Bisnis yang menerapkan manajemen inventory secara efektif, pasti kemungkinan untuk berhasilnya tinggi. Pasalnya, perusahaan dapat melakukan otomatisasi proses bisnis mulai dari pemesanan, penjualan, hingga penyimpanan. Data pun jadi lebih mudah dikelola dengan report yang langsung bisa dilihat.
Nah, dalam memilih aplikasi inventaris, Anda perlu tahu fitur-fitur manajemen inventory apa saja yang perlu ada, sehingga tidak salah pilih. Aplikasi yang dibeli nantinya juga dapat memenuhi kebutuhan bisnis di perusahaan.
1. Ketahui Dulu Tentang Manajemen Inventory
Manajemen persediaan pada dasarnya mengacu pada hal-hal yang berhubungan dengan proses penyimpanan, pemesanan, serta transaksi penjualan. Banyak manfaat yang bisa Anda dapatkan dari aplikasi pengelola inventaris ini. Anda bisa mengetahui jumlah stok yang tersedia dan membuat perencanaan untuk kedepannya.
Aspek terpenting yang perlu diperhatikan dalam inventory management, salah satunya adalah mengelola aliran dari bahan baku yang digunakan untuk membuat produk jadi. Tujuannya, agar dapat meminimalkan terjadinya kelebihan stok yang dapat merugikan perusahaan serta meningkatkan efisiensi untuk setiap langkah-langkah yang harus dilalui.
Aplikasi inventory berbasis Enterprise Resource Planning merupakan software yang paling terkenal dalam mengelola persediaan barang. Aplikasi ini memiliki banyak fitur unggulan yang dapat membantu perusahaan untuk mempermudah semua bisnis proses mulai dari pencatatan stok hingga ke bagian transaksi dan pelaporan.
2. Fitur yang Ada di Manajemen Inventory
Tiap sistem inventaris memiliki fungsi dan fitur berbeda-beda yang disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing perusahaan. Namun, ada fitur yang wajib ada di semua perangkat lunak pengelolaan persediaan. Di antaranya:
a. Inventory Forecasting
Peramalan inventaris atau dikenal juga dengan sebutan perencanaan permintaan barang, merupakan praktik yang memanfaatkan data lama seperti trend atau peristiwa tertentu untuk memprediksi kebutuhan ketersediaan stok di masa yang akan datang. Proses ini tidak bisa dilakukan secara manual dan hanya bisa didapatkan melalui aplikasi persediaan yang memiliki fitur inventory forecasting.
Forecasting yang akurat akan memastikan bisnis Anda mempunyai persediaan yang dapat memenuhi pesanan konsumen tanpa harus menghabiskan dana yang dimiliki untuk pembelian inventaris yang tidak dibutuhkan. Royalitas pelanggan pun bisa meningkat ketika semua permintaannya bisa terpenuhi. Nah, manfaat lainnya yang Anda dapatkan dari fitur inventory forecasting adalah:
Meminimalkan Kehabisan Stok
Stockouts berarti hilangnya pendapatan penjualan. Manajemen inventory dengan fitur forecasting akan dapat membantu Anda untuk menghindari hal ini sebab sudah ada prediksi terkait permintaan dari konsumen di masa mendatang secara real-time. Dengan informasi ini, Anda bisa tahu kapan harus melakukan pembelian ulang stok serta berapa jumlah yang harus dibeli.
Mengurangi Biaya untuk Penyimpanan Persediaan
Forecasting dalam sistem manajemen inventaris akan membantu Anda dalam mengelola inventaris secara keseluruhan. Ini juga bisa membantu menghemat ruang penyimpanan lantaran Anda hanya perlu untuk membeli apa saja yang dibutuhkan dan menyimpannya di gudang yang sudah dimiliki. Tidak ada kebutuhan akan penyimpanan berlebih karena tidak ada kelebihan pembelian. Sehingga, Anda juga bisa menghemat biaya yang dikeluarkan untuk kepenting penyewaan gudang.
b. Stock Adjustment
Fitur stock adjustment memungkinkan untuk menambah maupun mengurangi persediaan stok yang ada di gudang dengan otomatis. Penyesuaian stok meliputi:
Memasukkan Data Stok Awal
Dari pengelolaan stok yang masih manual kemudian masuk ke otomatisasi digital, secara otomatis Anda perlu memasukkan data stok dari awal. Biasanya, Anda harus memasukkan informasi mengenai nama item, jumlahnya sesuai yang ada di lapangan. Bila ada perubahan, Anda juga tinggal mengedit dan memperbarui datanya. Ini bisa mengurangi duplikasi data stok yang tercatat di sistem manajemen inventory.
Koreksi Jumlah Stok
Dalam stock adjustment, Anda juga dapat mengoreksi jumlah persediaan stok yang tercatat di sistem dan memastikan datanya sudah sesuai dengan yang ada di gudang. Riwayat tentang perubahan stok pun akan tercatat oleh sistem sehingga memudahkan manajemen perusahaan untuk memantaunya. Fitur ini akan otomatis berkurang atau bertambah ketika terintegrasi dengan bagian transaksi.
c. Warehouse Tracking
Untuk melacak stok yang keluar masuk, Anda memerlukan fitur warehouse tracking. Fitur ini dapat membantu Anda dalam memantau semua data inventaris yang dimiliki mulai dari bahan mentah, barang setengah jadi, hingga produk yang siap untuk didistribusikan. Melalui warehouse tracking, Anda akan dapat mengetahui berapa jumlah stok yang ada, lokasi barang tersebut.
Hal ini akan sangat membantu jika Anda memiliki lebih dari satu gudang atau cabang perusahaan. Umumnya, fitur ini juga terintegrasi dengan fitur pengiriman yang memudahkan pelacakan lokasi barang secara real-time. Secara umum, software inventaris yang memiliki sistem pelacakan dapat memantau informasi ini:
Riwayat Stok yang Diperbarui
Sangat penting untuk dapat memperbarui data stok menggunakan sistem secara konsisten sehingga Anda bisa tahu apakah stok yang dimiliki saat ini cukup untuk operasional beberapa waktu kedepan. Maka, sistem pelacakan ini akan sangat membantu sebab ada riwayat stok yang ditambahkan dan dikurangi secara otomatis.
Lokasi Stok
Agar bisnis proses berjalan sebagaimana yang diinginkan, stok tidak boleh terlalu lama ada di satu lokasi. Stok harus berputar agar tidak mengalami kedaluwarsa. Dengan sistem pelacakan ini, Anda akan dapat mengetahui dengan pasti lokasi tiap stok. Semua riwayat mulai dari awal pengiriman hingga kapan sampai di gudang, semua tercatat.
d. Stock Request
Ada kalanya cabang membutuhkan tambahan stok dan melakukan permintaan ke pusat. Dengan fitur stock request yang ada di manajemen inventory, pihak cabang dapat dengan mudah mengajukan permintaan penambahan atau pengiriman stok ke gudang pusat.
Di bagian gudang pun bisa langsung mengetahui dan memprosesnya. Selain itu, Anda juga bisa mengatur siapa saja yang akan bertanggung jawab untuk permintaan tersebut. Ada pula fitur reject yang dapat digunakan untuk menolak permintaan tersebut. Semua riwayatnya tentu akan tercatat di dalam aplikasi.
e. Low Stock Notification
Ketika stok di gudang sudah mulai menipis, sistem untuk manajemen inventory akan memberikan notifikasi. Pemberitahuan ini akan memudahkan Anda dalam melakukan restock tepat waktu. Sehingga, kasus kekurangan bahan baku dapat diminimalisir sejak dini.
Notifikasi yang dikeluarkan sistem dapat disesuaikan kebutuhan. Untuk beberapa aplikasi yang berbasis desktop, notifikasi hanya berupa info di desktop komputer yang muncul seperti pop up. Akan tetapi, ada juga notifikasi yang langsung dikirimkan ke email. Ada pula yang sudah terintegrasi dengan sistem pesan seperti WhatsApp.
f. Lot & Serial Number Tracking
Fitur ini meminta Anda untuk memberikan nomor seri dan lot pada setiap stok yang dimiliki secara otomatis. Sehingga, Anda dapat meminimalisir masalah yang terjadi seperti kehilangan atau pencurian dengan membaca informasi lengkap dari data stok.
Baca juga: 7 Tips Memilih Manajemen Inventory Terbaik
3. Kesimpulan
Untuk mengetahui apakah aplikasi manajemen inventory yang Anda gunakan sudah memiliki keenam fitur penting tersebut, Anda dapat mengecek kembali tiap fitur-fiturnya. Bila ternyata belum memenuhi, bisa melakukan upgrade atau perbaikan agar keenam fungsi tersebut ada.
Fitur-fitur manajemen inventory tersebut akan dapat Anda temui bila menggunakan Sistem Inventory ScaleOcean. Pencatatan data akan lebih mudah dan informasinya akurat. Terdapat pula prediksi yang akan meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan data stok. Sistem juga lebih fleksibel untuk dipakai dalam bisnis apa pun.
Yuk, mulai cari tahu lebih lanjut tentang ScaleOcean dan mulai konsultasikan kebutuhan pengelolaan inventaris yang ada di perusahaan Anda.
