yang harus diatur oleh bisnis. Belum lagi proses transfer file antar-anggota atau antar-departemen yang rumit dan tidak integrate, sehingga sulit untuk melacak lokasi penyimpanan atau versi terakhir dari data tersebut.

Menurut laporan statistik Finances Online, sebanyak 92% collaborating professionals yang masih menggunakan email untuk bertukar dan berbagi data menimbulkan risiko kehilangan akses dan update terbaru dari data penting tersebut.

Bayangkan sebuah perusahaan konstruksi yang harus mengelola ribuan dokumen proyek—mulai dari kontrak, gambar teknik, hingga laporan harian. Tanpa DMS, dokumen-dokumen tersebut bisa tercecer, atau lebih buruk, hilang di antara tumpukan kertas lainnya.

Selain itu, dengan DMS, perusahaan bisa memastikan bahwa semua tim bekerja dengan versi dokumen yang paling baru, mengurangi risiko kesalahan dalam proses operasional.

DMS bukan hanya solusi untuk menyederhanakan manajemen dokumen, tetapi juga alat untuk meningkatkan efisiensi dan daya saing bisnis di berbagai industri. Jadi, jika perusahaan Anda ingin tetap kompetitif, inilah saatnya mempertimbangkan DMS.

Manfaat Implementasi Document Management System Bagi Bisnis

Menggunakan Document Management System (DMS) tidak hanya membantu perusahaan mengelola dokumen dengan lebih baik, tetapi juga memberikan sejumlah manfaat strategis yang signifikan.

DMS dapat meningkatkan produktivitas, efisiensi operasional, dan menjaga keamanan data. Namun, manfaat aplikasi DMS tidak berhenti di sana. Ada beberapa dampak lebih spesifik yang bisa dirasakan oleh perusahaan dari berbagai industri setelah mengadopsi DMS.

Berikut adalah beberapa manfaat khusus yang akan dirasakan bisnis Anda setelah mengimplementasikan document management software:

1. Mengakses Dokumen dengan Cepat dan Efisien

Dengan online document management system, karyawan dapat mengakses dokumen dalam hitungan detik, bukan jam. Hal ini sangat penting di industri kesehatan, di mana setiap detik sangatlah berarti.

Misalnya, saat rumah sakit harus mengakses riwayat medis pasien dalam situasi darurat, DMS memungkinkan informasi tersebut ditemukan dengan cepat, sehingga tim medis dapat segera mengambil tindakan yang tepat.

2. Meningkatkan Keamanan Data

Perusahaan di sektor keuangan sangat rentan terhadap pelanggaran data. Dengan DMS, dokumen sensitif seperti laporan keuangan atau informasi klien dapat dilindungi dengan lapisan keamanan tambahan, seperti enkripsi atau kontrol akses berbasis peran. Hal ini meminimalkan risiko kebocoran informasi yang dapat merusak reputasi perusahaan.

3. Memperkuat Efisiensi Kolaborasi Tim

DMS memudahkan proses berbagi akses file dengan berbagai anggota tim, baik yang intra-departemen maupun antar-departemen, karena data sudah disimpan secara terpusat dan real-time. Menurut hasil studi AWV, bisnis skala menengah bisa menghemat waktu yang digunakan untuk proses file sharing hingga 80% setelah mereka mengimplementasikan document management system.

Dalam perusahaan konstruksi, berbagai tim sering kali harus berkolaborasi dari lokasi yang berbeda. Software manajemen dokumen memudahkan semua anggota tim untuk mengakses dokumen proyek yang sama secara real-time dan serentak. Dengan ini, arsitek di lapangan dan insinyur di kantor pusat bisa selalu sinkron, memastikan tidak ada kesalahan karena versi dokumen yang tidak sama.

4. Memastikan Kepatuhan Terhadap Regulasi

Bagi bisnis di sektor farmasi yang harus mematuhi regulasi ketat terkait produksi obat, DMS memungkinkan pencatatan dan penyimpanan dokumen sesuai standar audit. Misalnya, dengan document monitoring system, setiap perubahan atau pembaruan dokumen bisa dilacak dengan jelas, memudahkan proses audit dan memastikan kepatuhan dengan regulasi pemerintah.

​Fitur Penting dalam Document Management Software

Suatu document management software yang efektif bukan hanya sekadar tempat penyimpanan dokumen. DMS yang modern dilengkapi dengan berbagai fitur penting yang membantu bisnis, tidak hanya mengelola dokumen dengan lebih efisien, tetapi juga menjaga keamanan, meningkatkan produktivitas, dan memperkuat kolaborasi tim.

Berikut adalah fitur-fitur penting yang wajib ada dalam document management software:

1. Penyimpanan Dokumen Terpusat

Fitur ini memungkinkan semua dokumen perusahaan disimpan dalam satu platform terintegrasi yang mudah diakses oleh karyawan. Manfaat utamanya adalah penghematan waktu dan efisiensi operasional, karena dokumen tidak lagi tercecer di berbagai folder atau perangkat.

Misalnya, di industri manufaktur, blueprint atau panduan teknis serta dokumen administrasi pergudangan bisa langsung diakses oleh semua tim produksi tanpa perlu menelusuri tumpukan kertas.

2. Kontrol Versi Dokumen

Document monitoring system menyediakan fitur untuk melacak dan mengelola berbagai versi dokumen, sehingga pengguna dapat memastikan mereka bekerja pada versi terbaru. Ini sangat membantu di sektor konstruksi, di mana kesalahan akibat penggunaan versi dokumen yang berbeda, misalnya kontrak atau dokumen pengadaan, bisa berujung pada kerugian finansial. Dengan kontrol versi, setiap perubahan dapat dicatat, dan tim bisa kembali ke versi sebelumnya jika diperlukan.

3. Akses dan Hak Kontrol Berbasis Peran

Fitur pada online document control and management system ini memberikan keamanan ekstra dengan memungkinkan perusahaan mengatur siapa saja yang dapat melihat, mengedit, atau menghapus dokumen. Di sektor keuangan, misalnya, hanya karyawan tertentu yang bisa mengakses dokumen sensitif seperti laporan keuangan atau data pelanggan, sehingga risiko kebocoran informasi bisa diminimalisir.

4. Pencarian Dokumen yang Canggih

DMS modern memiliki fitur pencarian canggih yang memudahkan pengguna menemukan dokumen dalam hitungan klik, termasuk melalui kata kunci atau metadata. Bayangkan manfaatnya bagi tim hukum yang harus meninjau ribuan dokumen kontrak; dengan fitur pencarian ini, mereka bisa menemukan dokumen spesifik tanpa perlu menyisir satu per satu.

5. Integrasi dengan Aplikasi Lain

Fitur integrasi memungkinkan DMS terhubung dengan berbagai aplikasi bisnis lainnya, seperti ERP, CRM, atau perangkat lunak akuntansi. Dalam perusahaan ritel, misalnya, DMS yang terintegrasi dengan sistem CRM memungkinkan tim penjualan untuk mengakses dokumen penyimpanan barang, dokumen penawaran, atau kontrak pelanggan secara real-time, mempermudah proses transaksi.

Jenis Perusahaan yang Membutuhkan DMS

Tidak semua perusahaan memiliki kebutuhan yang sama dalam mengelola dokumen. Namun, seiring dengan bertambahnya volume data dan meningkatnya kompleksitas operasional, Document Management System (DMS) menjadi kebutuhan yang hampir tak terelakkan di banyak industri dan skala bisnis.

DMS membantu perusahaan mengelola dokumen dengan lebih efisien, aman, dan terstruktur. Tapi, jenis perusahaan seperti apa yang benar-benar membutuhkan DMS? Mari kita lihat beberapa contoh industri dan skala bisnis yang paling diuntungkan dengan implementasi DMS.

1. Perusahaan Skala Besar di Industri Konstruksi

Perusahaan konstruksi sering berurusan dengan ribuan dokumen, seperti kontrak, blueprints, laporan harian, hingga dokumen sertifikasi. Tanpa DMS, mengelola dokumen bisa menjadi sangat merepotkan.

Dengan document control and management system, mereka dapat menyimpan dan mengelola dokumen dalam satu tempat terpusat, memastikan semua tim dapat mengakses dokumen terbaru tanpa masalah.

2. Perusahaan Manufaktur dengan Banyak Unit Produksi

Dalam perusahaan manufaktur, terutama yang memiliki banyak fasilitas produksi, dokumen seperti panduan teknis, laporan audit, atau standar operasional harus dapat diakses dengan cepat.

DMS membantu perusahaan memastikan bahwa semua dokumen ini tersimpan secara aman dan mudah diakses oleh tim di seluruh pabrik. Jadi, daripada harus menelusuri ribuan email, mereka bisa menemukan dokumen dalam beberapa klik.

3. Perusahaan Layanan Keuangan

Di industri keuangan, keamanan dan kepatuhan terhadap regulasi menjadi prioritas utama. Perusahaan asuransi, bank, dan manajer investasi memerlukan DMS untuk melindungi data sensitif, seperti informasi klien atau laporan keuangan. DMS juga membantu mereka dalam mematuhi regulasi yang mewajibkan pencatatan dan penyimpanan dokumen secara sistematis.

4. Rumah Sakit dan Layanan Kesehatan

Industri kesehatan memerlukan akses cepat dan tepat terhadap catatan medis pasien. Dengan document control and management system, rumah sakit dapat mengelola rekam medis dengan lebih aman dan memastikan dokter serta perawat dapat mengakses data pasien kapan saja, tanpa harus mencari secara manual di lemari arsip. Aspek ini sangat krusial untuk memastikan mutu pelayanan kesehatan tetap terjaga.

5. Firma Hukum dengan Banyak Klien

Firma hukum sering kali menangani ribuan dokumen untuk berbagai kasus, dari kontrak hingga berkas litigasi. DMS memudahkan pengacara dalam mengakses dokumen-dokumen penting secara cepat dan terorganisir. Fitur pencarian lanjutan juga memungkinkan mereka menemukan dokumen spesifik dengan cepat, tanpa harus membongkar tumpukan kertas.

Penjelasan di atas hanyalah sebagian kecil jenis perusahaan yang membutuhkan document management system. Intinya, apapun industrinya, jika perusahaan Anda berurusan dengan banyak dokumen, maka DMS bisa menjadi solusi yang tepat.

Masih bingung apakah Anda benar-benar membutuhkan DMS atau justru ingin bagaimana cara kerja DMS? Segera hubungi tim konsultan ScaleOcean! Tim kami akan dengan senang hati berdiskusi dengan Anda terkait kebutuhan bisnis Anda dallam pengelolaan dokumen bisnis.

Anda ingin lihat sendiri tampilan dan cara penggunaan sistemnya? Ambil tawaran demo gratis yang ScaleOcean sediakan agar Anda bisa eksplor langsung bagaimana sistem kami bekerja. 

Contoh Penerapan DMS di Berbagai Industri

Setiap industri memiliki tantangan unik dalam hal pengelolaan dokumen, mulai dari volume data yang besar hingga kebutuhan untuk mematuhi regulasi yang ketat. Document Management System (DMS) menjadi solusi penting yang membantu berbagai perusahaan dalam mengatasi masalah pengelolaan dokumen ini.

Berikut beberapa contoh penerapan DMS di berbagai industri yang dapat memberikan gambaran nyata tentang manfaatnya.

1. Industri Konstruksi: Memudahkan Manajemen Dokumen Proyek

Dalam proyek konstruksi besar, perusahaan sering kali harus mengelola ribuan dokumen seperti kontrak, gambar teknis, laporan progres, dan sertifikasi keselamatan. Tanpa DMS, semua dokumen ini bisa tercecer, salah tempat, atau hilang.

Dengan penerapan dokumen manajemen sistem, semua dokumen proyek disimpan dalam satu platform terpusat, memungkinkan tim konstruksi di lapangan dan kantor pusat mengakses dokumen yang sama dengan mudah. Ini menghindari kesalahan akibat penggunaan dokumen yang tidak up-to-date, serta meningkatkan koordinasi antar tim.

2. Industri Kesehatan: Mengelola Rekam Medis Elektronik

Rumah sakit dan klinik harus mengelola ribuan rekam medis pasien. Ketika sistem manajemen dokumen manual digunakan, risiko kesalahan seperti kehilangan rekam medis atau ketidakmampuan mengaksesnya saat dibutuhkan menjadi sangat tinggi.

Dengan dokumen manajemen sistem, catatan medis pasien tersimpan dengan aman dan dapat diakses dengan cepat oleh dokter atau perawat di mana pun mereka berada. Ini tidak hanya meningkatkan efisiensi, tetapi juga menjaga kerahasiaan dan keamanan informasi pasien.

3. Industri Keuangan: Memastikan Kepatuhan Regulasi

Perusahaan di sektor keuangan seperti bank dan perusahaan asuransi harus mematuhi banyak regulasi terkait penyimpanan dokumen, seperti laporan keuangan, kontrak klien, dan data transaksi.

DMS membantu perusahaan ini dalam memastikan bahwa semua dokumen disimpan dengan cara yang memenuhi standar regulasi, serta memudahkan proses audit karena setiap dokumen dapat ditelusuri dengan mudah. Dengan DMS, mereka juga dapat mengurangi risiko kehilangan dokumen atau akses tidak sah terhadap data sensitif.

4. Industri Hukum: Mempermudah Pengelolaan Dokumen Kasus

Firma hukum biasanya menangani banyak klien dan kasus sekaligus, yang berarti ribuan dokumen harus dikelola secara rapi dan terorganisir. Penerapan DMS membantu para pengacara dalam mengakses dokumen penting dengan cepat, baik untuk keperluan sidang maupun perjanjian kontrak.

Dengan DMS, mereka juga dapat melacak perubahan dalam dokumen hukum, sehingga tidak ada risiko menggunakan versi yang salah ketika berhadapan dengan klien atau pengadilan.

5. Industri Manufaktur: Mengelola Dokumen Teknis dan Sertifikasi

Dalam industri manufaktur, dokumen teknis seperti production document manufaktur, sertifikasi keselamatan, dan laporan inspeksi perlu diakses oleh berbagai departemen, mulai dari produksi hingga quality control.

Dokumen manajemen sistem memungkinkan setiap tim untuk mengakses dokumen yang mereka butuhkan kapan saja tanpa harus menunggu dokumen fisik dikirimkan. Hasilnya, proses produksi menjadi lebih efisien dan minim kesalahan.

Kelola Administrasi dengan Document Management System ScaleOcean

ScaleOcean adalah salah satu vendor Document Management System (DMS) yang menawarkan solusi yang sangat  configurable dan scalable, sehingga mampu menyesuaikan dengan kebutuhan spesifik bisnis Anda. Apapun industri Anda—baik itu konstruksi, kesehatan, keuangan, maupun manufaktur—ScaleOcean DMS dapat disesuaikan agar berkembang bersama bisnis Anda.

Untuk membantu Anda merasakan manfaatnya secara langsung, ScaleOcean menyediakan fasilitas demo gratis. Dengan mencoba demo, Anda bisa melihat sendiri bagaimana sistem ini dapat mengatasi masalah pengelolaan dokumen yang Anda hadapi, tanpa komitmen biaya di awal.

Fitur-fitur DMS ScaleOcean yang fleksibel memungkinkan perusahaan untuk memaksimalkan efisiensi manajemen dokumen tanpa terkendala oleh keterbatasan sistem. Implementasi ScaleOcean DMS bukan hanya solusi instan untuk pengelolaan dokumen yang lebih baik, tetapi juga merupakan investasi jangka panjang yang menguntungkan.

Dengan kemampuannya untuk beradaptasi seiring pertumbuhan bisnis, document management system ScaleOcean membantu Anda mengurangi biaya operasional, meningkatkan produktivitas, serta menjaga keamanan dan kepatuhan terhadap regulasi secara efektif.

Berikut ini fitur-fitur utama yang dimiliki document management system ScaleOcean:

• Document Organization: Mengelola dan mengatur dokumen dalam satu tempat terpusat, memudahkan pencarian dan pengelompokan dokumen berdasarkan kategori, tag, atau metadata, sehingga meningkatkan efisiensi operasional.
• Template Library: Menyediakan koleksi template dokumen standar yang dapat digunakan kembali, menghemat waktu dalam pembuatan dokumen rutin dan memastikan konsistensi format di seluruh perusahaan.
• Approval Workflows: Mengotomatiskan proses persetujuan dokumen dengan alur kerja yang dapat disesuaikan, memudahkan pelacakan status dokumen, dan mempercepat pengambilan keputusan yang melibatkan banyak pihak.
• Document Collaboration: Memfasilitasi kolaborasi tim secara real-time pada dokumen yang sama, memungkinkan edit, komentar, dan diskusi tanpa risiko versi dokumen yang terpisah atau tidak sinkron.
• Instant Export & Sharing: Memungkinkan pengguna untuk mengekspor dan berbagi dokumen dengan cepat dalam berbagai format, mempermudah distribusi dokumen kepada pihak internal maupun eksternal.
• Accurate Audit Trail: Melacak setiap perubahan, akses, dan aktivitas yang terjadi pada dokumen secara detail, memastikan kepatuhan terhadap regulasi serta memudahkan proses audit dan pengawasan.

Kesimpulan

Tanpa Document Management System (DMS), perusahaan menghadapi berbagai masalah seperti akses dokumen yang lambat, risiko kehilangan data, kesulitan dalam kolaborasi, dan tantangan dalam mematuhi regulasi.

Ketergantungan pada sistem manual bisa menghambat produktivitas dan mengancam keamanan data bisnis. Inilah mengapa penerapan DMS menjadi sangat penting, terutama bagi pelaku bisnis di Indonesia yang ingin meningkatkan efisiensi operasional dan daya saing mereka.

ScaleOcean menawarkan solusi DMS yang fleksibel dan mudah disesuaikan dengan kebutuhan spesifik bisnis Anda. Dengan fitur-fitur unggulan seperti document organization, approval workflows, dan audit trail, ScaleOcean membantu bisnis berjalan lebih lancar dan aman.

Konsultasikan kebutuhan Anda dengan tim ahli kami dan manfaatkan kesempatan untuk mencoba demo gratis. Jangan biarkan dokumen menghambat kemajuan bisnis Anda—mari beralih ke ScaleOcean DMS sekarang!