Dalam manajemen gudang, pemilihan metode pencatatan persediaan menjadi elemen penting yang menentukan efisiensi operasional. Dua metode utama yang sering digunakan adalah metode perpetual dan periodik, masing-masing memiliki karakteristik dan keuntungan yang berbeda. 

Pemahaman mendalam tentang contoh metode perpetual dan periodik penting untuk memastikan manajemen gudang berjalan efektif, sesuai kebutuhan dan skala bisnis. Nah, artikel ini akan membantu Anda untuk memahami perbedaan dari kedua metode tersebut melalui skenario sederhana yang mudah dipahami. Langsung cari tahu pada pembahasan berikut!

1. Cara Kerja Metode Perpetual

Metode perpetual dalam manajemen gudang adalah sistem pencatatan persediaan yang terus-menerus memperbarui informasi tentang jumlah dan nilai persediaan yang ada. Dalam metode ini, setiap kali ada pergerakan barang, baik itu penerimaan atau pengeluaran, informasi persediaan akan langsung diperbarui.

Dengan menggunakan metode tersebut, Anda akan selalu memiliki data terkini jumlah persediaan yang tersedia. Tapi, perlu diingat kalau sistem ini sangat bergantung pada teknologi informasi seperti barcode dan sistem manajemen gudang yang terintegrasi. Dengan memanfaatkan teknologi-teknologi tersebut, Anda dapat meminimalisir kesalahan dalam pencatatan stok dan mempercepat proses audit stok karena data yang tersedia selalu akurat.

Selain itu, implementasi sistem dapat membantu Anda dalam analisis tren penjualan, sehingga Anda bisa menyesuaikan strategi penjualan dan pasokan ke depannya. Namun, karena memerlukan sistem yang canggih, maka investasi awal juga cukup besar dan mungkin memerlukan pelatihan khusus bagi staff gudang agar bisa mengoperasikan sistem dengan efektif.

2. Contoh Metode Perpetual

Untuk memahami contoh metode perpetual, perhatikan skenario berikut ini. Misalkan sebuah perusahaan ritel menjual berbagai produk elektronik. Mereka juga menggunakan sistem manajemen gudang yang terintegrasi dengan sistem penjualan dan pembelian. Setiap produk pun juga dilengkapi dengan kode barcode yang unik, sehingga memudahkan proses scan pada saat transaksi.

Ketika produk diterima di gudang, staf akan melakukan scan pada kode barcode setiap item, yang secara otomatis juga akan memperbarui jumlah stok dalam sistem. Nah, informasi ini akan tersedia secara real-time di semua saluran penjualan, termasuk toko fisik dan platform e-commerce. Dengan ini, staf penjualan lebih mudah untuk mengetahui ketersediaan stok dan menginformasikan kepada pelanggan stok tersebut secara akurat.

Selanjutnya, pada saat produk dijual, sistem kasir akan memindai barcode dan secara otomatis mengurangi jumlah stok dari produk tersebut pada sistem WMS. Dari sini dapat dipastikan stok selalu diperbarui secara real-time, mengurangi kemungkinan kesalahan dalam penjualan produk yang stoknya ternyata telah habis. Metode ini juga memudahkan perusahaan melacak produk mana yang laris dan mana yang kurang diminati, membantu dalam pengambilan keputusan terkait strategi pengadaan stok dan pemasaran.

Contoh metode perpetual tersebut juga memudahkan perusahaan dalam melakukan audit stok. Karena data yang ada selalu up-to-date, proses audit menjadi lebih cepat dan efisien. Hal ini berkontribusi pada penghematan waktu dan sumber daya yang signifikan, dibandingkan dengan metode tradisional yang memerlukan pencatatan manual.

3. Cara Kerja Metode Periodik

Dalam manajemen gudang juga ada pencatatan dengan metode periodik. Metode ini melakukan pengecekan dan pembaruan data stok pada interval waktu tertentu, biasanya pada akhir periode akuntansi, seperti bulanan atau tahunan. Artinya, perubahan stok tidak dicatat secara real-time pada saat terjadi transaksi penerimaan atau pengeluaran barang. Sebaliknya, stok fisik dihitung secara manual pada akhir periode, kemudian data ini digunakan untuk memperbarui catatan persediaan.

Metode periodik cukup sederhana dibandingkan perpetual dan sering digunakan oleh usaha kecil atau menengah yang tidak memiliki sumber daya untuk sistem pencatatan yang lebih canggih. Namun, metode periodik memiliki beberapa keterbatasan. Misalnya, karena pembaruan data persediaan hanya dilakukan pada akhir periode tertentu, Anda tidak bisa memastikan tingkat ketepatan stok yang tersedia.

Selain itu, proses pengecekan stok di akhir periode bisa jadi membutuhkan banyak waktu dan sumber daya, terutama untuk perusahaan dengan jumlah persediaan yang besar. Oleh karena itu, meskipun metode ini lebih sederhana dan membutuhkan biaya lebih rendah, tapi kurang efektif untuk menyediakan informasi yang up-to-date dan akurat, yang sangat penting untuk proses manajemen gudang yang efisien dan efektif.

4. Contoh Metode Periodik

Contoh metode perpetual dan periodik tentunya sangat berbeda. Mari kita lihat contoh metode periodik pada skenario berikut. Misalkan ada toko buku kecil yang menjual berbagai jenis buku, dari fiksi hingga buku pelajaran. Mereka menggunakan metode periodik untuk mengelola persediaan. Artinya, stok akan dihitung secara manual pada akhir setiap bulan.

Pada akhir bulan, tim mengalokasikan satu hari khusus untuk menghitung stok. Mereka memeriksa setiap rak dan mencatat jumlah buku yang tersedia dari setiap judul. Proses ini memerlukan waktu dan tenaga karena semua anggota tim harus terlibat dalam penghitungan stok. Informasi ini kemudian dicatat dalam buku besar persediaan untuk memperbarui data stok bulanan.

Selain itu, penjualan buku juga dicatat secara manual di kasir. Namun, karena tidak ada pembaruan real-time dengan menggunakan sistem manajemen gudang, ada kemungkinan buku yang telah habis terjual masih tercatat sebagai produk yang tersedia hingga akhir bulan. Kondisi ini bisa menyebabkan kekecewaan pelanggan yang ingin membeli buku yang sebenarnya memang sudah tidak ada di stok.

Walaupun metode periodik ini terlihat lebih sederhana dan hemat biaya, khususnya untuk skala usaha kecil, tentu tetap ada keterbatasan dalam hal akurasi dan efisiensi. Bisnis bisa saja kesulitan terutama saat mengalami peningkatan jumlah judul buku atau penjualan yang tinggi, sehingga pembuatan daftar inventaris menjadi lebih rumit dan berpotensi meningkatkan kesalahan dalam pencatatan stok.

Dari contoh metode perpetual dan periodik yang diberikan di atas, bisa disimpulkan bahwa pemilihan metode pencatatan persediaan perlu mempertimbangkan banyak aspek. Faktor-faktor seperti skala bisnis, biaya investasi untuk sistem manajemen gudang, kebutuhan akurasi data stok secara real-time, dan sumber daya manusia untuk pengelolaan stok, semuanya berperan penting dalam keputusan ini.

Untuk bisnis yang lebih besar atau memiliki tingkat penjualan yang tinggi, metode perpetual dengan sistem pencatatan otomatis mungkin lebih efektif karena dapat menyediakan data yang lebih akurat dan up-to-date, yang sangat bermanfaat untuk pengambilan keputusan strategis. Sebaliknya, bagi usaha kecil atau menengah yang memiliki transaksi lebih sedikit dan terbatasnya sumber daya, metode periodik mungkin lebih praktis dan ekonomis meskipun menawarkan akurasi yang lebih rendah.

5. Kesimpulan

Pada proses manajemen gudang, ada dua konsep pencatatan persediaan yaitu metode perpetual dan periodik. Masing-masing memiliki cara kerja, kelebihan, dan kekurangan yang perlu dipertimbangkan oleh perusahaan. Dari contoh metode perpetual dan periodik yang diberikan di atas, Anda bisa melihat ternyata skala bisnis, kesiapan investasi besar di teknologi, dan ketersediaan tenaga kerja menjadi faktor penting yang mempengaruhi keberhasilan implementasi metode tersebut.

Untuk metode perpetual, Anda bisa mendapatkan pembaruan data stok yang real-time, akurasi yang tinggi, dan kemudahan dalam audit stok. Hal ini sangat cocok untuk bisnis dengan skala besar yang memiliki transaksi yang tinggi. Namun, metode ini perlu investasi teknologi dan sumber daya manusia yang cukup besar, serta pelatihan untuk staf gudang. Sedangkan metode periodik, meskipun kurang akurat karena update data tidak real-time, lebih cocok untuk bisnis kecil atau usaha yang tidak memiliki banyak transaksi.