Biaya demurrage adalah biaya tambahan yang dikenakan perusahaan pelayaran ketika bongkar muat barang melebihi waktu yang telah disepakati. Ini menjadi salah satu aspek dalam bisnis logistik yang mempengaruhi perhitungan total biaya. Oleh karena itu, penting untuk tahu cara menghitungnya serta strategi apa yang dapat dilakukan untuk menghindari atau meminimalkan biaya tersebut.
Artikel ini akan menjelaskan langkah demi langkah cara menghitung demurrage kapal supaya Anda dapat mengestimasi adanya biaya tambahan jika terjadi masalah logistik yang berakibat pada lebihnya waktu penggunaan kontainer. Pemahaman ini juga diperlukan untuk memastikan kegiatan pengiriman berlangsung efisien. Yuk, langsung simak pembahasan di bawah ini!
1. Cara Menghitung Demurrage Kapal
Biaya demurrage adalah tarif dalam bisnis logistik yang dikenakan oleh perusahaan pelayaran kepada pengirim atau penerima yang telah menggunakan kontainer melebihi batas waktu yang tercantum pada kontrak pengiriman. Nilai biaya ini bisa dihitung dengan mudah melalui langkah-langkah berikut. Pastikan Anda paham cara menghitung demurrage kapal sehingga bisa memperkirakan adanya biaya tambahan jika terjadi masalah logistik yang di luar kontrol.
a. Identifikasi Waktu Laytime
Pertama, identifikasi waktu laytime. Ini adalah periode yang disepakati antara pihak pengirim dan penerima barang untuk proses bongkar muat tanpa dikenakan biaya tambahan. Laytime biasanya ditentukan dalam kontrak pengiriman dan dihitung berdasarkan satuan hari atau jam. Untuk memulai penghitungan demurrage, Anda harus terlebih dahulu mengetahui durasi laytime yang diizinkan. Biasanya durasi ini bervariasi tergantung pada jenis muatan dan kesepakatan kedua pihak.
b. Catat Waktu Mulai dan Selesai
Langkah selanjutnya adalah mencatat waktu mulai dan selesai bongkar muat. Artinya adalah waktu aktual ketika kapal mulai dan selesai memuat atau membongkar barang. Informasi ini bisa didapatkan dari log kapal atau dokumen booking confirmation. Waktu mulai dihitung ketika kapal siap untuk operasi bongkar muat, sementara waktu selesai adalah ketika seluruh muatan telah diturunkan atau dimuat.
c. Hitung Total Waktu yang Digunakan
Setelah Anda memiliki waktu mulai dan selesai, hitung total waktu yang digunakan untuk operasi bongkar muat. Total waktu ini kemudian akan dibandingkan dengan waktu laytime yang diizinkan. Dengan ini Anda bisa menarik kesimpulan apakah terdapat kelebihan waktu yang akan mengakibatkan adanya biaya demurrage.
d. Hitung Waktu Demurrage
Jika total waktu yang digunakan melebihi waktu laytime yang disepakati, selisih waktu tersebut dinamakan dengan waktu demurrage. Artinya, ada waktu tambahan yang dibutuhkan di luar periode laytime yang disepakati dan nantinya digunakan sebagai dasar dalam penghitungan biaya tambahan penggunaan kontainer.
e. Tentukan Tarif Demurrage
Tarif demurrage biasanya telah ditetapkan dalam kontrak pengiriman dan dinyatakan dengan per hari atau per jam. Tarif ini bisa berbeda tergantung jenis kapal, muatan, dan kondisi pasar. Jangan lupa untuk selalu memeriksa kontrak pengiriman agar tahu berapa biaya demurrage per hari atau per jam tersebut.
f. Hitung Biaya Demurrage
Biaya demurrage dihitung dengan mengalikan waktu demurrage dengan tarif per unit waktu yang telah disepakati. Secara matematis rumusnya dapat ditulis sebagai berikut.
Misalnya, jika waktu demurrage adalah 2 hari dan tarifnya $1000 per hari, maka biaya tambahan yang harus dibayar adalah $2000. Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, Anda bisa secara akurat menghitung biaya tambahan penggunaan kontainer yang harus dibayar jika terjadi keterlambatan dalam proses bongkar muat.
2. Contoh Perhitungan Biaya Demurrage
Untuk tahu lebih lanjut cara menghitung demurrage kapal, perhatikan skenario sederhana berikut ini. Misalkan sebuah perusahaan manufaktur mengimpor suku cadang dari Jepang. Berdasarkan kontrak yang telah disepakati, kapal yang mengangkut barang ini memiliki waktu laytime selama 48 jam untuk menyelesaikan bongkar muat tanpa biaya tambahan. Namun, karena ada masalah dalam custom clearance, proses ini memakan waktu 72 jam.
Dalam skenario ini, diketahui bahwa waktu laytime selama 48 jam, dan total waktu yang digunakan adalah 72 jam. Untuk menghitung waktu demurrage, kita mengurangi waktu laytime dari total waktu yang digunakan. Jadi, waktu demurrage adalah:
Artinya, kapal tersebut menghabiskan 24 jam di atas waktu yang disepakati. Artinya biaya tambahan akan dikenakan untuk 24 jam tersebut. Misalkan tarif demurrage yang disepakati dalam kontrak adalah Rp500.000 per jam. Dengan demikian, cara menghitung demurrage kapal sebagai berikut.
Oleh karena itu, perusahaan manufaktur harus membayar biaya sebesar Rp12.000.000 karena keterlambatan dalam proses bongkar muat. Perhitungan biaya tambahan ini sangat penting dalam bisnis logistik karena membantu semua pihak yang terlibat untuk menghindari biaya tambahan yang tidak diinginkan. Dengan memahami cara menghitung demurrage kapal, bisnis logistik dan klien mereka dapat merencanakan operasional dengan lebih baik.
3. Peran Freight Forwarder dalam Manajemen Demurrage
Dengan strategi yang cermat dan kolaborasi yang efektif, freight forwarder dapat meminimalisir adanya biaya demurrage. Berikut peran penting freight forwarder dalam manajemen biaya tambahan tersebut.
a. Merencanakan Bongkar Muat yang Efektif
Perencanaan yang efektif dalam bongkar muat adalah langkah pertama yang perlu dilakukan freight forwarder untuk menghindari biaya demurrage. Lakukan koordinasi yang cermat dengan pihak bisnis logistik, tim bongkar muat, pihak kapal, dan pelabuhan untuk memastikan tenaga kerja, peralatan bongkar muat, dan dokumen pendukung siap sebelum kapal tiba. Dengan mempercepat proses bongkar muat melalui perencanaan yang efisien, freight forwarder dapat mengoptimalkan waktu laytime yang tersedia dan mengurangi risiko terjadinya keterlambatan yang dapat memicu biaya tambahan.
b. Monitoring Waktu Laytime
Selain itu, juga bertanggung jawab untuk memonitor waktu laytime selama berlangsungnya bongkar muat. Dengan adanya pengawasan ini, semua pihak terkait akan sadar dengan batas waktu yang tersedia dan waktu yang telah digunakan. Gunakan sistem tracking pengiriman supaya identifikasi potensi keterlambatan pengiriman bisa dilakukan seawal mungkin dan proses penyesuaian juga bisa segera ditetapkan.
c. Negosiasi dengan Pihak Pelabuhan
Pihak 3PL logistik dapat bernegosiasi untuk prioritas bongkar muat, terutama jika kapal berisiko mengalami keterlambatan yang dapat menimbulkan biaya tambahan. Dalam situasi tertentu, mereka juga dapat menegosiasikan penyesuaian waktu laytime dengan pelabuhan jika terjadi kondisi yang di luar kontrol, seperti cuaca buruk atau peralatan tidak berfungsi semestinya, yang dapat memperlambat proses bongkar muat. Negosiasi ini tidak hanya membantu mengurangi biaya demurrage tetapi juga untuk memastikan kapal dapat berangkat sesuai jadwal kirim.
4. Kesimpulan
Dari pembahasan di atas, dapat disimpulkan bahwa dengan memahami cara menghitung demurrage kapal, berapa biaya demurrage per hari atau per jam, pihak pengirim dan penerima barang dapat mengestimasi jumlah biaya tambahan yang diperlukan akibat keterlambatan. Dengan ini, setidaknya mereka dapat mengantisipasi dampaknya baik untuk finansial maupun untuk operasional secara keseluruhan.
Sebagai pihak 3PL logistik, freight forwarder punya peran signifikan untuk mengontrol adanya biaya ini. Merencanakan jadwal bongkar muat barang yang efektif, memantau waktu laytime pengiriman, hingga melakukan negosiasi dengan pihak pelabuhan adalah beberapa contoh strategi yang bisa dilakukan. Seluruh aktivitas tersebut ditujukan untuk mencapai kepuasan.
