Surat jalan ekspedisi menjadi salah satu dokumen penting dalam bisnis logistik khususnya selama proses pengiriman barang. Dokumen ini berfungsi sebagai bukti resmi yang mencatat detail pengiriman dan memastikan barang yang dikirim sesuai dengan deskripsi yang diberikan. Tanpa surat jalan yang lengkap dan akurat, proses pengiriman bisa mengalami banyak kendala, mulai dari kesalahan pengiriman, barang hilang, hingga memicu perselisihan antara pengirim dan penerima.
Oleh karena itu, memahami cara membuat surat jalan pengiriman barang yang baik adalah hal yang diperlukan bagi pelaku bisnis logistik. Nah, dalam artikel ini akan dibahas lebih lanjut langkah-langkah dalam pembuatannya, disertai contoh surat jalan ekspedisi yang detail, serta daftar checklist untuk memastikan semua elemen penting telah tercantum dalam surat. Dengan panduan ini, diharapkan proses pengiriman barang dapat berjalan lebih lancar dan efisien.
1. Cara Buat Surat Jalan Ekspedisi
Surat jalan ekspedisi menjadi dokumen penting yang diperlukan bisnis logistik saat melakukan pengiriman barang. Umumnya disertakan selama pengiriman sebagai dokumen verifikasi apakah barang sesuai deskripsi yang diberikan. Berikut cara membuat surat jalan pengiriman barang yang bisa Anda ikuti.
a. Dokumentasi Awal Penerimaan Barang
Langkah pertama adalah membuat dokumentasi awal penerimaan barang. Pada tahap ini, barang yang akan dikirim harus diperiksa dan dicatat dalam formulir pengiriman barang secara mendetail. Termasuk jenis barangnya, jumlah, kondisi, dan informasi pengirim serta penerima. Dokumentasi awal ini diperlukan untuk memastikan semua barang yang diterima sesuai dengan pesanan dan tidak ada yang kurang atau bahkan rusak sebelum dikirim. Catatan yang akurat akan memudahkan proses penyusunan surat jalan.
b. Penyusunan Surat Jalan Barang
Berikutnya yaitu menyusun surat jalan barang. Nah, surat ini harus mencakup informasi lengkap terkait barang yang dikirim. Mulai dari deskripsi barang, jumlah, berat, serta alamat tujuan. Selain itu, surat jalan juga harus mencantumkan nomor referensi pengiriman dan informasi kontak pengirim dan penerima. Penyusunan surat jalan harus dilakukan dengan teliti agar semua data yang tercantum benar sehingga risiko kesalahan selama proses pengiriman dapat diminimalisir.
c. Verifikasi dan Penandatanganan
Tahap selanjutnya adalah verifikasi dan penandatanganan surat jalan. Verifikasi dilakukan untuk memastikan semua informasi dalam surat jalan sudah akurat dan sesuai dengan barang yang akan dikirim. Jika sudah sesuai, surat ditandatangani oleh pengirim sebagai bentuk persetujuan dan konfirmasi bahwa barang telah siap dikirim. Tanda tangan ini juga menjadi bukti bahwa pengirim bertanggung jawab atas barang yang dikirim hingga sampai ke penerima.
d. Sertakan Surat Jalan dalam Pengiriman
Surat jalan ekspedisi harus disertakan bersamaan dengan barang yang dikirim. Surat ini akan menjadi panduan bagi kurir selama proses pengiriman dan sebagai bukti resmi bahwa barang sedang dalam perjalanan. Menyertakan surat jalan dalam kegiatan pengiriman sangat diperlukan agar dapat dipastikan semua pihak yang terlibat paham seperti apa detail barang.
e. Verifikasi Penerimaan dan Tanda Tangan
Langkah terakhir, setelah barang sampai di tujuan, penerima harus memeriksa barang untuk memastikan tidak ada kerusakan atau kekurangan. Jika semua barang diterima dengan baik, surat jalan perlu ditandatangani sebagai bukti barang telah diterima sesuai dengan deskripsi. Tanda tangan menjadi bukti bahwa pengiriman telah selesai dan barang telah sampai dengan aman.
Dengan mengikuti cara membuat surat jalan pengiriman barang di atas, maka informasi yang tertera pada dokumen dapat dipastikan lebih terstruktur, lengkap, dan akurat. Hal ini tidak hanya mempermudah proses dokumentasi bagi bisnis logistik, tapi juga memperlancar proses pengiriman barang.
2. Contoh Surat Jalan Ekspedisi
Untuk tahu lebih detail contoh surat jalan pengiriman barang, perhatikan skenario berikut ini. Misalkan PT Maju Sejahtera, sebuah perusahaan yang bergerak di bidang distribusi elektronik, pada tanggal 1 Mei 2024 menerima pesanan dari PT Elektronik Jaya, sebuah toko elektronik di Surabaya. Pesanan tersebut terdiri dari 10 unit televisi LED 55 inci, 5 unit kulkas dua pintu, dan 15 unit mesin cuci otomatis.
PT Maju Sejahtera pun segera menyiapkan barang-barang tersebut dengan baik dan mengemasnya sesuai standar pengiriman untuk memastikan tidak ada kerusakan selama proses pengiriman. Untuk ini, pihak perusahaan menggunakan jasa ekspedisi PT Cepat Kirim. Dari informasi tersebut, berikut contoh surat jalan ekspedisi tersebut.
Dengan contoh surat jalan pengiriman barang yang lengkap dan detail ini, PT Maju Sejahtera memastikan bahwa proses pengiriman barang elektronik ke PT Elektronik Jaya berjalan dengan lancar dan tercatat dengan baik. Surat jalan ini sekaligus menjadi bukti resmi dan dokumentasi yang penting dalam pengiriman barang.
3. Checklist untuk Pastikan Surat Jalan Lengkap
Tidak hanya tau cara membuat surat jalan pengiriman barang, Anda juga perlu tahu checklist untuk pastikan surat yang dibuat sudah lengkap. Dengan menggunakan checklist di bawah ini, maka dipastikan semua elemen penting surat sudah tercantum. Berikut beberapa elemen penting tersebut.
a. Informasi Pengirim dan Penerima
Pertama, pastikan Anda telah mencantumkan informasi pengirim dan penerima secara detail. Informasi ini harus mencakup nama, alamat, nomor telepon, dan email kedua pihak. Mengapa ini diperlukan? Tentunya untuk memudahkan proses komunikasi dan memastikan bahwa barang sampai ke pihak yang tepat. Selain itu, juga diperlukan untuk melakukan pelacakan pengiriman secara lebih efisien.
b. Detail Pengiriman
Checklist berikutnya adalah adanya detail pengiriman yang jelas. Mulai dari tanggal pengiriman, nomor referensi pengiriman, dan metode yang digunakan. Ini diperlukan agar proses tracking status pengiriman bisa lebih mudah dilakukan dan memastikan bahwa semua pihak yang terlibat paham jadwal dan metode yang digunakan.
c. Deskripsi Barang
Deskripsi barang yang dikirim harus dicantumkan secara rinci dalam surat jalan ekspedisi. Informasi tersebut mencakup jenis barang, jumlah, berat, dan kondisi barang. Informasi ini diperlukan supaya dapat dipastikan barang yang dikirim sesuai dengan pesanan dan tidak ada kesalahan angkut. Deskripsi barang yang lengkap juga memudahkan pihak ekspedisi dalam menangani barang dan memastikan barang sampai dalam kondisi yang baik.
d. Instruksi untuk Barang Khusus
Pastikan juga Anda menyertakan instruksi penanganan pada barang yang memerlukan perlakuan khusus. Misalnya, petunjuk penanganan, kondisi penyimpanan, atau persyaratan suhu tertentu. Dengan ini, ekspedisi bisa melakukan penanganan sesuai kebutuhan barang, sehingga dipastikan kondisinya tetap terjaga baik sampai di penerima.
e. Informasi Ekspedisi
Informasi ini meliputi nama perusahaan ekspedisi, kontak yang dapat dihubungi, dan nomor tracking pengiriman. Dengan mencantumkan informasi tersebut, pengirim dan penerima dapat dengan mudah melacak status pengiriman dan menghubungi pihak ekspedisi jika terjadi masalah atau keterlambatan dalam pengiriman.
f. Tanda Tangan Pihak Terkait
Checklist berikutnya yang harus diperhatikan adalah tanda tangan dari pihak-pihak terkait. Ini termasuk pengirim, kurir, dan penerima barang. Tanda tangan menjadi bukti sah bahwa barang telah diserahkan dari satu pihak ke pihak lainnya dalam kondisi yang baik. Selain itu, tanda tangan ini juga berfungsi sebagai dokumentasi resmi untuk memastikan ekspedisi telah dilakukan sesuai dengan prosedur yang berlaku.
4. Kesimpulan
Memperhatikan cara membuat surat jalan pengiriman barang yang lengkap dan akurat adalah langkah penting untuk memastikan proses ini berjalan dengan lancar. Dengan mengikuti langkah-langkah yang dijelaskan di atas, informasi yang tertera pada surat jalan dapat dipastikan lebih terstruktur, lengkap, dan akurat, sehingga tidak hanya mempermudah proses dokumentasi bagi bisnis logistik tetapi juga memperlancar proses pengiriman barang.
Untuk memastikan surat jalan yang dibuat sudah lengkap, gunakan checklist yang mencakup semua elemen penting. Mulai dari informasi pengirim dan penerima, detail pengiriman, deskripsi barang, hingga tanda tangan pihak terkait. Contoh surat jalan ekspedisi dari skenario PT Maju Sejahtera menunjukkan bagaimana penerapan semua elemen ini dalam dokumen resmi, memastikan barang sampai dengan aman dan sesuai pesanan.
