Faktur pembelian adalah invoice yang diterima oleh perusahaan dari pemasok sebagai bukti terjadinya transaksi pembelian. Adanya purchase invoice memudahkan catatan dalam laporan keuangan bisnis. Dapat digunakan sebagai pembukuan karena dokumen tersebut bersifat resmi dan formal.

Faktur dapat dipertanggungjawabkan sebagai bukti perusahaan kalau sudah melakukan pemesanan dan sebaliknya ketika pemasok sudah memenuhi kebutuhan yang diinginkan. Apabila terjadi kesalahpahaman ketika proses pembelian sudah selesai, kedua belah pihak dapat menunjukkan purchase invoice sebagai pendukung transaksi sah. Pada artikel kali ini, kita membahas pengertian serta fungsi faktur pembelian dalam bisnis.

1. Apa itu Faktur Pembelian?

Faktur pembelian adalah dokumen tertulis yang diberikan supplier kepada perusahaan yang memuat rincian nama barang, jumlah, jenis, tanggal pengiriman, dan kualifikasi. Dari dokumen tersebut, perusahaan akan mendapatkan invoice tagihan untuk melakukan pembayaran terkait pembelian yang dilakukan.

Anda dapat mencocokan kesesuaian data dari dokumen purchase order yang dikirimkan dengan purchase invoice untuk memastikan tidak ada perbedaan barang yang diminta dan yang dikirimkan. Dalam invoice tersebut, cara pembayarannya sudah disepakati oleh kedua pihak saat negosiasi dan kontrak dibuat.

Dalam dokumen terdapat komponen seperti tanggal faktur, nomor faktur yang digunakan untuk pelacakan, serta informasi kontak pemasok dan perusahaan. Ketentuan pembayaran, seperti tanggal jatuh tempo dan diskon pembayaran awal atau denda atas keterlambatan pembayaran, juga ditentukan. Dokumen ini mengikat secara hukum dan berfungsi sebagai bukti transaksi, sehingga berperan penting dalam proses pencatatan akuntansi dan keuangan kedua pihak.

2. Fungsi Faktur Pembelian 

Pihak yang bertanggung jawab dalam pembuatan dokumen invoice pembelian adalah pemasok. Mulai dari penentuan tanggal dibuatnya faktur dan dikirimkan menjadi tugas supplier agar invoice dipastikan sampai pada perusahaan. Ketika invoice diterima, perlu bagi perusahaan untuk menyimpan data tersebut karena memiliki fungsi yang berguna bagi bisnis. Diantaranya:

a. Bukti Jumlah Harus Dibayarkan

Dalam kontrak, terbentuk perjanjian yang mengikat kedua pihak, dimana pemasok harus memenuhi jumlah kebutuhan yang sudah diajukan dalam dokumen PO. Dari permintaan tersebut, pemasok menghitung jumlah tagihan yang perlu dibayarkan, termasuk pajak, biaya administrasi, ongkos kirim, packing, dan sebagainya.

Dokumen tagihan memuat tabel agar mudah terbaca. Komponen dalam faktur pembelian adalah harga setiap barang. Jadi, ketika dijumlahkan perhitungan sama dengan harga barang di awal. Faktur ini dapat digunakan untuk pembelian kredit atau tunai. Jadi perusahaan dapat memastikan waktu pembayaran tersebut.

Dalam proses pembelian seringkali terjadi perselisihan. Misalnya perubahan harga sewaktu-waktu karena adanya fluktuasi. Pihak pemasok tidak dapat mengganti harga awal karena sudah tercatat dalam invoice. Perusahaan dapat menuntut tindakan sewenang-wenang dan menyalahi otoritas dalam kontrak.

b. Bukti Transaksi 

Fungsi faktur pembelian berikutnya yaitu bukti transaksi. Purchase invoice terbit setelah barang diterima karena fungsi utamanya sebagai tagihan dan konfirmasi bahwa pemasok telah memenuhi syarat mereka dalam pemenuhan persediaan barang. Untuk bisnis, selain menjadi bukti transaksi, invoice memudahkan dalam manajemen inventory.

Secara legalitas, faktur pembelian adalah dokumen transaksi sah. Karena dapat menjadi bukti catatan formal yang dapat digunakan jika terjadi perselisihan pada proses pembelian, audit, atau masalah pembayaran. Misalnya, pemasok mengirimkan barang dengan  kualitas berbeda, purchase invoice berfungsi sebagai prosedur yang menjelaskan persyaratan yang telah disepakati.

Bagi bisnis, invoice diperlukan sebagai perhitungan pengeluaran secara akurat dan untuk klaim pajak. Karena dalam hukum, setiap pembelian dikenai oleh otoritas pajak bahwa pengadaan menjadi klaim pengajuan pajak yang sudah dihitung, sehingga bukti transaksi faktur menjadi laporan segala aktivitas keuangan bisnis secara akurat.

c. Sebagai Catatan Keuangan

Saat ini, setiap aktivitas bisnis perlu dilaporkan agar transparansi dalam operasional bisnis berjalan dengan peraturan berlaku. Misalkan, pada proses pembelian, purchasing staff menerima SOP pembelian bahan baku dan pembelian barang. Dalam prosedur terdapat aturan bahwa setiap barang yang diterima perlu diaudit dan inventaris secara real-time untuk laporan persediaan.

Begitu juga dengan keuangan, tanpa adanya laporan purchase invoice mengenai pembelian, investasi, dan pengadaan, arus kas perusahaan mengalami dampak yang berimbas pada pengeluaran dan perhitungan laba rugi. Perusahaan akan kesulitan dalam melacak dan menghitung anggaran yang sudah keluar.

d. Memastikan Kesesuaian Barang

Fungsi faktur pembelian dalam persediaan yaitu untuk memastikan kesesuaian perhitungan barang yang diterima dengan data dalam faktur. Pada rincian invoice, pihak gudang dapat melacak jumlah fisik persediaan dengan dokumen. Sehingga sistem pelabelan dan racking gudang mudah dilakukan karena akurasi data.

Melalui faktur, pemilik bisnis mengetahui jumlah barang yang tersedia dalam gudang, penambahan, dan waktu barang sampai. Dengan data akurat dari penerbitan invoice tersebut, perusahaan dapat menentukan SOP yang tepat, agar persediaan gudang tidak mengalami kelangkaan dan out of stock.

e. Dokumen Klaim yang Sah

Untuk mengurangi kesalahan fatal yang merugikan bisnis, pemasok memberikan garansi. Bentuknya bermacam-macam, meliputi garansi selama pengiriman, produk, dan yang lainnya. Cara melakukan klaim yaitu dengan surat pembelian atau purchase invoice. Karena faktur pembelian adalah rincian pesanan yang diminta perusahaan dan sudah disepakati, maka kewajiban pemasok adalah memenuhinya. Apabila terjadi kerusakan, perbedaan kualifikasi, cacat, kadaluarsa dalam pengiriman, perbedaan jumlah, hingga total harga yang didapatkan berbeda dengan perjanjian, pemilik usaha dapat melakukan klaim untuk meminta retur pembelian.

3. Contoh Dokumen Purchase Invoice

Setelah mengenali pengertian dan fungsi faktur pembelian, perusahaan juga perlu mengetahui format purchase invoice yang akan diberikan. Dalam faktur, memuat informasi yang merinci seluruh kebutuhan perusahaan hingga cara transaksi yang dipilih. Di bawah ini merupakan contoh dokumen purchase invoice secara umum.

Dari contoh di atas bisa dilihat bahwa purchase invoice memuat sejumlah komponen penting. Komponen ini meliputi identitas lengkap penjual dan pembeli (nama, alamat, kontak), nomor invoice yang unik untuk setiap transaksi, dan tanggal penerbitan serta jatuh tempo pembayaran. Detail barang atau jasa yang dibeli, termasuk jumlah, harga satuan, dan total harus tercantum jelas. Syarat pembayaran, metode pembayaran yang disepakati, detail pajak yang berlaku, total pembayaran, serta instruksi cara pembayaran, seperti detail rekening bank, juga harus ditampilkan secara akurat.

4. Kesimpulan

Dari penjelasan di atas, dapat disimpulkan faktur pembelian adalah dokumen transaksi pembelian yang diterbitkan oleh pemasok kepada perusahaan. Dalam invoice memuat rincian mengenai pembelian, seperti jumlah barang, harga per item, diskon, pajak, cara pembayaran, dan spesifikasinya. Maka, dari data-data yang akurat tersebut perusahaan dapat melakukan catatan keuangan dan pemeriksaan barang yang diterima berdasarkan faktur.

Dokumen pembelian sangat penting bagi bisnis dikarenakan dapat digunakan sebagai dokumen klaim yang sah apabila terjadi kerusakan barang, tagihan di luar periode, dan pembayaran ganda dimana hal tersebut merugikan bisnis. Selain itu, fungsi faktur pembelian dapat menjadi laporan catatan keuangan, bukti transaksi, serta memastikan persediaan barang sesuai dengan invoice.