Dalam industri logistik, pengelolaan dan koordinasi pengiriman barang menjadi aspek penting yang menentukan efisiensi operasional dan kepuasan pelanggan. Salah satu cara untuk mendukung proses ini adalah dengan menerbitkan delivery order. DO tidak hanya berfungsi sebagai petunjuk pelaksanaan pengiriman, tetapi juga sebagai sarana legal untuk memverifikasi, mendokumentasikan, dan memfasilitasi berbagai aspek logistik yang berkaitan dengan transaksi barang.
Artikel kali ini akan membantu Anda untuk memahami lebih lanjut konsep, fungsi, dan informasi-informasi penting yang harus tertulis dalam DO. Tujuannya agar bisnis logistik dapat memastikan bahwa semua informasi terkait pengiriman dicatat dengan teliti dan sistematis, membantu meminimalisir adanya salah paham dan meningkatkan akurasi dalam setiap pengiriman.
1. Delivery Order Adalah
Dalam bisnis logistik, delivery order artinya dokumen yang dikeluarkan oleh 3PL kepada pengangkut, gudang, atau pihak lain yang terkait sebagai instruksi resmi yang memperjelas detail pengiriman. Dokumen ini memuat identitas penerima, jenis barang, jumlah barang, dan lokasi pengambilan atau pengiriman barang. Delivery order membantu semua pihak yang terlibat dalam proses distribusi agar paham apa saja tugas dan tanggung jawabnya sehingga barang dapat diantarkan ke tujuan dengan aman dan efisien.
Penggunaan dokumen DO juga membantu meminimalisir kesalahan dan mempercepat proses pengiriman karena setiap aspek pengiriman telah dicatat secara detail dan sistematis. Dalam cakupan yang lebih luas, delivery order adalah dokumen yang tidak hanya bersifat administratif api juga sebagai bukti akurat untuk melacak pengiriman, mengelola inventaris, dan sebagai dokumen pendukung untuk transaksi bisnis dan klaim asuransi.
Sebagai skenario untuk memahami delivery order artinya dan penggunaannya, perhatikan ilustrasi sederhana berikut ini. PT Maju Bersama adalah sebuah perusahaan manufaktur yang berlokasi di Jakarta. Perusahaan baru saja menyelesaikan produksi 100 unit perangkat elektronik yang perlu dikirim ke distributor, PT Tekno Solusi, yang berlokasi di Surabaya.
Nah, perusahaan pun membuat dokumen DO. Tertulis 8 April 2024, sebagai hari pengiriman barang dari gudang Jakarta ke Surabaya. Dalam dokumen tersebut tertera bahwa produk akan dikirim menggunakan truk, dengan jasa pengiriman PT Logistik Nasional. Pada tanggal yang ditentukan, perusahaan bisnis logistik mengirim truk ke gudang PT Maju Bersama untuk mengambil barang. Operator gudang memastikan semua unit telah sesuai dengan deskripsi di delivery order dan melakukan serah terima dengan menandatangani dokumen tersebut.
Setibanya di Surabaya, pihak PT Tekno Solusi menerima dan memeriksa barang sesuai dengan dokumen DO. Setelah memastikan semua barang dalam kondisi baik dan jumlahnya tepat, perwakilan perusahaan pun menandatangani dokumen tersebut sebagai bukti penerimaan. PT Tekno Solusi kemudian mengirim konfirmasi penerimaan ke PT Maju Bersama dan proses penagihan dimulai berdasarkan informasi yang tercatat di delivery order.
2. Fungsi Delivery Order
Delivery order pada bisnis logistik punya peran krusial yang melibatkan berbagai aspek, mulai dari pengiriman hingga penagihan pembayaran. Berikut pembahasan lebih detail mengenai masing-masing fungsi tersebut.
a. Dokumen Resmi Pengiriman
Apa itu delivery order? Fungsi utamanya sebagai dokumen yang secara hukum mengesahkan pengangkutan barang dari satu tempat ke tempat lain. Melalui DO, semua informasi penting seperti deskripsi barang, jumlah, dan tujuan pengiriman dicatat dengan akurat. Dengan ini, proses pengiriman bisa berjalan sesuai dengan kesepakatan antara penjual dan pembeli, serta meminimalisir adanya kesalahpahaman.
b. Verifikasi dan Pengiriman Barang
Tidak hanya itu, dokumen ini juga digunakan untuk memverifikasi bahwa barang yang diangkut adalah barang yang telah disepakati dalam kontrak penjualan. Sebelum barang dikirim, DO harus disetujui dan ditandatangani oleh penerima. Fungsi ini sangat penting untuk menjaga akurasi dan integritas proses pengiriman logistik, serta untuk mengurangi risiko kehilangan atau kerusakan barang.
c. Dasar Penagihan dan Pembayaran
Selain sebagai instrumen pengiriman dan verifikasi, delivery order adalah dokumen untuk penagihan dan pembayaran, karena berisi semua informasi yang diperlukan untuk menyusun faktur. Informasi tersebut termasuk rincian barang, jumlah, dan kondisi barang pada saat pengiriman. Dengan ini, DO menciptakan adanya transparansi dalam proses penagihan dan memudahkan kedua pihak dalam melakukan rekonsiliasi finansial.
3. Informasi dalam Delivery Order
Setelah memahami apa itu delivery order, maka penting untuk tahu informasi apa saja yang perlu tertulis di dalamnya. Dengan seluruh informasi ditulis lengkap, maka akan memperlancar proses pengiriman barang dan mengoptimalkan fungsinya. Setidaknya dokumen ini harus memuat:
a. Tanggal Pengiriman
Tanggal pengiriman dalam delivery order artinya menunjukkan kapan barang dijadwalkan untuk diangkut dari lokasi pengirim ke lokasi penerima. Informasi tanggal ini diperlukan untuk mengatur jadwal logistik, termasuk persiapan barang yang akan diangkut, alokasi staff logistik untuk pengangkutan, dan koordinasi dengan pihak lain yang terlibat. Dengan menetapkan tanggal pengiriman yang jelas, bisnis logistik dapat meminimalisir risiko keterlambatan pengiriman.
b. Informasi Pengirim dan Penerima
Delivery order juga harus mencantumkan informasi lengkap tentang pengirim dan penerima, termasuk nama lengkap, alamat, dan kontak yang bisa dihubungi. Tujuannya untuk memastikan barang dikirim dan diterima oleh pihak yang benar. Selain itu, juga diperlukan untuk mempermudah proses komunikasi jika ada masalah yang muncul selama transportasi barang.
c. Identitas Barang
Deskripsi ini mencakup informasi jenis, jumlah, dan kondisi barang yang dikirim. Seluruh informasi harus dijelaskan dengan detail untuk menghindari salah paham atau kekeliruan selama proses pengiriman. Identitas barang ini juga penting untuk proses pemeriksaan dan verifikasi, serta membantu dalam proses penagihan dan pembuatan laporan keuangan terkait barang yang diangkut.
d. Metode Pengiriman
Selain itu, DO juga harus mencakup informasi tentang metode pengiriman yang akan digunakan, baik itu melalui darat, laut, atau udara. Metode ini perlu dipertimbangkan karena mempengaruhi durasi dan biaya pengiriman, serta syarat packing dan asuransi yang mungkin diperlukan. Dengan memahami metode pengiriman yang akan digunakan, pengirim dan penerima dapat melakukan persiapan yang sesuai untuk menghindari keterlambatan pengiriman dan memastikan keamanan barang selama transportasi.
e. Syarat dan Ketentuan Khusus
DO juga perlu menyertakan syarat dan ketentuan khusus yang berlaku untuk pengiriman tertentu. Ini bisa termasuk asuransi pengiriman, protokol keamanan selama pengiriman, atau ketentuan khusus yang harus dipatuhi oleh pengirim dan penerima. Syarat dan ketentuan ini ditulis untuk melindungi hak dan kewajiban kedua pihak dan memastikan semua aspek pengiriman dipahami dengan jelas sebelum barang dipindahkan.
4. Kesimpulan
Delivery order adalah dokumen penting dalam bisnis logistik yang berisi identitas penerima, jenis barang, jumlah barang, serta lokasi pengambilan atau pengiriman, yang semuanya diperlukan untuk memastikan semua pihak dalam proses pengiriman barang paham akan tugas dan tanggung jawab mereka. Fungsi DO tidak hanya untuk meminimalisir kesalahan dan mempercepat waktu pengiriman, tetapi juga berperan sebagai bukti akurat yang mendukung pelacakan pengiriman, pengelolaan inventaris, serta dasar klaim asuransi.
Ada beberapa informasi penting yang perlu dicantumkan dalam dokumen ini. Dengan mencantumkan tanggal pengiriman, data pengirim dan penerima, serta detail barang yang dikirim, proses delivery dijamin berjalan lancar. Di dalamnya juga harus tertulis metode pengiriman dan syarat serta ketentuan khusus yang harus dipatuhi, agar kedua pihak bisa mempersiapkan logistik dengan lebih baik dan mengurangi risiko selama proses pengiriman.
