Software ERP adalah solusi canggih masa kini yang mampu mengintegrasikan berbagai proses bisnis dalam satu platform terpusat. Namun, tidak semua perusahaan dapat sepenuhnya terakomodasi oleh solusi ERP standar karena memiliki keunikan proses dan kebutuhan bisnis. Di sinilah peran custom ERP system.
Software ERP jenis ini tidak hanya menyediakan solusi yang lebih spesifik, tetapi juga menawarkan fleksibilitas, kontrol, dan efisiensi yang lebih baik. Dalam artikel kali ini, akan dijelaskan lebih lanjut apa itu custom ERP solutions, keunggulannya, serta faktor-faktor yang mendukung keberhasilan dalam implementasinya.
1. Pengertian Custom ERP System
Perhatikan skenario berikut ini. Misalkan Anda memiliki perusahaan yang bergerak di manufaktur makanan organik dengan lokasi pertanian yang tersebar di berbagai wilayah. Anda menghadapi tantangan unik dalam mengelola operasional, seperti pengawasan kondisi tanah, pemantauan iklim, manajemen panen, dan distribusi produk ke pasar yang berbeda. ERP standar bisa jadi tidak memiliki kemampuan untuk menangani kebutuhan yang sangat spesifik dan kompleks ini.
Custom ERP solutions bisa diandalkan untuk memenuhi kebutuhan tersebut. Sistem ini bisa dirancang khusus dengan adanya modul untuk memantau kondisi tanah dan cuaca secara real-time, yang terintegrasi langsung dengan sensor di lapangan. Dengan modul ini, perusahaan bisa membuat keputusan yang lebih strategis tentang penanaman, pemupukan, dan irigasi berdasarkan data yang akurat.
Dari skenario di atas bisa disimpulkan, custom ERP solutions berbeda dari ERP default yang menawarkan solusi umum untuk berbagai bisnis. Custom ERP system dirancang dengan mempertimbangkan proses, tantangan, dan operasional khusus dari perusahaan. Dengan ini, Anda memiliki kontrol yang lebih baik berkaitan dengan fitur-fitur sistem sehingga bisa menjalankan proses bisnis dengan lebih efektif.
2. Keunggulan Custom ERP System
Custom ERP menawarkan sejumlah keunggulan yang membuatnya menjadi pilihan terbaik bagi perusahaan yang mencari solusi teknologi informasi yang dapat disesuaikan dengan kebutuhannya. Berikut beberapa keunggulan utama dari sistem custom ERP.
a. Sesuai Kebutuhan Spesifik Bisnis
Salah satu keunggulan terbesar dari custom software ERP adalah mampu memenuhi kebutuhan spesifik bisnis. Custom ERP solutions dapat disesuaikan untuk menangani tantangan unik dan proses bisnis yang dihadapi oleh sebuah perusahaan. Dengan ini, perusahaan bisa mengoptimalkan operasionalnya, mengurangi pemborosan, dan meningkatkan efisiensi secara keseluruhan.
b. Adanya Kontrol Penuh pada Sistem
Dengan software ERP yang dikustomisasi, perusahaan memiliki kontrol penuh atas sistem mereka. Artinya, perusahaan dapat memodifikasi, memperbarui, atau mengubah sistem informasi sesuai dengan perubahan kebutuhan bisnis atau teknologi yang paling terbaru. Kontrol penuh ini kurang tersedia dalam solusi ERP on premise, di mana perubahan dan pembaruan biasanya tergantung pada vendor.
c. Kemudahan Skalabilitas
Perusahaan akan terus berkembang, sehingga kebutuhan pun juga ikut berubah. Nah, custom ERP system memfasilitasi perusahaan untuk tetap adaptif dengan perubahan tersebut. Skalabilitas yang dimiliki oleh custom ERP solutions dapat menangani peningkatan volume transaksi, pengguna, atau data tanpa adanya hambatan. Sifat ini tidak bisa Anda temukan pada solusi ERP standar. Kalaupun harus melakukannya, diperlukan biaya tambahan dengan jumlah yang cukup mahal.
d. Integrasi Sistem yang Lebih Baik
Software ERP yang dikustomisasi juga lebih mudah diintegrasikan dengan sistem lain yang sudah ada dalam perusahaan. Dengan adanya integrasi yang lebih baik ini, maka perusahaan bisa terhindar dari risiko kesalahan data dan meningkatkan efisiensi operasional. Integrasi yang baik ini juga sangat membantu kolaborasi antar departemen.
e. Biaya Jangka Panjang Lebih Murah
Meskipun investasi awal untuk custom ERP solutions lebih tinggi dibandingkan dengan ERP default, tapi biaya jangka panjangnya secara kalkulasi justru lebih rendah. Ini bisa terjadi karena adanya penghematan biaya dari efisiensi dan pengurangan kebutuhan untuk modifikasi atau penyesuaian ekstensif di masa depan. Selain itu, perusahaan juga tidak perlu lagi membayar biaya lisensi subscription yang sering ada pada ERP standar.
3. Faktor Penunjang Berhasilnya Custom ERP
Dari pembahasan di atas, bisa dilihat ternyata kustom software ERP lebih unggul dan memberikan sejumlah manfaat bagi perusahaan dibandingkan sistem ERP standar. Namun, tetap perlu diperhatikan bahwa kesuksesan implementasi sistem ini juga dipengaruhi oleh sejumlah faktor. Di antaranya yaitu:
a. Paham Betul Kebutuhan Perusahaan
Sebelum mulai mengembangkan custom ERP solutions, perlu dilakukan analisis menyeluruh untuk memahami proses bisnis, tantangan, dan tujuan spesifik perusahaan. Pengetahuan ini akan membantu dalam merancang sistem yang benar-benar sesuai dengan kebutuhan. Jika kebutuhan bisnis tidak dipahami dengan jelas, software ERP mungkin tidak cukup efektif menyelesaikan masalah operasional atau bahkan tidak sesuai dengan strategi jangka panjang perusahaan.
b. Keterlibatan Aktif Perusahaan
Keterlibatan pihak perusahaan secara aktif selama proses pengembangan juga menjadi faktor penunjang suksesnya kustom software ERP. Hal ini termasuk partisipasi dari pengguna akhir dan manajemen. Dengan melibatkan mereka dalam proses desain dan pengembangan, akan lebih mudah untuk memastikan sistem sudah memenuhi ekspektasi serta efektif digunakan oleh seluruh pihak yang berkaitan. Keterlibatan ini juga membantu identifikasi masalah lebih awal, sehingga proses perbaikan langsung dilakukan sebelum sistem benar-benar diterapkan.
c. Pemilihan Vendor yang Tepat
Memilih vendor custom ERP system yang tepat adalah kunci sukses lainnya. Vendor yang berpengalaman dengan rekam jejak yang baik dapat membantu Anda menciptakan sistem yang benar-benar sesuai kebutuhan perusahaan. Penting untuk memilih vendor ERP yang tidak hanya memiliki keahlian teknis, tapi juga memahami industri dan kebutuhan spesifik pada sektor bisnis Anda.
d. Pengujian Sistem yang Komprehensif
Sebelum software ERP siap digunakan, penting untuk melakukan pengujian secara menyeluruh. Proses ini harus mencakup semua aspek sistem, dari fungsionalitas hingga keamanan. Uji coba perlu dilakukan untuk memastikan bahwa kesalahan dan masalah dapat diidentifikasi serta diperbaiki sebelum sistem beroperasi secara penuh, sehingga mengurangi risiko dan gangguan pada operasional bisnis.
e. Pemeliharaan dan Dukungan Berkelanjutan
Setelah implementasi, diperlukan pula ERP maintenance untuk memastikan keberhasilan sistem dalam jangka. Ini termasuk pembaruan reguler untuk menyesuaikan dengan perubahan teknologi dan kebutuhan bisnis, serta dukungan teknis untuk mengatasi masalah yang ada. Perusahaan harus memastikan adanya rencana pemeliharaan yang baik dan akses ke dukungan yang memadai untuk menjaga sistem agar tetap efisien dan relevan.
4. Kesimpulan
Custom ERP system merupakan solusi teknologi informasi yang dirancang khusus untuk memenuhi kebutuhan spesifik suatu perusahaan. Artinya, sistem tersebut dapat disesuaikan untuk mengatasi tantangan unik dan mendukung proses bisnis tertentu yang mungkin tidak sepenuhnya diakomodasi oleh solusi ERP on premise.
Namun, keberhasilan implementasi custom ERP solutions juga bergantung pada beberapa faktor. Memahami kebutuhan perusahaan dengan jelas adalah kunci utama, diikuti dengan keterlibatan aktif dari perusahaan dalam proses pengembangan. Pemeliharaan dan dukungan berkelanjutan juga diperlukan untuk memastikan sistem tetap up-to-date dan efisien dalam jangka panjang.
