Provisioning adalah proses krusial di perusahaan telekomunikasi yang melibatkan pemberian dan pengelolaan akses ke layanan serta teknologi berbasis data kepada pengguna. Secara umum, proses ini terdiri dari pembuatan dan pengelolaan akun pengguna, pengaturan layanan yang dipesan, hingga aktivasi layanan tersebut.
Dengan semakin banyaknya layanan telekomunikasi yang disediakan, proses ini juga semakin kompleks karena melibatkan berbagai langkah dan tim. Oleh karena itu, perusahaan telekomunikasi membutuhkan sistem yang efisien untuk mengelolanya. Di sinilah ERP berperan mengelola seluruh alur provisioning dengan efisien dan efektif. Bagaimana caranya? Yuk, simak penjelasan berikut!
1. Pendaftaran Pelanggan
Pendaftaran pelanggan adalah langkah awal dalam alur provisioning perusahaan telekomunikasi. Proses ini melibatkan pengumpulan informasi pelanggan yang diperlukan untuk membuat akun baru. Biasanya mencakup nama, alamat, detail kontak, dan informasi penagihan. Dalam tahap ini, menerapkan sistem ERP dapat membantu proses pengumpulan, pengelolaan, dan penyimpanan data pelanggan secara efisien dan aman.
Sistem memastikan bahwa semua informasi pelanggan dapat diakses oleh departemen yang membutuhkan. Cara ini juga memudahkan adanya koordinasi antar tim jika nantinya diperlukan. Dengan adanya sistem ERP, setiap perubahan dalam detail pelanggan dapat diperbarui secara real-time, sehingga setiap departemen juga memiliki data terbaru tersebut. Hal ini dilakukan untuk menjaga kualitas layanan dan memastikan kepuasan pelanggan.
Tidak hanya itu, enterprise juga mendukung proses pendaftaran pelanggan dengan fitur otomatisasi. Artinya sebagian besar proses pendaftaran dapat dilakukan secara digital, sehingga mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk antri dan mengurangi kesalahan jika dilakukan dengan manual. Dengan demikian, pelanggan bisa lebih cepat mendapatkan layanan yang dibutuhkan.
2. Verifikasi Kelayakan
Setelah pendaftaran pelanggan, langkah berikutnya adalah verifikasi kelayakan. Proses ini dilakukan untuk memeriksa apakah pelanggan memenuhi syarat dari layanan yang diinginkan atau tidak. Prosesnya bisa melibatkan pengecekan kredit, verifikasi identitas, atau pengecekan lainnya yang relevan.
Dengan memahami cara kerja sistem ERP, perusahaan telekomunikasi dapat mengotomatiskan proses verifikasi tersebut. Misalnya, sistem diintegrasikan dengan sistem pengecekan kredit eksternal dengan tujuan mengotomatisasi pemeriksaan skor kredit pelanggan. Selain itu, sistem ini juga dapat melakukan verifikasi lainnya seperti memeriksa validitas identitas pelanggan.
Program enterprise juga membantu perusahaan telekomunikasi untuk mengendalikan dan melacak proses verifikasi dengan lebih efisien. Sebagai contoh, sistem ERP dapat memberikan laporan tentang jumlah verifikasi yang telah dilakukan, berapa banyak yang berhasil, dan berapa banyak yang gagal. Dengan cara ini, perusahaan telekomunikasi dapat memantau efisiensi proses verifikasi dan membuat peningkatan jika diperlukan.
3. Penentuan Layanan
Proses selanjutnya adalah penentuan layanan. Pada tahap ini, pelanggan memilih layanan yang diinginkan dan perusahaan telekomunikasi memproses layanan tersebut. Keunggulan ERP di tahap ini adalah membantu mengelola status layanan. Dengan sistem, perusahaan dapat dengan mudah melacak layanan apa yang tersedia, berapa harganya, dan berapa sisa ketersediaannya. Tujuannya agar pelanggan mendapatkan informasi yang up-to-date tentang layanan yang dipilih.
Selain itu, ERP juga membantu perusahaan telekomunikasi melakukan otomatisasi proses penentuan layanan. Misalnya, sistem dapat secara otomatis mengubah status layanan dari 'tersedia' ke 'dipesan' saat pelanggan memilih layanan tersebut. Langkah ini diperlukan untuk mencegah penjualan berlebih dan memastikan bahwa pelanggan selalu mendapatkan layanan yang dipesan.
Aplikasi enterprise juga memfasilitasi komunikasi antara berbagai departemen yang terlibat dalam penentuan layanan. Misalnya, ketika layanan dipesan, sistem dapat secara langsung memberitahu departemen teknis untuk mempersiapkan layanan tersebut dan melakukan aktivasi. Ini akan membantu mempercepat proses penentuan layanan dan meningkatkan produktivitas bisnis.
4. Konfigurasi Teknis
Konfigurasi teknis adalah tahap saat layanan disiapkan untuk aktivasi. Proses ini bisa melibatkan pengaturan perangkat pelanggan, konfigurasi jaringan, atau langkah-langkah teknis lainnya yang diperlukan. Di sini, ERP memiliki peran untuk mengkoordinasikan dan melacak semua aktivitas yang dibutuhkan.
Anda bisa menjadwalkan dan memantau aktivitas konfigurasi teknis melalui sistem. Lebih detailnya, dapat mengelola jadwal teknisi, memantau status pekerjaan, dan memberikan laporan tentang kinerja dan efisiensi teknis. Dengan cara ini, perusahaan telekomunikasi dapat memastikan bahwa semua pekerjaan selesai tepat waktu dan dengan standar yang tinggi.
Program ini juga memungkinkan integrasi dengan perangkat dan sistem lain yang digunakan dalam proses konfigurasi. Misalnya, sistem ERP terintegrasi dengan perangkat pelanggan atau sistem manajemen jaringan untuk memperoleh data real-time tentang status konfigurasi. Cara tersebut membantu Anda untuk mendeteksi dan mengatasi masalah yang ada secepat mungkin.
5. Aktivasi Layanan
Selanjutnya adalah aktivasi layanan. ERP memudahkan proses ini dengan menyediakan fitur yang memungkinkan perusahaan untuk melacak status layanan, mengidentifikasi masalah, dan melaporkannya dengan segera. Sebagai contoh, jika ada masalah dengan aktivasi layanan, sistem dapat secara otomatis memberitahu tim dukungan teknis untuk mengatasi masalah tersebut.
Selain itu, sistem tersebut juga memungkinkan integrasi dengan sistem lain yang digunakan dalam aktivasi layanan. Misalnya, dengan sistem manajemen jaringan atau sistem penagihan, agar perusahaan telekomunikasi dapat mengelola proses aktivasi secara menyeluruh.
Kelebihan ERP yang lain yaitu mendukung otomatisasi dalam proses aktivasi. Karena tahapan dalam aktivasi layanan sangat banyak dan kompleks, sistem akan mengotomatisasi langkah-langkah tersebut. Seperti penyaluran sinyal atau pengaktifan akses internet. Hal ini tidak hanya menghemat waktu dan upaya, tetapi juga membantu memastikan konsistensi dan kualitas layanan.
6. Tes dan Verifikasi
Setelah aktivasi layanan, tahap berikutnya adalah tes dan verifikasi. Di tahap ini, perusahaan telekomunikasi memastikan bahwa layanan berfungsi dengan baik dan sesuai dengan ekspektasi pelanggan. Dengan adanya fitur ERP yang bersesuaian, Anda bisa dengan mudah melakukan pelacakan, pengelolaan, dan pembuatan laporan hasil tes dan verifikasi. Bahkan juga bisa untuk menjadwalkan tes, melacak hasil, dan memantau status tes secara real-time.
Sistem ini juga bisa diintegrasikan dengan perangkat dan sistem lain yang digunakan dalam tes dan verifikasi. Misalnya, dengan alat pengujian atau sistem manajemen jaringan untuk mendapatkan data real-time tentang kinerja layanan. Selain itu, juga dapat secara otomatis menjalankan tes tertentu, mengumpulkan hasil, dan membuat laporan.
7. Pemberitahuan Pelanggan
Tahap terakhir adalah pemberitahuan pelanggan. Implementasi ERP dapat membantu perusahaan telekomunikasi memastikan bahwa semua pelanggan mendapatkan informasi secara tepat waktu. Misalnya, dengan membuat dan mengirim email atau pesan otomatis kepada pelanggan tentang status layanan mereka. Integrasi dengan sistem CRM juga akan memudahkan proses evaluasi kepuasaan dan preferensi pelanggan dari satu tempat saja.
8. Kesimpulan
Provisioning perusahaan telekomunikasi merupakan proses yang kompleks dan melibatkan banyak langkah serta departemen yang berbeda. Kabar baiknya, dengan implementasi ERP, proses tersebut bisa disederhanakan. Mulai dari pendaftaran pelanggan hingga pemberitahuan layanan. Sistem akan membantu Anda meningkatkan efisiensi, meningkatkan kualitas layanan, dan mengurangi human error.
Tertarik untuk mulai mengimplementasikannya ke perusahaan Anda? Pilih ERP ScaleOcean, software enterprise terlengkap di Indonesia! Dengan fitur otomatis, kemampuan integrasi, dan modul yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan, kami akan membantu Anda mencapai kesuksesan bisnis telekomunikasi dalam jangka panjang. Hubungi tim kami segera untuk mengetahui lebih lanjut caranya!
