Dalam bisnis, procure to pay adalah proses yang sering dilakukan oleh tim purchasing management saat melakukan transaksi dengan pemasok. Transaksi-transaksi yang sering terlihat mungkin hanya dalam bentuk catatan di buku besar urusan perusahaan. Namun, pada kenyataannya lebih kompleks dan merupakan tahapan penting bagi keuangan perusahaan.

Purchase payment tidak hanya sekedar proses pembayaran pengadaan barang dan jasa, tetapi ada aspek lainnya yang diperlukan untuk memastikan keuangan perusahaan tetap berjalan lancar. Intinya, cara perusahaan menangani pembayaran untuk pembeliannya dapat menjadi indikator kondisi anggaran dan efektivitas operasional secara keseluruhan. Untuk memahami tentang pengertian dan proses procure to pay, simak pembahasan di bawah ini.

1. Purchases Payment Adalah

Purchase payment adalah step yang tidak terpisahkan dari operasi keuangan bisnis manapun. Pembayaran tersebut menjadi transaksi keuangan yang dilakukan oleh perusahaan untuk mendapatkan barang atau jasa yang diperlukan oleh setiap departemen. Konsep ini lebih dari sekedar membeli dan membayar tapi juga sebagai bukti transaksi atas operasional tim purchasing management dan komitmen finansial yang dibuat perusahaan.

Purchase payment tidak hanya dalam skala pembayaran perolehan bahan mentah atau produk untuk dijual kembali. Kegiatan lain yang penting dalam procure to pay adalah mencakup investasi layanan dan aset yang mendukung kelangsungan bisnis yang lebih luas, seperti perangkat lunak, hingga perlengkapan kantor. Dengan ini dapat dipastikan bisnis memiliki bahan atau alat yang diperlukan untuk beroperasi secara efektif sambil menjaga stabilitas keuangan.

2. Tahapan Purchase Payment

Setelah memahami pengertian dari purchases payment, ada beberapa tahapan sebelum mencapai pembayaran dan diperlukan dokumen transaksi. Namun, saat ini, pengelolaan pembayaran telah berkembang secara pesat, bahkan proses payment pengadaan bisa dilakukan melalui e purchasing. Berikut langkah-langkah dalam pembayaran pembelian.

a. Pembuatan Invoice

Setelah barang atau jasa diserahkan, supplier atau vendor akan membuat invoice yang mencantumkan rincian seperti deskripsi barang atau jasa, jumlah, harga per unit, dan total harga yang harus dibayar perusahaan. Invoice ini digunakan sebagai bukti resmi pembayaran dan harus sesuai dengan pesanan awal serta kontrak yang telah disepakati.

b. Pemeriksaan dan Verifikasi Invoice

Setelah invoice diterima, tahap selanjutnya dalam purchase payment adalah pemeriksaan dan verifikasi. Pada tahap ini, perusahaan memeriksa detail invoice untuk memastikan semua informasi sesuai dengan barang atau jasa yang diterima. Hal ini mencakup verifikasi jumlah, harga, serta syarat dan kondisi lainnya.

c. Persetujuan Pembayaran

Setelah invoice diverifikasi, proses purchases payment selanjutnya adalah persetujuan pembayaran. Tahap ini biasanya melibatkan stakeholder dalam perusahaan. Persetujuan ini diperlukan sebagai kontrol internal agar pembayaran yang dilakukan sesuai dengan kebijakan keuangan perusahaan dan telah mendapatkan persetujuan dari pihak yang penting.

d. Pemrosesan Pembayaran

Setelah mendapatkan persetujuan, tahap selanjutnya adalah melakukan procure to pay. Pembayaran bisa melalui transfer bank, cek, atau sistem pembayaran elektronik. Pada tahap ini, perusahaan harus memastikan kalau pembayaran dilakukan tepat waktu sesuai dengan syarat pembayaran yang disepakati untuk menghindari denda atau kerugian lainnya.

e. Pencatatan Pembelian

Jangan lupa untuk melakukan pencatatan pembelian. Transaksi harus dicatat secara akurat dalam akun keuangan perusahaan. Dengan memiliki catatan transaksi yang jelas, maka ketika ada transaksi yang dibutuhkan, pelacakan jadi lebih mudah dilakukan. Pencatatan yang akurat juga membantu tim purchasing management dalam membuat keputusan keuangan yang tepat dan mengelola arus kas dengan lebih efektif.

f. Konfirmasi Pembayaran ke Vendor

Tahap terakhir adalah konfirmasi pembayaran ke vendor. Setelah pembayaran berhasil diproses, perusahaan harus memberitahukan vendor. Hal ini membantu dalam menjaga hubungan baik dengan vendor dan memastikan bahwa tidak ada kesalahpahaman mengenai status pembayaran. Konfirmasi ini bisa Anda lakukan melalui email atau sistem e-procurement.

Setiap tahap dalam purchase payment adalah proses yang penting dan berperan dalam memastikan transaksi yang lancar dan akuntabel. Kesalahan dalam satu saja tahap di purchase payment bisa menyebabkan keterlambatan pembayaran, kesalahpahaman dari pihak yang bersangkutan, atau bahkan adanya masalah hukum yang tidak diinginkan.

3. Format Dokumen Purchase Payment 

Purchases payment adalah sebuah proses transaksi dalam bisnis yang memerlukan bukti konkrit atas pembayaran tersebut. Artinya, dibutuhkan dokumen valid yang sudah ditandatangani kedua pihak dengan kesepakatan yang sudah dibuat. Dokumen pembelian berfungsi sebagai bukti konkrit bahwa perusahaan wajib melunasi biaya yang sudah disetujui dan sebagai proteksi perusahaan apabila pemasok mempertanyakan pembayaran. Agar dokumen memuat informasi yang lengkap, Anda perlu memperhatikan sejumlah aspek.

Komponen pertama dan paling penting dalam dokumen purchases payment adalah informasi lengkap tentang vendor dan perusahaan. Hal ini mencakup nama perusahaan, alamat, informasi kontak, dan detail lainnya yang relevan. Mengapa informasi ini diperlukan? Selain untuk identifikasi, juga untuk komunikasi yang efektif. Detail ini harus jelas dan akurat agar tidak ada kesalahpahaman atau keterlambatan dalam proses pembayaran.

Selanjutnya, ada deskripsi rinci dari barang atau jasa yang dibeli. Mulai dari kuantitas, harga per unit, total harga, serta spesifikasi lain yang relevan. Ini diperlukan untuk memastikan bahwa kedua pihak sepakat tentang apa yang dibeli dan untuk apa pembayaran tersebut dilakukan. Komponen ini juga penting untuk memudahkan audit dan pencatatan akuntansi.

Selanjutnya ada syarat dan kondisi pembayaran. Komponen ini harus mencakup informasi tentang cara pembayaran, misalnya transfer bank, cek, pembayaran elektronik, tanggal jatuh tempo pembayaran, serta potensi denda atau bunga untuk keterlambatan pembayaran. Tulis syarat dan kondisi ini dengan jelas untuk menghindari kebingungan dan untuk memastikan bahwa pembayaran dilakukan tepat waktu dan sesuai dengan kesepakatan.

Tidak kalah penting, komponen berikutnya dalam dokumen purchases payment adalah referensi ke pesanan asli atau kontrak pengadaan. Bisa berupa nomor pesanan, tanggal, dan detail lain yang berkaitan dengan transaksi pembelian. Komponen ini diperlukan untuk pelacakan dan verifikasi.

4. Format Invoice dari Pemasok

Untuk memudahkan purchasing management, pemasok juga perlu mengeluarkan invoice yang diberikan ke perusahaan. Seperti dokumen pembelian lainnya, invoice juga memiliki format khusus. Komponen pertama adalah informasi detail tentang pemasok. Mulai dari nama perusahaan, alamat, detail kontak seperti nomor telepon dan alamat email, dan jika relevan, informasi pajak seperti nomor identifikasi pajak. Demikian pula, harus ada informasi yang jelas tentang perusahaan yang menerima invoice, termasuk nama dan alamatnya.

Bagian kedua dari invoice purchase payment adalah rincian barang atau layanan yang dibeli. Ini termasuk deskripsi lengkap dari setiap item, jumlah, harga per unit, dan total harga. Jika ada, sertakan juga diskon atau penyesuaian harga. Pastikan untuk memuat informasi ini secara transparan agar membantu perusahaan dalam memverifikasi bahwa barang atau layanan yang ditagihkan sesuai dengan apa yang diterima atau dipesan.

Komponen penting ketiga adalah detail pembayaran. Cantumkan metode pembayaran yang diterima, seperti transfer bank, cek, atau metode elektronik, serta detail rekening bank atau informasi pembayaran lainnya. Selain itu, harus dicantumkan tanggal jatuh tempo pembayaran untuk membantu perusahaan dalam merencanakan arus kas dan pembayaran tepat waktu. Jika ada, syarat pembayaran khusus, seperti diskon untuk pembayaran cepat atau garansi supplier, juga harus disebutkan.

Terakhir, invoice perlu memuat referensi ke pesanan asli yang dibuat oleh perusahaan pembeli, seperti nomor pesanan atau nomor kontrak. Ini membantu dalam pelacakan dan pencocokan barang atau layanan yang dipesan dengan apa yang ditagihkan. Selain itu, penting bagi invoice untuk memiliki nomor unik yang dapat digunakan untuk identifikasi dan pencatatan dalam sistem akuntansi. Nomor ini krusial untuk keperluan audit dan mengelola catatan keuangan.

Dari sini, dapat Anda lihat bahwa terdapat perbedaan antara pembelian pembayaran dan invoice. Payment purchases adalah dokumen yang memuat permintaan dari perusahaan pada pemasok, sementara invoice adalah payment yang diberikan oleh supplier terkait semua biaya kebutuhan yang sudah ditotal termasuk mendapat diskon, garansi, dan pajak.

5. Kesimpulan

Dari kesimpulan di atas, purchase payment adalah proses yang dilakukan setelah tim purchasing management melakukan keputusan pembelian. Purchase payment terjadi saat perusahaan sudah memutuskan untuk melakukan pembelian dan mendapatkan pemasok yang diinginkan. Setelah dokumen disetujui oleh pemasok, kemudian mereka akan mengirimkan invoice pembayaran. Terjadinya transaksi oleh perusahaan menandakan supplier segera melakukan pengadaan terhadap kebutuhan pemilik usaha, sehingga tidak terjadi kelangkaan barang. Procure to pay juga berfungsi sebagai bukti pembayaran bagi perusahaan.