Apa yang dimaksud permintaan dalam lingkup bisnis mengacu pada aktivitas suatu departemen yang mengajukan kebutuhannya kepada tim procurement. Aspek-aspek seperti kualitas, jenis, jumlah, dan waktu pengadaan bahan menjadi penting dalam proses ini. Terlebih, setiap departemen tentu memiliki permintaan yang unik.
Proses permintaan di perusahaan diatur melalui kebijakan internal dan melibatkan berbagai dokumen standar operasional untuk memastikan kepatuhan dan akurasinya. Proses ini melibatkan langkah-langkah penting seperti pembuatan purchase order dan kesepakatan dengan pemasok. Sebelum mengenal praktiknya, akan kita jelaskan pengertian permintaan dulu.
1. Apa yang Dimaksud Permintaan di Perusahaan?
Dapat kita jelaskan pengertian permintaan adalah aktivitas bisnis pada setiap departemen saat mengajukan kebutuhannya ke tim purchasing management. Kemudian mereka menindaklanjuti dengan mengajukan permintaan terhadap produk atau jasa yang dimiliki ke pemasok. Konsep ini tidak hanya sekedar pemenuhan kuantitas atau jumlah bahan yang dibutuhkan, tetapi juga mencakup kualitas, jenis, dan waktu pengadaan dari bahan tersebut.
Demikian pula, departemen produksi mungkin memerlukan bahan mentah, pemeliharaan mesin, dan tenaga kerja terampil. Permintaan setiap departemen bersifat unik dan penting bagi operasinya, sehingga berkontribusi terhadap kesuksesan perusahaan secara keseluruhan. Untuk mengelola permintaan yang masuk pada tim purchasing management, mereka memerlukan pendekatan strategis yang memerlukan identifikasi tepat terhadap kebutuhan spesifik setiap permintaan departemen.
2. Alur Proses Permintaan di Perusahaan
Proses pengajuan permintaan biasanya diatur oleh kebijakan pihak internal perusahaan dan membutuhkan beberapa dokumen SOP purchasing untuk memastikan akurasi dan kepatuhan oleh masing-masing divisi sebelum melakukan pengajuannya. Hal ini sering kali dimulai dengan departemen dalam perusahaan yang mengidentifikasi kebutuhan dan kemudian meneruskan purchase request ke tim purchasing management untuk dilakukan persetujuan dengan stakeholder.
Kemudian permintaan ke pemasok diawali dengan purchase order, sebuah langkah penting dalam rantai pasokan dan operasi bisnis. Dalam dokumen PO terdapat pengajuan yang diminta oleh perusahaan seperti jenis, kuantitas, kualitas, dan terkadang harga produk atau layanan yang dibutuhkan. Permintaannya bisa apa saja mulai dari bahan mentah, mesin-mesin, hingga layanan khusus.
Pengajuan dokumen PO ini bertindak sebagai kesepakatan dari perusahaan kepada pemasok, yang menunjukkan kesediaan untuk membeli berdasarkan ketentuan yang disebutkan. Permintaan tersebut biasanya menguraikan jadwal pengiriman, syarat pembayaran, dan ketentuan lain yang berkaitan dengan transaksi. Setelah disetujui, permintaan tersebut secara resmi dikirim ke pemasok. Setelah menerima permintaan, supplier berkewajiban untuk memenuhi pesanan sebagaimana yang ditentukan.
3. Pentingnya Permintaan untuk Ketersediaan Barang
Setelah memahami apa yang dimaksud permintaan, berikutnya tim purchasing management juga perlu memperhatikan proses pengadaan perusahaan selama kurun waktu tertentu, terutama saat proses produksi terjadi oleh pemasok. Karena permintaan bagi pengadaan itu sangat penting guna menjaga kestabilan barang di gudang. Di bawah ini penjelasan lebih detailnya, bagaimana pengajuan permintaan sangat penting dalam proses persediaan barang dan produksi di perusahaan.
a. Menjaga Kestabilan Stok Barang
Permintaan pada dasarnya berfungsi sebagai pengajuan pemenuhan kebutuhan, dengan menjaga permintaan yang terus berlanjut pada alur purchasing dan pengadaan berjalan dengan lancar. Antisipasi kelangkaan barang atau sampai terjadi penimbunan barang akibat proses pembelian yang terhambat hanya akan membuat kerugian bagi perusahaan.
Inventory management yang efektif dilihat dari permintaan yang diajukan oleh setiap divisi sehingga menghasilkan keseimbangan antara memiliki stok yang cukup untuk memenuhi kebutuhan operasional dan meminimalkan biaya penyimpanan. Teknik seperti Just-In-Time (JIT) dapat diterapkan dengan lebih efektif jika perkiraan permintaan dapat diandalkan. Dengan JIT, bahan baku dipesan dan diterima tepat sebelum dibutuhkan, sehingga mengurangi kebutuhan akan gudang yang besar dan biaya yang terkait dengan penyimpanan kelebihan persediaan.
b. Analisa Pengeluaran Lebih Transparansi & Jelas
Sebagai pemilik usaha, Anda akan semakin terbantu dalam menyeleksi dan membuat dokumentasi anggaran yang transparansi dengan adanya pengajuan permintaan pada pemasok. Pembelian yang diajukan tim purchasing management tahapannya melalui banyak seleksi dan riset. Oleh karena itu setiap pemenuhan kebutuhan selalu cocok dengan kriteria dan peraturan perusahaan.
Termasuk juga pada anggaran, misalkan Anda menetapkan anggaran untuk semua model pembelanjaan setiap departemen, nantinya SOP biaya akan menjadi patokan tim purchasing management menentukan jenis kebutuhan yang memenuhi standar biaya perusahaan. Maka dari itu, pengajuan permintaan membuat dana yang dikeluarkan lebih terorganisir lagi sehingga saat perhitungan akhir periode, pemilik usaha dapat mengetahui kemana saja pembelanjaan dan pengeluaran.
c. Sebagai Alat Pemenuhan Kebutuhan
Saat terjadi permintaan dari setiap divisi, perusahaan dapat mengetahui bahwa terjadi kehabisan barang. Pengajuan permintaan dapat menjadi tolak ukur kebutuhan yang paling sering diajukan dan yang tidak begitu memiliki urgensi, sehingga pemilik usaha tahu kapasitas yang harus dipenuhi sebelum terjadi kelangkaan barang.
Pemenuhan kebutuhan bukan hanya untuk produksi tetapi juga pada fasilitas penunjangnya, misalnya seperti mesin. Kebutuhan mesin baru untuk mempercepat proses operasional akan membantu efektivitas pengadaan. Selain itu ada juga kebutuhan seperti lisensi, bahan baku, hingga alat transportasi dan fasilitas seperti gedung. Untuk menjaga keseimbangan dan pengembalian aset yang lebih baik, perusahaan perlu memenuhi kebutuhan dengan pengajuan permintaan melalui pemasok.
d. Mengurangi Risiko Kegagalan Pengadaan
Risiko kegagalan di sini memiliki pengertian kesalahan dalam proses produksi yang dilakukan pihak pemasok. Sebelum melakukan keputusan pembelian, tim purchasing management akan melakukan seleksi supplier terlebih dulu agar dapat menyesuaikan dengan permintaan perusahaan.
Dengan pembuatan dokumen yang konkrit terhadap pembelian, perusahaan dapat mengurangi risiko pembelian yang tidak sah. Tujuannya agar pengadaan yang dilakukan melalui supplier sudah kredibel sehingga tidak terjadi penipuan, ketidaksesuaian barang, masalah dengan pemasok, serta gangguan dalam rantai pasokan lainnya.
4. Kesimpulan
Jadi, dari pembahasan di atas mengenai apa yang dimaksud permintaan, dapat disimpulkan sebelum melakukan pembelian, perusahaan akan menganalisis terlebih dahulu keperluan pemenuhan pengadaan yang masuk. Dengan seleksi barang yang akan dibeli, pemilik usaha bisa cek aspek transparansi anggaran serta mengurangi risiko kegagalan pemenuhan bahan baku.
Permintaan yang diajukan oleh tim purchasing management kepada supplier bisa menjadi alat pemenuhan kebutuhan dan tolak ukur barang yang sering habis. Dengan begitu, perusahaan dapat mengantisipasi apabila terjadi kelangkaan, kekurangan, hingga kelebihan barang di gudang yang menyebabkan kerugian lebih besar.
