Dalam bisnis logistik internasional, keberhasilan proses ekspor impor dipengaruhi oleh banyak aspek, salah satunya dokumen pengiriman barang. Shipping instruction adalah dokumen yang digunakan antara eksportir atau pengirim dengan agen pengiriman atau bisnis logistik agar proses shipping berjalan sesuai kesepakatan.
Dokumen SI ini punya banyak fungsi. Oleh karena itu, akurasi, kelengkapan, dan kejelasan informasi yang tercantum dalam SI menjadi penentu utama meminimalisir masalah logistik dan regulasi internasional. Dengan demikian, pemahaman mendalam tentang cara pengisian SI yang benar dan pengenalan terhadap kesalahan umum yang sering terjadi menjadi sangat penting bagi Anda yang berkecimpung dalam ekspor impor barang. Langsung cari tahu detail penjelasannya di bawah ini!
1. Mengenal Dokumen Shipping Instruction
Dokumen shipping instruction (SI) adalah instruksi pengiriman yang diberikan oleh eksportir atau pengirim kepada agen pengiriman atau bisnis logistik. Dokumen ini berfungsi sebagai panduan untuk menyusun bill of lading (B/L), sebuah dokumen pengangkutan barang yang diperlukan dalam perdagangan internasional.
SI mencakup informasi penting seperti nama pengirim dan penerima, detail mengenai barang yang dikirimkan termasuk jumlah, jenis, dan berat, pelabuhan asal dan tujuan, serta instruksi khusus yang perlu diikuti selama pengangkutan. Nah, dengan membuat instruksi yang jelas dan lengkap dalam bentuk dokumen SI, Anda meminimalisir risiko kesalahan atau keterlambatan dalam pengiriman, yang bisa mengakibatkan biaya tambahan atau masalah hukum.
2. Mengapa Shipping Instruction Penting?
Dokumen ini dibutuhkan agar bill of lading yang digunakan sebagai bukti kontrak pengangkutan dan resi barang, dapat disusun dengan benar dan akurat, memudahkan proses penetapan bea cukai, dan membantu penerimaan barang berjalan lancar. Selain itu, dalam bisnis logistik internasional, pasti terdapat banyak transaksi yang melibatkan berbagai regulasi dan persyaratan. Nah, dokumen shipping instruction adalah acuan untuk menjalin komunikasi yang efektif antara semua pihak yang terlibat dalam proses pengiriman.
Dengan demikian, SI tidak hanya memudahkan proses pengiriman dari aspek logistik tetapi juga meminimalkan potensi masalah hukum atau finansial yang bisa saja terjadi karena akibat dari ketidakjelasan atau kesalahan dalam informasi pengiriman. Oleh karena itu, pembuatan shipping instruction sangat penting untuk menjamin kelancaran dan efisiensi prosedur pengiriman barang logistik secara global.
3. Contoh Shipping Instruction
Setelah paham definisi dan fungsinya, Anda juga perlu tahu contoh shipping instruction yang bisa dimodifikasi sesuai kebutuhan dan ketentuan bisnis logistik Anda. Berikut ini contoh sederhananya.
Pada bagian atas, terdapat dua kolom yang memisahkan informasi pengirim dan penerima. Di sini, detail seperti nama perusahaan, alamat, kontak, nomor telepon, dan email diisi untuk kedua pihak yang terlibat. Ini juga diperlukan untuk memastikan semua pihak yang terkait bisa dihubungi dan mendapatkan informasi mengenai status pengiriman. Selain itu, informasi ini juga penting untuk tujuan administratif dan legal jika terjadi permasalahan selama pengiriman.
Dari contoh shipping instruction di atas juga diperlihatkan perlunya informasi khusus tentang pengiriman itu sendiri, termasuk pelabuhan pemuatan dan pelabuhan pembongkaran, nama kapal, nomor pelayaran, serta tanggal perkiraan keberangkatan dan kedatangan. Data ini digunakan untuk merencanakan logistik pengiriman, melacak pergerakan barang, dan menyamakan dengan jadwal pelabuhan dan pihak ketiga lainnya yang terlibat dalam proses distribusi.
Tabel yang ditempatkan di bawah informasi pengiriman adalah untuk mendeskripsikan barang secara rinci. Misalnya nama barang logistik, kuantitas, berat, kode HS, jenis kemasan, serta tanda dan nomor khusus barang yang perlu dicatat. Informasi ini sangat penting bagi pihak bea cukai dan pihak pengiriman untuk memastikan semua barang dikategorikan dan ditangani dengan benar.
Bagian terakhir dari contoh shipping instruction diperuntukkan untuk setiap instruksi khusus yang mungkin dibutuhkan dalam menangani pengiriman. Bsa mencakup petunjuk penanganan barang yang sensitif, persyaratan suhu bagi barang yang mudah rusak, atau instruksi penempatan yang spesifik di dalam kapal pengangkut. Instruksi ini akan membantu penanganan barang untuk mengurangi risiko kerusakan atau kehilangan selama transit.
4. Kesalahan Umum Pengisian Shipping Instruction
Dalam proses pengiriman barang internasional, pengisian secara akurat, lengkap, dan jelas untuk shipping instruction adalah langkah krusial. Jika terdapat sedikit saja kesalahan dalam pengisian SI, dapat berakibat pada keterlambatan, biaya tambahan, atau bahkan penolakan barang di pelabuhan tujuan. Kenali beberapa kesalahan umum yang sering dilakukan selama pengisian SI.
a. Informasi Tidak Akurat
Informasi yang tidak akurat saat mengisi SI, misalnya dalam aspek nama pengirim atau penerima, alamat, atau detail kontak, bisa berdampak buruk. Barang mungkin tidak dapat diantar ke penerima yang benar atau terhambat di bea cukai karena data tidak sesuai. Sehingga akhirnya terjadi penundaan pengiriman dan kerugian finansial baik bagi pengirim maupun penerima.
b. Kode HS Salah
Kode harmonized system (HS) yang salah atau tidak akurat dapat menyulitkan proses penilaian bea cukai dan menghambat proses pengeluaran barang. Kode HS digunakan secara internasional untuk mengklasifikasikan barang dan menentukan tarif bea masuk. Jika Anda salah menuliskan kode HS, pengenaan tarif akan lebih tinggi atau mungkin perlu proses klarifikasi yang memakan waktu lama.
c. Deskripsi Barang Tidak Jelas
Deskripsi barang yang tidak jelas atau terlalu umum juga menyulitkan pihak bea cukai untuk memverifikasi isi pengiriman dan untuk memastikan apakah pengiriman sudah mematuhi regulasi ekspor impor. Akibatnya terjadi keterlambatan pengiriman, inspeksi tambahan, dan biaya yang tidak terduga. Deskripsi yang detail dan spesifik sangat membantu mempercepat proses pemeriksaan dan pengeluaran barang.
d. Tidak Paham Syarat Khusus Negara Tujuan
Jika Anda tidak paham syarat khusus negara tujuan, seperti regulasi impor, pembatasan barang, atau persyaratan dokumentasi khusus tentu mengakibatkan adanya penolakan barang. Beberapa negara mungkin memiliki aturan ketat mengenai impor produk yang perlu sertifikasi atau dokumentasi khusus. Jika Anda tidak bisa memenuhi syarat-syarat tersebut, barang akan ditolak atau disita.
e. Tidak Menyertakan Dokumen Penting
Beberapa proses ekspor impor juga perlu dokumen penting yang terlampir bersama SI, seperti faktur komersial, daftar kemasan, atau sertifikat asal. Dengan tidak menyertakan dokumen tersebut, dapat mengakibatkan keterlambatan dalam proses bea cukai. Dokumen-dokumen ini diperlukan untuk verifikasi nilai, kuantitas, dan asal barang.
f. Kurangnya Instruksi untuk Barang Tertentu
Tidak menyertakan detail yang cukup untuk barang yang perlu penanganan khusus, seperti bahan berbahaya, barang mudah pecah, atau barang yang memerlukan suhu tertentu, justru akan meningkatkan risiko rusaknya barang selama transit atau loading barang. Dengan menyediakan informasi yang akurat tentang kebutuhan penanganan khusus ini akan menjaga kondisi barang tetap baik hingga sampai ke tujuan.
5. Kesimpulan
Dari penjelasan di atas dapat disimpulkan dokumen shipping instruction adalah instrumen yang tidak hanya memudahkan proses logistik pengiriman barang antar negara tetapi juga berperan untuk menjamin proses tersebut telah memenuhi regulasi dan persyaratan internasional. Tapi, perlu diingat kalau kesalahan kecil dalam pengisian dokumen ini dapat menyebabkan berbagai masalah. Mulai dari keterlambatan pengiriman, peningkatan biaya, hingga kegagalan dalam memenuhi standar keamanan dan legalitas yang diwajibkan oleh negara tujuan.
Oleh karena itu, penting bagi eksportir dan pengirim untuk menginvestasikan waktu serta sumber dayanya untuk memastikan akurasi informasi yang tercantum pada dokumen SI. Perhatikan detail seperti nama dan alamat yang benar, kode HS yang sesuai, deskripsi barang yang jelas, hingga pahami syarat khusus negara tujuan dan dokumen penting yang dibutuhkan untuk menghindari kesalahan yang bisa berakibat serius.
