Salah satu hal penting yang perlu dilakukan sebelum melakukan segala kegiatan adalah membuat perencanaan yang matang termasuk dalam bisnis. Untuk mewujudkan tujuan, maka perusahaan perlu melakukan perencanaan sumber daya manusia atau SDM yang efektif atau yang biasa disebut dengan HRP atau Human Resource Plannning.
Lalu, apa itu HRP? Human Resource Planning adalah salah satu proses manajemen yang dilakukan untuk memastikan karyawan yang direkrut memiliki keterampilan yang diperlukan perusahaan. Anda bisa mengetahui pengertian, fungsi, manfaat, hingga langkah tepat melakukan HRP lebih detail dengan menyimak ulasan berikut ini.
Baca juga: 10 Modul ERP yang Wajib Anda Ketahui
1. Human Resource Planning Adalah
Pengertian human resource planning atau perencanaan SDM adalah suatu teknik perencanaan sistematis untuk dapat mengoptimalkan kualitas dan kuantitas karyawan secara berkelanjutan yang dilakukan oleh Human Resources Department. Pada proses perencanaan ini, HRD bertugas untuk memastikan karyawan bekerja sesuai dengan keterampilannya dan memastikan jumlah karyawan yang dibutuhkan perusahaan tepat.
Lebih dari itu, HRP juga penting untuk mengetahui apa saja kriteria karyawan yang sesuai dengan perusahaan dan berapa jumlahnya. Perencanaan tersebut akan berlanjut pada proses seleksi, rekrutmen, hingga manajemen pengembangan. Jadi, HRP tidak hanya terbatas pada proses perekrutan saja, tapi juga perkembangan skill karyawan.
Dengan perencanaan ini, bisnis Anda dapat mengembangkan keterampilan karyawan sesuai dengan kebutuhan perusahaan, baik saat ini maupun di masa depan. Jika Anda memiliki SDM yang tepat, maka kinerja bisnis dapat berjalan lebih efektif dan efisien. Nah, HR Department bisa memudahkan pekerjaan perencanaan ini dengan menggunakan software HRM berbasis Enterprise Resource Planning atau ERP.
2. Pentingnya Human Resource Planning
Lalu, apa pentingnya Human Resource pada perusahaan? Seperti yang Anda ketahui, sumber daya manusia adalah aset paling berharga dalam mengembangkan strategi bisnis. Oleh sebab itu, perusahaan dirasa sangat perlu untuk menerapkan HRP dalam membuat perencanaan yang lebih matang. Hal itu dikarenakan perkembangan bisnis sangat bergantung pada pertumbuhan karyawan, serta seberapa baik mereka dalam mengerjakan pekerjaannya.
Dengan perencanaan SDM yang baik maka produktivitas, mutu, dan budaya kerja dapat meningkat. HRP juga dapat mengembangkan keterampilan karyawan yang sudah ada tanpa harus terus menerus melakukan rekruitmen karyawan baru. Berkut ini, mari kita simak pentingnya Human Resource Planning di perusahaan:
a. Mengikuti Perubahan Lingkungan yang Dinamis
Dampak globalisasi dan perubahan budaya menyebabkan lingkungan berubah dengan cepat. Akibatnya, perusahaan terus menghadapi kebutuhan yang dinamis atau berubah-ubah. Memiliki perencanaan human resource yang baik dalam perusahaan, dapat mengantisipasi segala perubahan. Baik itu, kebutuhan akan bakat maupun teknik operasional.
b. Memudahkan Adaptasi dengan Perubahan Teknologi
Teknologi akan selalu berkembang seiring dengan berjalannya waktu. Nah, bisnis Anda haruslah bisa mengadopsi teknologi terbaru agar tidak kalah saing dengan kompetitor. Untuk mengatasi masalah ini, HRP adalah solusi yang tepat. Anda jadi bisa merencanakan tim baru untuk teknologi dan mendistribusikan karyawan dengan skill sesuai untuk masuk pada kelompok tersebut.
c. Membantu Perusahaan untuk Berkembang
Siapa bilang HRP tidak berperan dalam perkembangan bisnis? Justru HRP memiliki peranan yang besar dalam membantu perusahaan untuk berkembang. Dengan perencanaan yang tepat, bisnis Anda dapat mengevaluasi dan menyeimbangkan kebutuhan perusahaan dengan kemampuan karyawan. Dari perencanaan sebelumnya pun Anda bisa mengetahui mana cara yang berhasil dan mana yang tidak.
3. Fungsi Human Resource Planning di Tim HR
Human resource planning memiliki beberapa fungsi diantaranya mengelola karyawan, mengetahui jumlah pegawai, hingga bagaimana keterampilan serta performa mereka. Selain itu, HRP juga bisa digunakan untuk memprediksi permintaan kuantitas dan kualitas SDM di masa mendatang. Perencanaan ini membantu perusahaan untuk menentukan apakah perlu melakukan perekrutan karyawan, mengadakan pelatihan, dan masih banyak lagi.
Anda bisa menyederhanakan proses perencanaan SDM di perusahaan dengan menggunakan sistem HR. Dimana berfungsi untuk membuat strategi SDM yang lebih efektif dan cepat. Selain itu, Anda juga bisa menghemat pengeluaran. Seperti yang kita ketahui, proses rekruitmen membutuhkan banyak sekali dana.
Jika, SDM yang direkrut tidak sesuai dengan kebutuhan baik dari segi kuantitas maupun kualitas, maka perusahaan tentu saja merugi. Namun dengan sistem automasi ini, Anda bisa memutuskan perpindahan departemen atau pemutusan kontrak kerja hanya dari satu dashboard.
4. Manfaat Human Resource Planning
Di part sebelumnya sudah dibahas fungsi dari perencanaan SDM. Sekarang mari kita bahas manfaat apa saja yang bisa didapatkan bisnis Anda ketika menerapkan HRP. Yuk kita bahas secara detail.
a. Membuat Keputusan Bisnis yang Lebih Baik
Dengan adanya perencanaan SDM, tindakan yang diambil perusahaan dapat lebih sistematis dan berorientasi pada proses pengembangan perusahaan. HRP dapat membantu bisnis Anda dalam membuat SOP, sehingga pengelolaan karyawan dapat berjalan dengan lebih baik.
b. Mempertahankan Karyawan Terbaik
Dengan human resource planning, Anda dapat mengetahui karyawan mana saja yang memiliki talenta terbaik sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Anda juga dapat mempertimbangkan untuk mempertahankan atau memutus kontrak kerja karyawan dengan lebih mudah berdasarkan data-data yang ada.
c. Mengurangi Pengeluaran
Seperti yang sudah diulas, rekruitmen akan berpengaruh pada keuangan perusahaan karena membutuhkan dana yang besar. Dengan perencanaan yang tepat dan terperinci, bisnis Anda bisa mengurangi biaya yang tidak diperlukan. Sehingga, biaya operasional jadi lebih efisien.
d. Memastikan Ketepatan Rekrutmen
Mendapatkan karyawan yang memiliki pengetahuan, keterampilan, hingga visi dan misi yang sama adalah tantangan utama yang dihadapi oleh perusahaan. Dengan HRP, Anda bisa melakukan rekrutmen dengan lebih cepat. Anda bisa langsung menyaring calon kandidat yang sesuai kriteria. Sehingga, tim HRD bisa lebih menghemat waktu dan tenaga mereka.
e. Melatih dan Mengelola Karyawan
Setelah menentukan karyawan yang berbakat, perusahaan dapat memberikan pelatihan untuk meningkatkan keterampilan mereka. Hal ini merupakan cara yang tepat untuk mempertahankan kinerja dan produktivitas karyawan.
5. Langkah Tepat Perencanaan SDM
Proses perencanaan SDM menggunakan manajemen human resource dapat dilakukan dalam beberapa tahapan. Untuk lebih jelasnya, berikut kami berikan daftar langkah-langkahnya.
a. Mengetahui Tujuan Perusahaan
Mencocokkan antara tujuan perusahaan dengan pengelolaan SDM perlu dilakukan untuk membuat rencana SDM yang lebih efektif. Dengan begitu, Anda dapat mengetahui kriteria sumber daya manusia yang dibutuhkan oleh perusahaan.
b. Menganalisis Tenaga Kerja Saat ini
Disini Anda perlu mengetahui berapa jumlah karyawan, keterampilan, gaji yang diterima, hingga potensi dan evaluasi kinerja mereka. Dengan begitu, Anda dapat mengetahui apakah ada kesenjangan antara tugas dan kinerja karyawan. Sehingga, Anda bisa memperbaiki hal-hal yang dapat menghambat pekerjaan mereka.
c. Memprediksi Permintaan dan Kebutuhan Tenaga Kerja
Dari kegiatan evaluasi tenaga kerja, Anda sebagai HR perlu menentukan keterampilan serta jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan perusahaan. Dalam menentukannya, Anda harus menyesuaikannya dengan tujuan perusahaan. Ada dua metode yang bisa Anda lakukan untuk melakukan prediksi yaitu kuantitatif dan kualitatif. Data kualitatif berisi hasil observasi, sedangkan data kuantitatif berisi data statistik.
Anda bisa memilih salah satu metode di atas yang sesuai dengan situasi perusahaan saat ini. Dari data tersebut, Anda dapat mengetahui permasalahan yang mengganggu produktivitas bisnis dan memastikan perusahaan tidak kelebihan atau kekurangan pegawai. Selain itu, Anda pun juga dapat memperkirakan kebutuhan karyawan. Contohnya, apakah mereka merasa kesulitan di pekerjaan sehingga membutuhkan pelatihan atau tidak.
d. Membuat Rencana Sumber Daya Manusia
Tahap berikutnya dalam HR Management adalah membuat rencana SDM yang sesuai pada surplus atau defisit tenaga kerja di perusahaan. Anda harus menentukan rencana perekrutan, pelatihan, pemindahan departemen atau proses pemutusan kerja jika perusahaan mengalami surplus.
Terakhir, Anda bisa menerapkan HRP yang sudah dibuat. Mulai dari aktivitas rekrutmen, penyaringan kandidat, sampai monitoring. Disamping menerapkan rencana, Anda juga harus terus memantau pelaksanaan planning, untuk memastikan apakah implementasi berjalan lancar. Kemudian, lakukan evaluasi secara rutin. Sehingga, rencana SDM dapat diperbaiki untuk mencapai proses yang lebih baik.
6. Kesimpulan
Jadi, Human Resource Planning adalah perencanaan untuk memastikan ketepatan kualitas dan kuantitas karyawan. Membuat perencanaan SDM tidaklah mudah, dibutuhkan integrasi dengan seluruh aspek di perusahaan. Namun, proses perencanaan human resource sekarang bisa dilakukan lebih mudah dengan software HRM berbasis ERP. Dengan sistem ini, Anda dapat mengotomatiskan pengelolaan karyawan mulai dari administrasi, penentuan gaji dan pembaruan data karyawan.
Anda bisa mendapatkan software HRIS terbaik yang terintegrasi dengan database karyawan dari ScaleOcean. Kami menyediakan software yang user-friendly dan customizable. Sehingga, bisa mengikuti permintaan khusus perusahaan Anda dan dapat memudahkan Anda dalam mengelola karyawan dengan lebih efektif dan efisien.
