Di era sekarang, banyak bisnis yang berencana untuk membeli atau memperbarui sistem ERP yang mereka gunakan. Namun, apakah Anda sudah mengetahui akan menggunakan software ERP yang sudah siap pakai atau justru memilih kustom? Nah, hal ini bergantung dari masing-masing kebutuhan bisnis perusahaan.
Perlu pertimbangan yang mendalam untuk memutuskan mana yang lebih baik antara custom ERP software dengan aplikasi yang sudah jadi. Agar lebih mudah, Anda perlu mengetahui keunggulan dan kekurangan dari masing-masing jenis software ERP. Sehubungan dengan hal tersebut, yuk dapatkan informasi selengkapnya di artikel ini!
1. Jenis Software ERP
Enterprise Resource Planning atau ERP adalah aplikasi yang mengintegrasikan semua proses bisnis dalam satu sistem dengan format yang sudah distandarkan yang dapat di aplikasikan di berbagai industri. Setiap departemen hanya perlu mengakses satu aplikasi saja. Kolaborasi pekerjaan antar divisi pun jadi lebih mudah.
Nah, jenis software ERP ada banyak, dimana bisa dibedakan berdasarkan cara implementasinya. Maka dari itu, perlu untuk Anda mengetahui semua informasi tentang tipe sistem tersebut, sebelum memutuskan pengunaannya. Berikut kami berikan pengetahuan singkat tentang jenis-jenisnya, yaitu:
- Pertama, ada ERP custom software. Sesuai namanya, fitur dan solusi di sistem jenis ini dapat diubah dan disesuaikan secara penuh sesuai kebutuhan dan kondisi masing-masing perusahaan. Jadi, software ERP ini dibuat khusus untuk menjalankan proses bisnis Anda.
- Kedua, software ERP open source adalah sistem siap pakai yang bisa digunakan oleh semua orang. Perbedaan dengan software lainnya ada di harganya yang cenderung murah dan bahkan ada yang gratis. Hal ini dikarenakan, Anda tidak perlu membayar biaya lisensi yang cukup mahal. Jadi, sangat cocok digunakan oleh perusahaan yang ingin menghemat pengeluaran.
- Ketiga, ada jenis software ERP hybrid, dimana merupakan penengah antara aplikasi siap pakai dan custom. Umumnya, cara kerja sistem ini adalah menambahkan modul baru di aplikasi yang sudah ada. Jadi, proses implementasi tidak akan selama custom ERP software .
Agar tidak salah langkah, Anda perlu membuat perencanaan dalam penerapan ERP, mulai dari menetapkan apa tujuan yang ingin tercapai, membuat daftar kebutuhan masing-masing divisi, menyederhanakan proses bisnis, memiliki tim yang kompeten, dan bahkan strategi untuk meningkatkan pendapatan dan keuntungan perusahaan.
2. Custom ERP Software vs Default ERP
Secara umum, keunggulan sistem ERP yang kustom adalah bisa memenuhi permintaan bisnis dan kemampuan integrasi dengan aplikasi yang sudah dimiliki perusahaan. Dengan custom ERP, Anda dapat menyesuaikan dengan sistem yang sudah ada tanpa harus mengubah alur kerja.
Sebaliknya, menggunakan software yang sudah siap pakai akan memaksa Anda untuk mengatur ulang proses bisnis dan alur kerja karyawan. Sebab, tidak dapat diubah setiap fungsi atau modulnya. Ketika memilih ini, Anda bisa membayangkan betapa frustasinya karyawan pada saat proses transisi ke sistem baru.
Namun, seperti mata uang yang selalu ada dua sisi depan dan belakang. Custom ERP dan siap pakai juga memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing. Nah, Anda perlu mengetahui kedua sisi tersebut, agar bisa mempermudah dalam menentukan software ERP mana yang tepat untuk perusahaan.
a. Skalabilitas
Dari sisi skalabilitas, risiko software siap pakai lebih susah dalam pengembangannya, karena Anda tidak bisa menambahkan salah satu modul ERP lainnya ketika kebutuhan perusahaan meningkat. Bahkan, ada kemungkinan beberapa fitur akan tidak terpakai karena tidak sesuai proses bisnis.
Hal ini berbeda dengan software ERP yang memang dirancang khusus untuk perusahaan Anda. Aplikasi erp ini disesuaikan dengan kebutuhan proses bisnis dan hanya ada fitur-fitur yang memang dibutuhkan. Sehingga, karyawan lebih mudah dalam menggunakannya karena sudah sesuai dengan alur kerja yang dilakukan setiap harinya. Semua tugas berulang dapat dilakukan secara otomatis dan secara real time sehingga mampu mendorong produktivitas karyawan.
b. Waktu Penerapan
Dari sisi waktu, software ERP yang sudah jadi akan lebih cepat dalam proses penerapan. Langkah-langkah implementasi yang perlu dilakukan adalah memesan ke vendor, melakukan pembayaran, dan melakukan instalasi.
Dalam waktu singkat, aplikasi sudah dapat digunakan. Hanya saja, Anda perlu waktu untuk menyesuaikan alur kerja. Dengan begitu, fitur-fitur di dalam aplikasi dapat terpakai secara maksimal.
Sedangkan software ERP yang dikustom, memerlukan waktu yang lebih lama untuk membuat aplikasinya karena memiliki fitur yang berbeda dari aplikasi siap pakai. Dalam proses pengembangannya, ada tahapan yang perlu dilewati. Mulai dari analisis mengenai proses bisnis dan alur kerja perusahaan, kemudian menentukan fitur apa saja yang harus ada di sistem, dan memulai proses pengembangan sistem.
Meskipun membutuhkan waktu yang lebih lama, tetapi hasilnya sesuai dengan kebutuhan dan kondisi bisnis secara utuh, sehingga tidak ada fitur yang tidak terpakai. Ketika ada masalah di satu fungsi selama pengujian, proses perbaikan relatif lebih cepat. Sebab, sumber daya manusia yang mengembangkan sudah tahu alur programnya. Apabila suatu waktu Anda membutuhkan fitur tambahan, ini bisa dilakukan dengan mudah dan cepat. Khususnya jika Anda menggunakan custom ERP software .
c. Efektivitas Biaya
Harga software ERP siap pakai relatif lebih murah. Bahkan, Anda bisa menggunakan aplikasi yang open source secara gratis dan hanya perlu menyediakan dana untuk server. Namun, untuk jangka panjang aplikasi yang siap pakai kurang direkomendasikan.
Sebab, bisa jadi akan ada biaya-biaya tersembunyi yang baru diketahui di akhir. Misal, ada biaya untuk pelatihan aplikasi, biaya untuk support ketika ada masalah selama proses implementasi, dan lain-lain.
Hal ini berbeda dengan ERP yang dibuat secara khusus untuk bisnis Anda. Begitu pengembangan selesai, aplikasi akan menjadi milik Anda. Instalasi dapat dipilih menggunakan server local atau cloud. Selain itu, proses maintenance juga bisa dilakukan oleh vendor ataupun tim IT sendiri di perusahaan.
Dengan memilih software ERP yang kustom, semua biaya akan dijelaskan di awal. Tidak akan ada biaya-biaya tersembunyi. Umumnya, Anda juga akan mendapatkan support long-term secara gratis dan garansi perbaikan selama beberapa waktu, sesuai perjanjian.
Meskipun terlihat lebih mahal untuk biaya software ERP kustom, akan tetapi untuk jangka panjang aplikasi ini lebih baik. Tentunya jika dibandingkan sistem siap pakai.
d. Integrasi dengan Pihak Ketiga
Ada kalanya Anda sudah memiliki aplikasi erp untuk dijalankan yang mendukung kinerja karyawan. Kemudian, Anda ingin aplikasi tersebut dapat terhubung dengan perangkat lunak ERP yang akan dibeli. Bila Anda memilih ERP yang sudah siap pakai, proses integrasi akan memakan waktu yang lebih lama dan sulit.
Lantaran, Anda harus membongkar dulu code aplikasi dan melakukan integrasi. Berbeda dengan kustom ERP, yang mana proses integrasi dengan aplikasi pihak ketiga relatif lebih cepat dilakukan. Sebab, sejak awal sudah tahu aplikasi apa yang akan diintegrasikan dan sudah memperhitungkan semuanya ketika pengembangan.
Baca juga: 8 Langkah Untuk Memilih Vendor ERP
3. Kesimpulan
Apapun keputusan yang Anda ambil, pastikan untuk mengetahui konsekuensi dan risikonya. Akan lebih baik untuk menggunakan software ERP yang dibuat secara khusus untuk bisnis. Dengan begitu, sistem dapat digunakan secara maksimal.
Jadi, mana yang akan Anda pilih? ERP kustom atau yang siap pakai? Pastikan untuk mempertimbangkannya dengan baik sebelum mengambil keputusan.
Nah, Anda bisa memilih provider software ERP terbaik ScaleOcean yang menawarkan kemudahan kustomisasi software. Custom ERP software ScaleOcean dibuat dengan menyesuaikan alur kerja dan kondisi perusahaan. Sehingga proses implementasinya akan lebih cepat dan semua fitur dapat dimanfaatkan dengan maksimal. Sederhanakan dan otomatiskan proses bisnis Anda bersama ScaleOcean!
