Untuk mengelola pencatatan keuangan dalam akuntansi perusahaan manufaktur lebih baik dan efektif, Anda wajib untuk menyusun Chart of Account COA yang lengkap dan terstruktur. COA sendiri adalah daftar lengkap semua akun yang digunakan untuk mencatat dan mengklasifikan transaksi keuangan secara terstandar.
Penyusunan COA perusahaan manufaktur ini harus dilakukan dengan tepat untuk mempermudah pengendalian biaya Anda, serta pengambilan keputusan bisnis yang lebih baik berdasarkan data. Di sini mari kita bahas satu persatu bagaimana tahapan dan cara penyusunannya, serta contoh COA perusahaan manufaktur. Simak selengkapnya di sini!
1. Cara Susun COA Perusahaan Manufaktur
Chart of Account COA merupakan daftar akun penting untuk mengorganisir seluruh transaksi keuangan yang terjadi, sehingga mudah bagi Anda untuk memantau dan membuat laporan keuangan yang akurat. Nah, untuk memaksimalkan kinerjanya, COA harus dibuat sebaik mungkin dan sesuai dengan strukturnya. Berikut ini cara dan tahapan penyusunan COA perusahaan manufaktur, yaitu:
a. Identifikasi Kebutuhan Akun
Tahapan pertama yang harus dilakukan adalah mengidentifikasi kebutuhan akun yang spesifik, seperti mengenali berbagai aktivitas dan transaksi yang terjadi dalam operasional bisnis manufaktur. Kebutuhan akun dalam akuntansi perusahaan manufaktur biasanya lebih kompleks, karena melibatkan berbagai jenis persediaan dan pencatatan biaya produksi.
Untuk itu, penting untuk mengkoordinasikannya terlebih dahulu dengan berbagai departemen seperti produksi, pembelian, dan penjualan untuk memastikan semua transaksi sesuai dan tercakup. Hasil identifikasi ini akan menjadi dasar penyusunan COA yang akurat dan terstruktur.
b. Klasifikasikan Akun Utama
Setelah kebutuhan akun diidentifikasi, Anda bisa mengklasifikasikannya ke akun-akun utama ke dalam kategori yang sesuai. Ada lima kategori akun utama, yaitu aset (aktiva) yang memiliki sub-kategori aktiva lancar dan tetap, kewajiban (liabilitas) juga memiliki sub-kategori kewajiban jangka panjang dan pendek, ekuitas, pendapatan, dan biaya. Dengan klasifikasi yang tepat, perusahaan dapat dengan mudah mengorganisir dan melacak transaksi keuangan, serta memfasilitasi proses pelaporan keuangan yang lebih mudah dan akurat.
c. Sub-klasifikasi Akun
Tahapan setelah akun utama diklasifikasikan adalah membuat sub-klasifikasi akun yang memberikan rincian lebih lanjut dan membantu dalam pelacakan yang lebih spesifik dari setiap jenis transaksi. Misalnya, sub-kategori akun lancar mencakup kas, piutang usaha persediaan bahan baku, dan persediaan barang jadi.
Dengan adanya sub-klasifikasi, perusahaan dapat dengan lebih mudah menganalisis dan mengontrol berbagai komponen keuangan secara terperinci. Sub-klasifikasi juga penting untuk membantu dalam pengambilan keputusan, karena memberikan informasi yang lebih detail dan mendalam tentang posisi keuangan perusahaan.
d. Penomoran Akun
Selanjutnya ada penomoran akun, ini menjadi tahapan paling penting karena memudahkan pengorganisiran dan akses akun-akun yang akan dimasukkan ke COA perusahaan manufaktur. Penomoran ini bisa Anda gunakan dengan tiga jenis, yaitu alphabet, numerik, dan gabungan antara alphabet dan numerik.
Penomoran akun ini harus dilakukan secara logis dan konsisten untuk memudahkan dalam pencatatan dan pelaporan transaksi. Dengan sistem penomoran yang jelas, proses akuntansi perusahaan manufaktur menjadi lebih efisien dan mengurangi risiko kesalahan dalam pencatatan.
e. Detailkan Akun-Akun Spesifik
Tahapan berikutnya adalah merinci akun-akun spesifik di bawah setiap sub-kategori, seperti memberikan deskripsi yang jelas dan detail untuk setiap akun dan transaksi. Misalnya kapan dan bagaimana akun tersebut digunakan, seperti akun kas bisa dibagi lagi menjadi kas di tangan dan kas di Bank.
Detail-detail untuk setiap akun spesifik ini penting untuk memastikan bahwa semua transaksi dicatat dengan tepat dan tidak ada yang terlewat. Perincian ini penting dilakukan untuk memudahkan pelacakan transaksi secara lebih akurat, dan mengurangi kesalahan dalam pencatatan keuangan di akuntansi perusahaan manufaktur.
f. Uji dan Review COA
Langkah terakhir dalam menyusun COA perusahaan manufaktur adalah pengujian dan review secara berkala. Uji yang dilakukan pada transaksi nyata ini penting untuk memastikan bahwa semua akun berfungsi sesuai dengan kebutuhan dan tidak ada kesalahan dalam penomoran dan pengelompokkan.
Setelah dilakukan uji coba, lakukanlah review berkala untuk menyesuaikan COA dengan perubahan dalam operasional manufaktur bisnis atau regulasi akuntansi. Jika ada kesalahan atau perubahan, dalam tahapan ini Anda bisa melakukan perbaikan yang diperlukan. Dengan begitu, COA yang Anda susun bisa dipastikan selalu up-to-date dan sesuai dengan kebutuhan bisnis.
2. Contoh COA Perusahaan Manufaktur
Untuk memahami lebih mendalam bagaimana penyusunannya, di sini kita akan menguraikan contoh COA perusahaan manufaktur yang lengkap dan tepat. Contoh ini kita ambil dari skenario kasus PT. CR Manufacture yang memproduksi berbagai alat elektronik yang akan mencatat chart of account periode tahun 2023. Perusahaan ini menggunakan sistem penomoran gabungan antara alphabet dan numerik untuk memudahkan organisir akun-akunnya yang kompleks.
Nah, dari contoh COA perusahaan manufaktur ini, PT. CR Manufacture juga harus melakukan uji coba dalam transaksi nyata untuk memastikan semua akun yang telah dicatat sesuai dengan kebutuhan bisnis. Setelah di uji coba, perusahaan juga harus melakukan review dan penyesuaian jika diperlukan. Dengan begitu, pencatatan COA ini akan bisa ditetapkan sebagai standar untuk semua transaksi keuangan di akuntansi perusahaan manufaktur.
3. Tantangan Penyusunan dan Solusinya
Setelah memahami bagaimana penyusunannya dari contoh COA perusahaan manufaktur yang telah diuraikan, Anda juga harus memahami berbagai tantangan penyusunan catatan ini agar bisa menghadapinya dengan baik. Berikut ini tantangan-tantangan dalam penyusunan dan pengelolaan COA di perusahaan manufaktur beserta solusinya:
a. Pemantauan Transaksi yang Efektif
Pencatatan COA perusahaan manufaktur perlu dipantau secara efektif, karena jumlah dan kompleksitasnya yang tinggi. Pemantauan dan pencatatan transaksi ini harus dilakukan sesuai dengan kategori akun yang benar dan tepat. Jika terjadi kesalahan dalam pencatatan, bisa menyebabkan laporan keuangan yang tidak akurat dan kesulitan dalam pengambilan keputusan.
Untuk kemudahan pemantauan, Anda bisa menerapkan software ERP manufaktur yang dapat memantau transaksi yang masuk secara real-time, dan akan diklasifikasikan secara otomatis ke dalam akun yang sesuai. Implementasi sistem ini akan juga membantu meminimalkan risiko kesalahan manusia.
b. Penyelarasan Antar Departemen
Tantangan berikutnya juga bisa terjadi karena penyelarasan antar departemen yang sering menjadi masalah karena masing-masing departemen memiliki pemahaman yang berbeda mengenai klasifikasi akun yang dibuat. Hal tersebut bisa berdampak pada inkonsistensi dalam laporan keuangan dan kesulitan proses konsolidasi data.
Untuk itu, penting adanya SOP yang jelas dan seragam dalam pencatatan transaksi di seluruh departemen. Selain itu, penting juga untuk mengadakan pelatihan berkala untuk semua departemen mengenai COA dan pentingnya konsistensi dalam pencatatan transaksi dapat membantu meningkatkan pemahaman dan kepatuhan.
c. Audit dan Kontrol Internal
Menjaga akurasi dan integritas data keuangan melalui audit dan kontrol internal yang ketat merupakan tantangan besar. Tanpa kontrol yang memadai, risiko kesalahan atau kecurangan dalam pencatatan transaksi meningkat, yang dapat berdampak negatif pada laporan keuangan dan reputasi perusahaan.
Anda bisa mengimplementasikan kontrol internal yang kuat seperti segregasi tugas, otorisasi transaksi, dan rekonsiliasi akun secara rutin, dapat membantu mengurangi risiko kesalahan dan kecurangan. Lakukan juga audit secara berkala untuk memeriksa kepatuhan terhadap prosedur dan kebijakan akuntansi.
d. Perubahan Regulasi
Perubahan regulasi dan standar akuntansi yang berlaku juga seringkali mengalami perubahan, dan memerlukan penyesuaian ulang dalam penyusunan COA perusahaan manufaktur. Jika tidak diadaptasi dengan cepat dan tepat, perusahaan bisa mengalami kesulitan dalam memastikan kepatuhan dan bisa terkena sanksi.
Maka dari itu, penting untuk tetap terinformasi tentang perubahan regulasi dengan mengikuti perkembangan terkini dari badan regulasi dan standar akuntansi industri manufaktur. Pastikan juga untuk menjalin kerja sama dengan konsultan akuntansi atau auditor eksternal juga dapat membantu perusahaan menavigasi perubahan yang terjadi.
4. Kesimpulan
Dari artikel ini, kita bisa menarik kesimpulan bahwa dalam menyusun COA yang baik, perlu dilakukannya penyusunan yang sesuai dengan tahapan dan struktur yang tepat untuk memaksimalkan pengelolaan transaksi keuangan yang akurat dan efisien di manajemen akuntansi perusahaan manufaktur.
Dengan mengikuti berbagai langkah dan tahapan yang telah kita uraikan, Anda bisa membuat COA akuntansi lebih baik dan menciptakan proses akuntansi yang handal. Dari contoh COA akuntansi perusahaan manufaktur yang telah dibahas juga bisa Anda jadikan panduan dan acuan dalam menyusun COA dengan lebih baik dan tepat.
