Pihak 3PL logistik harus memastikan setiap aspek operasional berjalan dengan lancar, tidak terkecuali pada proses manajemen administrasi logistik. Mulai dari pengelolaan dokumen dan arsip hingga penanganan pengaduan dan klaim, memerlukan perhatian khusus agar tercapai transparansi dan efektivitas secara menyeluruh. Tanpa software canggih yang dapat mengorganisir proses ini dengan baik, perusahaan berisiko menghadapi berbagai tantangan, seperti kesalahan administratif, keterlambatan pengiriman, dan bahkan sanksi hukum.
ScaleOcean, sebagai freight forwarding software terbaik, menawarkan berbagai fitur unggulan yang dapat membantu Anda mengelola setiap aspek administrasi logistik secara efisien. Dalam artikel ini, kita akan membahas cara kerja sistem ini sehingga dapat menjadi alat yang efektif untuk mengoptimalkan proses tersebut. Yuk, langsung cari tahu pada pembahasan di bawah ini!
1. Aspek dalam Manajemen Administrasi Logistik
Manajemen dan administrasi logistik bagi perusahaan 3PL merupakan elemen penting untuk memastikan kelancaran operasional dan kepatuhan operasional terhadap berbagai regulasi yang berlaku. Berbagai aspek dalam manajemen ini membutuhkan khusus agar semua proses berjalan efisien, transparan, dan dapat dipertanggungjawabkan. Beberapa di antaranya yaitu:
a. Manajemen Dokumen dan Arsip
Dalam aspek ini, 3PL bertanggung jawab melakukan pengelolaan berbagai dokumen yang terkait dengan pengiriman dan transportasi barang. Anda harus memastikan semua dokumen, seperti bill of lading, manifest kargo, dan certificate of origin terarsip dengan baik dan mudah diakses. Dengan manajemen yang efisien, proses pelacakan dan pemantauan transaksi berjalan lebih efisien sekaligus proses audit terhadap kepatuhan regulasi yang berlaku juga lebih mudah dilakukan.
b. Pengelolaan Kontrak dan Perjanjian
Manajemen dan administrasi logistik juga berkaitan dengan kontrak dan perjanjian. Hal ini melibatkan penyusunan, pengelolaan, dan pemantauan kontrak dengan berbagai pihak seperti pengirim, vendor layanan logistik, penerima barang, dan bahkan pihak bea cukai. Anda harus memastikan semua kontrak telah mencakup syarat dan ketentuan yang jelas serta disetujui pihak-pihak yang terlibat. Tidak cukup pada tahap ini, Anda juga harus mengelola perpanjangan atau pembaharuan kontrak dan memastikan telah dilakukan tepat waktu untuk menghindari perselisihan.
c. Manajemen Kepatuhan dan Regulasi
Berikutnya ada manajemen kepatuhan dan regulasi baik di tingkat lokal, nasional, maupun internasional. Anda harus mengikuti berbagai regulasi terkait custom clearance, transportasi, keselamatan, dan bahkan peraturan lingkungan yang diberlakukan. Dengan paham dan melakukan manajemen kepatuhan secara ketat, Anda dapat terhindar dari denda dan sanksi hukum, serta membangun reputasi sebagai penyedia jasa logistik yang andal dan bertanggung jawab.
d. Penanganan Pengaduan dan Klaim
Penanganan pengaduan dan klaim adalah aspek dari manajemen dan administrasi logistik yang bertujuan untuk menjaga kepuasan pelanggan dan menyelesaikan masalah dengan cepat dan efisien. Perusahaan 3PL harus memiliki sistem yang efektif untuk menerima, mencatat, dan menangani pengaduan pelanggan terkait keterlambatan pengiriman, kerusakan barang, atau ketidaksesuaian pesanan. Proses klaim asuransi juga harus dikelola dengan baik dan diproses tepat waktu. Ini juga dilakukan untuk meningkatkan kepercayaan pelanggan dan memperkuat hubungan bisnis jangka panjang.
e. Pelaporan Kinerja Logistik
Anda juga harus memastikan kinerja logistik dilaporkan dengan baik untuk mengukur efisiensi dan efektivitasnya. Perusahaan 3PL perlu menghasilkan laporan yang komprehensif dari berbagai aspek seperti waktu pengiriman, tingkat retur barang, freight margin profit, dan kepuasan pelanggan. Pastikan laporan harus disusun secara rutin dan dianalisis lebih lanjut untuk mengidentifikasi apa saja yang harus diperbaiki untuk mengoptimalkan proses logistik.
2. Software untuk Manajemen Administrasi Logistik
Dari pembahasan di atas, bisa diketahui bahwa begitu banyak aspek yang perlu diperhatikan dalam manajemen dan administrasi logistik. Oleh karena itu, menggunakan software canggih sangat membantu Anda mengefisiensikan setiap aspek tersebut. Freight forwarding software hadir untuk mempermudah manajemen administrasi logistik dengan beberapa fitur pendukung.
a. Auto Document Generation
Dengan fitur ini, Anda bisa membuat dokumen secara otomatis. Auto document generation dilengkapi dengan template untuk berbagai dokumen yang dibutuhkan seperti bill of lading, manifest kargo, faktur, sertifikat asal, dan berbagai dokumen ekspor impor lainnya. Hanya dengan beberapa klik, Anda bisa menghasilkan dokumen tepat waktu, akurat, dan minim kesalahan. Hal ini juga mempermudah audit dan kepatuhan terhadap regulasi yang berlaku, karena semua dokumen sudah sesuai dengan format standar dan terorganisir dengan baik.
b. Contract Management
Berikutnya pada freight forwarding software juga terdapat contract management yang membantu Anda menyusun, melakukan negosiasi, hingga memperpanjang dan memperbarui kontrak. Penyimpanan semua dokumen di satu platform yang terorganisir tentunya memudahkan Anda dalam mengakses dan memantau status kontrak. Software ini juga dapat mengirimkan notifikasi otomatis ketika diperlukan perpanjangan kontrak, sehingga risiko kelalaian bisa diminimalisir. Dengan demikian, manajemen kontrak yang efektif dapat meningkatkan transparansi kepada pihak-pihak yang terlibat
c. Compliance and Risk Management
Anda juga bisa memanfaatkan compliance and risk management untuk memastikan perusahaan mematuhi semua regulasi yang berlaku di setiap negara pengirim dan tujuan akhir. Karena masing-masing negara punya peraturan tersendiri, baik itu pada aspek kepabeanan, keselamatan, lingkungan, dan dokumentasi, maka tidak mungkin hal ini dipantau secara manual.
Nah, fitur compliance and risk management membantu Anda dalam verifikasi bahwa semua regulasi telah dipenuhi dengan menggunakan sistem otomatis yang memantau dan memperbarui perubahan regulasi secara real-time. Selain itu, fitur ini juga memberikan panduan untuk memastikan setiap proses operasional sesuai dengan ketentuan yang berlaku, sehingga Anda dapat menghindari denda demurrage, sanksi, dan peluang risiko hukum lainnya.
d. Analytic and Reporting
Freight forwarding software juga bisa membantu Anda menganalisis data operasional dan menghasilkan laporan kinerja logistik. Dimulai dengan mengumpulkan data dari berbagai sumber, kemudian data tersebut dianalisis untuk mendapatkan insight terkait performa perusahaan. Anda juga bisa memilih sendiri aspek khusus dari kinerja logistik yang ingin ditinjau. Misalnya waktu pengiriman, biaya logistik, dan kepuasan pelanggan. Dari sini, Anda bisa membuat keputusan yang lebih sesuai berdasarkan data paling akurat dan terkini, sehingga operasional logistik dapat dioptimalkan untuk mencapai efisiensi yang lebih tinggi.
3. ScaleOcean, Freight Forwarding Software Terbaik
Seluruh kemudahan di atas bisa Anda dapatkan dengan mengimplementasikan ScaleOcean freight forwarding software. Sistem ini tidak hanya mampu memperlancar manajemen administrasi logistik, tapi juga memperlancar proses pengiriman barang dari awal penerimaan pesanan hingga pengiriman barang di tujuan akhir. Pertama, ketika Anda mendapatkan online ship booking dari klien, sistem ini akan secara otomatis mencatat detail pesanan dan mengelola data terkait, termasuk jenis barang, jumlah, dan tujuan pengiriman. Data ini digunakan sebagai acuan pembuatan dokumen administrasi terkait.
Kemudian, perusahaan akan menawarkan permintaan pengiriman tersebut pada berbagai vendor yang sesuai dengan kriteria kebutuhan dan shipping services yang diinginkan. Dengan integrasi vendor management, ScaleOcean mempermudah proses seleksi dan memastikan Anda bekerja dengan mitra logistik terbaik. Sepanjang perjalanan pengiriman, ScaleOcean freight forwarding software menyediakan real-time tracking yang memungkinkan Anda dan klien memantau status pengiriman secara langsung. Sistem ini mengirimkan update secara berkala dan notifikasi jika terjadi penundaan atau masalah.
Jika terjadi kendala atau perubahan dalam rencana pengiriman, fitur compliance and risk management akan membantu Anda mengidentifikasi solusi yang tepat dan memastikan semua regulasi tetap dipatuhi. Di akhir proses, ketika barang tiba di tujuan, ScaleOcean ERP logistik membantu Anda memastikan semua dokumen siap untuk proses bea cukai dan penerimaan barang.
Nah, ketika pengiriman telah selesai dilakukan, sistem membantu Anda dalam pengelolaan klaim jika terjadi kerusakan atau kehilangan barang. Di akhir, fitur analytic and reporting akan menyajikan laporan komprehensif terkait kinerja pada setiap pengiriman, memungkinkan Anda untuk menganalisis efisiensi dan melakukan perbaikan yang diperlukan. ScaleOcean software adalah solusi menyeluruh untuk manajemen administrasi logistik, meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya, dan meningkatkan kepuasan pelanggan Anda.
4. Kesimpulan
Manajemen dan administrasi logistik adalah elemen krusial bagi perusahaan 3PL untuk memastikan kelancaran operasional serta kepatuhan terhadap berbagai regulasi. Dengan adanya berbagai aspek yang perlu diperhatikan, tidak mungkin Anda terus-menerus menggunakan cara manual. Implementasi software canggih sangat diperlukan untuk memaksimalkan manajemen administrasi logistik.
ScaleOcean freight forwarding software hadir sebagai solusi menyeluruh yang dilengkapi dengan fitur-fitur canggih untuk menjawab permasalahan tersebut. Dengan otomatisasi pembuatan dokumen, manajemen kontrak secara efektif, serta menyediakan analisis dan laporan yang komprehensif, maka tidak diragukan lagi software ini berhasil membantu berbagai perusahaan 3PL logistik untuk mengoptimalkan proses manajemen dan administrasi logistik. Tertarik untuk tahu lebih lanjut cara kerjanya? Kontak kami sekarang juga dan dapatkan demo gratisnya!
