5 SOP Manajemen Gudang yang Harus Dipahami

SOP merupakan kependekan dari Standard Operational Procedure atau prosedur operasional standar. Di dalamnya terdapat berbagai langkah yang bisa memudahkan perusahaan dalam melakukan sesuatu. Oleh sebab itu, SOP diperlukan dalam hal apapun seperti manajemen gudang. Di samping itu, SOP juga mampu meminimalisir kesalahan dalam pengelolaan gudang.

Dalam penerapannya, terdapat berbagai jenis SOP manajemen gudang. Dimana prosedur tersebut bisa berbeda satu sama lain, tergantung dengan kebijakan masing-masing perusahaan. Namun, kali ini akan dibahas 5 jenis yang paling umum untuk membantu perusahaan dalam membuat SOP. Simak selengkapnya di bawah ini.

1. SOP Manajemen Gudang

SOP yang akan dibahas kali ini adalah penerimaan, pengiriman barang, kebersihan dan kerapihan lokasi gudang, stock opname, serta keamanan gudang. Pada umumnya, SOP mempunyai unsur-unsur yang sama, seperti tujuan, alat, kualifikasi karyawan, hingga prosedur. Inilah penjelasannya:

a. Penerimaan Barang

Untuk meningkatkan sistem manajemen pergudangan agar semakin baik, maka Anda memerlukan SOP penerimaan barang. Tujuannya adalah agar barang yang sampai dan diterima oleh pihak gudang sudah sesuai dengan Purchasing Order (PO) atau Delivery Order (DO). Jika memang barang tidak sesuai, maka perusahaan bisa mengajukan komplain atau retur secepatnya kepada pemasok sehingga bisa meminimalisir hal-hal yang dapat menyebabkan kerugian.

Biasanya, karyawan yang bertanggung jawab atas proses ini mempunyai kualifikasi tertentu di bagian gudang. Orang tersebutlah yang akan memastikan bahwa semua sudah sesuai SOP manajemen gudang, seperti surat pesanan, Delivery Order (DO), kendaraan, dan troli. Setelah itu, mereka akan melakukan pengecekan kondisi dan jumlah barang apakah sesuai dengan pesanan atau tidak. Maka dari itu, pegawai tersebut harus mengetahui daftar kriteria yang harus dipenuhi.

Banyak perusahaan telah melakukan SOP ini dengan aplikasi gudang berbasis ERP. Tujuannya untuk mewujudkan manajemen pergudangan yang baik. Hal ini disebabkan software tersebut terbukti dapat membantu pegawai dalam melaksanakan semua prosedur secara otomatis dan bisa meminimalisir kesalahan data akibat human error.

b. Pengiriman Barang

Tak hanya penerimaan barang saja yang perlu diperhatikan, namun manajemen gudang juga harus memperhatikan SOP pengiriman barang untuk mendukung kelancaran keluar masuknya barang. Tujuan utama dari SOP ini adalah untuk memastikan barang yang akan dikirim sudah sesuai pesanan, baik barang itu sendiri maupun pengemasan barang tersebut. Biasanya SOP ini akan dilakukan oleh karyawan yang ditunjuk, namun dengan pengawasan kepala gudang yang dibuktikan oleh tanda tangan.

Bahan dan alat dalam SOP ini dapat disesuaikan oleh kebutuhan. Namun biasanya perusahaan akan memerlukan surat pesanan, surat pengiriman barang, forklift, dan kendaraan untuk mengangkut barang. Prosedur yang diterapkan pun bisa lebih panjang daripada prosedur penerimaan barang, yakni meliputi pemeriksaan barang sebelum dikirim, pengiriman barang dengan jasa angkutan, hingga pengeluaran barang yang menerapkan sistem manajemen gudang.

Meskipun SOP manajemen gudang ini memiliki prosedur yang panjang, namun sebagian perusahaan sudah menggunakan software gudang untuk memudahkannya. Selain memudahkan, software tersebut juga bisa digunakan untuk menyimpan semua data pengiriman barang. Hal tersebut membawa keuntungan untuk perusahaan karena perusahaan dapat lebih mudah mencari data pengiriman barang tanpa takut hilang.

c. Kebersihan dan Kerapihan Lokasi Gudang

SOP untuk manajemen gudang kali ini berkaitan tentang kebersihan dan kerapihan dari lokasi gudang. SOP ini berkaitan dengan tata letak gudang karena memiliki tujuan agar barang tertata di tempat yang bersih. Biasanya SOP ini cukup dilakukan oleh karyawan yang ditunjuk dan mengerti tentang pergudangan. 

Alat dan bahan yang diperlukan dalam SOP manajemen gudang ini pun cukup sederhana, yakni alat-alat kebersihan seperti sapu dan kain pel. Bila perlu, karyawan bisa menggunakan pestisida. Prosedurnya juga cukup sederhana, yakni pegawai membersihkan area lokasi gudang dengan sebersih mungkin. Tak hanya itu, mereka juga perlu menata barang jika ada barang yang berserakan atau kurang rapi.

Meskipun kebersihan dan kerapihan sudah memiliki SOP serta petugasnya sendiri, namun semua pegawai terutama karyawan gudang perlu menjaga kebersihan dan kerapihan tersebut. Hal ini bertujuan agar gudang tetap dalam kondisi baik. Keadaan gudang yang bersih dan baik pun dapat meningkatkan performa pekerja dalam melakukan pekerjaan yang berkaitan dengan manajemen gudang.

d. Stock Opname

Stock opname merupakan hal yang penting dalam manajemen pengelolaan gudang. Hal ini dapat memberikan informasi akurat mengenai keadaan dan jumlah barang di lapangan. Tak hanya itu, stock opname juga bisa digunakan untuk menentukan apakah data di sistem gudang sudah sesuai dengan kondisi lapangan atau belum. Pentingnya hal ini, membuat perusahaan perlu untuk memiliki SOP yang memadai.

Stock opname merupakan prosedur yang membutuhkan waktu lama. Oleh sebab itu, prosedur ini bisa dilakukan oleh karyawan dalam jumlah banyak. Bahan yang diperlukan adalah data yang ada dari komputer dan kartu stok yang berada di barang. Prosedur pun dapat dimulai dengan monitoring keadaan dan menghitung jumlah barang di lapangan apakah sudah sesuai dengan data komputer dan kartu stok atau tidak.

Jika terdapat perbedaan antara data dengan kenyataan di lapangan, maka bisa diselidiki lebih lanjut mengenai penyebabnya. Dengan demikian, SOP manajemen gudang yang satu ini bisa mengantisipasi terlebih dahulu jika ada masalah di gudang. Selain itu, stock opname juga bisa meminimalisir kecurangan atau kekeliruan yang dilakukan oleh karyawan gudang.

e. Keamanan Lokasi Gudang

SOP terakhir yang tak kalah penting dalam manajemen gudang ialah keamanan. Meskipun terlihat sederhana, namun SOP ini penting untuk menjaga barang-barang di gudang dari pencurian. Oleh sebab itu, tujuan dari adanya SOP ini adalah untuk menjelaskan kepada petugas terkait bagaimana menjaga keamanan barang serta gudang.

Alat dan bahan yang diperlukan biasanya cukup sederhana dan berkaitan dengan keamanan itu sendiri, seperti kunci, gembok, alarm, dan CCTV. Prosedur dari SOP manajemen gudang yang satu ini biasanya meliputi tidak ada yang boleh masuk gudang selain karyawan yang berkepentingan. Pintu gudang pun harus dipastikan agar selalu terkunci jika tidak ada kegiatan di dalam. Kunci gudang sendiri biasanya dibawa oleh kepala gudang dan petugas keamanan yang sudah ditunjuk.

2. Kesimpulan

Masih ada SOP lain yang bisa digunakan oleh perusahaan sesuai kebutuhan. Namun pada intinya, semua SOP dalam manajemen gudang ini bertujuan agar segala kegiatan pergudangan dapat berjalan dengan lancar dan sesuai dengan standar yang sudah disepakati. Hal tersebut bisa meminimalisir kejadian yang tak diinginkan, dimana dapat menyebabkan kerugian pada perusahaan.

Tak hanya SOP manajemen pergudangan saja yang perlu perusahaan perhatikan agar bisnis berjalan dengan lancar, namun juga sistem pengelolaannya. Kini hadir sistem multi-lokasi inventaris ScaleOcean yang memiliki fitur-fitur terbaru untuk membantu perusahaan Anda mengelola gudang.