Adanya perubahan biaya atau regulasi pemerintah yang tidak terduga menjadi salah satu tantangan dalam bisnis logistik. Dengan ini, klien mau tidak mau harus dikenakan freight surcharge dalam tahap pengiriman barang. Ada banyak faktor yang menyebabkan biaya ekstra ini terjadi. Karena biaya tersebut dapat signifikan mempengaruhi total biaya pengiriman, penting bagi bisnis logistik untuk paham dan mengelola surcharge ini dengan efektif.

Pengelolaan yang tepat pada biaya ekstra ini tidak hanya membantu meminimalisir risiko finansial, tetapi juga meningkatkan stabilitas operasional dan kepuasan pelanggan. Dalam pembahasan berikut, kita akan bahas lebih detail apa itu freight surcharge, faktor-faktor yang mempengaruhinya, dan tips praktis untuk mengelolanya, sehingga perusahaan dapat lebih baik dalam menghadapi fluktuasi dalam biaya logistik.

1. Apa itu Freight Surcharge?

Freight surcharge adalah biaya ekstra pengiriman yang dikenakan oleh bisnis logistik untuk menutup biaya tambahan yang tidak direncanakan sebelumnya. Biaya ini disebabkan karena adanya fluktuasi harga bahan bakar, tarif, atau biaya lain yang berkaitan dengan transportasi logistik. Tapi, secara umum jenis surcharge ini juga dapat bervariasi tergantung pada kebijakan perusahaan dan kondisi pasar saat itu.

Sebagai contoh, sebuah bisnis logistik harus mengirimkan barang dari Jakarta ke Surabaya. Ketika melakukan perencanaan pengiriman, harga bahan bakar tiba-tiba naik karena pasar minyak global yang tidak stabil. Untuk mengantisipasi kondisi ini, perusahaan memutuskan untuk mengimplementasikan freight surcharge yang ditambahkan ke biaya pengiriman awal. Jadi, meskipun harga awal pengiriman diperkirakan sebesar Rp1.000.000, karena adanya tambahan tersebut, maka pelanggan perlu membayar Rp1.100.000 untuk mengkompensasi kenaikan biaya bahan bakar.

2. Faktor yang Mempengaruhi Freight Surcharge

Penetapan biaya tambahan tentunya juga dipengaruhi oleh beberapa faktor. Setiap faktor tersebut punya dampak yang cukup signifikan bagi bisnis logistik. Mari kita ulas lebih detail setiap faktor tersebut.

a. Fluktuasi Harga Bahan Bakar

Salah satu faktor paling signifikan yang mempengaruhi freight surcharge adalah fluktuasi harga bahan bakar. Karena transportasi barang, baik itu jalur darat, laut, atau udara, sangat bergantung pada bahan bakar, maka perubahan harga bahan bakar secara langsung akan mempengaruhi biaya pengiriman. Ketika harga bahan bakar naik, bisnis logistik sering kali perlu menaikkan biaya pengiriman untuk menutup biaya tambahan.

b. Perubahan Kurs Mata Uang

Perubahan kurs mata uang juga dapat mempengaruhi biaya pengiriman. Jika mata uang di negara asal melemah terhadap mata uang di negara tujuan, maka biasanya biaya operasional dalam mata uang lokal akan meningkat saat dikonversi. Alhasil, perusahaan harus menyesuaikan harga jasa untuk mengkompensasi perubahan nilai tukar tersebut.

c. Kebijakan dan Regulasi Pemerintah

Faktor berikutnya adalah kebijakan dan regulasi yang dikeluarkan oleh pemerintah, baik lokal maupun internasional. Misalnya, seperti diberlakukannya undang-undang baru tentang keamanan dan standar emisi untuk kendaraan pengangkut barang. Kebijakan tarif dan pajak baru, termasuk bea masuk dan pajak ekspor, juga bisa meningkatkan biaya pengiriman. Jika hal ini terjadi, umumnya akan ditanggung oleh penerima barang melalui freight surcharge.

d. Jenis Barang yang Dikirim

Jenis barang logistik juga berperan dalam penentuan biaya tambahan dalam pengiriman. Barang-barang yang perlu penanganan khusus, seperti barang mudah pecah, berbahaya, atau membutuhkan pengaturan suhu tertentu, biasanya membutuhkan peralatan dan tenaga kerja khusus, yang jelas akan menambah biaya operasional. Karena itu, barang-barang ini biasanya mengakibatkan surcharge yang lebih tinggi dibandingkan dengan barang-barang standar.

e. Jarak dan Rute Pengiriman

Jarak dan rute pengiriman mempengaruhi biaya pengiriman karena faktor bahan bakar, waktu perjalanan, dan tarif tol atau biaya transit hub. Rute yang lebih panjang biasanya membutuhkan biaya yang lebih tinggi. Selain itu, rute dengan risiko keamanan atau politik yang tinggi juga bisa menyebabkan adanya biaya pengiriman tambahan. Oleh karena kondisi tersebut, diberlakukan freight surcharge untuk mengkompensasi risiko.

3. Tips Mengelola Freight Surcharge

Freight surcharge adalah salah satu aspek penting dalam logistik yang perlu diperhatikan terutama bagi perusahaan yang sering mengirimkan barang secara internasional. Menerapkan strategi yang efektif dapat membantu mengurangi biaya tak terduga untuk pengiriman barang. Berikut tips yang bisa Anda terapkan dalam mengelola biaya ekstra.

a. Negosiasi Kontrak dengan Vendor Logistik

Salah satu cara efektif untuk mengelola freight surcharge adalah melakukan negosiasi kontrak dengan vendor layanan logistik. Dalam negosiasi, perusahaan bisa meminta surcharge hanya dikenakan untuk situasi tertentu yang sudah disepakati bersama. Pastikan juga ada kesepakatan cara menyesuaikan biaya ini berdasarkan perubahan pasar atau kondisi spesifik operasional. Dengan demikian, kedua pihak bisa merencanakan keuangan dengan lebih baik.

b. Analisis Fluktuasi Biaya Logistik

Perusahaan harus aktif menganalisis fluktuasi biaya logistik, termasuk biaya bahan bakar, shipping cost, dan aspek lainnya yang memungkinkan adanya biaya ekstra. Dengan memantau tren ini, bisnis logistik dapat lebih siap kalau ada perubahan biaya dan dapat segera menerapkan langkah preventif, seperti menggunakan kontrak harga tetap atau opsi pembelian bahan bakar di muka untuk menghindari fluktuasi harga yang tidak menguntungkan.

c. Menggunakan Layanan Pengiriman Alternatif

Pertimbangkan penggunaan layanan pengiriman alternatif yang bisa jadi menawarkan tarif lebih stabil atau lebih murah untuk kondisi tertentu. Misalnya, menggunakan pengiriman melalui jalur laut daripada udara untuk pengiriman internasional yang tidak begitu urgent, atau melakukan LCL atau LTL dengan perusahaan lain untuk mendapatkan tarif yang lebih murah. Layanan pengiriman alternatif ini bisa menjadi opsi Anda mengelola dan mengurangi freight surcharge.

d. Implementasi Software Logistik

Implementasi software logistik sangat membantu dalam mengelola dan mengoptimalkan biaya pengiriman, termasuk freight surcharge. Software ini secara otomatis memantau real-time data pengiriman, analisis biaya, dan efisiensi rute. Selain itu, fitur prediktif dan analitik yang ada bisa dimanfaatkan bisnis logistik dalam membuat keputusan yang lebih cepat dan tepat berkaitan dengan pengiriman barang, serta memilih vendor yang paling efisien dan ekonomis.

4. Kesimpulan

Jadi bisa kita simpulkan bahwa freight surcharge adalah biaya tambahan dalam logistik yang dikenakan ke pembeli atau klien saat ada perubahan yang tidak direncanakan sebelumnya, seperti fluktuasi harga bahan bakar, perubahan kurs mata uang, dan regulasi pemerintah. Diperlukan pemahaman yang baik dan pengelolaan yang tepat pada biaya ini karena sangat berpengaruh terhadap total biaya pengiriman.

Dalam praktiknya, pengelolaan freight surcharge yang efektif melibatkan beberapa strategi seperti negosiasi kontrak dengan vendor logistik, analisis mendalam terhadap fluktuasi biaya, pemanfaatan layanan pengiriman alternatif, dan implementasi teknologi logistik yang canggih. Dengan mengadopsi pendekatan-pendekatan tersebut, bisnis logistik dapat lebih efektif dalam mengelola biaya pengiriman dan meminimalkan dampak finansial dari freight surcharge.