Ketahui Cara Memilih Software ERP yang Tepat bagi Perusahaan

Software ERP merupakan perangkat lunak terpenting bagi beragam jenis bidang bisnis. Pasalnya, sistem ini bisa mengelola proses bisnis secara otomatis. Tak hanya itu, ERP juga memiliki fitur yang bisa menampilkan data secara real-time dan akurat. Sehingga, dapat  membantu sumber daya manusia dalam melakukan pekerjaannya, serta memudahkan para pemangku kepentingan untuk membuat keputusan.  

Saat ini, sudah tersedia banyak perangkat ERP untuk perusahaan. Dimana setiap sistem berbeda satu sama lain berdasarkan kelebihan dan kekurangannya masing-masing. Oleh sebab itu, Anda harus bijak dalam memilih sistem karena banyak yang perlu dipertimbangkan. Berikut cara memilih software ERP yang tepat bagi perusahaan.

1. Lakukan Analisis Kebutuhan

Sebelum mempertimbangkan untuk menggunakan software ERP, Anda bisa menganalisis kebutuhan dari seluruh divisi terlebih dahulu. Cobalah untuk mencatat apa saja jenis modul ERP dan fitur yang dibutuhkan dalam menyederhanakan proses bisnis Anda. Setelah itu, analisis kelebihan dan kekurangan dari strategi yang hendak Anda jalankan tersebut. Dengan begitu, Anda bisa menemukan hal-hal yang perlu ditingkatkan melalui sistem ERP.

Selain itu, Anda juga perlu mempunyai visi perusahaan, agar bisa memahami tujuan dan arah bisnis Anda akan berkembang. Dengan begitu, Anda akan mempunyai poin-poin apa yang harus dicapai, termasuk tujuan dari penerapan sistem ERP itu sendiri. Jadi, perangkat tersebut bisa membantu Anda dalam mengembangkan perusahaan alih-alih hanya untuk memudahkan proses saat ini saja.

2. Perhatikan Anggaran Perusahaan

Masih ada berbagai cara memilih software ERP yang tepat bagi perusahaan yang perlu Anda perhatikan, salah satunya adalah anggaran dana. Pastikan Anda mempunyai rencana budget yang cukup namun tidak sampai mengorbankan hal lain terlalu banyak. Anda bisa menyesuaikan dana yang ada dengan jenis software ERP yang tepat.

Ketika perusahaan memiliki budget yang besar, Anda bisa menerapkan aplikasi ERP closed source. Jenis satu ini bersifat satu sistem untuk satu perusahaan. Jadi, Anda tidak akan berbagi resources dengan bisnis lainnya. Keamanan pun juga lebih terjamin. Namun bila dana perusahaan terbatas, Anda bisa mempertimbangkan software ERP open source. Perangkat ini memiliki harga yang jauh lebih murah dan bahkan ada yang gratis. Akan tetapi, Anda perlu mempunyai tim IT yang kuat karena minimnya dukungan dari provider sistem.

3. Cari Vendor Berpengalaman dan Bereputasi Baik

Dalam memilih software ERP, Anda juga harus memperhatikan pengalaman dari pihak developer itu sendiri. Memang biasanya pengembang yang berpengalaman akan menawarkan harga lebih tinggi. Namun hal tersebut sesuai dengan kualitas yang akan Anda peroleh. Oleh sebab itu, carilah informasi sebanyak mungkin tentang lamanya mereka berkecimpung di dunia ERP, sekaligus siapa saja yang pernah menjadi klien mereka.

Selain itu, Anda juga harus memperhatikan reputasi dari provider ERP tersebut. Reputasi itu dapat Anda lihat di testimoni konsumen yang ada di website mereka atau media lainnya. Anda juga bisa meminta pendapat para pebisnis lain mengenai aplikasi ERP yang tepat untuk usaha Anda.

4. Sesuaikan Fitur

Tips selanjutnya adalah memperhatikan fitur-fitur ERP apa saja yang ada di dalam sistem tersebut. Anda bisa menanyakan dan meminta penjelasan kepada pihak vendor terkait fitur tersebut beserta fungsinya. Sesuaikan dengan daftar kebutuhan Anda yang telah dibuat sebelumnya.

Selain itu, pastikan juga apakah fitur yang ada pada aplikasi tersebut bisa dikustomisasi atau tidak. Hal ini diperlukan bila ternyata fitur bawaan masih belum memenuhi kebutuhan Anda. Dengan kustomisasi ini, perangkat ERP pun bisa semakin sesuai dengan bisnis yang Anda kelola. Pastikan juga mengenai biaya tambahan bila Anda mengajukan kustom.

5. Lihat Aksesibilitas dan Mobilitas

Hal lain yang perlu Anda sadari adalah nantinya software ERP akan digunakan oleh para karyawan di perusahaan dengan latar belakang yang berbeda-beda. Oleh sebab itu, Anda harus memastikan aksesibilitas dari perangkat tersebut. Semakin mudah perangkat tersebut diakses, semakin cepat pula para user dalam beradaptasi. Sehingga, proses peralihan ke sistem baru pun tidak membutuhkan waktu yang lama.

Di samping itu, Anda juga harus memperhatikan mobilitas dari sistem tersebut. Hal ini penting bagi bisnis terutama bila Anda mempunyai tim yang sering bepergian ke luar kantor. Software ERP dengan tingkat mobilitas yang tinggi akan membantu para pengguna dalam mengakses data-data penting, sekalipun mereka sedang bertugas di tempat lain.

6. Jadwalkan Demo

Setelah melakukan berbagai cara memilih software ERP yang tepat bagi perusahaan di atas, hal lain yang perlu Anda lakukan adalah meminta demo. Demo sistem ERP sangat penting bagi Anda untuk memastikan semua hal yang telah dipertimbangkan sebelumnya. Jadi, bisa membantu para stakeholders untuk memilih aplikasi ERP yang paling sesuai.

Manfaat lainnya dari melakukan demo adalah Anda dapat memperoleh berbagai informasi dengan lebih jelas. Terlebih lagi, di dalam kegiatan tersebut pihak pengembang akan menjelaskan secara rinci mengenai software ERP serta cara penggunaannya. Segala pertanyaan yang belum terjawab pun bisa Anda ajukan di demo ini.

7. Lakukan Perbandingan

Ada baiknya Anda melakukan perbandingan berbagai software ERP yang ada, agar dapat mengetahui kekurangan dan kelebihan yang dimiliki oleh masing-masing aplikasi. Jadi, Anda pun bisa memilih sistem ERP yang lebih tepat dan sesuai dengan kebutuhan serta anggaran perusahaan, sekalipun tidak ada aplikasi yang sempurna.

Maka dari itu, buatlah tabel berisi aspek-aspek yang perlu diperhatikan dalam pemilihan ERP seperti fitur apa saja yang ada, harga, serta kelebihan dan kekurangannya. Lalu isilah aspek tersebut dari masing-masing aplikasi ERP yang telah Anda kenali. Setelah itu, diskusikan dengan para pemangku kepentingan sebelum keputusan benar-benar dibuat.

8. Kesimpulan

Memang pada dasarnya semua software ERP mempunyai tujuan yang sama, yakni mengelola dan mengintegrasikan berbagai pekerjaan secara otomatis agar dapat memudahkan proses bisnis. Namun, Anda tetap harus jeli dalam memilih perangkat yang tepat karena hal tersebut bisa mempengaruhi jalannya perusahaan. 

Tenang saja, Anda bisa menemukan semua keunggulan software ERP di ScaleOcean. Kami menghadirkan sistem paling cost-efficient, fleksibel, dan terukur untuk membantu Anda dalam menjalankan perusahaan. Bahkan, tidak ada batasan jumlah pengguna di sistem ERP kami. Jadi, otomatiskan proses bisnis Anda bersama kami dan dapatkan keuntungan yang besar!