Seiring berkembangnya zaman, hampir semua proses bisnis di perusahaan besar maupun UMKM berjalan secara digital dan otomatis menggunakan software ERP. Sistem ini digunakan untuk mengelola sumber daya manusia dalam melakukan pekerjaan secara cepat dan efisien. Tak hanya itu, aplikasi ERP juga bisa menghadirkan informasi secara real-time.
Saat ini, ada banyak jenis ERP yang diminati perusahaan, salah satunya adalah software ERP yang open source. Sistem ini sering digunakan oleh berbagai bisnis, karena dapat diperoleh dengan mudah. Namun, apa sebenarnya pengertian dari perangkat ERP open source dan perbedaannya dengan ERP closed source? Simak ulasan selengkapnya di artikel ini.
Baca juga: Sejarah Sistem ERP Beserta Perkembangannya
1. Pengertian Software ERP yang Open Source
Pengertian sistem ERP open source adalah sebuah perangkat ERP (Enterprise Resource Planning) yang diluncurkan oleh perusahaan dengan lisensi publik. Jadi, Anda bisa mengunduh dan menggunakan sistem secara bebas. Tak hanya itu, aplikasi ERP ini juga memiliki fitur yang dapat dikembangkan dengan bebas dan bahkan bisa dimodifikasi sendiri agar sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Selain itu ada juga aplikasi ERP closed source atau proprietary, yang merupakan kebalikan dari open source. Dimana sistem ini tidak bisa digunakan oleh semua orang karena memiliki hak hukum eksklusif. Dengan begitu, Anda tidak bisa mengunduh dan menggunakan aplikasi ERP untuk perusahaan ini secara bebas karena perkembangan dan modifikasinya dibatasi.
2. ERP Open Source vs Closed Source
Di atas sudah disinggung mengenai pengertian software ERP yang open source dan closed source. Jadi, Anda pun sudah memiliki gambaran umum dari perbedaan kedua aplikasi tersebut. Untuk lebih lanjutnya, mari kita bahas perbedaan dari kedua sistem ini.
a. Harga
Harga menjadi salah satu perbedaan yang paling mencolok antara aplikasi ERP open source dengan closed source. Keunggulan software ERP terbuka adalah memiliki harga jauh lebih murah dan bisa dijangkau oleh semua bisnis, baik yang besar ataupun yang masih dalam tahap berkembang sekaligus. Bahkan, beberapa perangkat tersebut bisa diperoleh secara gratis karena dapat digunakan dengan bebas tanpa ada batasan tertentu.
Berbeda dengan ERP proprietary, biasanya biaya yang dikeluarkan akan lebih mahal. Biaya ini tergantung dari tipe aplikasi dan jenis modul ERP yang akan digunakan, sehingga kisaran harganya pun berbeda-beda. Namun jangan khawatir, karena biaya investasi yang dikeluarkan akan berbanding lurus dengan fitur atau kelebihan yang diperoleh dari aplikasi tersebut.
b. Keamanan
Perbedaan kedua adalah di bidang keamanan. Meskipun harganya lebih terjangkau, namun sayangnya ERP open source memiliki keamanan data yang lebih rentan. Hal ini disebabkan oleh bebasnya orang-orang untuk mengakses dan memodifikasi serta menggunakan kode perangkat tersebut. Jadi, kemungkinan penyalahgunaan akses pun semakin besar.
Hal berbeda akan Anda rasakan ketika menerapkan software ERP closed source, karena keamanannya lebih terjamin. Hal itu disebabkan oleh tidak sembarang orang bisa mendapatkan akses. Bahkan, hanya pihak perusahaan yang mempunyai akseslah yang bisa melakukan perubahan sistem ERP. Dengan begitu, keamanan data pada perangkat ERP tersebut dapat lebih terjamin.
c. User Friendly
Selanjutnya, sistem ERP open source cenderung lebih sulit untuk digunakan. Hal ini disebabkan oleh panduan penggunaan biasanya hanya ditujukan kepada pihak pengembang saja. Dengan demikian, panduan ini agak sulit dipahami oleh para pengguna, terutama jika masih pemula.
Di sisi lain, sistem closed source lebih user-friendly. Alasannya adalah adanya panduan penggunaan yang mudah dipahami sekalipun oleh orang awam. Hal inilah yang menjadi salah satu kelebihan utama pada aplikasi proprietary dan kerap dipilih perusahaan yang beru beralih ke sistem ERP.
d. Dukungan Layanan
Dukungan layanan juga menjadi pembeda antara kedua sistem ini dimana support yang diberikan oleh provider ERP open source cenderung lebih minim daripada closed source. Dengan begitu, berbagai langkah evaluasi dan pemeliharaan sistem akan bergantung pada pengguna, terutama ketika ada masalah-masalah lain yang berkaitan dengan ERP.
Sedangkan sistem ERP proprietary didukung 100% oleh sumber daya yang mumpuni dari pihak provider. Dukungan ini meliputi modifikasi fitur, perbaikan kerusakan atau bug, pembaruan, dan lain-lain. Jadi, pengguna akan lebih diuntungkan jika muncul masalah yang berkaitan dengan sistem dan lebih terbantu dalam mengoperasikan software.
e. Masalah Lebih Cepat Selesai
Meskipun software ERP yang terbuka memiliki dukungan yang minimal, bukan berarti hanya membawa dampak negatif saja. Hal ini bisa membawa dampak positif terutama bagi pengguna yang sudah lebih mahir akan ERP, karena bisa menyelesaikan masalah sendiri tanpa perlu menunggu respon dari pihak provider. Dengan demikian, masalah lebih cepat teratasi.
Namun hal ini justru menjadi kelemahan aplikasi ERP closed source, dimana pengguna harus menunggu pihak perusahaan peyedia untuk memperbaiki masalah. Memang banyak provider yang akan secepat mungkin melayani dan memperbaiki berbagai masalah yang ada. Namun, bukan berarti pengguna tidak akan menunggu dalam kurun waktu tertentu. Sehingga, hal ini bisa berdampak pada tertundanya berbagai pekerjaan yang berkaitan dengan ERP.
f. Pengembangan Sistem
Sebelumnya sudah disinggung bahwa perangkat lunak ERP open source dapat dimodifikasi dan dikembangkan sendiri lebih mudah sesuai dengan kebutuhan bisnis. Dimana nantinya akan menghasilkan ERP versi sendiri yang dibuat khusus untuk bisnis Anda. Hal tersebut tentu bisa menguntungkan bagi perusahaan yang ingin mengembangkan sistem secara cepat dan mudah, terlebih lagi bila mereka sudah mempunyai ahli di bidang ERP.
Hal ini tidak bisa dilakukan pada sistem ERP closed source secara mudah karena pihak perusahaan harus menghubungi pihak pengembang dahulu jika ingin memodifikasinya. Nah, hal tersebut bisa jadi tidak sesuai dengan keinginan perusahaan. Tak hanya itu, pembatasan ini juga berdampak bagi kebebasan bisnis untuk membuat perangkat versi khusus.
Baca juga: 8 Langkah Untuk Memilih Vendor ERP
3. Kesimpulan
Di atas sudah dipaparkan mengenai perbedaan software ERP yang open source dan closed source. Pemilihan mana yang lebih baik antara kedua jenis tersebut bergantung pada kondisi dan kebutuhan perusahaan Anda. Aplikasi untuk umun tentu lebih baik bagi usaha yang ingin mengembangkan sistem ERP-nya sendiri dengan dana yang terbatas.
Sedangkan, aplikasi ERP closed source lebih cocok bagi bisnis yang masih awam dengan ERP dan mempunyai anggaran dana yang lebih banyak. Pihak pengembang ERP pun biasanya akan mengadakan demo sistem terlebih dahulu. Dengan demikian, para stakeholder perusahaan dapat lebih memahami manfaat dan cara penggunaan perangkat ERP tersebut.
