Penggunaan ERP kini sedang marak di kalangan pengusaha. Tak hanya perusahaan besar saja yang menggunakannya, namun juga untuk bisnis UMKM atau Usaha Mikro Kecil Menengah. Hal tersebut terjadi karena sistem ERP hadir untuk memberikan dampak positif bagi para pelaku usaha.
Nah, pengertian sistem ERP sendiri adalah sebuah perangkat yang dirancang untuk mengintegrasikan berbagai pekerjaan di perusahaan secara otomatis. Dengan demikian, pengolahan berbagai data di bisnis Anda bisa berjalan dengan lebih cepat. ERP juga bisa menjadi sistem informasi yang tepat bagi Anda ketika ingin mengakses data secara akurat. Dengan demikian, kebutuhan Anda pun bisa segera terpenuhi.
Di atas, Anda sudah mengetahui beberapa alasan utama untuk menerapkan sistem ERP dalam proses bisnis yang Anda jalankan. Namun, masih ada alasan-alasan lain yang bisa Anda pertimbangkan untuk menggunakan sistem ini. Maka dari itu, akan dibahas secara rinci mengenai dampak positif dari penggunaan ERP bagi perusahaan, yang bisa Anda jadikan sebagai bahan pertimbangan.
1. Tersedianya Informasi Real-Time
Software ERP pada perusahaan mampu memberikan informasi secara real-time. Hal ini disebabkan oleh pengelolaan data yang dilakukan secara otomatis. Dengan demikian, Anda bisa mengetahui laporan perusahaan Anda secara cepat. Anda pun dapat mengambil keputusan tanpa perlu menunggu semua data terkumpul dalam waktu yang lama.
Selain itu, data yang disajikan oleh sistem ERP secara real-time ini juga mampu membantu untuk meminimalisir redudansi data, akibat data yang dimasukkan sebelumnya masih diproses. Dengan demikian, ERP bisa meningkatkan keakuratan antara data dalam sistem dengan fakta di lapangan. Fungsi ini akan semakin maksimal jika Anda melakukan audit secara berkala.
2. Meminimalisir Biaya Perusahaan
Salah satu alasan utama untuk menerapkan sistem ERP adalah mampu meminimalisir biaya perusahaan. Hal ini disebabkan oleh terintegrasinya segala pekerjaan dalam satu sistem. Maka dari itu, Anda tak perlu membeli banyak software untuk mengolah data dari berbagai pekerjaan. Anda pun bisa menghemat biaya untuk membeli perlengkapan lain yang diperlukan untuk mengolah data secara manual, seperti kertas, alat tulis, dan lain-lain.
Anda juga akan lebih mudah mengelola data perusahaan jika menggunakan sistem ERP dibanding cara manual. Perusahaan bisa meminimalisir biaya untuk menggaji karyawan karena pengelolaan proses bisnis dapat dilakukan dari satu sistem saja. Sehingga, Anda cukup merekrut lebih sedikit orang untuk menjalankan software ERP. Anggaran bisnis pun bisa dialokasikan ke hal yang lebih penting lainnya.
3. Memudahkan Pengelolaan Data
Di atas sudah disinggung bahwa penggunaan sistem ERP itu cukup mudah. Dengan demikian, para karyawan atau pengguna dari perangkat tersebut akan memerlukan waktu yang lebih singkat untuk mengelola data perusahaan. Pekerjaan menjadi lebih efisien dan tidak terlalu memusingkan penggunanya.
Keefisienan pekerjaan dan waktu ini berdampak ke hal lainnya. Karena semua tugas berulang dilakukan secara otomatis dan hanya memerlukan waktu yang singkat, maka karyawan pun bisa segera menyelesaikan pekerjaan lainnya. Secara tidak langsung, hal ini dapat mempercepat perusahaan untuk berkembang. Ini bisa menjadi alasan utama untuk menerapkan sistem ERP dalam perusahaan Anda.
Di samping itu, kemudahan pengelolaan data yang dihadirkan ini juga berpengaruh pada pembuatan laporan. Dengan perangkat ini, para pengguna bisa membuat laporan yang dibutuhkan dengan lebih mudah dan cepat. Bahkan, para karyawan pun bisa membuat laporan secara otomatis.
4. Meningkatkan Kolaborasi Tim
Alasan utama untuk menerapkan sistem ERP lainnya adalah perangkat ini hadir untuk meningkatkan kerjasama antar divisi. Hal ini disebabkan oleh terintegrasinya semua pekerjaan dalam satu software. Meskipun berbeda divisi, mereka tetap bisa memperoleh informasi atau data dari perangkat yang sama. Bahkan hal ini juga terjadi pada tim yang berada di luar perusahaan, bila memakai cloud ERP karena dapat diakses melalui internet.
Tak hanya itu saja, terintegrasinya aplikasi yang digunakan pun dapat meminimalisir kesenjangan atau gap antar divisi. Dengan demikian, hambatan untuk bekerjasama antar tim dapat diminimalisir. Bekerja pun dapat dilaksanakan dengan lebih nyaman. Dengan adanya sistem ERP, karyawan Anda akan lebih mudah untuk menjalankan tugasnya masing-masing.
5. Meningkatkan Keamanan
Anda bisa meminimalisir kebocoran data perusahaan dengan menggunakan sistem ERP. Hal ini disebabkan oleh adanya firewall yang ada pada perangkat ini, sehingga data pun lebih terlindungi. Anda juga bisa mengawasi data-data Anda melalui satu sistem saja, sehingga tingkat pencurian data dari sisi lainnya bisa diminimalisir.
Selain itu, perangkat ERP dilengkapi oleh fitur yang memungkinkan Anda untuk memberikan akses atas suatu data. Misalnya, Anda hanya memberikan akses terhadap data yang merupakan rahasia perusahaan bagi orang yang berkepentingan saja dan karyawan lain hanya bisa mengakses data-data lainnya. Oleh sebab itu, Anda bisa meminimalisir kebocoran data yang diakibatkan oleh karyawan.
Lalu, Anda atau admin perusahaan juga dapat memantau setiap aktivitas yang dilakukan oleh pengguna pada suatu waktu. Dengan demikian, Anda bisa mengantisipasi bila ada yang melakukan aktivitas mencurigakan pada perangkat sistem ERP Anda. Data perusahaan pun dapat terselamatkan sebelum disalahgunakan lebih jauh lagi.
6. Membantu dalam Perkiraan Bisnis
Alasan utama untuk menerapkan sistem ERP lainnya adalah perangkat ini mampu membantu Anda dalam membuat perkiraan. Sebagai contoh, Anda bisa memperkirakan volume dari suatu barang untuk disimpan atau dikirim dengan lebih cepat. Keakuratan data yang dihasilkan pun lebih baik daripada dihitung secara manual.
Selain itu, perangkat ini juga dapat membantu Anda dalam memperkirakan langkah bisnis yang harus dilakukan setelahnya. Sebagai contoh, di perangkat ini Anda bisa mengelola stok barang dan gudang lebih baik dengan adanya data real-time. Dengan demikian, Anda bisa memperkirakan kapan stok barang tersebut akan habis dan periode pembelian untuk memenuhi stok tersebut. Anda juga dapat membuat anggaran keuangan yang lebih tepat untuk pembelian tersebut.
7. Meningkatkan Kepuasan Konsumen
Keberadaan sistem ERP tak hanya berpengaruh pada internal perusahaan saja, namun juga aspek lainnya seperti konsumen. Dengan software ini, Anda bisa membuat semua proses menjadi lebih lancar. Jadi, permintaan konsumen pun dapat segera terpenuhi. Dengan demikian, secara tidak langsung aplikasi ini mampu meningkatkan kepuasan konsumen Anda. Meningkatnya loyalitas ini tentu saja akan berpengaruh pada peningkatan pendapatan perusahaan Anda.
Baca juga: 8 Keunggulan Sistem ERP dalam Proses Bisnis
8. Kesimpulan
Di atas, Anda sudah mengetahui berbagai alasan untuk menggunakan sistem ERP pada perusahaan. Oleh sebab itu, Anda bisa segera menggunakan perangkat tersebut agar tidak kalah saing dengan perusahaan lainnya. Penggunaan software tersebut juga mampu membuat perusahaan Anda lebih berkembang di era digital seperti ini.
Alasan utama untuk menerapkan sistem ERP di atas juga bisa Anda jadikan acuan dalam pemilihan software ERP. Hal ini disebabkan oleh banyaknya perusahaan penyedia software di Indonesia yang berusaha menarik perhatian pelanggan. Namun, setiap perusahaan tersebut pastilah memiliki kekurangan dan kelebihannya sendiri-sendiri. Oleh sebab itu, carilah software yang mampu memberikan berbagai kelebihan di atas.
