Software ERP berbasis cloud computing berkembang begitu pesat menjadi teknologi terkini yang mampu menangani permasalahan bisnis kompleks sekalipun. Aplikasi ini menawarkan banyak sekali keuntungan, baik untuk perusahaan besar ataupun UMKM. Banyak bisnis sudah mengimplementasikan software ERP cloud dan merasakan hasil yang memuaskan. Lantaran bisa memberikan keuntungan berlipat ganda, mulai dari hemat tenaga, waktu, dan biaya.
Nah, bagaimana dengan Anda? Berminat untuk menerapkan sistem ERP berbasis cloud juga? Sebelum memutuskannya, penting bagi Anda untuk mengetahui lebih detail seluk beluk sistem ini, mulai dari pengertian, cara kerja, hingga manfaat yang akan bisnis Anda dapatkan.
1. Apa itu Software ERP Cloud?
Software ERP cloud adalah sebuah sistem automasi untuk perusahaan yang dapat diakses secara fleksibel, dimana saja dan kapan saja, selama ada jaringan internet. Aplikasi ini tidak jauh berbeda secara fungsi dan fitur dengan jenis software ERP on premise. Bedanya hanya di penyimpanan data yang mana semuanya tidak ada di server fisik, melainkan di server cloud yang tidak berwujud.
Permintaan untuk memiliki sistem ERP berbasis cloud terus bertambah lantaran kemampuannya dalam mengelola dan menganalisis data dalam jumlah besar secara real-time. Maka, tidak heran jika banyak vendor yang menawarkan layanan ini dengan sistem sewa bulanan sampai tahunan.
Dengan menggunakan software ERP cloud, Anda tidak perlu melakukan maintenance ke server fisik. Semuanya akan ditangani oleh vendor, mulai dari pengembangan aplikasi, pemeliharaan, penyimpanan data perusahaan, hingga keamanan data. Anda cukup menerima beresnya saja dan menggunakan aplikasi tersebut.
2. Alur Kerja Aplikasi ERP Cloud-Based
ERP cloud bekerja menggunakan teknologi yang sudah terhubung dengan koneksi internet berkecepatan tinggi. Aplikasi ini selalu online sehingga dapat diakses dari mana saja dan kapan saja. Selama Anda memiliki jaringan internet yang bagus, Anda dapat mengerjakan pekerjaan dengan baik dari lokasi mana pun.
Bahkan pengguna dapat mengakses software ERP melalui perangkat apapun mulai dari komputer, smartphone, atau tablet. Tujuannya, agar bisnis tetap berjalan secara efisien dengan memfokuskan pada pengalaman pengguna dengan harapan dapat memberikan hasil bisnis yang menguntungkan.
Software ERP untuk perusahaan menawarkan fungsionalitas yang tidak terbatas untuk memudahkan pekerjaan Anda. Tiap pengguna dapat mengakses fitur ERP apa saja sesuai peran masing-masing. Contohnya, tim penjualan dapat melihat informasi pelanggan maupun barang yang dipesan hanya dari satu aplikasi.
Bergantung pada kebutuhan perusahaan, Anda dapat memilih berbagai jenis modul ERP apa saja yang akan digunakan dan dikembangkan lebih lanjut untuk menyesuaikan dengan alur kerja. Sehingga, sumber daya manusia di perusahaan tetap fokus mengerjakan tugas dan memperoleh hasil yang sesuai dengan tujuan bisnis.
Baca juga: 8 Keunggulan Sistem ERP dalam Proses Bisnis
3. Kegunaan Software ERP Cloud untuk Bisnis
Kelebihan menggunakan software ERP cloud ada di kecepatan akses informasinya. Anda dapat menemukan data yang dicari dengan mudah dan cepat, selama jaringan internet bagus. Selain itu, ada manfaat lainnya yang bisa Anda rasakan, di antaranya:
Agility yang ditingkatkan
Agar bisa berkembang, perusahaan perlu memanfaatkan peluang yang ada dan mengembangkan potensinya. Salah satu caranya dengan mengikuti perkembangan teknologi dan cepat dalam beradaptasi. Misal, dengan memperkenalkan produk baru yang sesuai trend pengguna.
Kecepatan beradaptasi bisa dilakukan dengan mudah jika Anda mengimplementasikan software ERP cloud. Sebab, aplikasi ini memiliki fitur analisis yang akan memberikan informasi mengenai produk apa saja yang laku terjual di pasaran dan strategi apa yang cocok untuk memperkenalkannya.
Bila Anda masih bertahan dengan sistem lama, maka agility akan berjalan lambat. Informasi tidak mudah didapatkan, susah untuk mengambil keputusan, serta banyak data yang berceceran di masing-masing aplikasi yang digunakan oleh setiap departemen. Akhirnya, integrasi data akan membutuhkan waktu yang lama.
Skalabilitas Tinggi
Cloud ERP mudah untuk dikembangkan sesuai kebutuhan bisnis. Bila memerlukan tambahan penyimpanan, cukup membeli dan melakukan request ke vendor, maka dalam beberapa menit storage pun sudah bertambah. Core server ingin dinaikkan? Cukup request, dan spesifikasi core akan ditingkatkan.
Ketika bisnis Anda terus bertumbuh dengan memiliki banyak kantor cabang, Anda tetap bisa menggunakan sistem ERP berbasis cloud yang ada saat ini. Tanpa harus membeli aplikasi baru atau server tambahan di masing-masing cabang. Jika ada perubahan, hanya di bagian fungsionalitas yang disesuaikan untuk keperluan tiap cabang.
ERP yang terinstal di cloud server juga akan lebih mudah untuk diakses dan menyediakan layanan 24 jam selama 7 hari penuh. Ketika ada trouble, tim IT kantor bisa melakukan pengecekan jarak jauh dan melaporkannya ke vendor. Semuanya hanya perlu koneksi internet yang stabil, maka informasi dalam ERP akan mudah didapatkan. Aplikasi ini pun lebih kecil mengalami downtime.
Kemudahan Integrasi dengan Aplikasi Lain
Software cloud ERP mudah untuk diintegrasikan dengan sistem lain yang sudah ada di perusahaan. Sehingga, karyawan tidak perlu mengubah alur kerja dan menyesuaikan lagi dengan sistem. Di dalam ERP juga terintegrasi banyak modul yang dapat dimanfaatkan untuk menunjang pekerjaan tiap departemen. Masing-masing divisi pun dapat berkolaborasi dalam berbagai data dan informasi. Semua karyawan dapat berkomunikasi melalui data yang tersimpan di ERP secara terpusat.
Biaya Lebih Murah
Manfaat terbesar mengimplementasikan software ERP berbasis cloud ialah biayanya yang lebih murah daripada on premise. Dengan cloud, Anda tidak perlu melakukan pemeliharaan server, mengurus kelistrikan untuk menunjang server bisa nyala 24 jam, serta merekrut tim IT yang akan bertugas menjaga dan memelihara server. Sebab, semuanya sudah ditangani oleh provider ERP.
Anda hanya perlu memilih vendor ERP yang tepat untuk membuat aplikasi yang sesuai dengan alur kerja perusahaan, melakukan instalasi, konfigurasi, dan pemeliharaan. Jadi, begitu sistem selesai dikembangkan, semua karyawan hanya cukup menerima pelatihan dan menggunakannya. Biaya untuk server cloud juga lebih murah sekitar 30% dari server on premise. Ketika ada masalah, tim vendor yang akan mengatasinya. Anda hanya perlu melaporkan ke mereka.
Meningkatkan Keuntungan
Bisa menaikkan margin profit biasanya menjadi prioritas utama perusahaan dalam menggunakan software ERP cloud-based. Untuk mempercepat pengelolaan keuagan dan kemudahan melacak seluruh transaksi, Anda bisa menerapkan solusi akuntansi manajemen pada ERP.
Hanya modul accounting pada ERP cloud yang bisa memberikan informasi detail tentang keadaan keuangan perusahaan, memberikan laporan komprehensif berupa teks ataupun diagram, dan memberikan data arus kas dengan akurat. Dari data tersebut, top manajemen akan bisa mengambil keputusan dengan baik.
4. Kesimpulan
Jadi, software ERP yang diimplementasikan menggunakan cloud computing terbukti lebih fleksibel dan mudah digunakan untuk semua karyawan. Bahkan, aplikasinya pun mudah untuk dikembangkan dan mengikuti kondisi perusahaan yang terus bertumbuh. Biaya pembelian software ERP cloud pun 30% lebih murah daripada aplikasi on premise, dengan kemudahan dari segi pemeliharaan aplikasi. Jadi, Anda dapat menghemat pengeluaran untuk aplikasi dan mengalokasikan untuk biaya operasional lainnya.
