Mengelola stok barang dengan baik menjadi aspek yang penting dalam manajemen gudang. Manajemen stok barang yang buruk bisa mempengaruhi usaha Anda karena Anda tidak tahu secara persis mengenai barang-barang yang Anda miliki. Bahkan tak jarang, hal tersebut bisa mematikan usaha Anda sendiri. Itulah sebabnya Anda memerlukan sistem pengelolaan stok barang.
Disarankan bagi Anda untuk menggunakan sistem gudang agar bisa lebih optimal dalam mengelola stok barang. Jangan khawatir jika Anda masih belum tahu bagaimana cara melakukannya. Berikut kami berikan 7 tips mengelola stok barang dan manajemen gudang terbaik yang bisa memudahkan Anda. Inilah cara-cara yang bisa Anda lakukan untuk mengelola stok barang dengan mudah dan praktis:
1. Siapkan Gudang yang Memadai
Hal pertama yang perlu Anda lakukan sebelum membuat manajemen gudang tentunya adalah menyiapkan gudang yang memadai. Sesuaikan gudang tersebut dengan ukuran dan jumlah barang Anda. Jangan campurkan tempat penyimpanan dengan barang lain, terutama barang pribadi. Dengan demikian, kepentingan usaha Anda tidak akan bercampur dengan kepentingan pribadi Anda.
Jika belum mempunyai tempat yang memadai, Anda bisa memulai menyiasati ruangan yang ada, agar barang tertata. Contohnya seperti menggunakan etalase, rak gudang, atau barang-barang bekas untuk menyimpan persediaan Anda. Hal-hal tersebut bisa membuat manajemen gudang menjadi lebih mudah, meskipun baru berskala kecil.
Namun, ketika Anda sudah mulai mempunyai usaha dengan skala lebih besar, Anda perlu memperhatikan tata letak gudang satu sama lain. Tata letak tersebut bisa mempermudah Anda dalam mobilisasi dan akses barang Anda. Pengelolaan stok pun bisa menjadi lebih mudah.
2. Buatlah Stok Barang
Langkah kedua dalam 7 tips mengelola stok barang dan manajemen gudang yang perlu Anda terapkan adalah membuat catatan stok barang. Pastikan ada seseorang yang bertanggung jawab akan hal tersebut, seperti mencatat total barang, keluar masuknya barang, dan lain-lain. Anda bisa menggunakan software gudang agar pencatatan bisa lebih optimal.
Dengan memiliki data stok barang menggunakan aplikasi, manajemen gudang jadi lebih mudah dan Anda juga dapat mengetahui jumlahnya secara real-time. Dengan demikian, Anda bisa meminimalisir kendala sebelum menjual barang tersebut. Tak hanya itu, Anda juga bisa membuat keputusan-keputusan lain dengan lebih cepat seperti menentukan target pemasaran dengan membandingkan data sekarang dan data sebelumnya melalui aplikasi gudang ini.
3. Perkirakan Jumlah Persediaan
Setelah membuat data tentang stok barang, langkah selanjutnya yang bisa Anda ambil dalam manajemen gudang adalah membuat perkiraan mengenai persediaan stok barang. Anda bisa memulai hal tersebut dari jumlah barang yang dibutuhkan dalam periode ini. Meskipun hal tersebut adalah hal yang cukup rumit karena Anda harus menghitung barang-barang yang ada, namun Anda akan lebih mudah melakukannya bila menggunakan sistem manajemen pergudangan.
Melalui sistem tersebut, Anda bisa lebih mudah dalam membuat manajemen persediaan secara lengkap dan praktis. Hal tersebut mulai dari penambahan, pengurangan, hingga pemindahan stok. Sistem juga bisa memudahkan Anda untuk membuat perhitungan budget pembelian stok barang. Lalu Anda bisa mulai menjadwalkan kapan sebaiknya Anda membeli stok tersebut.
4. Buatlah Kode
Langkah selanjutnya dalam menerapkan manajemen gudang yang baik adalah membuat dan menambahkan kode pada setiap barang. Kode ini dapat memudahkan Anda dalam mengenali barang secara lebih spesifik dalam waktu yang singkat apalagi bila barang-barang Anda memiliki warna, motif, maupun model yang beragam. Kode juga mampu memudahkan Anda dalam mengelompokkan barang-barang yang ada di gudang penyimpanan.
Kode barang dapat terdiri dari huruf dan angka. Anda bisa memadukan kedua hal tersebut berdasarkan ciri-ciri fisik dari barang-barang Anda. Setelah itu, buatlah nama dan deskripsi sesuai barang tersebut. Jangan lupa juga untuk mengisi jumlah dan kategori dari barang tersebut. Bila Anda menggunakan aplikasi manajemen gudang, maka Anda dapat lebih mudah dalam mengisi dan mencari barang tersebut berdasarkan kode dalam waktu yang singkat.
5. Pisahkan Stok
Salah satu langkah dari 7 tips mengelola stok barang dan manajemen gudang adalah memisahkan stok lama dengan baru. Mencampurkan stok yang ada akan membuat Anda bingung dalam mencatat dan menghitung jumlah stok. Akibatnya, terdapat berbagai kekeliruan seperti data ganda. Hal ini tentu bisa mengakibatkan kerugian bagi usaha Anda.
Oleh sebab itu, pisahkan stok lama dengan stok baru sehingga Anda bisa mengetahui berapa sisa stok lama yang terjual dan belum terjual dengan lebih mudah. Di samping itu, lebih baik Anda mengeluarkan stok lama terlebih dahulu saat ingin menjual barang untuk meminimalisir kerugian. Terlebih lagi bila barang yang Anda jual bisa mengalami penurunan kualitas akibat terlalu lama di dalam gudang.
6. Lakukan Pengecekan
Langkah selanjutnya dalam manajemen gudang adalah lakukan pengecekan barang terlebih dahulu setiap sebelum memasukkannya ke dalam gudang. Pengecekan ini bisa Anda lakukan sebelum memberikan kode. Hal ini bertujuan untuk mengetahui bila ada barang yang sudah atau belum dicatat dalam stok barang.
Pengecekan juga bisa membantu Anda dalam mengetahui barang yang cacat akibat kesalahan produksi atau hal lain. Dengan demikian, barang-barang cacat tersebut tidak tercampur dengan barang yang masih baru sehingga dapat merugikan Anda dan pelanggan. Barang-barang tersebut pun dapat Anda kumpulkan di suatu tempat dan diberi catatan atau tanda. Setelah itu, Anda bisa mengajukan retur atau pengembalian barang cacat ke produsen.
7. Lakukan Stock Opname
Langkah terakhir dalam 7 tips mengelola stok barang dan manajemen gudang adalah melakukan stock opname secara berkala. Dengan menerapkan cara ini, Anda bisa mengecek apakah jumlah dan keadaan barang di lapangan sesuai dengan data yang ada. Dengan demikian, Anda bisa meminimalisir kecurangan atau kesalahan yang diakibatkan oleh human error.
Stock opname juga bisa menjadi cara untuk mengetahui bila ada barang yang mengalami kerusakan saat berada di gudang. Dengan demikian, Anda bisa memisahkan barang tersebut untuk diperbaiki atau dibuang sebelum dijual. Stock opname juga bisa menjadi evaluasi apakah manajemen gudang Anda sudah bagus atau perlu ditingkatkan mengingat kesalahan-kesalahan yang ditemukan.
8. Kesimpulan
Untuk memudahkan Anda dalam manajemen gudang, Anda bisa menggunakan Enterprise Resource Planning. Sistem gudang berbasis ERP akan mengintegrasikan manajemen pergudangan Anda dengan yang lainnya hanya dalam satu software. Dengan demikian Anda semua data di perusahaan bisa saling terhubung satu sama lain. Anda pun tak perlu berganti-ganti aplikasi dalam mengelola usaha Anda.
Kelola gudang Anda lebih mudah dengan Sistem Inventaris ScaleOcean. Kami siap membantu Anda dalam mengelola stok barang dan manajemen gudang dengan fitur-fitur terbaru dan terlengkap. Banyak perusahaan top di Indonesia yang memilih ScaleOcean untuk mengelola manajemen pergudangan mereka. Yuk tunggu apalagi! Segera alihkan manajemen gudang Anda ke sistem automasi.
