Di era digital saat ini, perusahaan di berbagai sektor mulai menghadapi tantangan untuk meningkatkan efisiensi operasional, mengelola volume data yang semakin besar, dan menjaga keamanan informasi. Salah satu solusi untuk mengatasi tantangan tersebut adalah dengan menerapkan Enterprise Resource Planning (ERP) berbasis penyimpanan cloud.
ERP cloud memiliki keunggulan berupa integrasi data yang lebih baik, analisis data secara real-time, sehingga membantu pengambilan keputusan yang lebih cepat. Lalu bagaimana cara sukses implementasi software ERP berbasis cloud? Cari tahu lebih lanjut pada pembahasan berikut ini. Disajikan pula contoh kasus penerapannya agar Anda lebih mudah memahami dalam konteks bisnis secara langsung.
1. Cloud Storage Adalah
Cloud storage adalah teknologi penyimpanan data yang memanfaatkan jaringan server terdistribusi seperti internet untuk menyimpan dan mengelola data. Daripada menyimpan data pada hard drive lokal atau media penyimpanan fisik, cloud storage membantu Anda menyimpan data pada server yang dikelola oleh penyedia layanan.
Dengan ini, cloud storage adalah teknologi yang memberikan aksesibilitas, skalabilitas, dan fleksibilitas lebih besar karena data dapat diakses dari mana saja selama ada koneksi internet. Selain itu, penyimpanan sistem berbasis cloud juga memfasilitasi proses backup dan pemulihan data karena penyimpanan dilakukan di berbagai lokasi fisik. Jadi, memberikan perusahaan proteksi yang lebih baik agar tidak terjadi kehilangan data.
Untuk software ERP, penyimpanan cloud sangat berperan penting dalam menyediakan infrastruktur yang efisien dan aman untuk menyimpan dan mengelola data bisnis yang besar. Dengan menggunakan cloud storage, Anda dapat memastikan data tidak hanya disimpan dengan aman, tapi juga dapat diakses dengan mudah oleh berbagai departemen. Jadi, bisa dikatakan ERP cloud storage adalah sistem yang dapat diandalkan karena mampu mengintegrasikan data, analisis real-time, dan pengambilan keputusan yang lebih cepat.
Baca juga: Pengertian Cloud ERP dan Berbagai Jenisnya
2. Cara Terapkan ERP Berbasis Penyimpanan Cloud
Implementasi software ERP berbasis penyimpanan cloud adalah langkah penting bagi perusahaan yang ingin meningkatkan efisiensi dan aksesibilitas. Proses ini melibatkan beberapa tahapan penting yang harus dipertimbangkan. Beberapa di antaranya yaitu:
a. Pilih Model Cloud yang Sesuai
Ada banyak model penyimpanan sistem berbasis cloud. Memilih model yang tepat menjadi langkah awal yang krusial. Pastikan Anda tahu kalau masing-masing model memiliki keunggulan dan kelemahannya. Public cloud menawarkan skalabilitas dan fleksibilitas dengan biaya yang lebih rendah, tetapi belum memberikan keamanan yang cukup ketat.
Private cloud menyediakan keamanan dan kontrol yang lebih tinggi, tetapi dengan biaya yang lebih mahal dan kebutuhan manajemen yang lebih kompleks. Sedangkan hybrid cloud menggabungkan kedua model tersebut, sehingga memberikan keamanan dan fleksibilitas yang seimbang. Jadi, pastikan pemilihan model cloud telah sesuai dengan kebutuhan bisnis, ukuran perusahaan, dan kebijakan keamanan data.
b. Kesiapan Infrastruktur Jaringan
Infrastruktur jaringan yang kuat juga menjadi kunci sukses implementasi ERP dengan penyimpanan cloud. Anda harus memastikan bahwa infrastruktur jaringan mampu menangani peningkatan traffic data dan menyediakan koneksi yang stabil dan cepat. Hal ini melibatkan peningkatan bandwidth, penguatan keamanan jaringan, dan penyediaan redundansi untuk mencegah downtime. Penting juga untuk memilih penyedia layanan cloud yang memiliki pusat data yang kuat dan menawarkan SLA (Service Level Agreement) yang memadai.
c. Manajemen Data dan Migrasi
Migrasi data ke software ERP berbasis cloud merupakan proses kompleks yang membutuhkan perencanaan yang matang. Penting untuk melakukan audit data terlebih dulu untuk menentukan data mana yang perlu dipindahkan, diperbarui, atau dibersihkan. Strategi migrasi data yang efisien harus meminimalisir adanya gangguan operasional bisnis dan memastikan integritas data selama proses transfer. Selain itu, penting untuk menetapkan kebijakan manajemen data seperti prosedur backup, pemulihan, dan arsip.
d. Pertimbangkan Keamanan Cloud
Keamanan menjadi aspek lain yang juga perlu diperhatikan dalam penyimpanan sistem berbasis cloud. Perusahaan harus memastikan data mereka aman saat disimpan di cloud dan selama transfer antara server lokal dan cloud. Apa saja bentuknya? Enkripsi data, penggunaan autentikasi multi-faktor, dan pengaturan firewall. Penting juga untuk memilih vendor ERP yang mematuhi standar keamanan industri dan memiliki sertifikasi yang relevan.
e. Pelatihan Berkala untuk Pengguna
Pelatihan pengguna adalah aspek penting untuk memastikan efektivitas pemanfaatan ERP penyimpanan cloud. Pengguna harus dilatih tentang cara menggunakan sistem baru, termasuk fitur-fitur khusus yang terkait. Pelatihan ini juga harus mencakup best practices dalam manajemen data, keamanan, dan kolaborasi. Selain itu, pelatihan harus dilakukan secara berkala untuk mengantisipasi adanya perubahan pada sistem informasi, perangkat lunak, atau kebijakan keamanan.
3. Contoh Kasus Penerapan ERP Cloud
Untuk memahami cara menerapkan ERP dengan penyimpanan sistem berbasis cloud, yuk perhatikan ilustrasi berikut ini. Misalkan Anda memiliki perusahaan ritel dengan cabang yang tersebar di Indonesia dan mulai mengalami masalah operasional seperti proses manual yang tidak efisien, sistem yang mulai usang sehingga lambat, dan tidak bisa mengakses informasi secara real-time.
Anda pun memutuskan menggunakan software ERP berbasis penyimpanan cloud untuk mengatasi masalah ini. Setelah membandingkan beberapa model, Anda memilih cloud hybrid yang menggabungkan fleksibilitas dan skalabilitas perangkat lunak model cloud publik dengan keamanan dan kontrol dari cloud privat. Pilihan ini memungkinkan perusahaan Anda untuk menyimpan data di cloud privat sementara masih bisa memanfaatkan sumber daya cloud publik untuk operasional sehari-hari.
Sebelum implementasi, Anda melakukan peningkatan infrastruktur jaringan untuk menjamin kecepatan dan stabilitas konektivitas. Anda berinvestasi dalam peningkatan bandwidth dan memastikan bahwa setiap lokasi ritel dilengkapi dengan koneksi internet yang andal untuk mengakses sistem ERP cloud.
Anda juga merencanakan migrasi data yang dibantu oleh vendor ERP. Proses ini melibatkan pemetaan data dari sistem lama ke sistem baru, pembersihan data untuk menghilangkan duplikasi dan kesalahan, serta pengujian untuk memastikan integritas data. Migrasi dilakukan secara bertahap untuk meminimalisir gangguan operasional.
Untuk meningkatkan keamanan penyimpanan sistem, Anda juga mengimplementasikan keamanan yang menyeluruh, termasuk enkripsi data, firewall, dan autentikasi multi-faktor. Perusahaan juga memastikan bahwa penyedia ERP cloud mematuhi standar keamanan industri dan regulasi perlindungan data.
Setelah implementasi software ERP cloud, perusahaan Anda juga mengadakan sesi pelatihan untuk staf di semua level agar mereka memahami cara kerja sistem ERP cloud dan bagaimana menggunakannya secara efektif untuk menunjang tugas dan tanggung jawab mereka. Hasilnya, implementasi ini memungkinkan manajemen inventaris dan penjualan yang lebih baik, serta akses informasi real-time yang membantu pengambilan keputusan yang lebih cepat dan akurat. Pengurangan beban infrastruktur IT dan peningkatan keamanan data juga menjadi dampak positif dari penyimpanan sistem berbasis cloud.
4. Kesimpulan
Dari pembahasan di atas, dapat disimpulkan cloud storage adalah teknologi penyimpanan data yang memanfaatkan jaringan server terdistribusi seperti internet. ERP dengan penyimpanan sistem model ini memberikan aksesibilitas, skalabilitas, dan fleksibilitas yang lebih besar, memungkinkan akses data dari mana saja asalkan terdapat koneksi internet. Dengan mengimplementasikannya, Anda mampu mengelola data bisnis yang besar,melakukan analisis secara real-time, dan melakukan pengambilan keputusan yang lebih cepat.
Agar implementasi software ERP berbasis penyimpanan cloud sukses, Ada sejumlah hal yang perlu Anda perhatikan. Di antaranya yaitu memilih model yang sesuai dengan kebutuhan, menyiapkan infrastruktur jaringan yang kuat, manajemen data dan migrasi, hingga melakukan pelatihan pengguna secara berkala. Dengan memperhatikan aspek-aspek di atas, dapat dipastikan ERP cloud dapat meningkatkan efisiensi operasional secara menyeluruh.
