Consignee adalah istilah yang sering digunakan oleh perusahaan saat mengirimkan barangnya ke tempat lain menggunakan jasa pengirim. Consignee merupakan bagian dalam kegiatan bisnis logistik yang berfungsi sebagai penerima. Sebelum masuk ke pembahasan berikutnya, Anda dapat mengetahui gambaran umum tentang consignee di bawah ini.
Arti consignee bukan sekedar penerima barang saja. Peranan ini sangat penting dalam penerimaan maupun melakukan pengawasan penuh terhadap produk yang diterima dari pihak lain. Dengan consignee, pengirim dapat mengetahui apabila terjadi kendala yang menyebabkan ketidaksesuaian waktu hingga terjadinya kerusakan barang. Untuk memahami lebih lanjut arti consignee, langsung kita simak pembahasan berikut.
1. Consignee Artinya
Consignee adalah pihak yang menerima barang pada proses pengiriman. Setelah kiriman tiba, konsinyasi bertanggung jawab untuk memastikan bahwa barang yang diterima sesuai pesanan. Peran ini sangat penting dalam rantai pasokan, karena penerima barang adalah kunci keberlangsungan ketersediaan barang yang sudah dikirimkan.
Pada alur kerjanya, pemilik barang atau shipping menyerahkan produk yang akan dikirimkan melalui jasa kirim kepada consignee. Tetapi, yang perlu Anda garis bawahi, consignee di sini hanya sebagai penerima saja. Kepemilikan tetap menjadi hak shipper dan konsinyasi akan mendapat keuntungan dari pengiriman tersebut.
Consignee biasanya juga terhubung dengan berbagai layanan transportasi logistik yakni, udara, darat, dan laut. Karena tanggung jawabnya memastikan barang diterima dengan baik, consignee perlu memahami tata cara pengelolaan yang sesuai untuk memastikan keamanan dan kelengkapan barang. Pada dasarnya consignee hanya berperan sebagai pihak penerima. Jika terjadi kerusakan, konsinyasi akan segera menghubungi consignor untuk mengatasi permasalahan tersebut.
2. Tugas Consignee
Sebagai pihak penerima pengiriman di bisnis logistik, melakukan pengecekan dan pengelolaan selama barang sudah sampai di gudang bukan hal yang asing lagi. Tugasnya bervariasi tergantung kontrak dan perjanjian yang berlaku. Namun, secara umum consignee adalah penerima barang. Di bawah ini beberapa tugas consignee.
a. Pemeriksaan Dokumen
Setelah pengiriman sampai, consignee akan memeriksa kelengkapan dokumen seperti faktur, bill of lading (BOL), dan surat jalan agar ada bukti valid dalam pengiriman. Maka dari itu, pengirim berkewajiban memenuhi semua dokumen untuk diserahkan kepada penerima. Dengan surat tersebut, consignee dapat memverifikasi kebenaran soal barang pengiriman, jenis, kuantitas, dan kualitasnya.
Apabila terjadi kesalahan barang, misalnya pengirim menjanjikan kualitas dengan spesifikasi tertentu tetapi barangnya tidak sesuai dengan pesanan atau yang sudah disepakati bersama consignor, konsinyasi dapat menunjukkan dokumen sebagai acuan terkait data yang mereka terima sebelumnya. Maka, konsinyasi bukan lagi pihak yang harus mengurus permasalahan tersebut.
b. Menyediakan Tempat Penyimpanan
Penyedia jasa bisnis logistik memiliki tempat untuk dijadikan warehouse seluruh barang dari pengirim. Warehouse tersebut yang akan menjadi ruang transit bagi barang milik consignor yang sudah diserahkan. Consignee harus melakukan pengecekan kembali untuk memastikan barang masih dalam kondisi baik.
Inventaris dalam manajemen gudang bisnis logistik, membutuhkan pendataan keluar masuknya barang dari pengirim (consignor). Inventaris ini berfungsi sebagai dokumen pelaporan kepada pihak perusahaan jenis barang yang masuk, lokasi penataan setiap barang, dan kondisinya. Dengan begitu, consignee bertugas meneliti semua barang yang ada.
c. Memastikan Kondisi Barang
Memastikan barang oleh consignee artinya sesudah menerima kiriman, penerima barang (consignee) bertanggung jawab untuk memeriksa barang apakah ada kerusakan atau perbedaan dalam kuantitas atau kualitas. Pemeriksaan ini harus dilakukan segera, karena penting untuk mengidentifikasi masalah apa pun yang mungkin perlu dilaporkan kepada pengirim.
Pemeriksaannya bukan hanya tentang memverifikasi bahwa barang telah diterima, tetapi juga memastikan kondisinya sesuai dengan spesifikasi yang disepakati dalam kontrak. Ketika kiriman tiba, penerima barang logistik harus melakukan pengecekan menyeluruh, meliputi cek kerusakan yang terlihat pada kemasan dan barang itu sendiri atau memastikan produk sesuai dengan deskripsi.
d. Pendistribusian
Pengiriman barang dalam arti consignee juga berupa salah satu tahapan setelah semua barang diverifikasi dan diterima. Distribusi dilakukan sesuai dengan tujuan yang tertera pada dokumen muka BOL. Pengiriman berlangsung sesuai dengan kapan permintaan diajukan. Pihak bisnis logistik perlu menyiapkan rute dan transportasi yang bisa menunjang kelancaran pengiriman. Proses pendistribusian memerlukan perencanaan, koordinasi, dan pelaksanaan yang matang untuk memastikan barang sampai ke penerima yang dituju, dalam kondisi yang baik.
e. Menyelesaikan Administrasi
Dokumen-dokumen penting diantaranya, bill of lading, faktur, daftar pengepakan, tanda terima pengiriman, dokumen bea cukai dan semua surat yang berhubungan dalam proses pengiriman perlu diselesaikan secepatnya. Hal ini karena dokumen tersebut berfungsi sebagai bukti resmi mengenai syarat-syarat pembayaran, kondisi dan jumlah barang yang diterima, serta pemenuhan kewajiban kontrak oleh semua pihak.
Administrasi yang ditanggung pada arti consignee bergantung dari kesepakatan awal. Jika consignor membebankan biaya pada penerima maka seluruh kegiatan administrasi diselesaikan oleh konsinyasi. Namun, consignor juga dapat mengambil alih seluruh biaya termasuk biaya perpajakan, pengurusan dokumen, dan pengurusan perizinan apabila seluruh pembayaran mereka yang menanggung.
3. Contoh Peran Consignee
Memahami arti consignee ternyata sangat berpengaruh terhadap pengiriman barang yang berlangsung. Konsinyasi dapat menjaga kesesuaian barang dari awal pengiriman hingga barangnya tiba. Dengan jasa consignee artinya consignor bisa memastikan bahwa produk yang diterima sudah sesuai serta dapat didistribusikan dengan baik. Contoh peranan consignee paling umum yang dapat kita jumpai, diantaranya:
a. Sebagai Distributor
Dari pengertian di awal, consignee artinya penerima barang, dalam hal ini dapat diartikan bahwa consignee adalah pihak yang kembali memperjualbelikan barang dengan sistem bagi hasil. Consignee bertugas mengelola barang yang diberikan oleh consignor untuk dikirimkan kembali nantinya, sehingga konsinyasi akan melakukan pendistribusian.
Akan tetapi, distribusi berlangsung melalui banyak proses dan tahapan. Diantaranya consignee harus benar-benar mengecek dokumen dan memverifikasi kesesuaian antara data dan barang. Selain itu consignee perlu menjaga barang sesuai kualitas awal. Di sini dapat diartikan consignee bukan sekedar penerima.
b. Pengelola Gudang
Pengelolaan pada gudang penyimpanan artinya, consignee sebagai penerima memastikan bahwa barang tersebut memiliki tempat dan penataan yang sesuai dengan jenis barangnya. Pada jasa bisnis logistik, pengelolaan gudang saat barang transit harus diketahui keakuratan data dari barang tersebut.
Saat barang masuk gudang, pencatatan inventaris sangat diperlukan untuk menjaga data barang agar barang tidak hilang. Proses sebaliknya juga berlaku, apabila barang sudah keluar, consignee perlu mencatat kembali sisa barang di gudang dan jenis paket yang sudah diangkut kembali.
4. Kesimpulan
Dari penjelasan di atas, dapat kita simpulkan consignee artinya, pihak yang bertanggungjawab memastikan pengiriman berjalan efisien dan sesuai dengan kualitas barang. Consignee memiliki wewenang terhadap barang yang diterima dari shipper untuk diteruskan kembali sebagai distributor, dengan melewati prosedur yang berlaku.
Tugas utama consignee adalah memastikan barang diterima dalam kondisi baik dan waktu yang telah dibuat. Selain itu, consignee juga berhak mengecek kebenaran barang melalui dokumen yang diterima dari shipper, mulai dari jumlah, jenis barangnya, dan kualitas. Apabila terjadi perbedaan, consignee akan segera menghubungi pihak terkait untuk menyelesaikan masalah tersebut.
