Dalam era perkembangan teknologi yang pesat saat ini, pebisnis harus mampu memanfaatkan teknologi untuk menyederhanakan operasional bisnis mereka. Semakin besar bisnisnya, semakin kompleks pula alur kerja yang harus dijalankan. Dengan menggunakan teknologi canggih maka dapat dipastikan perencanaan dan koordinasi antara berbagai divisi tetap berjalan optimal. Salah satunya dengan memanfaatkan software ERP.
Software ERP memungkinkan semua departemen dalam perusahaan untuk terhubung ke dalam satu sistem yang sama. Dengan mengakses ke satu sistem terpusat, maka informasi yang diperoleh antar divisi selalu up-to-date. Sehingga menghindari adanya miskomunikasi. Nah, pada artikel kali ini kita akan mengulas lebih lanjut apakah manfaat penggunaan teknologi yang telah maju tersebut bagi perusahaan.
1. Efisiensi Alur Kerja
Dampak penggunaan teknologi ERP yang pertama adalah meningkatkan efisiensi alur kerja. Praktik alur kerja yang tepat sangat penting untuk mencapai tujuan bisnis, meningkatkan produktivitas, dan memberikan kepuasan lebih kepada pelanggan. Implementasi software ERP dapat mencapai efisiensi tersebut melalui beberapa cara:
a. Integrasi Proses Bisnis
ERP mengintegrasikan berbagai fungsi dan departemen dalam satu sistem. Ini memungkinkan berbagai bagian organisasi untuk berbagi informasi secara langsung, mengurangi kebutuhan akan penginputan data ganda, human error, dan waktu yang terbuang ketika berkomunikasi antar departemen.
b. Automasi Tugas Rutin
ERP menyediakan fitur otomatisasi sejumlah proses bisnis, mulai dari manajemen persediaan, pemesanan, produksi, keuangan, hingga manajemen sumber daya manusia. Dengan otomatisasi ini, waktu dan tenaga kerja manusia yang sebelumnya diperlukan untuk tugas rutin dapat dikurangi, sehingga dapat meningkatkan efisiensi.
c. Standarisasi Praktik Bisnis
ERP membantu penerapan standarisasi bisnis yang meliputi konsistensi, efisiensi, dan hasil yang memenuhi standar kualitas perusahaan. Standarisasi praktik bisnis merupakan pendekatan yang melibatkan pengembangan dan penerapan aturan, prosedur, dan metode yang konsisten pada suatu industri tertentu.
2. Informasi yang Akurat dan Real-time
Apakah manfaat penggunaan teknologi yang telah maju seperti ERP selanjutnya? Membantu menghasilkan informasi yang akurat dan dapat diandalkan untuk mendukung pengambilan keputusan yang lebih baik dan respons yang lebih cepat terhadap perubahan. Berikut beberapa cara ERP untuk mencapai tujuan ini.
a. Pembaruan Otomatis
ERP memungkinkan pembaruan data secara otomatis. Misalnya, jika suatu transaksi penjualan dilakukan, informasi tersebut langsung tercatat di berbagai modul yang terkait, seperti modul persediaan dan keuangan. Hal ini memastikan bahwa setiap perubahan dalam operasional bisnis segera diupdate dalam data yang tersedia.
b. Akses Data yang Terpusat
Software ERP menggunakan database terpusat yang merupakan lokasi penyimpanan semua data perusahaan. Dampak penggunaan teknologi ini memungkinkan personel dari berbagai departemen untuk mengakses informasi ini dengan lebih mudah. Hal ini membuat proses integrasi dan pengelolaan data menjadi lebih cepat dan efektif.
c. Adanya Kontrol Akses Informasi
Melalui adanya fitur keamanan dan kontrol, sistem ini dapat mengatur siapa saja yang dapat mengakses informasi perusahaan. Fitur-fitur ini dirancang untuk memastikan bahwa setiap pengguna hanya dapat mengakses informasi yang berkaitan dengan tugas dan tanggung jawab yang menjadi tanggung jawab mereka.
3. Efisiensi Perencanaan Sumber Daya
Dampak penggunaaan teknologi ERP berikutnya yaitu mampu membantu menciptakan perencanaan sumber daya yang lebih efektif dan responsif terhadap perubahan dalam lingkungan bisnis. Berikut adalah beberapa cara di mana ERP mendukung perencanaan sumber daya.
a. Manajemen Sumber Daya Manusia
Modul HRM di dalam ERP dapat membuat kinerja sumber daya manusia menjadi lebih efektif. Organisasi dapat melacak data karyawan, termasuk keterampilan, pelatihan, dan evaluasi kinerja. Ini membantu dalam merencanakan kebutuhan sumber daya manusia dan mendukung pengembangan tenaga kerja.
b. Pemantauan Kinerja Sumber Daya
Pemantauan kinerja sumber daya adalah salah satu cara sistem ERP untuk meningkatkan produktivitas sumber daya manusia pada suatu perusahaan. Pemantauan tersebut meliputi kehadiran, keterlambatan, dan pencapaian tujuan yang telah ditentukan yang merupakan contoh aspek kinerja yang dapat diukur.
4. Laporan dan Analisis yang Akurat
Dengan menyediakan laporan dan analisis yang akurat, ERP membantu perusahaan untuk meningkatkan efisiensi, mengidentifikasi peluang perbaikan, dan merespons perubahan pasar dengan lebih cepat. Berikut cara sistem ini dapat membuat laporan dan hasil analisis yang akurat.
a. Dashboard yang Rinci
Dengan menggabungkan beberapa data dan informasi, software ERP dapat menyediakan dasbor informatif mengenai aktivitas operasional perusahaan bagi perusahaan. Data dari berbagai departemen dan operasi bisnis, seperti keuangan, inventaris, produksi, penjualan, dan sumber daya manusia, diperlukan untuk membuat dasbor. Integrasi data ini memastikan bahwa informasi tentang operasional bisnis selalu terkini dan benar.
b. Dilengkapi Predictive Analysis
Dengan analisis data yang lebih baik dan kemampuan perencanaan yang ditingkatkan, ERP membantu Anda dalam membuat keputusan yang lebih baik, mengurangi terjadinya human error, dan menghindari pengeluaran tak terduga. Selain itu, sistem ini juga dapat membantu memprediksi strategi penjualan yang tepat melalui analisis data penjualan yang terjadi dalam waktu dekat.
c. Kostumisasi Laporan Sesuai Parameter
ERP memungkinkan perusahaan membuat laporan yang dapat diatur sesuai dengan kebutuhan. Artinya, Anda dapat kostumisasi laporan dengan menambahkan parameter yang diperlukan. Hal tersebut memungkinkan penyaringan data berdasarkan tanggal, departemen, atau informasi yang ingin Anda sajikan dalam laporan.
5. Penghematan Biaya
Walaupun karyawan sudah menjalin kerjasama yang lebih baik antar departemen dan bisnis sudah mengimplementasikan sistem operasional yang efektif, perusahaan tetap butuh menghemat biaya untuk menciptakan pertumbuhan bisnis yang berkelanjutan. Dampak penggunaan teknologi ERP berikutnya yaitu dapat membantu menghemat biaya operasional perusahaan melalui cara-cara berikut ini:
a. Meminimalisir Penggunaan Tenaga Manual
Software ERP dapat membantu meminimalisir penggunaan tenaga manual dengan berbagai cara. Salah satu cara adalah dengan mengotomatisasi proses bisnis seperti penggajian, manajemen inventaris, dan pemrosesan pesanan menggunakan ERP. Dengan mengotomatisasi proses ini, perusahaan dapat menghemat waktu, mengurangi kebutuhan akan tenaga kerja manusia, dan mengurangi kemungkinan kesalahan.
b. Analisis Pemborosan Biaya
Perusahaan juga dapat melacak pemborosan biaya operasional secara rinci yang meliputi biaya produksi, logistik, dan administratif melalui ERP. Dengan memahami setiap tujuan biaya yang dikeluarkan dengan baik, perusahaan dapat menghindari pemborosan atau biaya yang tidak efisien.
Kita telah tuliskan lima dampak yang timbul dari penggunaan teknologi ERP. Ternyata implementasi sistem ini sangat memberi manfaat yang membantu perusahaan tidak hanya mencapai efisiensi bisnis, tapi juga menyusun strategi yang lebih menguntungkan di masa depan.
6. Kesimpulan
Di pembahasan tersebut, kita telah tuliskan lima dampak yang timbul dari penggunaan teknologi ERP. Sistem ini membantu proses operasional bisnis melalui integrasi semua bagian perusahaan ke dalam satu sistem. Dengan integrasi tersebut, maka proses perencanaan dan koordinasi antara berbagai divisi bisa berjalan optimal.
Dampak penggunaan teknologi ERP sangat luas. Mulai dari meningkatkan efisiensi operasional, memperoleh informasi akurat secara real-time, hingga menghemat biaya operasional. Oleh karena itu, jangan ragu untuk mulai mengimplementasikan sistem ERP dan rasakan dampak penggunaan teknologi ini untuk bisnis Anda.
